大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作淺析

劉新怡

摘要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息管理面臨更加復(fù)雜而多變的情況。信息檔案的管理在實(shí)現(xiàn)了巨大進(jìn)步的同時(shí)，自身也出現(xiàn)了諸多問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理方式，與傳統(tǒng)的管理模式存在極大的差異，同時(shí)包含著新的信息處理方式，為檔案的管理增加了難度。因此，工作人員在信息處理過程中需要探索出新的管理方法，以適應(yīng)大量的數(shù)據(jù)處理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;工作措施

一、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

1檔案管理水平有待提高

在實(shí)際的檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理體系，管理工作基本上是各自為政，規(guī)范性有待提高。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)便捷的優(yōu)勢(shì)讓人們獲取信息的渠道更加多元化，這對(duì)于還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中的管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員必須要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，滿足人們多元的信息需求。

2檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不足

多數(shù)的檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)知識(shí)，對(duì)于檔案管理的基本原則和制度了解不夠深，對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為只是將檔案收集起來(lái)，進(jìn)行分類保存就可以了，檔案信息的價(jià)值不能很好地發(fā)揮出來(lái)。此外，檔案管理工作多是中老年人員，對(duì)于現(xiàn)代的新技術(shù)接受能力比較差，對(duì)于檔案的編研工作研究不夠深入，而且人員的流動(dòng)性比較強(qiáng)，很難保證檔案管理工作連續(xù)的開展。

3檔案管理設(shè)施建設(shè)不足

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)據(jù)信息的猛增，檔案的管理工作越來(lái)越復(fù)雜，工作量越來(lái)越大。因此，要做好檔案管理工作還需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)完成，這就需要加強(qiáng)對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。當(dāng)前存在的情況是，多數(shù)單位對(duì)于檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，導(dǎo)致一些檔案管理的設(shè)備、場(chǎng)地配備不足，老化的設(shè)備也不能及時(shí)更新，出現(xiàn)檔案資料丟失或是損壞的情況。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理對(duì)策分析

1加快檔案管理信息化建設(shè)

要想加快檔案管理的信息化建設(shè)，相關(guān)部門的硬件設(shè)施也急需完善，用新的管理設(shè)備代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式的管理方式，可以有效提高管理效率[3]。因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的優(yōu)化更新，一方面可以對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行整合處理利用，加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件設(shè)施的配備，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案儲(chǔ)存模式，另一方面，可以對(duì)相關(guān)的檔案管理軟件進(jìn)行研發(fā)，綜合考慮客戶以及管理人員的多方要求，淘汰過時(shí)的管理模式，將具有現(xiàn)代化氣息的技術(shù)應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中。

2樹立檔案管理的安全意識(shí)

在當(dāng)下的大數(shù)據(jù)時(shí)代，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中時(shí)必須樹立正確的信息安全意識(shí)。大數(shù)據(jù)下的檔案信息不同于紙質(zhì)檔案信息，如果信息泄露，那么所造成的后果幾乎是不可逆的，雖然災(zāi)害無(wú)法使電子信息丟失，但是一旦沒有做好相關(guān)的安全管理工作，黑客入侵等行為也會(huì)使信息安全受到嚴(yán)重威脅，所以檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，一定要提高警惕，在進(jìn)行檔案信息保存的硬件設(shè)施中，禁止使用與檔案管理工作無(wú)關(guān)的功能，時(shí)刻檢查防火墻的功能是否完好，避免設(shè)備受到外來(lái)入侵。

3構(gòu)建完善的檔案管理的準(zhǔn)入制度及管理機(jī)制

檔案管理工作的規(guī)范執(zhí)行需要檔案管理制度的約束，確保對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的應(yīng)用。首先針對(duì)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的準(zhǔn)入條件，要進(jìn)行適當(dāng)提高。對(duì)于進(jìn)入檔案系統(tǒng)的人員而言，要對(duì)其準(zhǔn)入條件進(jìn)行明確規(guī)定。要在檔案管理系統(tǒng)中安裝防火墻，避免黑客入侵，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的有效保護(hù)。同時(shí)要建立檔案數(shù)據(jù)安全的責(zé)任機(jī)制，對(duì)平臺(tái)上的數(shù)據(jù)進(jìn)行法律責(zé)任劃分，明確責(zé)任人，提高管理人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)保護(hù)的重視程度。此外，還要針對(duì)檔案管理工作制定完善的監(jiān)督機(jī)制，防止檔案管理工作出現(xiàn)混亂。在具體的管理過程中，應(yīng)配備專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)和監(jiān)督人員，對(duì)每一個(gè)管理環(huán)節(jié)都進(jìn)行嚴(yán)格地監(jiān)督，以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中管理人員出現(xiàn)的不當(dāng)行為和失職行為，確保加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的有效保護(hù)。

4創(chuàng)新服務(wù)項(xiàng)目

對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案進(jìn)行管理，目的在于實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效利用。而要想真正地挖掘出檔案資源的更多價(jià)值，檔案管理人員要借助專業(yè)的大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷地對(duì)檔案資源進(jìn)行分析。在新時(shí)代下，檔案管理工作人員應(yīng)具備檔案服務(wù)項(xiàng)目的創(chuàng)新意識(shí)，通過對(duì)知識(shí)服務(wù)框架以及服務(wù)方式的改變，來(lái)奠定服務(wù)項(xiàng)目創(chuàng)新的根基。此外，還要不斷健全服務(wù)體系，對(duì)檔案資源價(jià)值進(jìn)行有效對(duì)接。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)做到層級(jí)完善、責(zé)任明確，要不斷地提高檔案信息的共享程度與開放程度;基于當(dāng)前用戶的個(gè)性化需求，檔案管理人員更要善于從不同角度挖掘檔案資源價(jià)值，并積極構(gòu)建檔案管理的開放性體系，使檔案資源變得更加易得，但同時(shí)也需要關(guān)注檔案利用模式以及信息檢索方式等的創(chuàng)新，提高用戶對(duì)檔案資源的利用效率，并力求滿足社會(huì)對(duì)各種檔案資源的廣泛需求。

5利用信息技術(shù)提高檔案管理水平

在新的時(shí)代背景下，檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)的管理模式，以《檔案法》的法律法規(guī)為要求，注重檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理模式。按照檔案管理的要求，科學(xué)的開展檔案管理工作，同時(shí)為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，督促檔案管理人員更好地投身于本職工作。及時(shí)地收集、整理數(shù)據(jù)時(shí)代產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息以及影像資料，更好地開展檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)地修復(fù)受損的紙質(zhì)檔案，利用當(dāng)前的掃描、拍照等技術(shù)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。轉(zhuǎn)換工作的前期開展會(huì)比較復(fù)雜，但是建成之后可以更好地進(jìn)行數(shù)字管理，提高管理效率，此外，需要定期地對(duì)于電子檔案進(jìn)行維護(hù)、更新，發(fā)揮檔案的信息價(jià)值。

6加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

要提高檔案管理工作，需要一支思想政治水平高、專業(yè)技術(shù)過硬的檔案管理隊(duì)伍。需要積極引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，優(yōu)化隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，整體提高管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平。定期對(duì)于當(dāng)前從事檔案管理的人員進(jìn)行檔案知識(shí)技術(shù)培訓(xùn)，根據(jù)工作中的實(shí)際情況來(lái)開展針對(duì)性的培訓(xùn)。提高從業(yè)人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、數(shù)據(jù)分析、篩選的能力，以及電子檔案管理的能力，這些都是要培訓(xùn)的內(nèi)容，通過技術(shù)培訓(xùn)，不斷地提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，更好地為現(xiàn)代化檔案管理服務(wù)。

7加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)

利用現(xiàn)代化的管理理念以及方法，解決檔案管理中的問題，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理。除了有現(xiàn)代化的管理理念外，還需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。引進(jìn)了專業(yè)技術(shù)人才，提高了管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平，還需要有配備的專業(yè)設(shè)施，才能更好地發(fā)揮檔案管理人才的作用。加大基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，更新檔案工作開展所需要的設(shè)備，此外，在檔案工作管理中要融入大數(shù)據(jù)思維，可以和相關(guān)的大數(shù)據(jù)企業(yè)進(jìn)行合作，加強(qiáng)對(duì)于設(shè)備和技術(shù)的研發(fā)，讓適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的設(shè)備以及技術(shù)更好地發(fā)揮優(yōu)勢(shì)。將存儲(chǔ)以及虛擬技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，拓寬合作渠道，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。

總結(jié)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)了便捷、高效的管理思路，傳統(tǒng)的檔案管理模式可以晉級(jí)為電子化、信息化的管理模式，與此同時(shí)，基于大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，所有的檔案管理資料都可以實(shí)現(xiàn)快捷的查找、調(diào)取、傳輸和分析，可以有效節(jié)約人力、物力資源成本，更多地發(fā)揮檔案資料價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]羅敏芝。大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案利用服務(wù)體系的構(gòu)建思路[J].城建檔案，2019（03）：45-46.

[2]趙亞玲。檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）：126.