行政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案模式的問(wèn)題和對(duì)策

周艷陽(yáng)

摘要：行政機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案管理是穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)，不僅含有大量數(shù)據(jù)信息，而且對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行提取，能夠?yàn)榻窈蠊ぷ鞑渴鹛峁┲匾С?。為保證文書(shū)檔案管理更加科學(xué)合理，必須建立完整文書(shū)檔案模式。但是，從目前的情況來(lái)看，目前行政機(jī)關(guān)的文檔文書(shū)檔案管理還存在很多問(wèn)題，需要采取措施推進(jìn)文書(shū)檔案模式改革。

關(guān)鍵詞：行政機(jī)關(guān);文書(shū)檔案模式;問(wèn)題;對(duì)策

文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量不僅關(guān)系到行政機(jī)關(guān)整體效能，而且對(duì)行政機(jī)關(guān)發(fā)展具有重要作用。隨著信息化技術(shù)快速發(fā)展，在文書(shū)檔案管理工作中加入了辦公自動(dòng)化技術(shù)，以提高原有工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)行政機(jī)關(guān)的全面發(fā)展。

一、行政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理模式

文書(shū)檔案是一個(gè)機(jī)構(gòu)的重要材料，不僅證明一個(gè)機(jī)構(gòu)的歷史，而且記載了主要反映標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)性、地方分權(quán)性質(zhì)的重大事件。文書(shū)檔案管理內(nèi)容主要以提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量為核心，通過(guò)紙張、手寫(xiě)、遞送、檢驗(yàn)等管理過(guò)程[1]。文書(shū)檔案的作用主要是為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理者提供決策參考和工作指導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)提供方便的文書(shū)檔案查詢服務(wù)。管理文書(shū)檔案的管理質(zhì)量直接關(guān)系到文書(shū)檔案部門(mén)收到的資料的完整性和完整性，但是文書(shū)檔案是分散式的，各個(gè)職能部門(mén)都有大量的文書(shū)檔案。由于分布分散，管理難度大，易出現(xiàn)文書(shū)收集不完整等問(wèn)題。為此，行政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理人員要嚴(yán)格遵守文書(shū)檔案管理要求，建立文書(shū)檔案管理責(zé)任體系，做到全面收集文書(shū)檔案，提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

二、行政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案工作模式不足

（一）電子文書(shū)檔案利用率較低

在我國(guó)各機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)越來(lái)越普遍，但是有些行政機(jī)關(guān)仍然不夠重視提高電子文書(shū)檔案管理水平，仍然使用手工操作和管理模式，大量信息設(shè)備僅用于基本的編輯和印刷，顯然電子文書(shū)許多優(yōu)點(diǎn)沒(méi)有得到充分利用。

（二）管理意識(shí)低下

當(dāng)前，許多行政機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為，要想取得更好發(fā)展，必須從教育、科學(xué)、改革等多方面著手，才能取得較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。這種想法是完全可行的，但是卻嚴(yán)重忽略了文書(shū)檔案管理的重要作用。一些管理人員甚至認(rèn)為在文書(shū)收集和管理方面需要投入大量的人力和物力資源，卻無(wú)法立即得到顯著效益，投入大收入小，得不償失[2]。由于領(lǐng)導(dǎo)水平的有限，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理技術(shù)低下。

（三）文書(shū)檔案存在安全風(fēng)險(xiǎn)

文書(shū)檔案是政府機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作的一項(xiàng)重點(diǎn)，但是機(jī)密文書(shū)的安全風(fēng)險(xiǎn)管理工作一直被掩蓋。電子文檔的建立與管理不像紙質(zhì)文檔那樣有原始的物理載體，而是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，必須是以信息形式存在。如果文書(shū)中的重要數(shù)據(jù)信息被網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒木馬等威脅惡意破譯、篡改或刪除，造成的損失無(wú)法預(yù)測(cè)。

三、有效改善行政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案工作模式的對(duì)策

（一）優(yōu)化隊(duì)伍建設(shè)，創(chuàng)新工作模式

文書(shū)檔案管理模式隨信息技術(shù)的發(fā)展而變化，雖然整體的科學(xué)性和合理性正在不斷增強(qiáng)，但文書(shū)檔案管理也需要人員的支持。為此，文書(shū)檔案管理人員要堅(jiān)持學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)能力，加大文書(shū)檔案管理投入，運(yùn)用科學(xué)合理的技術(shù)手段，推動(dòng)文書(shū)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。有關(guān)行政機(jī)關(guān)必須對(duì)人才的進(jìn)入進(jìn)行管理，并注意招聘有專業(yè)文化知識(shí)和技能的人，有效地幫助文書(shū)檔案隊(duì)伍的建立。要重視現(xiàn)有人才的使用，大膽使用有專業(yè)理論知識(shí)和技術(shù)的年輕干部，穩(wěn)定現(xiàn)有的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍，解決現(xiàn)有的各種實(shí)際問(wèn)題，讓他們?cè)诒韭毠ぷ魃舷鹿Ψ?。為了促進(jìn)辦公室文書(shū)檔案工作的穩(wěn)定發(fā)展，需要完善人力資源存取管理制度，不斷加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，有效地補(bǔ)充文書(shū)檔案管理工作。在此基礎(chǔ)上，有條件的單位應(yīng)注重提高電腦的應(yīng)用能力和外語(yǔ)水平。

（二）實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和數(shù)據(jù)備份

在文書(shū)檔案信息建設(shè)中，最突出的問(wèn)題是如何確保文書(shū)信息的安全，避免可能出現(xiàn)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。在對(duì)文書(shū)檔案信息建設(shè)所帶來(lái)的一系列潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估的同時(shí)，必須確定包含以下內(nèi)容的安全標(biāo)準(zhǔn)。諸如數(shù)據(jù)和資料的數(shù)字化處理、文書(shū)檔案管理存檔和保管的數(shù)字化處理、存檔信息的使用和備份等等，這些都是為了合理地評(píng)估信息存檔所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)以信息為基礎(chǔ)的文書(shū)檔案管理模式的高密度特點(diǎn)，必須建立和改進(jìn)備份機(jī)制，明確備份職責(zé)，有效地開(kāi)展數(shù)字化歸檔備份工作。加強(qiáng)安全防護(hù)，完善防護(hù)措施。各行政機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)其所處的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境選擇適合的安全管理模式，努力推進(jìn)安全保護(hù)教育，避免工作人員的過(guò)失造成不必要的錯(cuò)誤[3]。就全域網(wǎng)而言，為保障信息安全，需要引入高級(jí)技術(shù)，如面部識(shí)別和指紋識(shí)別。

（三）提升檔案應(yīng)用水平

做好文書(shū)檔案工作，必須充分認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案的價(jià)值。為此，行政機(jī)關(guān)應(yīng)利用講座等形式，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員對(duì)文書(shū)檔案申請(qǐng)的意識(shí)，使文書(shū)檔案管理者認(rèn)識(shí)到如何對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行挖掘。按照法律規(guī)定，使用存檔信息對(duì)敏感信息進(jìn)行保護(hù)，以盡可能防止被調(diào)查的重要信息外泄。在可能的情況下，必須從存檔信息中提取出可利用的部分，并將其編譯成高質(zhì)量的存檔集合。為各部門(mén)及相關(guān)人員提供參考。為有效提高存檔的使用水平，存檔流程需要注意文書(shū)歸檔、文書(shū)分組、文書(shū)分類(lèi)、編號(hào)和保存期限的合理劃分，以便于后續(xù)查詢及作業(yè)調(diào)查。

結(jié)束語(yǔ)：

文書(shū)檔案是行政機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作中最基本的工作環(huán)節(jié)，是機(jī)關(guān)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)。應(yīng)重視健全文書(shū)檔案管理制度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視，提高整體質(zhì)量，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)能力，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的綜合水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙雪梅.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書(shū)檔案管理的困境及應(yīng)對(duì)措施[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（27）：28-29.

[2]馮曉玲.基層文書(shū)檔案管理工作探討[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2021（18）：111-112.

[3]陳春燕.淺談傳染病文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（25）：42-44.