基于財(cái)務(wù)信息化的高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)探究

□皮詠曦，廖雨萱

（重慶醫(yī)科大學(xué) 重慶 400016）

近年來(lái)，財(cái)政部、教育部針對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制發(fā)布了《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南（試行）》等規(guī)范制度和指導(dǎo)文件，著力推動(dòng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)。究其原因是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)實(shí)踐不能完全滿足新時(shí)代社會(huì)主義建設(shè)需要，尚有不足之處和薄弱環(huán)節(jié)。作為行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的前沿陣地，高校應(yīng)充分運(yùn)用技術(shù)手段加強(qiáng)內(nèi)部控制，提高內(nèi)部控制的科學(xué)性、及時(shí)性和有效性[1-2]。

1 高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)的必要性

內(nèi)部控制信息化是內(nèi)部控制與計(jì)算機(jī)信息化的有機(jī)融合，借助信息化手段實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制理念、流程、方法的系統(tǒng)化和常態(tài)化。與企業(yè)相比，高校內(nèi)部控制信息化起步晚，未充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制信息化的必要性。

1.1 增強(qiáng)內(nèi)部控制的科學(xué)性

內(nèi)部控制的主要目標(biāo)是有效防范舞弊和腐敗，提高公共服務(wù)的效率和效果。內(nèi)部控制信息化將分散的內(nèi)部管理制度聯(lián)結(jié)起來(lái)，按照內(nèi)部控制的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，把內(nèi)部控制融入主要流程和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，運(yùn)用信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的固化，達(dá)到降低人為因素影響和科學(xué)防范風(fēng)險(xiǎn)的目的。內(nèi)部控制信息化可完善制度，強(qiáng)化管理的薄弱環(huán)節(jié)，制約和監(jiān)督權(quán)力的運(yùn)行，從源頭上遏制行政權(quán)力腐敗。

1.2 增強(qiáng)內(nèi)部控制的實(shí)操性

在日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，如果內(nèi)部控制制度和流程缺少信息化的支持，很難保證執(zhí)行效果，不利于內(nèi)部控制制度的實(shí)施。通過信息化控制，能夠統(tǒng)一內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，降低內(nèi)部控制難度，保證內(nèi)部控制穩(wěn)定運(yùn)行，減少人為素質(zhì)和執(zhí)行力帶來(lái)的不確定性風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)全面實(shí)施內(nèi)部控制的可操作性。內(nèi)部控制信息化能夠健全“事前有標(biāo)準(zhǔn)、事中有執(zhí)行、事后有評(píng)價(jià)”的規(guī)范、實(shí)施和監(jiān)督體系。

1.3 增強(qiáng)內(nèi)部控制的執(zhí)行效果

目前，各高校都建立了財(cái)務(wù)核算、公文管理、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)，留存了大量數(shù)據(jù)信息和痕跡。整合利用已有數(shù)據(jù)信息，能夠大大提高內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的工作效率。實(shí)施相關(guān)環(huán)節(jié)責(zé)任制，可實(shí)現(xiàn)對(duì)事前、事中、事后的全過程控制，增強(qiáng)內(nèi)部控制效果。加強(qiáng)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)建設(shè)，可以打破“信息孤島”，推動(dòng)全面內(nèi)部控制落地，提高內(nèi)部控制制度執(zhí)行效果，為高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理創(chuàng)造更大的價(jià)值[3]。

1.4 增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的管控力

通過內(nèi)部控制信息化建設(shè)，可以優(yōu)化財(cái)務(wù)管理運(yùn)行機(jī)制，對(duì)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行精準(zhǔn)化管理，減少冗余環(huán)節(jié)，提升財(cái)務(wù)管理的效率和效果。依托內(nèi)部控制信息化，建立財(cái)務(wù)流程與內(nèi)部控制共生共享的智能財(cái)務(wù)內(nèi)循環(huán)控制體系，可確保內(nèi)部控制信息“前臺(tái)無(wú)感、后臺(tái)敏感”。高效的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)，既能解決師生員工報(bào)賬流程煩瑣和報(bào)賬資料復(fù)雜的難題，又能有效避免內(nèi)部控制流于形式，減少違規(guī)操作，增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的管控力，進(jìn)而提升財(cái)務(wù)管理水平[4]。

2 高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)存在的問題

2.1 對(duì)內(nèi)部控制信息化建設(shè)重視度不夠

信息化建設(shè)是新時(shí)代高校加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)的必要舉措，但實(shí)際工作中，由于內(nèi)部控制信息化建設(shè)不能帶來(lái)“立桿見影”的效果，高校傾向于建設(shè)能解決當(dāng)前問題或產(chǎn)生直接效益的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)一般是從業(yè)務(wù)角度出發(fā)，不考慮內(nèi)部控制或者僅考慮最基本的內(nèi)部控制，容易出現(xiàn)隱患。例如會(huì)計(jì)行使出納付款功能時(shí)報(bào)錯(cuò)，若缺少內(nèi)部控制的預(yù)警，可能造成重復(fù)付款或舞弊。若將內(nèi)部控制融入業(yè)務(wù)流程，可實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)。

在信息化建設(shè)實(shí)踐中，內(nèi)部控制信息化建設(shè)屬于“保健”因素，業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)一般屬于“激勵(lì)”因素，由此逐步形成了對(duì)內(nèi)部控制信息化的偏見，導(dǎo)致人力、財(cái)力支持明顯不足，對(duì)內(nèi)部控制信息化建設(shè)重視不夠。

2.2 業(yè)務(wù)信息共享集成化程度較低

高校內(nèi)部控制建設(shè)現(xiàn)狀概括起來(lái)主要分為兩類。一類是重制度建設(shè)，輕實(shí)踐操作；另一類是業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立，信息不互通，形成“信息孤島”。因此內(nèi)部控制成為擺設(shè)，無(wú)法真正發(fā)揮作用，難以有效防范風(fēng)險(xiǎn)，出現(xiàn)跨部門的交叉風(fēng)險(xiǎn)。例如教務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)沒有實(shí)時(shí)對(duì)接，形成教務(wù)系統(tǒng)信息已更新，而財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息未更新的信息差，給財(cái)務(wù)工作帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)隱患，甚至?xí)霈F(xiàn)已退學(xué)學(xué)生在財(cái)務(wù)系統(tǒng)顯示學(xué)費(fèi)欠繳現(xiàn)象。當(dāng)前，高校對(duì)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的治理往往是“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”，無(wú)法從根源上降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率[5]。

2.3 內(nèi)部控制的執(zhí)行力度不足

雖然高校對(duì)內(nèi)部控制制度建設(shè)極為重視，但執(zhí)行力度不足，存在重制度建設(shè)、輕實(shí)踐執(zhí)行的現(xiàn)象，致使內(nèi)部控制建設(shè)流于形式。在財(cái)務(wù)管理工作中，內(nèi)部控制容易受行政干預(yù)、其他部門不配合等因素的干擾，造成內(nèi)部控制工作無(wú)章法、隨意性強(qiáng)，使內(nèi)部控制的執(zhí)行效果大打折扣，內(nèi)部控制制度建設(shè)成為擺設(shè)。執(zhí)行力度不足，既有財(cái)務(wù)部門對(duì)制度執(zhí)行不徹底的因素，也有缺乏對(duì)行政權(quán)力的監(jiān)督機(jī)制和對(duì)各相關(guān)部門督導(dǎo)問責(zé)的因素，最終形成內(nèi)部控制“控不住，制不了”的現(xiàn)象。以部門間更新學(xué)生信息為例，由于教務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)未有效對(duì)接，當(dāng)教務(wù)系統(tǒng)已更新學(xué)生信息時(shí)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的學(xué)費(fèi)信息更新就是一個(gè)內(nèi)部控制執(zhí)行力問題。財(cái)務(wù)部門認(rèn)為教務(wù)部門未提供學(xué)生信息變更情況，教務(wù)部門則認(rèn)為財(cái)務(wù)部門應(yīng)主動(dòng)提出更新學(xué)生信息的申請(qǐng)，最終造成財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)已退學(xué)學(xué)生存在欠繳學(xué)費(fèi)的情況[6]。

3 高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)的改進(jìn)思路

3.1 重視內(nèi)部控制信息化復(fù)合型人才的培養(yǎng)

內(nèi)部控制信息化建設(shè)需要精通業(yè)務(wù)、內(nèi)部控制、信息化的復(fù)合型人才，將內(nèi)部控制有效融入業(yè)務(wù)流程中，形成固化、客觀的系統(tǒng)管控模式。培養(yǎng)復(fù)合型人才有助于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制、技術(shù)實(shí)現(xiàn)路徑和使用體驗(yàn)的深度融合，引導(dǎo)高校重視內(nèi)部控制建設(shè)，促進(jìn)內(nèi)部控制信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)無(wú)感式內(nèi)部控制信息化服務(wù)提供有力的人才保障。因此，要定期進(jìn)行信息化教育和培訓(xùn)，鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員主動(dòng)學(xué)習(xí)，加深財(cái)務(wù)人員對(duì)內(nèi)部控制信息化模式的認(rèn)識(shí)，提升其職業(yè)判斷和應(yīng)用能力，加快向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)型。

3.2 建設(shè)實(shí)現(xiàn)碎片化服務(wù)的內(nèi)部控制信息化

隨著手機(jī)、平板等移動(dòng)設(shè)備的普及，高校師生和員工習(xí)慣于使用移動(dòng)設(shè)備處理各項(xiàng)日常事務(wù)。內(nèi)部控制是從職責(zé)和權(quán)限上規(guī)范經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，從服務(wù)體驗(yàn)方面推進(jìn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)。因此，內(nèi)部控制不會(huì)限制業(yè)務(wù)流程的處理，而是為科學(xué)、高效處理業(yè)務(wù)提供支撐保障。只有師生和員工不阻礙內(nèi)部控制的實(shí)施，才能推動(dòng)內(nèi)部控制信息化落地。為了更好地促進(jìn)內(nèi)部控制的宣傳和實(shí)施，內(nèi)部控制信息化建設(shè)應(yīng)滿足師生和員工的碎片化服務(wù)需求，提供便捷、無(wú)感式的信息化服務(wù)，例如提供小程序服務(wù)，使內(nèi)部控制執(zhí)行不受時(shí)間和空間限制，體現(xiàn)出內(nèi)部控制信息化的“柔性”特點(diǎn)。

3.3 實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息共享

內(nèi)部控制需要整合財(cái)務(wù)信息、科研信息、教務(wù)信息、人事信息、辦公信息等，讓信息多“跑路”，讓系統(tǒng)多驗(yàn)證信息，形成有效的信息“海洋”，為業(yè)務(wù)流程正常流轉(zhuǎn)提供無(wú)感式服務(wù)保障。例如教職工出差報(bào)銷時(shí)，需要核對(duì)辦公系統(tǒng)的出差申請(qǐng)事項(xiàng)、教務(wù)系統(tǒng)的調(diào)停課申請(qǐng)事項(xiàng)、住宿機(jī)票信息等。將各類信息融入內(nèi)部控制系統(tǒng)后，教職工只需完成發(fā)票報(bào)銷的基本審批流程即可，無(wú)須再提供出差申請(qǐng)等，報(bào)銷人員也無(wú)須手工核對(duì)相關(guān)信息，使教職工和財(cái)務(wù)報(bào)銷人員均能感受到無(wú)感式內(nèi)部控制信息服務(wù)的便捷性。按照一定的信息共享原則，內(nèi)部控制信息化能夠緩解業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)的信息不對(duì)稱現(xiàn)象，大大提高業(yè)務(wù)處理效率和質(zhì)量。

3.4 發(fā)揮財(cái)務(wù)管理部門的控制職能

應(yīng)充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理部門的控制職能，按照“決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互分離并且相互制約”的要求，優(yōu)化整合內(nèi)部控制流程與業(yè)務(wù)流程，明確各崗位的職責(zé)與權(quán)限范圍，重視關(guān)鍵崗位定期輪崗的系統(tǒng)控制，做到分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)和分級(jí)授權(quán)。在內(nèi)部控制過程中，突出內(nèi)部控制的“硬約束”，加大對(duì)主要業(yè)務(wù)或環(huán)節(jié)的電子監(jiān)督和自動(dòng)預(yù)警力度，科學(xué)運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)和漏洞。根據(jù)內(nèi)部控制執(zhí)行情況，財(cái)務(wù)管理部門要做好內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，確保內(nèi)部控制常態(tài)化運(yùn)行。

事業(yè)單位內(nèi)部控制制度為高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)提供了政策保障，信息技術(shù)發(fā)展與普及為高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)提供了可行性。高校內(nèi)部控制信息化建設(shè)迎來(lái)了新機(jī)遇。高校應(yīng)結(jié)合本校情況，以無(wú)感式服務(wù)為目標(biāo)，以內(nèi)部控制規(guī)范為準(zhǔn)繩，盡快構(gòu)建完善的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，滿足高校發(fā)展對(duì)內(nèi)部控制信息的需求。