淺析中小型企業(yè)管理體系建立

李艷芝

摘要：以禮贈品行業(yè)某企業(yè)為例，淺析在該行業(yè)中小型企業(yè)管理體系搭建對于企業(yè)發(fā)展的重要性。對于一個企業(yè)來說，合理、規(guī)范、科學、可操作性的管理制度，能有效的提升企業(yè)整體效益，減少內(nèi)耗，使得企業(yè)有序、穩(wěn)定、高效的發(fā)展。一個企業(yè)管理體系的建立，與企業(yè)發(fā)展的需要、企業(yè)文化、企業(yè)所處行業(yè)性質(zhì)、上下游客戶形態(tài)等有著至關(guān)重要的聯(lián)系。

關(guān)鍵詞：禮品行業(yè)、企業(yè)管理、管理制度、建立、試運行

“無規(guī)矩不成方圓”，對于一個企業(yè)來講，有了合理、規(guī)范、科學、可操作性的管理制度，才能成“方”成“圓”。企業(yè)經(jīng)營管理不僅要遵循市場經(jīng)濟的發(fā)展規(guī)律，更要遵循企業(yè)自身的發(fā)展。企業(yè)管理制度作為一種規(guī)范而存在，企業(yè)管理制度是通過制定標準和規(guī)則對企業(yè)人員管理、經(jīng)營活動等進行規(guī)范，以保障企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，促進其獲得最大效益。本文以禮贈品行業(yè)為例，根據(jù)該行業(yè)的行業(yè)特點，從企業(yè)管理制度建立時機的選擇、如何建立、合理性的檢視以及試運行四個方面做簡要淺析。

企業(yè)管理制度建立時機

我國擁有五千多年的悠久歷史，并被譽為“禮儀之邦”。我國禮文化是幾千年來積累下來的財富，也是中華文明傳統(tǒng)文化中重要的組成部分。

但是，同西方發(fā)達國家相比，我國的禮品行業(yè)起步相對較晚，東部和西部的禮品行業(yè)在發(fā)展過程中，產(chǎn)生了明顯的不平衡性。而分散、小型化等生產(chǎn)方式和規(guī)模成為我國禮品行業(yè)發(fā)展過程中的主要特點。在這種情況下，現(xiàn)階段我國呈現(xiàn)出相對薄弱的禮品開發(fā)能力。各個領(lǐng)域在設(shè)計方面沒有形成身的特點，創(chuàng)新能力非常弱，而產(chǎn)品的內(nèi)涵體現(xiàn)也不夠豐富。更重要的是：現(xiàn)階段相對薄弱的知識產(chǎn)權(quán)意識存在于我國的禮品行業(yè)當中。整個禮品行業(yè)運行模式較為簡單，主要采取“以銷定采”的模式;流通環(huán)節(jié)少，產(chǎn)品附加成本低;企業(yè)為了降低成本，生產(chǎn)環(huán)節(jié)全權(quán)委托;產(chǎn)品品類品牌復雜多樣，競爭激烈，同質(zhì)化嚴重。但是以上問題并沒有完全阻止我國禮品企業(yè)發(fā)展的腳步。

由于禮品行業(yè)的發(fā)展，與國民收入水平關(guān)系較大;自中國經(jīng)濟復蘇快速發(fā)展以來，禮品行業(yè)也迅速崛起。某禮品公司成立于2008年，2014年以來公司企業(yè)規(guī)模從30多人迅速增加到上百人。此時的健全的企業(yè)管理體系尤為重要，它將是企業(yè)穩(wěn)步快速健康良性增長的前提。

就企業(yè)內(nèi)部來說，公司內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)簡單;整體為扁平化的管理模式?；鶎訂T工占公司總?cè)藬?shù)的85%左右，銷售與銷售助理的比例為1.2：1。公司整體學歷水平主要為高中、大專，本科以上學歷僅占比2%（某企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)）。銷售需求反饋速度要快，銷售助理事務(wù)繁雜一致。公司整體管理成本較低。企業(yè)成立初期為了提高銷售反饋速度，增加銷售轉(zhuǎn)化率，減少中間信息交流傳達環(huán)節(jié)，銷售助理身兼數(shù)職，采銷一體。隨著業(yè)務(wù)規(guī)模擴大，市場逐步趨于成熟，人員急速擴增之際，企業(yè)管理體系也逐步被領(lǐng)導者重視，并列入全年戰(zhàn)略規(guī)劃。

如何建立

管理制度建立的注意事項：

中國是最大的禮儀之邦，中國的禮儀人情在禮品行業(yè)體現(xiàn)的淋漓盡致。也導致整個禮品行業(yè)，企業(yè)內(nèi)部管理主要以人治為主，即使有相關(guān)制度流程，但是遇到很多情況，人的主觀影響能完全推翻現(xiàn)有的制度，跨制度執(zhí)行。從而導致，內(nèi)部管理體系建立相對困難，推行起來更是有巨大的自身阻力。

目前大多數(shù)企業(yè)制度管理缺乏人性化，制度內(nèi)容缺乏靈活性，常常以刻板的規(guī)則條款對員工進行限制，較少從員工權(quán)益層面出發(fā)制定靈活的反應(yīng)機制。在禮贈品行業(yè)，這一方面的優(yōu)勢相對來說較為突出。整個行業(yè)以人為本，相對比較注重員工的個人感受，員工工作自由靈活的較高，公司氛圍輕松，人情溫暖，企業(yè)員工中老員工占比較大，老員工離職率相對較低。因此制度的建立要從員工的利益出發(fā)，不能過于刻板，需要靈活多變。粗放式的管理制度更適合于本行業(yè)的企業(yè)穩(wěn)定快速發(fā)展。因此在制度體系建立過程中，盡量簡化相關(guān)事宜處理流程。企業(yè)管理制度不僅是一種規(guī)范，同時也是維護員工權(quán)益的重要方法，現(xiàn)代企業(yè)管理制度更注重以人為本。因此，管理制度的制定要充分考慮員工的需求[1]。

企業(yè)管理制度包含制定和實施兩個層面，制度內(nèi)容要全面，但不一定要很細致，不過要確保在實施過程中能夠涵蓋企業(yè)管理的全過程[2]。企業(yè)管理制度要細化到具體的部門和崗位，從企業(yè)自身出發(fā)，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的資源，明確正視企業(yè)現(xiàn)有存在的問題，以戰(zhàn)略目標為導向，并制定部門和崗位的小目標。

整個管理體系的搭建一定要遵循現(xiàn)有的操作流程，以及現(xiàn)有的員工工作習慣。在不影響整個企業(yè)發(fā)展大局的情況下，盡量最小程度的減小員工現(xiàn)有的工作習慣和工作流程。在現(xiàn)有的流程基礎(chǔ)之上做最大限度的優(yōu)化。為了減少員工適應(yīng)管理體系的時間，同時減弱員工對于新的管理體系的抵觸心理。從而降低管理體系的搭建對公司運營的影響，保證公司運營體系穩(wěn)定增長的情況下，再作新制度體系的建立及進一步完善。

管理體系建立流程：

設(shè)立項目負責人。整個禮品行業(yè)均是以銷售為導向，在企業(yè)中，銷售部門是企業(yè)的核心部門，除銷售部門之外的所有崗位除特殊職能類的部門之外（財務(wù)和人事行政）均是以銷售活動需求而建立。如：外部供應(yīng)鏈體系、采購部、設(shè)計部、物流部、管理層。所以項目負責人需要為銷售與其他部門的紐帶，和溝通的橋梁。營銷中心總經(jīng)理助理是個最佳人選。

崗位職責梳理及分工。清晰劃分采銷界限，設(shè)置組織架構(gòu)，成立各個部門，對于各個部門崗位職責及工作流程進行梳理盤點。初步建立各個部門內(nèi)部管理流程體系。

根據(jù)梳理出來的崗位職責，開立溝通交流會議。梳理各個部門之間的協(xié)調(diào)配合流程。初步建立公司整體的管理制度體系框架。

營銷體系內(nèi)部管理流程。在營銷體系之外的管理體系完善的通知，營銷體系內(nèi)部的管理制度也要隨之梳理并逐步完善。主要分為兩大板塊，銷售

助理工作盤點，銷售人員指導手冊的建立。

合理性的初步檢視

制作企業(yè)策略地圖，以便檢視制度的合理性

根據(jù)前期建立出來的管理制度體系框架，結(jié)合公司的戰(zhàn)略目標，管理目標，制作企業(yè)的策略地圖。根據(jù)企業(yè)策略地圖，檢視不足待完善區(qū)域，鎖定該區(qū)域，與對應(yīng)部門負責人溝通確認詳細的解決方案，同時征求銷售部門意見。綜合對比分析修訂一版合理的制度流程。

日常問題及各個部門沖突和矛盾對于制度檢視的作用

根據(jù)日常工作過程中所遇到的問題，以及各個部門協(xié)調(diào)配合所產(chǎn)生的沖突和矛盾。結(jié)合現(xiàn)有的初版管理流程體系，檢視現(xiàn)有的體系是否解決之前所產(chǎn)生的問題或者對之前的問題進行分解弱化，盡量減少對目前工作所造成的影響。

“接地氣”，檢視制度實用性

為了保證后續(xù)的推行順利，反復檢視管理制度。前期各部門負責人參與制度流程的制定及完善工作，從而保證各個部門負責人具有較強標準和規(guī)范意識。使得制定出來的制度“接地氣”，從實際出發(fā)，與實際相聯(lián)系，應(yīng)用于實際，指導于實際。

由于本次管理體系搭建為整個企業(yè)最初版本，目前所搭建的管理體系為粗放式的框架。具體詳細、創(chuàng)新、科學的管理體系將會與公司發(fā)展同步進行完善和更新修訂。

企業(yè)管理制度的試運行

企業(yè)管理創(chuàng)新往往要經(jīng)歷一個漫長、曲折而又復雜的變革過程。企業(yè)管理制度的建立不等同于企業(yè)管理制度的落地。因此制度的落地還需要更為漫長的試運行時期。在試運營的過程中，不斷地根據(jù)實際問題、實際矛盾去調(diào)整現(xiàn)有的制度，并作進一步合理的修訂。

試運行之前的培訓

項目負責人在流程發(fā)布之后，就各部門負責人及試運行部門人員，進行培訓宣傳，讓對應(yīng)人員清楚本次流程項目的目的和意義，動態(tài)實施過程，以及個人所擔負的責任，防止試運行期間，管理制度偏離原本設(shè)定的方向和目的。

試運行計劃

選定目的區(qū)域（就公司目前的部門情況、市場運行情況等方面綜合考慮）：北上廣辦事處及石家莊辦事處。設(shè)定試運行計劃表，明確起止時間，固定時間節(jié)點對應(yīng)的具體工作內(nèi)容。實時記錄試運行期間所出現(xiàn)的問題，并準確記錄、分析解決問題。以便后期形成全面的試運行報告。

試運行過程

試運行過程中，所有參與人員都有責任對該制度試運行過程中存在的問題進行記錄，提出改進建議，并及時采取改進措施。問題分三類：第一類，管理制度流程設(shè)計的問題。對流程標準文件設(shè)計的缺陷描述不清晰等問題進行記錄和修正，并及時更新流程標準文件，以符合實際操作。第二類，試運行中發(fā)現(xiàn)的業(yè)務(wù)上的問題：包括公司直以來的運營方式、資源配置、組織架構(gòu)、企業(yè)文化等等。第三類，組織問題。在試運行過中發(fā)生的組織協(xié)調(diào)問題，也需要記錄并且予以溝通解決。以上所有問題，項目負責人在每周一會定時收集，并于周二開會討論解決方案。

管理制度的優(yōu)化

試運行結(jié)束后，項目負責人負責對管理制度、流程圖及標準文件進行優(yōu)化，完善和版本升級。制度說明書中的活動說明要簡單，清晰，易懂。制度的主要活動要有相關(guān)的標準文件支持。

結(jié)束語

基于禮品行業(yè)的特殊性，以及企業(yè)所處的階段，企業(yè)管理制度的建立相對粗放，但是也要保證一定的科學合理性。企業(yè)若是想要獲得更長遠的發(fā)展，就必須要進行管理制度的建立以及未來的制度創(chuàng)新。禮品行業(yè)是典型的以人為本的行業(yè)，因此注重人才培養(yǎng)，提高管理人員的管理意識和員工的標準規(guī)范工作意識，才能保證企業(yè)管理制度能逐步落到實處，從而成為企業(yè)有序良性發(fā)展的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]王軍華.?國有企業(yè)制度創(chuàng)新主體的合作博弈分析[J].企業(yè)管理，2018，（06）：108～111

[2]邱玥，關(guān)玥.?當前我國國有企業(yè)管理創(chuàng)新機制研究[J].河南社會科學，2018，26（06）：48～52