大數(shù)據(jù)背景下關(guān)于檔案管理的探討

陳艷

摘 ?要：檔案管理是事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容，能為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的運(yùn)行制度、實(shí)踐流程提供寶貴信息記錄，推進(jìn)事業(yè)單位對(duì)外經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的 順利開展，提升事業(yè)單位的整體工作成效。大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位要為檔案管理工作提供必要信息處理技術(shù)，使檔案信息數(shù)據(jù)明確化、工作規(guī)范化。對(duì) 此，單位員工要結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理實(shí)踐現(xiàn)狀，分析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的實(shí)踐方向，提出科學(xué)可行的檔案管理實(shí)踐路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理;大數(shù)據(jù)時(shí)代;升級(jí);優(yōu)化

引言

檔案管理工作在多年的發(fā)展中很難受到人們的重視，因此發(fā)展速度受 到了不利影響，發(fā)展難度也較大。檔案是對(duì)歷史的記載，而且還有一部分檔 案中記錄的信息十分重要，因此國(guó)家應(yīng)該更加重視對(duì)檔案的管理?，F(xiàn)如今， ?大部分地區(qū)的檔案管理工作仍然是人工形式，無論是收集檔案，還是對(duì)檔案 進(jìn)行管理都是以人工的形式進(jìn)行， ?人工的工作方式可能會(huì)導(dǎo)致管理檔案的過 程中出現(xiàn)失誤，無法有效保障檔案的安全。想要提高檔案管理工作的質(zhì)量， ?發(fā)揮檔案管理的作用，負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門應(yīng)該加強(qiáng)信息技術(shù)與檔案管 理工作的結(jié)合，使用信息技術(shù)解決檔案管理工作中遇到的各種問題，而且相 較于傳統(tǒng)的管理方式具備更多優(yōu)勢(shì)，有利于促進(jìn)信息的共享。

1 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

1.1 ?檔案管理水平有待提高

目前檔案管理工作中，雖然檔案管理體制機(jī)制比較健全，但更多是 針對(duì)傳統(tǒng)載體檔案和比較簡(jiǎn)單的電子文件管理，檔案的收集、管理、開發(fā) 利用也多以傳統(tǒng)形式存在，并未構(gòu)建起健全的新時(shí)代信息化現(xiàn)代化檔案管 理機(jī)制。特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，檔案管理現(xiàn)代化整體水平不高，尤其是 針對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)、區(qū)塊鏈等技術(shù)背景下產(chǎn)生的大量政務(wù)活 動(dòng)記錄缺乏統(tǒng)一有效的現(xiàn)代化檔案管理規(guī)范和措施。與此同時(shí)，隨著信息 技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的便捷優(yōu)勢(shì)使得人們獲取信息的渠道更加多樣 化，使得處于傳統(tǒng)檔案管理形式下的檔案信息開發(fā)利用工作顯得滯后。同 時(shí)，各級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、綜合檔案館、專業(yè)檔案館存量檔案數(shù)字化 工作開展不充分、不平衡，在新舊管理載體轉(zhuǎn)換、利用方式更新的道路 上，還有大量工作亟待推進(jìn)。

1.2 ?檔案管理信息化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟

檔案管理信息化進(jìn)程在不斷推進(jìn)，但其實(shí)這個(gè)技術(shù)并不成熟，目前 還沒有一個(gè)完整的系統(tǒng)，兩者還沒有很好結(jié)合。檔案資源的管理和使用都 需要一個(gè)全面的資源平臺(tái)，但目前而言，檔案管理信息化系統(tǒng)發(fā)展尚不成 熟。長(zhǎng)期以來，檔案管理資料的作用只是提供服務(wù)咨詢和材料證明的作 用，在實(shí)際的使用和服務(wù)上都缺乏創(chuàng)新性的突破，造成檔案管理工作僅停 留在表層以上，缺乏開發(fā)與挖掘的深度，因此，眾多的檔案管理服務(wù)工作 無法全面鋪開。

1.3 ?人員能力不足

在檔案管理工作實(shí)踐中，檔案管理人員作為落實(shí)各項(xiàng)工作要求的重 要組成，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行現(xiàn)代化辦公技術(shù)的準(zhǔn)確處理，以保障檔案信 息數(shù)據(jù)的快速歸檔和無用信息清理安全。而當(dāng)檔案管理工作轉(zhuǎn)向技術(shù)層面 時(shí)，則需要檔案管理人員存在與時(shí)俱進(jìn)的思維能力，助力于檔案管理工作 的轉(zhuǎn)型規(guī)劃，推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地運(yùn)用到檔案管理體系中，進(jìn)而不斷提 升檔案管理工作成效。但從當(dāng)前檔案管理工作實(shí)踐現(xiàn)狀來看，多數(shù)事業(yè)單 位都能夠與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，但部分檔 案管理人員缺乏檔案管理信息數(shù)據(jù)化能力、數(shù)據(jù)化思維，使檔案管理工作 止步不前，影響大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的良好運(yùn)用效果。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理實(shí)踐方向

2.1 ?樹立新的檔案管理服務(wù)理念

在檔案管理過程中，檔案管理服務(wù)是人工操作重點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代 背景下，檔案管理工作的實(shí)踐，需要樹立新的檔案管理服務(wù)理念，以良好 的理念來提升檔案管理人員服務(wù)認(rèn)知度，使其在大數(shù)據(jù)的支撐下，為事業(yè) 單位各項(xiàng)工作的實(shí)踐提供精準(zhǔn)有效的信息數(shù)據(jù)服務(wù)。檔案管理工作要樹立

新的檔案管理服務(wù)理念，本著一切為事業(yè)單位利益為準(zhǔn)的原則開展工作， ?并在檔案管理工作實(shí)踐中做到耐心、細(xì)心、熱心、專心，提升檔案管理工 作在各項(xiàng)工作中的實(shí)踐力度。檔案管理人員要在工作中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)思 維，不斷促進(jìn)檔案管理的精準(zhǔn)化運(yùn)作，以開放性的管理服務(wù)模式，提升檔 案管理服務(wù)滿意度，并以檔案管理優(yōu)質(zhì)性服務(wù)模式，致力于事業(yè)單位的全 面性發(fā)展。事業(yè)單位要增強(qiáng)人員在工作狀態(tài)中的服務(wù)意識(shí)，使他們的工作 服務(wù)理念深入人心，推動(dòng)檔案管理工作流程下的大數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)應(yīng)用。

2.2 ?加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

人才是檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。做好大數(shù)據(jù)背景下的新時(shí)代檔案 管理工作，應(yīng)該建立思想素養(yǎng)高、專業(yè)能力強(qiáng)的專業(yè)隊(duì)伍。應(yīng)該從檔案工 作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和滿足檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)實(shí)需求兩個(gè)角度，通過選調(diào)、招考等 方式積極引進(jìn)人才，特別專業(yè)對(duì)口，既懂計(jì)算機(jī)、又懂檔案管理的專業(yè)化 人才，解決現(xiàn)有檔案干部隊(duì)伍專業(yè)人才不足、結(jié)構(gòu)不合理、年齡老化等問 題。同時(shí)，還應(yīng)針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員實(shí)際，科學(xué)組織開展相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí) 培訓(xùn)，可采取基于工作現(xiàn)實(shí)狀況開展相應(yīng)的干訓(xùn)結(jié)合活動(dòng)。提升現(xiàn)有人員 的檔案業(yè)務(wù)水平、計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平、檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用水平、電子檔案管 理水平。通過引進(jìn)人才和提升現(xiàn)有人員水平兩方面，協(xié)調(diào)推進(jìn)檔案干部隊(duì) 伍建設(shè)，促進(jìn)其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)的提升。

2.3 ?建立健全檔案規(guī)范體系

要想在信息化時(shí)代使用信息技術(shù)做好檔案管理工作，健全的檔案規(guī) 范體系是一切工作的基礎(chǔ)，能夠統(tǒng)一管理工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。在傳統(tǒng)的管 理工作中有很多缺陷，管理工作質(zhì)量較低，檔案管理工作的作用沒有得 到充分發(fā)揮，現(xiàn)如今，檔案管理工作缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息化技術(shù)的覆蓋 不徹底，所以，我們必須要有一個(gè)健全的管理規(guī)范體系，提高檔案管理 工作的質(zhì)量。

2.4 ?對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施進(jìn)行更新

我們需要更新檔案管理的軟硬件設(shè)施，這樣才能提高檔案管理的質(zhì)量 和效率，從而將重要的內(nèi)容得以保存，減少問題的出現(xiàn)，現(xiàn)代化的設(shè)備能 夠?qū)崿F(xiàn)更好的效果，全面進(jìn)行管理，并且能夠應(yīng)對(duì)各種問題和困難，達(dá)到 更好的效果，使得重要的內(nèi)容得到準(zhǔn)確的保存。在實(shí)際的發(fā)展中，檔案管 理人員需要學(xué)會(huì)熟練的操作相關(guān)的設(shè)備，還需要對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的 更新，這樣就能保障數(shù)據(jù)的完整性，還可以進(jìn)行分類整理，提高檔案管理 的水平。

結(jié)束語

檔案管理要立足于檔案管理過程中存在的不足，推進(jìn)新的檔案管理思 維和技術(shù)應(yīng)用，升級(jí)檔案管理工作模式，發(fā)揮檔案管理人員在事業(yè)單位整 體工作的重要作用，助力事業(yè)單位綜合競(jìng)爭(zhēng)能力的提升。因此，在事業(yè)單 位發(fā)展進(jìn)程中，要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理工作的實(shí)踐，明確檔案管理與各項(xiàng)工 作的關(guān)聯(lián)，推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理應(yīng)用，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫和工作 數(shù)據(jù)信息庫，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展模式。

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