招標代理機構風險型招標管理服務模式創(chuàng)新研究

郭 玥

天津市信恒工程造價咨詢有限公司 天津 300000

引言

在工程建設各項工作中,招標管理與施工合同密切相關,直接影響了合同是否能夠發(fā)揮最佳效力,同時對工程工期、質量和造價目標的實現(xiàn)也具有極大地影響。因此如何甄選合作供應商屬于工程中最為重要的環(huán)節(jié)。這就要求重視提升招標代理工作質量。傳統(tǒng)招標的招標代理行業(yè)通常是由政府指導控制價格,取費總量相對固定,隨著競爭對手的增加,行業(yè)發(fā)展遇到了更為嚴峻的考驗。為此,探究新型招標業(yè)務模式,提升行業(yè)創(chuàng)新性,是保證行業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的關鍵。

一、風險型招標管理服務模式提出及特點

1.風險型招標管理服務模式提出

招標代理屬于具有中國特色的服務行業(yè),其基礎為法定招標環(huán)境,要求機構首先具備招標文件編制以及組織評標的能力,可以根據(jù)業(yè)主要求完成招標各項事宜。從業(yè)主方面來說,招標代理的租用是通過招標的方法合理選擇最佳的供應商,能夠按照合同委托的實施工作?，F(xiàn)階段,招標工作較為普遍,因此,大部分的業(yè)主能夠實現(xiàn)自主招標,委托招標代理服務必要性逐步降低。同時業(yè)主對招標大力服務的要求也不斷提升,不僅要求能夠獲取招投標信心,順利完成招標流程及手續(xù)辦理,同時更為重視在招標過程中體現(xiàn)自身專業(yè)性,能夠為業(yè)主提供更具針對性和經(jīng)驗型的意見和建議,招標代理機構是否能夠提供風險保障的招標管理服務是其服務品質提升的硬性指標[1]。

2.風險型招標管理服務模式特點

風險型招標管理服務模式屬于一種創(chuàng)新的服務模式,其主要意義就是能夠提升業(yè)務管理工作效率,有效規(guī)避招標工作相關風險,并刺激產生管理外包市場實際需求。和傳統(tǒng)代理服務模式相比,本種新型服務管理模式價值更高。業(yè)主滿意度更高,同時也愿意支付更高的服務費用。

二、風險型招標管理服務模式風險

1.外部風險

名錄庫中備案的招標代理機構社會認同度高,一旦從名錄庫出去,那么會導致業(yè)務量明顯降低,從而也會降低再次進入名錄庫的概率。因此對于新進入機構,需要抓住時機,能夠在困難和挑戰(zhàn)面前發(fā)現(xiàn)機會,逐步強化自身的憂患意識和風險意識。電子商務導致招標形式發(fā)生變化,同時也為招投標機構帶來了諸多風險,政府和社會監(jiān)督形式及機制、招投標秩序等都發(fā)生了明顯的變化。監(jiān)管部門制定的程序繁多且變化速度快,另外,對于招標項目來說,不同項目對應政府主管部門不同。即便是歸屬于同一主管部門,那么也存在差異化的管理模式和方法。這些都會增加招標服務的工作風險。

2.內部風險

管理流程的欠缺,內部交流溝通效率低,會影響信息傳遞的準確性及正常工作。招標代理人需要了解法律法規(guī)內容,同時還能按照客戶需求充分結合自身優(yōu)勢,為其尋找最佳投標人。確保客戶和投標人關系融洽,避免發(fā)生糾紛。

三、基于風險型招標管理服務的服務流程

1.合同執(zhí)行管理

合同實施前,要求主要領導和參與方成員完成合同交底,主要闡述合同內容、主要風險、具體實施方案以及責任分配情況。在合同執(zhí)行階段,雙方需要根據(jù)習慣進行磨合,通常情況下,不發(fā)生合同糾紛,雙方不再對合同進行討論。一旦發(fā)生問題,需要合同約束雙方明確各自權利和義務。對合同條件均由招標機構擬定,因此對其內容較為熟悉。為此,招標階段需要由招標機構對承包商進行講解和貫徹。實現(xiàn)招標機構和承包方信息對稱。通常情況下由招標機構執(zhí)行合同,供需雙方進行集中合同交底,并共同對合同的實施和執(zhí)行進行監(jiān)督、監(jiān)測和糾正,避免發(fā)生合同糾紛。簽訂合同后,為了避免承包商不履約,則需要根據(jù)退訂實施履約行為擔保,業(yè)主則實施支付擔保,能夠確?？铐椔募s情況。風險型招標管理業(yè)務實施過程中,對于中標承包商履約行為來說,招標代理結構具有連帶責任,可協(xié)商成為承包商履約擔保的受益人之一也可協(xié)商為唯一受益人,能夠將履約承諾風險進行轉移[2]。此舉不改變業(yè)主的風險保障,并可確保履約保函中招標代理機構的受益人地位,從而強化其話語權。其優(yōu)勢分析為,業(yè)主如果不具備良好風險意識或是擔保知識認知較差時,能夠改變僅作為咨詢一方的被動情況,強化其自身自主權實現(xiàn)招標風險轉移,也可獲得更高地風險報酬。合同工作規(guī)劃需要明確具體實施主體或是責任人,執(zhí)行過程中進行監(jiān)督檢查和糾正,及時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行中存在的不足,并給出有效意見或給予解決方案。風險型招標管理時,一旦承包商違背合同,招標單位可自主進行解決,如給予支持促進承包商履約,引入新的候選人,針對未完成項目進行補償。建設項目屬于特殊的商品,在執(zhí)行過程中,相關影響因素較多,因此項目進行合同變更是無可避免地。從執(zhí)行層面分析,工程變更可分為消極變更和積極變更兩種。消極變更主要是指涉及措施,施工條件變化影響實際施工等需要進行調整。積極變更則是對設計和執(zhí)行進行優(yōu)化和改善,從而能夠縮減項目費用、提升項目質量或是縮減項目所需時間。對索賠報告進行深入研究和嚴格審核、獲得駁回的證據(jù)或證明、對索賠價值進行復核、制定反索賠報告、規(guī)范使用合同預防發(fā)生反索賠等均屬于反索賠工作重點。工程索賠具體為在執(zhí)行合同時,針對非自身原因造成的經(jīng)濟損失,索求時間或是經(jīng)濟賠償。招標代理結構屬于業(yè)主委托單位,需要采取有效措施對業(yè)主進行監(jiān)督,提出預防方法并提醒注意事項,要求嚴格履行合同各項義務,避免發(fā)生合同違約,并進行必要管制,避免遺留索賠依據(jù)。合同實行完成結束后視為合同終止,實行單位需要及時進行準確評價,并總結合同內容和實施中的經(jīng)驗并統(tǒng)計成報告。對后續(xù)各項工作的開展,合同報告和評價具有較高的參考和借鑒價值。

2.合同收尾

合同收尾工作中工作重點為獲取代理機構酬金并完成檔案資料移交歸檔。檔案資料移交歸檔工作需依照傳統(tǒng)模式重點規(guī)范完成。風險型招標管理服務模式酬金的獲取,對于具備較強風險規(guī)避意識項目業(yè)主來說,其管理服務價值顯著,因此相比單獨的代理服務來說,業(yè)主會承擔更高的服務費用。國家對項目管理收費并無標準規(guī)范,雙方可根據(jù)市場情況進行議價和定價,也可以參考類似工程明確具體費用[3]。

3.招標代理機構采購文件結構化管理方式

依據(jù)業(yè)務管理結構化流程框架,項目生命周期理論具體標志為可交付成果,同時遵循招標采購項目自身規(guī)律,參考項目采購管理規(guī)范,制定招標采購四步法,具體為:招標采購策劃、實施、合同執(zhí)行管理（采購）、收尾。招標方案屬于招標采購策劃階段的成果輸出,其工作內容具體為:明確招標條件、機構對比選擇、代理協(xié)議談判和簽訂、成立招標工作團隊,調研并分析項目情況、明確業(yè)主和項目訴求、分析內外部環(huán)境具體情況,擬定招標采購計劃方案,并提交給業(yè)主進行審核及修改。

四、風險型招標管理服務模式創(chuàng)新策略

1.總體風險應對策略

以風險管理理論為依據(jù),需要制定相應措施提升風險承受能力并降低最終損傷,對應措施形式多樣,具體包括風險規(guī)避、損失控制、風險分散和轉移、風險財務轉移、風險準備金以及主體保險等。以風險管理理論為基礎制定風險分擔原則,由風險相關方中最適合或是防范風險能力最高的一方承擔危害后果屬于最佳轉移方法。為此,在風險性招標管理模式下,招標機構不但需要具備經(jīng)濟實力和專業(yè)能力,同時還需要強化自身管理能力,增加風險抵御能力,還要能夠合理使用風險管理工作,最大程度轉移或是規(guī)避風險[4]。

2.工程擔保風險創(chuàng)新應對措施

目前擔保模式主要分為兩種,即有條件和無條件擔保,需根據(jù)實際工程需求將擔保類型明確在招標文件上。一般情況下,無條件擔保時銀行作為擔保主體,采取支付反擔保費形式,支持無條件索賠,對業(yè)主來說經(jīng)濟風險較低,缺點為業(yè)主承擔的法律風險較高。有條件擔保通常由專業(yè)擔保機構作為擔保主體,以信用擔保作為保費形式,索賠是需要嚴格審核受益人并由法院進行最終評判,對業(yè)主較為不利。實際選擇時,需要根據(jù)自身情況合理進行選擇,確保自身利益。

擔保品種主要分為四種,即為招標及履行信用擔保、付款擔保和進度擔保。對于信用擔保來說,對投保人的利益保證效力最佳,一般情況下,投標保額可達到2%-5%。從付款擔保方面來看,分包商利益為主要保障,確保其能夠獲得既定款項。從履約信用擔保方面來說,擔?？捎行ьA防承包商單方面違約。現(xiàn)階段市場背景下,業(yè)主無法按時支付工程款情況較為多見,因此采取業(yè)主責任擔保的模式,能夠進一步保證承包商利益,使其順利獲得相應款項。

目前市場中擔保機構主體主要為銀行、保險公司和專業(yè)擔保機構,被保人需要綜合考慮自身情況并結合市場形勢進行判斷和選擇。選擇時需要明確,銀行通常出具無條件保函,支付賠償屬于其主要擔保責任,缺陷為缺乏專業(yè)知識和理賠經(jīng)驗。其他兩個機構則具有豐富的理賠經(jīng)驗,同時可以出具有條件保函。另外,工程擔保機構能夠從工程層面合理判斷承包能力,其在履約類保函方面能力理想。

實際工作中,需要重視提升從業(yè)人員專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)和服務質量,需要定期組織人員進行培訓和學習,確保綜合能力提升。同時積極引入綜合性人才,要求不但有寬泛的理論知識,同時綜合素質要過硬,能夠專業(yè)且優(yōu)質的完成各項工作。具備瞻前顧后的能力,了解合同、造價、設計和監(jiān)理等環(huán)節(jié)工作,從而提升招標服務質量,能夠為業(yè)主提供滿意的服務。

五、結論

由上可知,對于企業(yè)工作開展來說,風險隨處可見,招標代理機構需要對風險問題引起重視,明確風險的類型和具體來源,以此為依據(jù),對創(chuàng)新管理服務模式進行優(yōu)化和完善。慎重選擇擔保模式、機構和品種,并重視提升人員專業(yè)能力和工作素養(yǎng)。有效規(guī)避風險,高質量完成風險型招標管理服務,并促進招標代理結構更為穩(wěn)健的發(fā)展。