茶葉科技檔案管理實踐研究

陳青嬌

（井岡山大學(xué)，江西 吉安 343009）

茶葉科技檔案是在茶葉生產(chǎn)研發(fā)過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等數(shù)據(jù)內(nèi)容，是茶葉科技發(fā)展的真實記錄和歷史憑證，是推進茶葉生產(chǎn)活動有序展開的重要保證。因而，茶葉科技檔案管理工作的質(zhì)量對茶葉科技的創(chuàng)新能力以及可持續(xù)發(fā)展起著關(guān)鍵性作用。

1 當前茶葉科技檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理意識有待加強

首先，大多數(shù)茶產(chǎn)業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者未正確看待茶葉的科技檔案管理，片面地認為其只是對茶葉發(fā)展的簡單文獻記錄，對茶葉科技的發(fā)展來說可有可無，因而，其對茶葉科技管理的工作大多是純粹應(yīng)付國家檔案管理的相關(guān)檢查。此外，盡管部分領(lǐng)導(dǎo)者已經(jīng)認識到茶葉科技檔案管理的重要價值，但仍未將其思想理念應(yīng)用于實際工作，以致于出現(xiàn)了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。其次，管理觀念滯后。茶葉科技檔案管理的最終目的在于服務(wù)茶葉生產(chǎn)科技的發(fā)展，因而在實際管理工作中應(yīng)當將工作的重心放在檔案的開發(fā)利用上面。而當前，大多數(shù)茶葉科技檔案管理工作的重心仍放在對茶葉科技的信息的收集與儲藏上面，使得茶葉“科技檔案和科研人員是隔離開的”，故而難以發(fā)揮其對茶葉生產(chǎn)科技發(fā)展的服務(wù)功效。與此同時，大多數(shù)茶葉科技檔案管理思想深受“檔案憑證觀”的影響，在實際工作中過分重視對茶葉科技生產(chǎn)、管理中具有依據(jù)性文件和結(jié)果性文件的收集歸檔，而忽視了對茶葉在科學(xué)研究過程中信息的收集記錄，使得一些包含了科研步驟、思路、方法等極具科研價值的過程性信息資源被大量浪費。此外，工作者對電子檔案過度輕視。隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，電子智能管理已逐漸普及，而茶葉科技檔案管理還有相當多的工作者仍然堅守“紙質(zhì)檔案觀”，以紙質(zhì)檔案的收集歸檔為工作的主要內(nèi)容，即使只收集到了電子信息，也要將電子信息進行紙質(zhì)打印，在無形中加重了其工作任務(wù)，甚至還會因打印而出現(xiàn)信息收集錯誤的現(xiàn)象，嚴重影響了茶葉科技檔案管理工作的質(zhì)量。

1.2 管理體系有待健全

首先，我國茶葉相關(guān)科技檔案管理法規(guī)制度建設(shè)存在滯后性，無法為其茶葉科技檔案管理工作的有序推進提供有力的制度保障。我國茶葉科技檔案管理展開工作的依據(jù)是1980年國務(wù)院發(fā)布的行政法規(guī)——《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，以及1996年修訂的《中華人民共和國檔案法》，而隨著社會環(huán)境的不斷變化，該條例中多數(shù)內(nèi)容顯現(xiàn)不合適、不合理之處，難以適應(yīng)當前的茶葉科技檔案管理環(huán)境，在一定程度上制約了茶葉科技的發(fā)展。其次，茶葉科技檔案是茶葉科技發(fā)展的重要成果記錄以及重要依據(jù)，是茶葉科技發(fā)展的重要組成部分，應(yīng)當被納入茶葉科技管理的體系之中，但當前大多數(shù)茶葉科技管理并未將檔案管理納入其體系范圍內(nèi)，未對檔案管理提出明確的相關(guān)規(guī)定，因而未能充分發(fā)揮茶葉科技檔案同茶葉科技資料共享的積極作用，不利于茶葉科技的發(fā)展。

1.3 工作者專業(yè)素質(zhì)有待提升

首先，茶葉科技檔案管理工作者的服務(wù)能力差。茶葉科技檔案管理工作的目的之一在于輔助茶葉科技的發(fā)展，因而管理工作者需要具較強的服務(wù)意識。而當前，大多數(shù)茶葉科技檔案管理者的服務(wù)意識薄弱，對茶葉科技研發(fā)者的檔案查閱需求采用較為漠視的態(tài)度，不利于茶葉科技檔案信息的有效開發(fā)利用。其次，茶葉科技檔案收集歸檔難。茶葉科技檔案分散于各個研發(fā)部門、項目組和研發(fā)人員手中，對其資料信息的收集需要耗費大量的人力、物力成本，再加上茶葉科技研發(fā)的項目、人事浮動大，部分研發(fā)人員擔(dān)心自己的茶葉科研成果會被他人以檔案收集的名義據(jù)為己有，因而不愿意將茶葉科研的實驗方法、數(shù)據(jù)、圖紙等核心內(nèi)容提供與檔案收集人員，而檔案工作者也因為缺乏茶葉科技的相關(guān)知識，因而無法確認信息收集的完整與否，使得茶葉科技檔案的收集歸檔效率大打折扣。此外，茶葉科技檔案的人才隊伍缺乏穩(wěn)定性。當前，我國大多數(shù)茶葉檔案管理崗位薪資低、晉升渠道不暢通等因素導(dǎo)致了員工跳槽率高，再加上檔案管理準入門檻低，當前茶葉檔案管理崗位往往是政府關(guān)系戶和一些高年齡群體的首要選擇，故而，員工普遍專業(yè)素質(zhì)較低。

2 加強茶葉科技檔案管理工作的實踐策略

2.1 轉(zhuǎn)變管理理念

茶葉科技檔案是一項重要的信息資源和知識資產(chǎn)，是茶葉生產(chǎn)研發(fā)成果的文獻記錄，也是推動茶葉科技不斷發(fā)展的重要工具，因而，推動茶科學(xué)技術(shù)的發(fā)展就必須加強檔案管理的工作，而加強茶葉科技檔案管理工作首先要提高頂層的重視，由部門領(lǐng)導(dǎo)帶頭，加強茶葉科技檔案管理工作，嚴格貫徹落實相關(guān)制度規(guī)定，提高茶葉科技檔案管理的工作質(zhì)量。其次，轉(zhuǎn)變“重藏輕用”的管理理念，樹立以需求為導(dǎo)向的服務(wù)理念，深度挖掘茶葉科技檔案管理的信息價值，切實滿足茶葉研發(fā)人員對相關(guān)檔案信息的需求。同時，茶葉科技檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)者可以將工作人員對研發(fā)人員的服務(wù)度與支持度作為考核其工作質(zhì)量的重要標準。此外，加強電子檔案的收集歸檔工作，擺脫原先嚴重依賴紙質(zhì)檔案的單軌制度，實施電子檔案同紙質(zhì)檔案并行的雙軌制度，充分發(fā)揮其優(yōu)勢與長處，提高茶葉科技檔案管理的工作效率。最后，重視茶葉科技的過程性檔案的收集歸檔。加大對過程檔案的收集，并將其納入茶葉科技檔案的標準，并根據(jù)茶葉科技檔案管理工作實際，進行適當調(diào)整。與此同時，在進行檔案驗收時，不僅要審核茶科技檔案的最終成果檔案，更要驗收整個研發(fā)過程的檔案。

2.2 加強團隊建設(shè)

首先，提高相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)，明確其責(zé)任與義務(wù)。組織茶葉檔案管理者、茶葉科技研發(fā)者認真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》和《科技檔案管理辦法》，提高其對相關(guān)法律法規(guī)的了解認識，并不定期對其業(yè)務(wù)流程進行審查考核，提高其專業(yè)能力。同時還應(yīng)當加強茶葉科技檔案管理者和研發(fā)者交流合作，一方面可以拓寬其的知識范疇，另一方面還可以增強彼此的情感聯(lián)系，提高茶葉科技檔案的收集效率。其次，建立茶葉科研檔案問責(zé)制，強化其責(zé)任意識。根據(jù)當前茶葉科技檔案管理工作實際劃分彼此的責(zé)任義務(wù)，建立問責(zé)機制，將其納入員工個人年度考核機制、評優(yōu)范圍，并將其考核內(nèi)容同薪資待遇掛鉤，一方面能夠激發(fā)員工的工作積極性，提高其工作效率，另一方也方便了日后的查詢、審核工作。此外，還應(yīng)當提高茶葉科技檔案管理崗位準入門檻，確保工作者的高水平的專業(yè)能力；擴大崗位編制名額，提高團隊的穩(wěn)定性；推行管理職務(wù)審核制度，將工作質(zhì)量同薪資待遇和晉升渠道相掛鉤，充分激發(fā)檔案管理工作者的工作積極性，切實提高其工作質(zhì)量；根據(jù)工作實際情況為員工制定個人發(fā)展規(guī)劃，并將其個人發(fā)展植根于單位發(fā)展規(guī)劃，進而提高員工的認同感和歸屬感。

2.3 健全管理機制

首先，加快茶葉科技檔案法規(guī)的建設(shè)，從法律層面明確檔案管理的職責(zé)義務(wù)；與此同時，完善茶葉科技檔案管理的規(guī)章制度，由茶葉科技研發(fā)部門牽頭，同科技檔案管理者、茶葉相關(guān)專家學(xué)者等進行深入研究討論，結(jié)合檔案管理實際情況以及茶科技研究需求，共同制定出科學(xué)、合理的茶科技檔案管理工作條例，為茶科技檔案管理工作的有序推進提供堅實的制度保障。其次，建立完善的上下聯(lián)通機制。將茶葉科技檔案管理納入茶葉研發(fā)管理機構(gòu)，并加強其對茶葉科技檔案工作的管理，強化其宏觀調(diào)控的頂層設(shè)計功能。茶葉科研管理機構(gòu)應(yīng)當協(xié)助檔案管理的收集歸檔工作的完成，將茶葉科研的前、中、后等資料信息提交給檔案管理機構(gòu)，方便科研人員的后續(xù)查詢。同時還應(yīng)當加強茶葉研發(fā)和檔案管理部門工作的對接，確保茶葉研發(fā)中產(chǎn)生的文件材料都有專門人員負責(zé)收集歸檔，確保茶葉科技檔案的完整性。此外，茶葉檔案管理還應(yīng)當提升科技檔案的利用價值。在茶葉科技檔案管理中做好檔案目錄匯編、研發(fā)成果匯編等工作，并提高其準確性；依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建茶葉科技檔案系統(tǒng)平臺，并引進先進的檢索技術(shù)，切實提高茶葉科技檔案管理的服務(wù)效率與質(zhì)量，使得查詢者可以在短時間內(nèi)便獲得所需的相關(guān)信息。

2.4 完善權(quán)益保護機制

茶葉科技檔案管理是對茶葉研發(fā)全過程的記錄，能夠有效推動茶葉科技的可持續(xù)發(fā)展，而茶葉的研發(fā)成果是科研工作者智慧和汗水的結(jié)晶，因而，對茶葉科技信息的收集與歸檔一定要確保研發(fā)成果的保密性，維護好科技工作者的合法權(quán)益，首先，加強茶葉科技檔案管理的保密性建設(shè)，妥善處理好茶葉科技信息的收集歸檔，防止茶葉研發(fā)成果的外泄。其次，引進先進的管理技術(shù)，建立信息、網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，提高茶葉科技信息收集歸檔的安全指數(shù)。此外，還應(yīng)當強化茶葉科技檔案管理者的安全防范意識，要求其嚴格按照相關(guān)規(guī)定開展信息收集歸檔工作，切實提高工作效率與工作質(zhì)量。