淺談我國(guó)漁業(yè)互助保險(xiǎn)檔案的發(fā)展與管理

文/王麗麗

隨著漁業(yè)互助保險(xiǎn)協(xié)會(huì)的發(fā)展，協(xié)會(huì)中許多重要的機(jī)制改革方案、調(diào)解實(shí)例以及重要事件以漁業(yè)互保檔案的形式被保存下來，方便隨時(shí)查詢。本文總結(jié)分析了我國(guó)漁業(yè)互保檔案管理的發(fā)展、當(dāng)前的特點(diǎn)與面臨的問題，對(duì)完善漁業(yè)互保檔案管理提出了對(duì)策方案，也為漁業(yè)其他機(jī)構(gòu)管理檔案提供了參考。

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄?！爸苯有纬伞闭f明檔案繼承了文件的原始性，“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。習(xí)近平總書記曾指出，檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識(shí)、歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。

一、漁業(yè)互助保險(xiǎn)檔案的起源與發(fā)展

海洋捕撈業(yè)是世界公認(rèn)的高危行業(yè)，受近年極端天氣增多影響，海上安全事故頻發(fā)，漁民因?yàn)?zāi)致貧、因?yàn)?zāi)返貧現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，漁業(yè)風(fēng)險(xiǎn)保障任務(wù)十分繁重。

1994年，原農(nóng)業(yè)部借鑒日本、中國(guó)臺(tái)灣地區(qū)等發(fā)達(dá)的國(guó)家和地區(qū)的船東互助保險(xiǎn)模式，經(jīng)民政部批準(zhǔn)發(fā)起成立了我國(guó)第一家由全國(guó)范圍內(nèi)廣大漁民以及其他從事漁業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或?yàn)樯a(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的單位和個(gè)人自愿組成、實(shí)行互助共濟(jì)、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)的非營(yíng)利性社會(huì)團(tuán)體——中國(guó)漁船船東互保協(xié)會(huì)。中國(guó)漁船船東互保協(xié)會(huì)在各沿海和內(nèi)陸省市設(shè)立辦事處，對(duì)在海洋進(jìn)行捕撈活動(dòng)的漁船開展?jié)O船財(cái)產(chǎn)損失、漁民人身意外傷害、漁船雇主責(zé)任等互助保險(xiǎn)業(yè)務(wù)。此后，漁業(yè)互助保險(xiǎn)工作在國(guó)家和各省市漁業(yè)主管部門的關(guān)心下取得了長(zhǎng)足發(fā)展，協(xié)會(huì)在河北、江蘇、浙江、福建、山東、廣東、寧波等7地紛紛設(shè)立省級(jí)漁業(yè)互保協(xié)會(huì)獨(dú)立開展業(yè)務(wù)。目前，漁業(yè)互助保險(xiǎn)已成為我國(guó)漁業(yè)保險(xiǎn)市場(chǎng)主導(dǎo)力量，承擔(dān)著轉(zhuǎn)移漁業(yè)生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)、保障漁民生命財(cái)產(chǎn)安全、維護(hù)漁區(qū)社會(huì)穩(wěn)定的重要保障功能。

漁業(yè)互助保險(xiǎn)自1994年發(fā)展至今，由小變大、由弱變強(qiáng)，各級(jí)互助保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)在展業(yè)過程中，積累了大量的多類型檔案資料，這些檔案資料真實(shí)地記錄了我國(guó)漁業(yè)互助保險(xiǎn)事業(yè)建立、發(fā)展、改革的全過程。隨著漁業(yè)互保覆蓋面的擴(kuò)大和參保會(huì)員數(shù)量的日益增長(zhǎng)，漁業(yè)互保檔案成為了記錄漁業(yè)互保發(fā)展歷程的主要手段，為漁業(yè)互保工作接下來的發(fā)展提供參照。因此，有必要建立起統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理體系。

二、漁業(yè)互助保險(xiǎn)檔案管理的作用和整理歸檔

全國(guó)漁業(yè)互保機(jī)構(gòu)在服務(wù)漁業(yè)安全生產(chǎn)的過程中發(fā)展壯大，遵循保險(xiǎn)規(guī)律、互助保險(xiǎn)理念，根據(jù)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)狀況和發(fā)展需要，建立了完整的風(fēng)險(xiǎn)管理體制和業(yè)務(wù)體系，已完善了涉及日常運(yùn)行、業(yè)務(wù)政策、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、人員聘用考核等規(guī)章制度。在當(dāng)前階段，進(jìn)一步完善漁業(yè)互助保險(xiǎn)檔案管理制度，認(rèn)真實(shí)施檔案管理工作，有利于推進(jìn)漁業(yè)互助保險(xiǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、健全漁業(yè)風(fēng)險(xiǎn)保障體系，為強(qiáng)化互助保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)規(guī)范運(yùn)作、科學(xué)管理和推動(dòng)現(xiàn)代漁業(yè)建設(shè)發(fā)揮重要作用。

（一）漁業(yè)互助保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍

漁業(yè)互保檔案是漁業(yè)互助保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)在展業(yè)過程中形成的文件材料，以一定歸集方法分別記載、整理了機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)政策、承保單證、理賠單證、重大事件、發(fā)展變革、電子信息等情況，反映制度、發(fā)展方向等方面的變化，具有一定保存價(jià)值和查考利用價(jià)值。

漁業(yè)互保歸檔包括政策依據(jù)類：國(guó)家、地方出臺(tái)的有關(guān)漁業(yè)互助保險(xiǎn)制度及改革的政策法規(guī)，漁業(yè)互助保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)設(shè)立、章程、沿革，業(yè)務(wù)決策和人事任免等重要性文件；業(yè)務(wù)單證類：承保憑證、業(yè)務(wù)批改憑證、理賠憑證等；文件材料類：展業(yè)、理賠、運(yùn)營(yíng)管理過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料；會(huì)計(jì)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表及其他會(huì)計(jì)資料；聲像檔案類：業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和重大活動(dòng)中形成的具有重要?dú)v史價(jià)值的聲音和影像記錄；電子檔案類：具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的歸檔電子文件；實(shí)物檔案類：獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)旗、證書、贈(zèng)品等載體。

（二）漁業(yè)互助保險(xiǎn)檔案的整理、鑒定與保管

1.檔案整理

檔案整理包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制。

每個(gè)省級(jí)漁業(yè)互保機(jī)構(gòu)可作為一個(gè)全宗。根據(jù)檔案文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征的異同分類，分成若干層次和類別，構(gòu)成檔案有機(jī)體系，便于系統(tǒng)查找利用。

檔案分類是檔案整理工作的首個(gè)步驟，也是重要環(huán)節(jié)。每個(gè)省級(jí)漁業(yè)互保機(jī)構(gòu)全宗內(nèi)的檔案分類需要滿足思想性、客觀性、邏輯性和實(shí)用性等要求，經(jīng)過科學(xué)分類后完成立卷、案卷排列、編目等工作。分類檔案應(yīng)瓜分窮盡，子項(xiàng)外延之和等于母項(xiàng)外延，子類之間相互排斥，不得交錯(cuò)或包容，類與屬類之間概念明確、級(jí)別分明、層次適當(dāng)。

適合漁業(yè)互助保險(xiǎn)檔案資料分類辦法主要有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法三種。在漁業(yè)互助保險(xiǎn)工作中，由于全宗檔案的復(fù)雜性，一般采用以上分類中兩種方法結(jié)合的復(fù)式分類法，可采用年度—組織機(jī)構(gòu)分類法、組織機(jī)構(gòu)—年度分類法、年度—問題分類法、問題—年度分類法等方法，在確定了分類方法后，用文字或圖表形式編制分類方案，明確全宗內(nèi)檔案分類體系。

立卷就是將一個(gè)全宗的檔案材料按照文件作者、問題、名稱、時(shí)間地區(qū)等特征，把各類單份文件組合保管，是組成全宗的基本單位。立卷可以將某一活動(dòng)、某一問題或有關(guān)聯(lián)的一組文件組成案卷，反映出漁業(yè)互助保險(xiǎn)工作變化規(guī)律。立卷后要進(jìn)行案卷封面編目，案卷封面包括立檔單位名稱、類目名稱、題名、起止年月、件及頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)等。組成的案卷必須以全宗為單位進(jìn)行系統(tǒng)排列，確定每類案卷的存放位置和前后順序，全宗內(nèi)不同門類、載體和保管期限的檔案，應(yīng)分類排列，逐個(gè)登記形成案卷目錄。按照全宗原則來編制案卷目錄，案卷目錄包括封面、目錄或目次、序言或說明、案卷目錄表、備考表等。

檔案整理前應(yīng)制定檔案整理工作方案，內(nèi)容包括：立檔漁業(yè)互保機(jī)構(gòu)的歷史沿革和檔案狀況、整理要求和具體辦法、檔案分類方案、工作程序、組織機(jī)構(gòu)、人員分工以及完成各項(xiàng)工作的措施和時(shí)間等。整理工作是從區(qū)分文件所屬全宗開始，然后分類、立卷、編制案卷目錄。

檔號(hào)為檔案實(shí)體的編號(hào)，按照我國(guó)有關(guān)規(guī)范，檔號(hào)編制一般包括全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)或件號(hào)。

2.檔案鑒定

檔案鑒定工作程序分三個(gè)階段，一是在文件歸檔時(shí)確定歸檔范圍，二是對(duì)歸檔文件確定保管期限，三是到一定年限時(shí)進(jìn)行檔案價(jià)值復(fù)審。

檔案鑒定工作包括制定鑒定檔案價(jià)值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和各類型的檔案保管期限表，分析檔案的價(jià)值，劃定檔案保管期限，按規(guī)范選出無保存價(jià)值和保管期滿的檔案，登記并審批后予以銷毀。專業(yè)檔案人員可從檔案的內(nèi)部特征分析文件內(nèi)容，從檔案的外部特征分析文件的來源、時(shí)間和形式，從檔案的保存狀態(tài)分析全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度，從而判斷檔案價(jià)值，確定保管期限表。

3.檔案保管

檔案保管的基本條件是根據(jù)各漁業(yè)互保機(jī)構(gòu)實(shí)際狀況設(shè)立綜合檔案庫(kù)、專門檔案庫(kù)、檔案資料室等任意一種作為庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)編制檔案架、柜編號(hào)排放檔案，日常做好溫濕度等管理，延長(zhǎng)檔案壽命、確保檔案安全、嚴(yán)防檔案損毀。根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，用科學(xué)規(guī)范的方法，維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案保管最重要的內(nèi)容和核心環(huán)節(jié)。堅(jiān)持以防為主，立足原件，從自然和人為角度，注意做好檔案的防水、防塵、防火、防潮、防鼠、防蟲、防霉，防偷竊、防丟失、防破壞，實(shí)現(xiàn)檔案保管完整、安全、有序、保密。

三、完善漁業(yè)互助保險(xiǎn)檔案管理的建議

目前，漁業(yè)互保各級(jí)機(jī)構(gòu)因設(shè)立時(shí)間短，漁業(yè)互保檔案管理機(jī)制尚不健全，存在歸檔范圍不明確、文件收集不齊全、檔案保管不集中、檔案管理制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)未統(tǒng)一、業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案重要性不夠明晰、專職人員的數(shù)量和專業(yè)技能不能很好滿足檔案工作需要等問題。此外，受辦公場(chǎng)所面積限制以及辦公經(jīng)費(fèi)不足等客觀條件限制，大多數(shù)漁業(yè)互助保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)沒有設(shè)置獨(dú)立檔案室和檔案密集架，檔案由內(nèi)設(shè)各部門分別自行保管，存在一定的安全隱患，許多重要檔案由于保存不當(dāng)而遺失，造成了巨大損失。因此，要提高各級(jí)漁業(yè)互保機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理的重視程度，使檔案保管人員的思想認(rèn)識(shí)到位、檔案保管措施落實(shí)到位。

各級(jí)漁業(yè)互保機(jī)構(gòu)要根據(jù)漁業(yè)互保檔案的構(gòu)成、規(guī)模、特點(diǎn)，制定檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，通過檔案整理、歸集，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作有據(jù)可查，有章可循，并注意把檔案管理工作分解到各內(nèi)設(shè)部門的年度工作計(jì)劃，納入崗位責(zé)任制，以保證檔案管理工作順利進(jìn)行。

各級(jí)漁業(yè)互保機(jī)構(gòu)應(yīng)培養(yǎng)并引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，并建立健全長(zhǎng)效的檔案評(píng)估機(jī)制、規(guī)范，嚴(yán)密評(píng)估漁業(yè)互保檔案的重要程度，對(duì)歷年積累的各類檔案，按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，確定歸檔范圍，歸口類別、生成年度和保管期限，科學(xué)分類、整理，統(tǒng)一保管且按照漁業(yè)互保檔案的重要程度確定保存時(shí)間、地點(diǎn)、方式，防止重要檔案遺失。同時(shí)要加大資金投入，落實(shí)檔案存放場(chǎng)所及手段，為檔案管理工作持續(xù)、有效開展提供堅(jiān)實(shí)保障，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和精細(xì)化。