醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索

康娜

摘要：隨著醫(yī)療水平的提高自己社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院的服務(wù)職能也進(jìn)一步優(yōu)化，而醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化具有重要意義。醫(yī)院辦公室檔案的內(nèi)容比較繁多，而且關(guān)系到了醫(yī)療文化建設(shè)，需要不斷提高管理的信息化水平，提高醫(yī)院辦公室檔案管理的效率。因此，本文重點(diǎn)分析醫(yī)院辦公室檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀以及如何進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，以切實(shí)提高醫(yī)院辦公室檔案管理的效果和效率，為醫(yī)院的建設(shè)提供信息支持。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室;檔案管理;優(yōu)化建設(shè);信息化建設(shè)

引言

醫(yī)院辦公室檔案涉及行政檔案、人事檔案、病歷檔案等方面的內(nèi)容，檔案管理水平也在一定程度上影響著醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。尤其是隨著信息化智能化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式并沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，與當(dāng)前的發(fā)展還存在不相適應(yīng)的地方，需要不斷優(yōu)化建設(shè)，改善檔案管理技術(shù)，完善相關(guān)管理機(jī)制，加強(qiáng)資金投入以及培養(yǎng)檔案專(zhuān)業(yè)管理人才，從而推動(dòng)醫(yī)院辦公室檔案的信息化管理水平，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理工作是醫(yī)院辦公室管理工作中重要的一項(xiàng)內(nèi)容，在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中仍然存在著一些問(wèn)題，影響了醫(yī)院辦公室檔案管理的效率和效果，具體而言但是醫(yī)院辦公室檔案管理工作存在以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

1.1醫(yī)院辦公室檔案管理制度有待完善

檔案管理工作的展開(kāi)離不開(kāi)完善的管理制度，但是當(dāng)前由于醫(yī)院關(guān)注的重點(diǎn)在醫(yī)療方面，對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，并沒(méi)有建立完善的檔案管理制度。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案信息化管理意識(shí)不足，部分醫(yī)院對(duì)辦公室檔案管理工作的認(rèn)知不正確，取得了應(yīng)有的了解，而且并不會(huì)運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行辦公室檔案醫(yī)院進(jìn)行科學(xué)管理，這就導(dǎo)致檔案管理的效率比較低。

1.2檔案信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

檔案信息化建設(shè)過(guò)程中資金、技術(shù)等投入不足，尤其是一些中小醫(yī)院，信息化建設(shè)有待加強(qiáng)，部分中小醫(yī)院由于資金、技術(shù)等方面的限制而導(dǎo)致缺乏信息化建設(shè)所需要的硬件和軟件支持，信息化建設(shè)水平不足，導(dǎo)致并不能適應(yīng)新的發(fā)展要求，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開(kāi)展。

1.3缺乏專(zhuān)業(yè)化的檔案信息化管理人才

隨著信息化的發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容的不斷規(guī)范和增多，需要專(zhuān)業(yè)化的人員進(jìn)行管理，單純依靠軟硬件設(shè)施難以滿(mǎn)足當(dāng)前檔案管理的需要，當(dāng)前缺乏專(zhuān)業(yè)化的復(fù)合型人才。目前而言，部分醫(yī)院檔案管理人員并不專(zhuān)業(yè)，檔案專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平不高，而且對(duì)檔案管理軟件的應(yīng)用不夠數(shù)量，僅僅滿(mǎn)足于信息的簡(jiǎn)單記錄和存儲(chǔ)。此外，缺乏對(duì)信息化管理的全面了解，信息素養(yǎng)欠缺，在檔案工作中存在操作不當(dāng)?shù)那闆r。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

現(xiàn)階段，醫(yī)院應(yīng)該對(duì)辦公室檔案管理進(jìn)行不斷優(yōu)化，不斷提高醫(yī)院的檔案管理效率，切實(shí)發(fā)揮辦公室檔案在醫(yī)院建設(shè)中的積極作用。

2.1要不斷與時(shí)俱進(jìn)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，建立完善的辦公室檔案管理制度

現(xiàn)階段，醫(yī)院應(yīng)該基于信息技術(shù)的發(fā)展以及自身發(fā)展情況建立完善的檔案管理制度，為檔案管理工作提供明確的范圍，以及規(guī)范檔案管理的使用和傳遞等，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。與此同時(shí)，檔案管理的思維也要與時(shí)俱進(jìn)，要了解一些檔案分類(lèi)的內(nèi)容，認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，也為檔案的使用和查閱提供便利。此外，最重要的是要有一定的安全意識(shí)，尤其是進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，要確保檔案管理的安全性，做好網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工作，避免遭受病毒或者黑客入侵，紙質(zhì)檔案則需要做好防水防火防盜等相關(guān)工作，使檔案管理的安全性得以保障。

2.2加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)該不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，根據(jù)國(guó)家檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)的規(guī)定和要求優(yōu)化檔案管理工作，注重信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使檔案管理與信息化發(fā)展相適應(yīng)。信息化建設(shè)最重要的就是要加大資金的投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，利用專(zhuān)業(yè)化的手段進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化的管理，不斷完善檔案管理的技術(shù)，構(gòu)建系統(tǒng)的檔案管理信息系統(tǒng)和平臺(tái)，避免被隨意篡改，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。與此同時(shí)，對(duì)于檔案管理的系統(tǒng)和平臺(tái)要不斷進(jìn)行更新和升級(jí)，確保系統(tǒng)的優(yōu)化，而且要建立檔案從收集到后續(xù)的使用、傳遞等環(huán)節(jié)鏈條的完整，提升檔案的利用程度，使檔案管理工作為醫(yī)院發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。除此之外，檔案的信息化建設(shè)還離不開(kāi)各個(gè)部門(mén)的協(xié)調(diào)與配合，要能夠確保檔案管理的連續(xù)性。

2.3提高檔案管理人員的的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展也離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍，不斷提升信息技術(shù)的綜合應(yīng)用能力以及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的在崗培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠熟練掌握信息軟件操作技術(shù)，確保檔案資料的科學(xué)管理和調(diào)配。與此同時(shí)，還應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核，確保其具備基本的素質(zhì)能力水平，督促檔案管理人員不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)。在必要的情況下，可以通過(guò)招聘專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人才以提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。此外，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合檔案信息化管理目標(biāo)，對(duì)檔案管理人員的信息操作技能與職業(yè)素養(yǎng)考核工作制定可行的獎(jiǎng)懲制度，這樣有助于激發(fā)檔案管理人員的工作潛能，規(guī)范他們的工作行為，確保他們恪守職業(yè)道德準(zhǔn)則。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新的發(fā)展時(shí)期，信息化建設(shè)水平不斷提高，要不斷適應(yīng)信息化的發(fā)展全面做好醫(yī)院辦公室檔案管理工作，優(yōu)化信息化管理方案，使檔案管理方案得以有效貫徹落實(shí)。醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化要通過(guò)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，建立完善的檔案管理制度;加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)以及提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)幾個(gè)方面的工作，推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，妥善完整的保存醫(yī)院辦公室的各類(lèi)檔案文件，提高檔案管理效率。

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