淺談在企業(yè)合同管理中財(cái)務(wù)部門應(yīng)發(fā)揮的管理職能

羅 倩

衡陽(yáng)市煙草公司財(cái)務(wù)科 湖南 衡陽(yáng) 421001

從2017年7月,財(cái)政部公布了修訂的《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第14號(hào)—收入》（簡(jiǎn)稱“新收入準(zhǔn)則”）,該準(zhǔn)則于2021年1月1日起已全面施行,“新收入準(zhǔn)則”的五步法自始至終都是圍繞“合同”這個(gè)主體而展開的,到2021年1月1日起施行的《民法典》,其合同編共計(jì)526條,所占條文總數(shù)1260條的比例約為42%,幾乎占據(jù)了“半壁江山”。由此可見,在當(dāng)今社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中“合同”的應(yīng)用程度之廣泛,間接地說(shuō)明了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也就是契約經(jīng)濟(jì)。而企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行主線就是圍繞在這一個(gè)個(gè)的契約秩序中,不斷地實(shí)現(xiàn)自己的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)?，F(xiàn)代很多企業(yè)都將合同管理列為企業(yè)的核心管理,實(shí)行多部門聯(lián)動(dòng)化、體系化、動(dòng)態(tài)化的管理模式。在此企業(yè)外部環(huán)境的激發(fā)和企業(yè)內(nèi)部管理的要求下,財(cái)務(wù)部門也相應(yīng)參與到了合同訂立、合同履約、合同變更和合同風(fēng)險(xiǎn)控制等各個(gè)合同管理的環(huán)節(jié)當(dāng)中。因此,財(cái)務(wù)部門也應(yīng)該從《民法典》和“新收入準(zhǔn)則”的要求出發(fā),結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況,研究企業(yè)的合同在其整個(gè)生命周期內(nèi)的財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的管理職能。

一 、財(cái)務(wù)部門參與合同管理目的

財(cái)務(wù)部門參與合同管理的目的是有利于規(guī)避企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的各種內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)和提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所獲得的效益。如果財(cái)務(wù)部門在合同管理環(huán)節(jié)中審查出薄弱環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),有效規(guī)避企業(yè)的資金風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)核算風(fēng)險(xiǎn)、稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)等,再會(huì)同相關(guān)部門一起分析出風(fēng)險(xiǎn)形成的原因和癥結(jié)之所在,共同制定切實(shí)有效地防范和應(yīng)對(duì)措施,這也就是提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益的途徑之一。這樣便有效地促進(jìn)了實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的更大化,維護(hù)了企業(yè)在中國(guó)特色社會(huì)主義新時(shí)代下健康、穩(wěn)定和高質(zhì)量的發(fā)展。

二、財(cái)務(wù)部門參與合同管理的意義

第一,企業(yè)的內(nèi)部管理更加體系化。加強(qiáng)合同管理多部門聯(lián)動(dòng)化,使內(nèi)部管理更加規(guī)范化、全盤化和系統(tǒng)化。第二,企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理更加嚴(yán)密化。財(cái)務(wù)部門及時(shí)收集和分析有關(guān)合同風(fēng)險(xiǎn)的各種信息,預(yù)測(cè)將會(huì)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn),并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控或預(yù)警,緊密地織牢了企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)防控這張網(wǎng)絡(luò)。第三,業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的融合更加深度化。合同管理促使財(cái)務(wù)部門更多參與到業(yè)務(wù)事項(xiàng)的事前、事中、事后,掌握了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的第一手資料信息,更好地保障了財(cái)務(wù)為業(yè)務(wù)工作的開展提供更快更好地服務(wù)。第四,財(cái)務(wù)核算更加規(guī)范化。依據(jù)合同識(shí)別交易事項(xiàng),使企業(yè)能夠嚴(yán)格地執(zhí)行《新收入準(zhǔn)則》,準(zhǔn)確核算合同的交易價(jià)格,識(shí)別出合同中的各項(xiàng)履約義務(wù),有利于準(zhǔn)確核算收入及結(jié)轉(zhuǎn)相應(yīng)的成本,為企業(yè)管理者的決策提供更有力地?cái)?shù)據(jù)支撐。第五,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更加及時(shí)和真實(shí)化。財(cái)務(wù)部門第一時(shí)間掌握合同變更及補(bǔ)充協(xié)議的簽訂等情況,便能夠及時(shí)區(qū)分未完成地履約義務(wù)、未開始履約義務(wù)或新的履約義務(wù),能及時(shí)出具的真實(shí)可靠的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)。第六,財(cái)務(wù)檔案管理更加完整化。將合同作為財(cái)務(wù)原始憑證附件資料,提高了財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和科學(xué)性。第七,財(cái)務(wù)管理更加精細(xì)化。財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同及時(shí)清理應(yīng)收款項(xiàng)并向業(yè)務(wù)部門進(jìn)行通告,敦促業(yè)務(wù)部門進(jìn)行催收,縮短了應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)天數(shù),加強(qiáng)了應(yīng)收賬款的管理,有效地杜絕了壞賬的發(fā)生。第八,財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)更加綜合化。合同在企業(yè)的整個(gè)生命周期內(nèi)設(shè)置財(cái)務(wù)部門職能管控,倒逼財(cái)務(wù)人員必須不斷學(xué)習(xí)專業(yè)及專業(yè)領(lǐng)域之外的知識(shí)以提高自身的履職能力,同時(shí)還要提高職業(yè)道德修養(yǎng)水平,嚴(yán)守合同中的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。

三、財(cái)務(wù)部門在合同管理中應(yīng)發(fā)揮的管理職能

管理職能是指職責(zé)與效能的管理。它具體是指提出和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,繼而制定解決問(wèn)題方案和建議的過(guò)程。財(cái)務(wù)部門在經(jīng)歷合同訂立前的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè),風(fēng)險(xiǎn)辨析;合同履約中的資金支付控制;合同結(jié)算階段的驗(yàn)收和履約監(jiān)督等合同全生命周期財(cái)務(wù)管理控制過(guò)程中,怎樣才能發(fā)現(xiàn)事件的問(wèn)題并及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警呢?首先,我們先來(lái)探討一下財(cái)務(wù)部門在合同管理過(guò)程中應(yīng)該關(guān)注的問(wèn)題:

1.合同取得和訂立時(shí)的管理關(guān)注問(wèn)題

在合同取得和訂立前,財(cái)務(wù)部門要有商業(yè)戰(zhàn)略意識(shí),既要充分全盤考慮年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)預(yù)算又要對(duì)其是否符合企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益可行性進(jìn)行判斷,才能充分促使合同具備完成締約目的又能持續(xù)帶來(lái)后期經(jīng)濟(jì)利益的作用,這也是財(cái)務(wù)部門管理從執(zhí)行到戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的體現(xiàn)。

在合同訂立之時(shí),財(cái)務(wù)部門要審查合同內(nèi)容的合法性、效益性、嚴(yán)謹(jǐn)性。第一,合同標(biāo)的是否符合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍。第二,合同數(shù)據(jù)是否嚴(yán)密準(zhǔn)確。包括標(biāo)的數(shù)量、單價(jià)、金額、型號(hào)等,其計(jì)算方式和大小寫金額是否正確,是否符合國(guó)家和行業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),是否符合相關(guān)價(jià)格政策、符合采購(gòu)預(yù)算等規(guī)定;分期付款的金額是否與合同總金額一致等;第三要關(guān)注增值稅發(fā)票的開具和稅率問(wèn)題。是否開具增值稅專用發(fā)票,在全球新冠疫情的大環(huán)境下,稅率是否加上“隨同國(guó)家政策的調(diào)整而調(diào)整”這一條;第四要關(guān)注付款方式、付款期限和付款條件。是否根據(jù)不同類型的采購(gòu)合同選擇是一次性付款還是分期付款,而分期付款的節(jié)點(diǎn)是否具體到“完成**后的XX個(gè)工作日內(nèi)”,是否設(shè)置了制約對(duì)方按時(shí)按質(zhì)完成履約義務(wù)的付款條件,如設(shè)備是否安裝到位并試運(yùn)行**日驗(yàn)收無(wú)問(wèn)題后;第五要關(guān)注合同的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)性。合理預(yù)測(cè)合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn),充分利用《民法典》等法律資源中的擔(dān)保制度、保險(xiǎn)制度以及糾紛法律制度制定相應(yīng)條款避免風(fēng)險(xiǎn)陷阱。如是否對(duì)履約保證金（或保函）的具體內(nèi)容加以明確:何種情況下扣除、保函生效失效時(shí)間、履約保證金退還的時(shí)間及利息約定,定金比例是否符合法律規(guī)定,是否需要預(yù)扣質(zhì)保金及質(zhì)保金時(shí)限是合理有效,是否明確違約金的扣除條款,違約金的設(shè)定比例要適當(dāng),過(guò)低起不到防止違約的目的,過(guò)高則法律也不會(huì)予以支持。特別值得關(guān)注的是合同執(zhí)行期間的安全措施和發(fā)生安全事故的責(zé)任賠償方是否明確,訴訟和律師等費(fèi)用的歸屬方等問(wèn)題。

2.合同履約時(shí)的管理關(guān)注問(wèn)題

在合同履約時(shí),財(cái)務(wù)人員要根據(jù)財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況監(jiān)督合同的履約情況。第一要關(guān)注付款條件和時(shí)限。對(duì)方開具的發(fā)票是否合法合規(guī),對(duì)方的付款請(qǐng)求是否可行,是否達(dá)到合同相應(yīng)的付款條件,確保發(fā)票流、資金流、合同流、貨物流的一致性才能支付款項(xiàng),嚴(yán)格把好費(fèi)用審核和資金安全關(guān)。第二關(guān)注履約異常的合同。一旦發(fā)現(xiàn)對(duì)方有履約異?；蚣磳适募s能力等情形,一定要及時(shí)通知合同經(jīng)辦部門,配合相關(guān)部門一起采取相應(yīng)的防范措施,力爭(zhēng)將違反合同條款的行為扼殺在萌牙階段。第三關(guān)注合同履約過(guò)程中的資金時(shí)間成本問(wèn)題。從資金的時(shí)間價(jià)值角度出發(fā),對(duì)照合同履約實(shí)際,盡可能作到“及早收取款項(xiàng),最晚支付款項(xiàng)”,把好資金的統(tǒng)籌使用關(guān)。

3.合同結(jié)算時(shí)的管理關(guān)注問(wèn)題

財(cái)會(huì)人員根據(jù)合同條款審核執(zhí)行結(jié)算業(yè)務(wù),應(yīng)關(guān)注標(biāo)的物所有權(quán)的轉(zhuǎn)移,是否取得相關(guān)結(jié)算資料,如符合合同要求的結(jié)算報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)檢報(bào)告、質(zhì)量保修書等,凡未按合同條款履約的,或驗(yàn)收未通過(guò)的業(yè)務(wù),有權(quán)拒絕付款。其次要關(guān)注債權(quán)債務(wù)的清理。是否按要求扣留了質(zhì)保金,履約保證金和定金等的清算問(wèn)題。

4.合同的其它情形管理關(guān)注問(wèn)題

除上述之外,財(cái)務(wù)人員還就要具備嚴(yán)謹(jǐn)法律頭腦,應(yīng)關(guān)注合同文本中的一些常見的法律用語(yǔ)錯(cuò)誤像“定金”與“訂金”不分、“抵押”與“質(zhì)押”混用的情形等。如果遇到合同的變更、補(bǔ)簽、索賠等特殊情形下,財(cái)務(wù)人員首先判斷該情形是否符合法律、法規(guī)和政策,以及相關(guān)文件的規(guī)定。重點(diǎn)關(guān)注變更后不同情形下的交易對(duì)價(jià)及收付款問(wèn)題。如補(bǔ)簽分期付款的合同是否根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整付款條件和期限,以免因約定不當(dāng)導(dǎo)致遲延支付的違約風(fēng)險(xiǎn)。

發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在只是管理職能發(fā)揮的基本要求,怎樣制定出解決問(wèn)題的最優(yōu)方案,才是管理職能發(fā)揮的最本質(zhì)要求。下面,我們來(lái)探討一下財(cái)務(wù)部門在合同管理過(guò)程中怎樣能夠更好地解決問(wèn)題和提出可行性建議的方法。

第1,財(cái)務(wù)人員樹立主動(dòng)參與合同管理的意識(shí)。財(cái)務(wù)人員要順應(yīng)社會(huì)主義新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì),積極主動(dòng)參與企業(yè)的合同管理中來(lái),樹立財(cái)務(wù)管理是實(shí)現(xiàn)合同管理的重要保障而作好合同管理又是實(shí)現(xiàn)高效財(cái)務(wù)管理的重要基礎(chǔ)意識(shí)。

第2,財(cái)務(wù)人員要有融會(huì)貫通,學(xué)思踐悟的精神。使財(cái)務(wù)管理和合同管理相互合作,學(xué)習(xí)理論的同時(shí)思考聯(lián)系實(shí)際,在實(shí)踐中尋求解決問(wèn)題的方法,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,走自我實(shí)現(xiàn)與企業(yè)的發(fā)展有機(jī)結(jié)合的道路。

第3,財(cái)務(wù)人員要有部門間溝通協(xié)作的能力。財(cái)務(wù)人員在合同管理過(guò)程中要暢通企業(yè)部門間的信息交流的渠道,為業(yè)務(wù)部門提供財(cái)務(wù)專業(yè)服務(wù)支持,為相關(guān)部門再次審查把關(guān),及時(shí)反饋發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,積極主動(dòng)作好應(yīng)做的工作,不推諉、埋怨,與多部門統(tǒng)一意見,統(tǒng)一行動(dòng),協(xié)同制定解決問(wèn)題的措施。

第4,多崗位財(cái)務(wù)人員參與合同管理。制定適當(dāng)?shù)膷徫宦氊?zé)分離制度,管理會(huì)計(jì)可以參與到合同的擬訂審查和談判過(guò)程,核算會(huì)計(jì)可以參與到合同的簽訂審查與履約、結(jié)算過(guò)程,部門內(nèi)人員即互相配合又相互制約,在團(tuán)隊(duì)共同的努力下才能更好地發(fā)揮合同管理中的財(cái)務(wù)職能。

第5,財(cái)務(wù)部門在合同管理中要遵循重要性原則。對(duì)于重要合同,要及時(shí)作好包含完整合同信息的臺(tái)賬以備查,包括但不限于合作商名稱、合同編號(hào)、合同金額,發(fā)票信息、付款情況、合同生效及終止日期、質(zhì)保金日期等信息,提高重要合同全過(guò)程監(jiān)管,按月更新,做到賬實(shí)相符,加強(qiáng)了合同的精細(xì)化管理和動(dòng)態(tài)管理,以便于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)止損。

第6,財(cái)務(wù)部門要統(tǒng)籌合同資金收支情況。合同的收支資金應(yīng)遵循集中收支管理、綜合平衡、安全高效、優(yōu)化投向的原則。根據(jù)企業(yè)的內(nèi)外部資金監(jiān)管制度要求,對(duì)照合同履約實(shí)際,把好資金的使用和費(fèi)用的結(jié)算關(guān),以便對(duì)執(zhí)行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)作風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估預(yù)警。

第7,財(cái)務(wù)部門要對(duì)合同進(jìn)行持續(xù)評(píng)估分析。通過(guò)實(shí)、際值與目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)值的差異,作好定量數(shù)據(jù)分析,定期向管理層反饋合同管理中存在的財(cái)務(wù)問(wèn)題,揭示差異形成的動(dòng)因,制定相應(yīng)的增收節(jié)支措施,進(jìn)行有效的成本控制,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),客觀地展現(xiàn)合同管理的成果。

在全球市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的大趨勢(shì)下,企業(yè)想要保持良好的競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì),就必須秉持著供需雙方合作共贏的商業(yè)契約精神這把尚方寶劍。企業(yè)的財(cái)務(wù)部門應(yīng)該在加強(qiáng)自身財(cái)務(wù)管理水平的同時(shí)積極參與到企業(yè)的合同管理當(dāng)中去,協(xié)同發(fā)揮出相應(yīng)的管理職能。雖說(shuō)探索合同管理中的財(cái)務(wù)管理之路是任重而道遠(yuǎn)的,但它也是一條企業(yè)通向持續(xù)、有效、健康發(fā)展的必經(jīng)之道。