檔案管理工作發(fā)展趨勢及轉(zhuǎn)變策略

尹璐

大數(shù)據(jù)時代，檔案形式的電子化和管理的數(shù)字化，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。面向未來，探究可行的轉(zhuǎn)變對策，促進電子信息技術(shù)與檔案管理工作的深度融合，為滿足企事業(yè)單位安全高效、便捷精準(zhǔn)的檔案管理需求提供支撐和保障。

紙質(zhì)檔案具有直觀易用、可靠性高等優(yōu)點，多年來一直是檔案文獻的主要載體。但紙質(zhì)檔案存在人工收集、歸檔和檢索易出錯、耗時耗力，保管檔案對存儲空間和環(huán)境要求高等缺點，難以滿足新時代科學(xué)系統(tǒng)、便捷高效的檔案管理要求。隨著電子計算機和辦公智能化的普及，檔案的形式電子化和管理數(shù)字化，將逐步實現(xiàn)全部或部分替代紙質(zhì)檔案，降低人工成本，成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。因此，檔案管理者應(yīng)結(jié)合自身的工作場景，探究可行的轉(zhuǎn)變對策，促進電子信息技術(shù)與檔案管理工作的深度融合，推動檔案管理的工作模式和內(nèi)容的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。

工作模式的轉(zhuǎn)變

轉(zhuǎn)變檔案管理理念

傳統(tǒng)的檔案管理者因長時間從事單調(diào)重復(fù)的檔案管理工作，管理思維的主觀能動性和創(chuàng)新性日漸降低，阻礙了新時期檔案管理工作的開展。為適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展要求，實施科學(xué)的檔案管理工作，各單位要加強檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理者的專業(yè)技能，并隨時吸收借鑒新的檔案管理模式和理念。

創(chuàng)新檔案管理機制

目前，檔案資料數(shù)量呈現(xiàn)持續(xù)增長的趨勢，檔案類型和工作內(nèi)容也更加復(fù)雜多樣，企事業(yè)單位大多是紙質(zhì)檔案和電子檔案并存管理。因此，結(jié)合本單位工作活動、管理制度和形成文件的實際情況，建立健全紙質(zhì)與電子檔案獨立或協(xié)同的管理機制，統(tǒng)一協(xié)調(diào)文件格式、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)性，并做到保密嚴格、條文明確和操作靈活等要求。

構(gòu)建靈活開放的檔案管理體系結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)檔案管理的登記、核查、審核和審批制度，已嚴重影響檔案的收集、存儲和使用效率，不能適應(yīng)時代的發(fā)展要求。在權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)的前提下，構(gòu)建靈活開放的檔案管理體系，利用電子檔案和檔案數(shù)字化便捷高效的優(yōu)勢，管理信息收集整理、分類組織、入庫管理、更新備份以及檢索借閱等各個節(jié)點，實現(xiàn)流程簡化和服務(wù)優(yōu)化。

工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

檔案的收集

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，通過學(xué)習(xí)熟練掌握電子檔案信息登記、收集和管理平臺操作技術(shù)，現(xiàn)代檔案管理者可對各部室的文件材料提前介入，利用各種高新技術(shù)設(shè)備實時記錄檔案，加強對資料記錄和整理等環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理，保證檔案資料收集的完整性。

檔案的保存

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存是一項復(fù)雜、細致且繁瑣的工作，涉及檔案庫房管理和檔案流動中的保護等問題，需要對可能造成檔案損毀、丟失的因素和環(huán)節(jié)采取必要的措施。檔案管理者要具備保存各種文檔的能力，及時將各種紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的電子檔案，協(xié)調(diào)和處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案長期并存和兼容關(guān)系，保證檔案系統(tǒng)使用的穩(wěn)定性、可靠性和可用性。

檔案的安全管理

電子檔案和檔案數(shù)字化在帶來諸多便利的同時，也帶來了隱患和風(fēng)險。例如，一旦遭受電腦病毒的入侵，檔案管理系統(tǒng)就面臨著系統(tǒng)結(jié)構(gòu)遭受破壞、檔案數(shù)據(jù)外泄的風(fēng)險；計算機等硬件設(shè)備故障也會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)存儲發(fā)生混亂。因此，相較于紙質(zhì)檔案的實體控制方式，電子檔案必須在國家信息保密規(guī)范的信息系統(tǒng)支撐下，做到按不同密級進行分類和開放，在日常的檔案管理中做好系統(tǒng)訪問控制、應(yīng)急預(yù)案和檔案數(shù)據(jù)安全等方面的工作。

積極響應(yīng)檔案的形式電子化和管理數(shù)字化的發(fā)展趨勢，滿足檔案管理工作安全高效和便捷精準(zhǔn)的要求，加強專業(yè)管理人才的教育和專業(yè)技能的培養(yǎng)，轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新檔案管理機制，構(gòu)建靈活開放的檔案管理體系。學(xué)習(xí)利用各種高新技術(shù)及設(shè)備，協(xié)調(diào)和處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案長期并存和兼容關(guān)系，建立系統(tǒng)訪問控制和應(yīng)急預(yù)案，保障檔案數(shù)據(jù)安全，切實推動檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。