政務(wù)類電視會議系統(tǒng)的運行維護與規(guī)范管理探析

董志媛

摘 要：政務(wù)類電視會議已經(jīng)成為各級黨政部門召開會議的重要方式之一，各地都加快系統(tǒng)建設(shè)步伐。電視會議系統(tǒng)覆蓋越來越廣，規(guī)模越來越大，工作人員對其運行維護和管理的工作也越加繁重。有效提升系統(tǒng)安全性能，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，使電視會議系統(tǒng)的運行維護和管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，成了業(yè)界新課題。文章重點從會議服務(wù)保障、應(yīng)急服務(wù)保障、系統(tǒng)維護、規(guī)范管理等方面予以探析。

關(guān)鍵詞：電視會議;運行維護;規(guī)范管理

0 引言

隨著各級黨政部門工作節(jié)奏加快，電視會議逐漸成為提高會議效率、降低行政成本的有效手段。近幾年來，各地加快了電視會議系統(tǒng)建設(shè)步伐，系統(tǒng)覆蓋越來越廣，系統(tǒng)規(guī)模越來越大，對系統(tǒng)的安全性和可靠性也提出了更高的要求，積極開展政務(wù)類電視會議系統(tǒng)運行維護與規(guī)范管理工作，使其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有利于提升電視會議系統(tǒng)的安全性能，進一步提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

1 現(xiàn)狀

1.1 發(fā)展現(xiàn)狀

政務(wù)類電視會議系統(tǒng)具有通信穩(wěn)定、安全可靠、及時暢通等特點，在節(jié)約成本、提高工作效率方面相對于傳統(tǒng)會議優(yōu)勢顯著。電視會議逐漸成為政府各職能部門、系統(tǒng)內(nèi)部召開遠程會議的重要工具。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，標(biāo)清電視會議系統(tǒng)已退出服務(wù)保障體系，取而代之的高清電視會議系統(tǒng)得到普遍認(rèn)可。在建設(shè)高效、節(jié)約型政府和常態(tài)化疫情防控的要求影響下，政務(wù)類電視會議業(yè)務(wù)需求量將進一步擴大，發(fā)展空間巨大。

1.2 系統(tǒng)現(xiàn)狀

系統(tǒng)建設(shè)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、可控可管、安全可靠的原則，建設(shè)主、備兩套高清分級電視會議系統(tǒng)。兩套系統(tǒng)可以實現(xiàn)雙向傳輸，同時運行，互為備份，確保安全可靠。電視會議會場根據(jù)會場級別不同配置不同硬件，一般包含終端設(shè)備、光端機、視頻采集設(shè)備、音頻輸入設(shè)備、視頻輸出設(shè)備、音頻輸出設(shè)備、切換設(shè)備、顯示設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。

2 ? 運行維護

2.1 會議服務(wù)保障

電視會議服務(wù)保障工作遵循統(tǒng)一指揮、集中調(diào)度、協(xié)調(diào)聯(lián)動、高效運轉(zhuǎn)原則。主要工作有確定會議范圍、參會人數(shù)、會議議程、會場布置要求、系統(tǒng)聯(lián)調(diào)、資料登記等。電視會議服務(wù)保障是一個整體運行、管理的過程，需要會議主辦方、會議保障部門、相關(guān)維護部門、會場管理部門、其他保障部門統(tǒng)籌指揮、協(xié)調(diào)，聯(lián)動作業(yè)。

電視會議的服務(wù)包括會前服務(wù)、會中服務(wù)和會后服務(wù)3個部分。

會前準(zhǔn)備：與相關(guān)部門或單位聯(lián)系核對會議信息，落實會場、責(zé)任人、會議要求等內(nèi)容，通知協(xié)作單位，明確開機和調(diào)測時間。提前調(diào)通電路、安裝設(shè)備，通知傳輸部門做好會前和會議期間的線路巡視，重要會議通知相關(guān)長途傳輸保障單位;根據(jù)會議時間提前開機進行電路和設(shè)備檢測，對主備系統(tǒng)的視頻、音頻進行測試，按照會議主辦方要求對視頻和音頻提前調(diào)試，確保上傳畫面質(zhì)量，如果為主會場或發(fā)言會場，還應(yīng)調(diào)試好各個話筒以及攝像機的轉(zhuǎn)場，確保本會場和發(fā)給控制中心視音頻信號的效果;做好會前預(yù)演預(yù)練，其他保障單位協(xié)調(diào)聯(lián)動，認(rèn)真做好或配合會前點名。

會議期間：密切監(jiān)控、精心操作，確保會場視音頻效果和發(fā)給控制中心信號穩(wěn)定。根據(jù)會議進程及時調(diào)整話筒、攝像機位，精準(zhǔn)切換不同會場的視音頻信號或其他信號。時刻關(guān)注主備用視頻信號、監(jiān)聽監(jiān)看備用音頻信號，發(fā)現(xiàn)在用視頻或者音頻信號有問題時，第一時間將另一路信號（這路信號沒問題前提下）切換給會場和控制中心，出現(xiàn)其他設(shè)備故障等問題時，迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，按照將故障影響降到最低為原則搶通會議，保證會議正常召開，認(rèn)真做好會議記錄。

會議結(jié)束：會后，設(shè)備設(shè)置復(fù)位，關(guān)閉電源，設(shè)備歸位，如有故障及時處理并做好記錄。未經(jīng)會議主辦方許可，嚴(yán)禁錄音錄像;有錄音錄像要求的，在將影音資料交至?xí)h主辦方后，要做到及時刪除，防止資料外傳泄密。做好跟蹤服務(wù)，及時了解用戶需求，發(fā)現(xiàn)核心問題并改進，提高用戶的滿意度。

2.2 應(yīng)急服務(wù)保障

應(yīng)急保障是電視會議服務(wù)保障的重要組成部分，政務(wù)類電視會議對安全性和穩(wěn)定性要求高，應(yīng)急保障必不可少[1]。因此，根據(jù)每場電視會議組會方式和會議議程制定配套的應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)急預(yù)案要高效、便捷，突發(fā)情況下能快速、有效地繞開故障點，確保會議正常召開。

應(yīng)急預(yù)案是指在會議服務(wù)保障過程中可能出現(xiàn)的突發(fā)情況、故障等，保障人員提前預(yù)判并制訂的合理、有效的應(yīng)急反應(yīng)處理方法。應(yīng)急預(yù)案要確保方法迅速、便捷、有效，保障人員思路清晰，能夠準(zhǔn)確判斷故障類型和故障點并迅速執(zhí)行相應(yīng)的應(yīng)急措施，按照將故障影響降到最低為原則，保證會議正常召開。應(yīng)急服務(wù)保障是提升會議服務(wù)的有效補充，更是評判會議保障團隊技術(shù)水平和綜合實力的重要內(nèi)容之一。

2.3 系統(tǒng)維護

2.3.1 日常維護

日常維護是系統(tǒng)維護的重要環(huán)節(jié)，是系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、可靠運行的根本。維護人員制定維護計劃，并嚴(yán)格按照維護計劃開展例行維護工作，對設(shè)備例行巡視、檢查，掌握設(shè)備運行狀態(tài)、系統(tǒng)性能變化，對檢測指標(biāo)詳細(xì)記錄，全面分析系統(tǒng)運行情況，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，積極排查處理故障隱患，確保系統(tǒng)運行安全穩(wěn)定，并為系統(tǒng)優(yōu)化升級掌握一手資料。

2.3.2 優(yōu)化升級

電視會議系統(tǒng)設(shè)備在安全、穩(wěn)定的前提下，也要緊跟信息技術(shù)發(fā)展步伐，滿足業(yè)務(wù)多樣性發(fā)展需求。高清數(shù)字技術(shù)發(fā)展迅速，電視會議系統(tǒng)逐漸由標(biāo)清系統(tǒng)過渡為數(shù)字高清系統(tǒng)，畫質(zhì)更清晰，視音頻同步性更強、傳輸更流暢。視音頻設(shè)備性能指標(biāo)越來越強，功能越來越豐富，信息交換的時效性、準(zhǔn)確性和安全性均有提高。

根據(jù)業(yè)務(wù)需求和系統(tǒng)實際情況，可對系統(tǒng)優(yōu)化升級，優(yōu)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、完善系統(tǒng)功能、開發(fā)系統(tǒng)新功能，強化系統(tǒng)安全性、穩(wěn)定性和可靠性，提高系統(tǒng)硬件配置，從而提升電視會議服務(wù)質(zhì)量。

3 規(guī)范管理

3.1 ?規(guī)范管理的總體要求

電視會議服務(wù)保障工作是多部門聯(lián)合作業(yè)，日常維護、系統(tǒng)運行、會議保障等應(yīng)做到規(guī)范管理。規(guī)范管理需要制定電視會議服務(wù)保障工作機制，制定業(yè)務(wù)操作流程、明確職責(zé)分工、強化責(zé)任意識;細(xì)化工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)，建立高效、規(guī)范的管理制度;加強組織協(xié)調(diào)，建立部門間的有效溝通機制。

3.2 ?建立完善的管理規(guī)章制度

政務(wù)類電視會議具有規(guī)格高、要求嚴(yán)、范圍廣等特點，需要建立完善的運行工作機制和配套管理制度。尤其是當(dāng)系統(tǒng)覆蓋范圍廣，涉及全省范圍內(nèi)上百個會場和保障部門時，做好電視會議服務(wù)保障工作就必須統(tǒng)一指揮、集中調(diào)度、協(xié)調(diào)聯(lián)動、高效運轉(zhuǎn)。因此，電視會議保障部門需要積極建立電視會議系統(tǒng)操作維護規(guī)程、業(yè)務(wù)操作流程、會議操作流程、設(shè)備使用管理規(guī)定、電視會議崗位職責(zé)、會議室管理制度等相關(guān)制度，使電視會議保障業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

3.3 ?建立設(shè)備管理檔案

為了更好地掌握電視會議系統(tǒng)運行情況，可以積極建立設(shè)備管理檔案機制[2]，充分了解系統(tǒng)連接細(xì)節(jié)和設(shè)備特點及運行情況，當(dāng)設(shè)備故障時便于準(zhǔn)確判斷和采取有效措施，提升故障解決效率，主要包括：（1）繪制各類圖紙，圖紙要準(zhǔn)確、清晰，核心圖紙可印制兩個版本：一個為放大版本，置于方便維護人員查看的位置;另一個為常規(guī)版本，便于維護人員攜帶查看。（2）規(guī)范設(shè)備接線標(biāo)簽，標(biāo)簽要做到與圖紙保持一致，清晰且易于識別，便于日常維護管理。（3）建立設(shè)備檔案，主要包括設(shè)備操作指南、技術(shù)參數(shù)、設(shè)備故障類型及處理方法等內(nèi)容。（4）制作詳細(xì)的系統(tǒng)操作手冊及系統(tǒng)基本故障診斷與處理。（5）建立維護作業(yè)計劃、保障工作日志和故障處理記錄等，做到工作有痕，便于查看和綜合分析。設(shè)備管理檔案是一個長期、煩瑣、細(xì)致的工作，對于電視會議系統(tǒng)運行維護、優(yōu)化升級、規(guī)范管理等方面具有重要作用。

4 結(jié)語

政務(wù)類電視會議的保障工作有別于其他類型的電視會議，其運行維護和相關(guān)管理工作需要慎之又慎，本文只是在有限知悉范圍內(nèi)對相關(guān)方面加以概述和探討，內(nèi)容的深度和廣度還有待進一步研究。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高清電視會議系統(tǒng)覆蓋范圍廣、使用頻率高，規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)高特點越發(fā)明顯，對電視會議系統(tǒng)的運行維護與管理工作也會越加繁重，相關(guān)工作人員還應(yīng)因地制宜地做好政務(wù)類電視會議系統(tǒng)的運行維護與規(guī)范管理工作，并不斷優(yōu)化升級、創(chuàng)新管理，從而有力保障政務(wù)類電視會議系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)，為用戶提高更加優(yōu)質(zhì)、便捷、高品質(zhì)的電視會議服務(wù)。

[參考文獻]

[1]謝立楠.高清電視會議系統(tǒng)省級控制中心設(shè)計方案[J].信息通信，2020（12）：143-146.

[2]孫瑋，許立科.電視電話會議系統(tǒng)的運行維護與安全管理探析[J].信息與記錄材料，2020（7）：170-171.

（編輯 王永超）