計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

鞏曉艷 張彬 蘇劍峰

摘 要：隨著科技以及經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大。學(xué)校檔案在經(jīng)濟(jì)、知識迅速發(fā)展的情況下必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，在管理工作中引入極為有效的新型技術(shù)，能使更多創(chuàng)新工作得以實(shí)現(xiàn)，檔案管理工作效率也會(huì)有所提高。文章主要對學(xué)校檔案管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用效果展開探討，促使管理工作的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理;計(jì)算機(jī)信息技術(shù);應(yīng)用效果

0 ? ?引言

為使后人更加清楚地認(rèn)識到歷史發(fā)展，文章對檔案管理創(chuàng)建方式展開應(yīng)用分析。由于檔案是對許多歷史的原始文獻(xiàn)進(jìn)行記載，所以其具有載體多樣且種類相對較為復(fù)雜的特點(diǎn)。對于管理檔案的相關(guān)工作人員以及閱讀者來講，這是需要花費(fèi)較多時(shí)間的一項(xiàng)工程[1]。受到全球信息化影響，人們對于計(jì)算信息技術(shù)的認(rèn)可度極高，目前在許多行業(yè)中均可以看到對這種技術(shù)展開應(yīng)用的情況。因此，學(xué)校檔案管理過程中需要應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，促使現(xiàn)代信息技術(shù)與各個(gè)行業(yè)的結(jié)合[2]。將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作可以對以往管理制度存在的不足進(jìn)行彌補(bǔ)，進(jìn)一步促使檔案管理工作效率有所提高。

1 ? 學(xué)校檔案信息化管理

目前，學(xué)校檔案管理中涵蓋許多方面的信息內(nèi)容，如人類的進(jìn)化史、發(fā)展史和政治運(yùn)動(dòng)以及各地方的文化禮節(jié)等。檔案管理主要是由文字以及聲音和圖片組成的。可以從兩個(gè)角度對學(xué)校檔案管理進(jìn)行闡述。

哲學(xué)角度。在學(xué)校檔案中所有文件內(nèi)容并不是隨意記錄的，文件順序也并不是隨意整理的，檔案信息化管理是一種具有時(shí)效性的判斷。

歷史保存角度。若檔案中文件狀態(tài)較為分散，則需要根據(jù)邏輯標(biāo)準(zhǔn)對信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)集合。在對檔案進(jìn)行整理過程中需要具有系統(tǒng)性的判斷。檔案不僅可以對歷史信息進(jìn)行記錄，還可以將消失的歷史信息重現(xiàn)。在確保記錄內(nèi)容具有一定真實(shí)性以及整理文件的順序下，可以有效防止歷史文獻(xiàn)出現(xiàn)虛假以及不完整的情況[3]。

2 ? 現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn)

現(xiàn)代化學(xué)校管理工作主要是將信息技術(shù)的應(yīng)用作為基礎(chǔ)，從而促使現(xiàn)代檔案管理工作更具現(xiàn)代信息技術(shù)的相關(guān)特點(diǎn)，現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)主要特點(diǎn)表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)主要特點(diǎn)為利于查找與管理、較為方便與靈活以及存儲(chǔ)量較大等?，F(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)主要是利用計(jì)算機(jī)和管理軟件，促使檔案信息檢索智能化有所提高，同時(shí)電腦可以對更多檔案資源進(jìn)行存儲(chǔ)，還可以利用修改軟件復(fù)制以及修改檔案。

現(xiàn)代化檔案管理對于相關(guān)工作人員素質(zhì)有了更高的要求。由于檔案管理工作細(xì)節(jié)性內(nèi)容較多且任務(wù)量極大，為更加有效地開展檔案管理工作，必須保證工作人員對于檔案管理工作保持極大的熱情，同時(shí)確保認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，還需具有一定保密意識。除上述檔案管理工作人員所必須具有的一系列基本素質(zhì)之外，還要求學(xué)校檔案管理人員在開展現(xiàn)代化檔案管理工作過程中熟練掌握計(jì)算機(jī)操作，并對現(xiàn)代化檔案管理軟件中所具有的各項(xiàng)功能熟練運(yùn)用。目前，我國學(xué)校檔案管理工作中需要提升檔案管理工作人員的基本素養(yǎng)，培養(yǎng)具有現(xiàn)代化管理技術(shù)的檔案管理隊(duì)伍，若想推動(dòng)我國學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)代化順利發(fā)展，亟需組建一支具有高素質(zhì)的管理隊(duì)伍[4]。

現(xiàn)代化檔案管理工作依然處于發(fā)展且需要不斷完善的階段，因此需要不斷在管理實(shí)踐過程中進(jìn)行改進(jìn)。由于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在當(dāng)今社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中均有著十分廣泛的應(yīng)用，并由此產(chǎn)生大量的電子文件，部分檔案載體中包含較多的磁介材料或其他形式的一些文件載體，此時(shí)的信息記錄也正式從筆寫、文字、圖形等比較傳統(tǒng)的方式轉(zhuǎn)變成只有專門的計(jì)算機(jī)設(shè)備才能夠識別出的數(shù)碼，在新型檔案載體持續(xù)更新的過程中，新型檔案載體本身的歸檔工作以及保管方式也面臨著諸多新的形式問題。對電子文件檔案管理需要制定出明確的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)要求，在法律角度作出足夠明確的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。

3 ? 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用

我國大部分院校采取的管理檔案的辦法依舊處于紙媒介質(zhì)層面，這一傳統(tǒng)機(jī)制無法與當(dāng)今時(shí)代發(fā)展保持平衡，在工作過程中浪費(fèi)了大量的人力和物力資源。計(jì)算機(jī)信息時(shí)代正式到來后，此前傳統(tǒng)的文件檔案管理方式逐漸會(huì)被計(jì)算機(jī)信息管理方式所取代。對現(xiàn)代化校園檔案管理系統(tǒng)而言，需要保證自身系統(tǒng)的建立具有更為關(guān)鍵的意義。因?yàn)槟壳按蟛糠值膶W(xué)校檔案管理和歸納系統(tǒng)本身的容量極大，所以能夠?yàn)闅v屆學(xué)生檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)也可以更加高效且安全保證學(xué)校師生檔案展的安全性，實(shí)現(xiàn)管理工作目標(biāo)。學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)中僅需要一到兩名管理人員即可將全部工作完成，從而大大節(jié)省人力，在一定程度上可以促使檔案管理成本有所減少。同時(shí)，可以隨時(shí)利用現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)對所需信息進(jìn)行查找，簡化了管理流程。

4 ? 計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用策略

4.1 ?針對檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化模式改革

當(dāng)前，在學(xué)校檔案管理工作中仍然存在著大量的紙質(zhì)檔案文件，包括學(xué)校發(fā)展史、學(xué)生成績情況、學(xué)校財(cái)政收支情況和人事安排情況等，這些紙質(zhì)檔案文件的保存工作歷來是一項(xiàng)難題。因此，檔案管理工作人員要通過應(yīng)用掃描技術(shù)，將學(xué)校日常工作中產(chǎn)生的大量紙質(zhì)文件掃描為電子版，錄入到學(xué)校的計(jì)算機(jī)或服務(wù)器當(dāng)中，通過計(jì)算機(jī)和服務(wù)器對這些檔案資料實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)的管理。

4.2 ?引入自動(dòng)化管理系統(tǒng)

學(xué)校檔案管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，通常是基于特定的軟件加以實(shí)現(xiàn)的。因此，學(xué)校有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際情況，與專業(yè)技術(shù)人員或IT企業(yè)等加強(qiáng)合作，建設(shè)符合學(xué)校自身要求的自動(dòng)化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的各個(gè)模塊由學(xué)校的實(shí)際需求進(jìn)行設(shè)計(jì)，以此為學(xué)校檔案管理工作提供更加有效的支持。雖然引入自動(dòng)化管理系統(tǒng)需要花費(fèi)一定的成本，但在引入該系統(tǒng)后，能夠長期節(jié)省因檔案工作所消耗的人力、物力和財(cái)力，有助于維護(hù)管理工作的長期穩(wěn)定，并進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。

4.3 ?對檔案管理工作予以規(guī)范化

與傳統(tǒng)模式不同，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)加持下的檔案管理工作的高效性和簡潔性更為突出，能夠省略很多繁瑣的步驟，但檔案管理工作中的錯(cuò)誤仍然會(huì)影響到整體的工作效果。考慮到這一問題，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)合理的檔案管理規(guī)章制度，特別是要對檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，在不影響基本功能的基礎(chǔ)上，盡量將用戶所需的權(quán)限壓縮至最小，由此確保所有的檔案文件的訪問做到規(guī)范化，以提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。

4.4 ?定期開展技術(shù)培訓(xùn)和系統(tǒng)運(yùn)維

應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，檔案管理工作對工作人員的計(jì)算機(jī)能力水平有了更高的要求，因此學(xué)校方面應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作人員計(jì)算機(jī)方面綜合素質(zhì)的提升，在日常工作中，要定期開展對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容則要涵蓋安全保密教育、責(zé)任意識教育和專業(yè)知識講解等多個(gè)方面，確保檔案管理工作人員能夠有效應(yīng)用各類計(jì)算機(jī)技術(shù)開展管理工作。同時(shí)，需要注意的是，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)視域下的檔案管理工作也面臨著新的安全威脅，為此，學(xué)校管理人員應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的信息安全層面，可通過與相關(guān)企事業(yè)單位和科研結(jié)構(gòu)等加強(qiáng)合作的方式，對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)與更新，切實(shí)提高檔案管理信息系統(tǒng)安全水平，為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供保障。

4.5 ?加強(qiáng)對檔案管理設(shè)備的安全管理

在學(xué)校檔案的管理工作中，可能涉及到一定數(shù)量的涉密計(jì)算機(jī)，應(yīng)當(dāng)對這些計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行特殊化管理。具體來看，對于這些涉密計(jì)算機(jī)而言，不準(zhǔn)其在連接到外部互聯(lián)網(wǎng)的情況下運(yùn)行，對于因工作需要而在涉密計(jì)算機(jī)上復(fù)制資料的環(huán)節(jié)，則要嚴(yán)格限定移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，避免攜帶病毒的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)造成數(shù)據(jù)信息的損壞或丟失。同時(shí)，涉密計(jì)算機(jī)和電磁介質(zhì)應(yīng)當(dāng)明確專人管理，與其他的計(jì)算機(jī)和電磁介質(zhì)做到空間上的嚴(yán)格劃分，避免出現(xiàn)交叉使用的情況。有條件的學(xué)校還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建涉密設(shè)備的信息化管理系統(tǒng)，對涉密計(jì)算機(jī)和電磁介質(zhì)的采購、使用、變更、運(yùn)維和最終報(bào)廢處理等環(huán)節(jié)做好全流程管理，進(jìn)一步提高保密工作水平。

5 結(jié)語

在信息時(shí)代下，我國信息技術(shù)不斷發(fā)展，對學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展也提出了更高的要求?，F(xiàn)代化檔案管理工作，將以往傳統(tǒng)檔案管理模式摒棄，組建一支具有極高素質(zhì)的管理人才隊(duì)伍，融合媒介技術(shù)，不斷進(jìn)行探索、創(chuàng)新，以促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作順利發(fā)展。

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（編輯 何 琳）