企業(yè)檔案管理存在的隱患

付冰潔

摘 要：對(duì)于所有的企業(yè)來(lái)說(shuō)，進(jìn)行檔案管理是非常重要的工作，它存在于企業(yè)的生產(chǎn)以及正常運(yùn)營(yíng)等管理情況，一個(gè)企業(yè)的檔案管理的水平高低對(duì)于企業(yè)的發(fā)展前景有很大決定的影響，檔案管理也對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和收益也有很大的作用。檔案管理對(duì)企業(yè)進(jìn)行的一些活動(dòng)進(jìn)行記錄，并且記錄的數(shù)據(jù)較為原始，在研究企業(yè)的管理時(shí)具有很重要的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；存在的隱患

1 企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 企業(yè)檔案管理制度的不健全

我國(guó)大部分的企業(yè)在檔案管理方面沒(méi)有完善的管理制度，進(jìn)行檔案管理時(shí)缺少相應(yīng)的監(jiān)督力度，同時(shí)在一些方面也沒(méi)有較為統(tǒng)一的管理要求，致使我國(guó)檔案管理陷入一種渙散并且很隨意的管理狀態(tài)，沒(méi)有一系列完整的檔案管理模式和制度，進(jìn)行檔案管理的方法比較落后，由于檔案管理手段的不先進(jìn)和管理的方式落后導(dǎo)致企業(yè)的很多重要資料不全。

1.2 進(jìn)行檔案管理的人員綜合能力較低

目前，我國(guó)的企業(yè)即使正在建設(shè)相應(yīng)的檔案管理措施，比如組建特定的部門(mén)進(jìn)行檔案管理，制定檔案管理的完整制度，協(xié)調(diào)各部門(mén)的工作，但是因?yàn)槠髽I(yè)中的大多數(shù)檔案管理人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，進(jìn)行檔案管理的方法也比較落后，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展過(guò)程中相當(dāng)一部分的情況以及問(wèn)題都得不到及時(shí)的解決。

1.3 普遍缺乏理論研究與政策指導(dǎo)

對(duì)檔案進(jìn)行有效的理論研究是企業(yè)檔案管理過(guò)程中很重要的過(guò)程，但是我國(guó)企業(yè)在檔案管理方面的研究不多，甚至是非常匱乏，沒(méi)有相應(yīng)的指導(dǎo)措施，這些因素羅列在一塊對(duì)企業(yè)的管理產(chǎn)生非常不好的影響。我國(guó)當(dāng)前的檔案管理方法與手段都是很多年之前的陳舊理論和方法，面對(duì)當(dāng)前的改革浪潮，再使用這些陳舊的方法進(jìn)行檔案管理就表現(xiàn)的很乏力。在檔案管理的發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)的發(fā)展是離不開(kāi)檔案管理的，但是企業(yè)在檔案管理過(guò)程中沒(méi)有較完善的理論研究，一些相應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)也沒(méi)有出臺(tái)，缺少具有政策性的指導(dǎo)，由于這些問(wèn)題的存在，我國(guó)企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)就表現(xiàn)的不知所措。導(dǎo)致各部門(mén)之間不能相互配合，自己做自己的工作，對(duì)檔案管理不能進(jìn)行有效的統(tǒng)一。

1.4 普遍存在信息化程度不高現(xiàn)象

我國(guó)企業(yè)檔案管理中，每個(gè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)還是使用較為傳統(tǒng)的人工模式，缺少相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息化管理，沒(méi)有先進(jìn)的管理方法。在當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，如果還是繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理就顯得非常落后，也非常的不切合我國(guó)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的速度，進(jìn)行檔案管理時(shí)不能將現(xiàn)有的資源進(jìn)行充分的利用。傳統(tǒng)的檔案管理有很多的缺點(diǎn)，比如文件保存很困難，由于是紙質(zhì)的原因很容易發(fā)霉或者發(fā)生鼠害，進(jìn)行的存儲(chǔ)需要很大的地方，需要的管理人員較多等。在我國(guó)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的一種必然趨勢(shì)，同時(shí)也是企業(yè)和檔案管理發(fā)展的要求。要對(duì)檔案管理給予充分的重視，從現(xiàn)在開(kāi)始改變現(xiàn)有的檔案管理模式，使之盡快實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

我國(guó)企業(yè)檔案管理較為落后主要有以下幾點(diǎn)：第一、企業(yè)對(duì)大難管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化認(rèn)識(shí)不充分，在信息化告訴發(fā)展的今天，沒(méi)有將檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化放置放到一個(gè)正確的位置，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)沒(méi)有相應(yīng)的資金；第二、企業(yè)檔案信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度等較為缺乏，在檔案管理的實(shí)際過(guò)程中沒(méi)有相應(yīng)的具體措施；第三、即使有很多企業(yè)配備了較為先進(jìn)的檔案管理設(shè)施，但是對(duì)這些設(shè)備的利用率很低，進(jìn)行存入的檔案數(shù)據(jù)非常受限；第四、利用信息化對(duì)檔案管理時(shí)，沒(méi)有進(jìn)行重組的開(kāi)發(fā)和利用，導(dǎo)致我國(guó)大部分企業(yè)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息資源共享的模式。

2 原因剖析

2.1 對(duì)企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

我國(guó)企業(yè)中，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)上有很多的不足甚至是偏差，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往只重視企業(yè)的產(chǎn)量和經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待過(guò)，很多時(shí)候覺(jué)得檔案管理只是拿著一把鑰匙而已，這種想法是非常錯(cuò)誤的，然而對(duì)于檔案管理過(guò)程中的檔案填寫(xiě)、分類(lèi)直到入庫(kù)等全都不知道，甚至對(duì)于一些要求和法規(guī)也不會(huì)問(wèn)起。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，就使得進(jìn)行檔案管理的工作人員也人為檔案管理不重要，進(jìn)行檔案管理時(shí)一份沒(méi)有輕重的工作，然而當(dāng)因?yàn)闄n案管理出現(xiàn)錯(cuò)誤給企業(yè)造成損失的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)檔案管理工作很重要，這時(shí)基本上為時(shí)已晚。

2.2 進(jìn)行檔案管理時(shí)的落實(shí)不力

當(dāng)前，在很多企業(yè)中沒(méi)有較為完善的檔案管理制度，致使檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)責(zé)任落實(shí)不到位，對(duì)檔案管理沒(méi)有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)造成損失，導(dǎo)致對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生直接的作用。

3 企業(yè)檔案管理的策略

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理觀念

檔案管理要緊跟時(shí)代的步伐，在當(dāng)前的時(shí)代背景之下，企業(yè)檔案管理要采用新的管理模式，對(duì)一些較為傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行有效的改革，要不斷的學(xué)習(xí)和強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的理念和模式，要使企業(yè)的檔案管理和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方向相一致，使企業(yè)的發(fā)展不斷前進(jìn)。在我國(guó)企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)的一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的理念和態(tài)度還很傳統(tǒng)，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中所面臨的整體環(huán)境還不是非常清楚，所以沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化和信息化的好處和重要意義。因此，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中要努力學(xué)習(xí)檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的知識(shí)，建立較為完善的企業(yè)檔案管理信息模式，將檔案分類(lèi)歸納，對(duì)企業(yè)的所有人員的權(quán)責(zé)進(jìn)行最為有效的落實(shí)。

3.2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建

對(duì)企業(yè)檔案管理的構(gòu)建，需要建立起一種自傷而下的管理體系，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)妖氣帶頭作用，使企業(yè)對(duì)于檔案管理在不同的工作之間進(jìn)行傳遞時(shí)很方便，使企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)處在一種較為平衡的狀態(tài)，并且有一個(gè)非常明確的體系。在部門(mén)中要建立起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的溝通體系，讓企業(yè)員工的訴求得到最大成都的滿(mǎn)足，激發(fā)起企業(yè)員工的積極性，要發(fā)揮不同人員的能力進(jìn)行工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，獎(jiǎng)勵(lì)其長(zhǎng)期有效的企業(yè)管理機(jī)制。建立適合企業(yè)特征的管理制度，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員情況的充分掌握，定期對(duì)企業(yè)檔案管理人員的知識(shí)和技能培訓(xùn)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前的時(shí)代背景之下，企業(yè)要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)和強(qiáng)化，對(duì)于企業(yè)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的具體問(wèn)題進(jìn)行有效的解決，要培養(yǎng)出具備高素質(zhì)的檔案管理人員，使企業(yè)的檔案管理水平提升到更高的水平。

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（作者單位：南京公路發(fā)展（集團(tuán)）有限公司）