企業(yè)檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀分析

張磊

摘要：文章立足于實(shí)際，對(duì)企業(yè)檔案管理信息技術(shù)建設(shè)進(jìn)行研究。首先闡述了信息技術(shù)內(nèi)涵，而后對(duì)企業(yè)檔案管理過(guò)程中信息技術(shù)應(yīng)用方式以及信息化建設(shè)策略探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;管理;信息技術(shù);應(yīng)用現(xiàn)狀;分析

引言

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中檔案管理工作水平高低直接影響到企業(yè)發(fā)展能力，就目前現(xiàn)狀而言在企業(yè)檔案管理工作開展中，受制于各種客觀因素制約檔案管理效率未能夠體現(xiàn)出來(lái)，通過(guò)信息技術(shù)應(yīng)用可以改善傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，對(duì)提升檔案管理工作有著積極作用。

一、現(xiàn)代化信息技術(shù)

在企業(yè)檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中主要是通過(guò)科學(xué)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，在進(jìn)行軟件開發(fā)應(yīng)用基礎(chǔ)上，對(duì)信息技術(shù)綜合能力進(jìn)行全面提高實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理目標(biāo)。對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)而言，最基礎(chǔ)內(nèi)容就是語(yǔ)言編程，無(wú)論處于哪個(gè)編輯環(huán)節(jié)，在信息技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中軟件技術(shù)應(yīng)用都是一個(gè)技術(shù)性支持，能夠提高信息功能作用。在新時(shí)期背景下隨著各種科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域越來(lái)越廣泛，將其應(yīng)用到企業(yè)檔案管理過(guò)程不僅能夠提高檔案管理工作效率，又能夠提升檔案管理科學(xué)性，對(duì)該類工作開展有著積極作用。

二、新時(shí)代企業(yè)檔案管理的需求

在新時(shí)期背景下，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理的工作模式也在不斷的優(yōu)化調(diào)整，在實(shí)踐階段中信息技術(shù)的出現(xiàn)能夠給企業(yè)檔案管理工作開展提供良好的支持，能夠讓企業(yè)檔案管理工作更加具備決策性以及針對(duì)性。對(duì)于新時(shí)期背景下的企業(yè)檔案管理工作而言，其管理需求有以下幾個(gè)方面內(nèi)容。

（一）革新性。在企業(yè)檔案管理工作開展階段，由于信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案管理的模式優(yōu)化，可以改善傳統(tǒng)檔案、紙質(zhì)文件整理的工作局限。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的出現(xiàn)在信息技術(shù)聯(lián)合數(shù)字技術(shù)應(yīng)用到檔案資源管理階段，能夠通過(guò)相關(guān)檔案資料的輸入之后，系統(tǒng)就能夠以計(jì)算機(jī)功能實(shí)現(xiàn)檔案的收集管理、儲(chǔ)存利用。

（二）高效性。對(duì)于企業(yè)而言，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展檔案的數(shù)量也越來(lái)越多，檔案的管理工作相對(duì)復(fù)雜，如何做好傳統(tǒng)載體檔案以及電子檔案的相互關(guān)系結(jié)合是非常至關(guān)重要的一項(xiàng)內(nèi)容。通過(guò)將信息技術(shù)應(yīng)用到實(shí)踐當(dāng)中，能夠高效地采取相關(guān)的信息功能，在聯(lián)合傳統(tǒng)載體檔案以及電子檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上提高了檔案工作的效率并且使得檔案具備精確性。

（三）價(jià)值性。對(duì)于企業(yè)檔案而言它主要是記錄企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的主要載體，它包含著諸多重大潛在利用價(jià)值的信息資源。在實(shí)踐階段中通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用之后，企業(yè)檔案管理人員可以利用信息技術(shù)將檔案進(jìn)行分類歸納出具備價(jià)值的檔案資料，以便于企業(yè)在發(fā)展的階段中合理的利用，這對(duì)提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益還有社會(huì)效益都有著重要的幫助。

三、信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用

（一）信息技術(shù)云儲(chǔ)存和備份

在檔案管理工作開展中，通過(guò)信息技術(shù)應(yīng)用主要目的在于將傳統(tǒng)人工收入轉(zhuǎn)換為電子版文件收檔形式，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)錄入相關(guān)管理文件，能夠達(dá)到高效儲(chǔ)存狀態(tài)，該方式可以解決傳統(tǒng)管理手法存在的不足問(wèn)題。在科學(xué)背景下隨著各種技術(shù)不斷增加，在進(jìn)行檔案云儲(chǔ)存以及備份過(guò)程可以利用大數(shù)據(jù)將這些數(shù)據(jù)內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文檔，在云端進(jìn)行儲(chǔ)存，提高檔案利用率以及查詢率。

（二）借助計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行管理

檔案管理工作中可以通過(guò)計(jì)算機(jī)相關(guān)程序，在管理時(shí)對(duì)程序進(jìn)行全面優(yōu)化，利用計(jì)算機(jī)程序來(lái)糾正檔案存在的差錯(cuò)，同時(shí)還能夠快速提取檔案資料，這些做法減少了人工接觸檔案概率提高了檔案使用效率，同時(shí)在進(jìn)行管理階段中還能夠保證查詢資料便捷性、時(shí)效性以及真實(shí)性。

（三）構(gòu)建檔案信息網(wǎng)

在企業(yè)檔案信息管理過(guò)程中進(jìn)行信息技術(shù)應(yīng)用需要依托檔案信息網(wǎng)絡(luò)，在該項(xiàng)工作開展階段中，需要根據(jù)檔案管理內(nèi)容將信息技術(shù)作用發(fā)揮出來(lái)，在具體階段要充分利用互聯(lián)網(wǎng)，將內(nèi)部單位信息網(wǎng)絡(luò)完善，實(shí)際能形成一個(gè)有效聯(lián)通網(wǎng)絡(luò)保證信息檔案?jìng)鬟f查詢以及管理便捷化。

（四）共享管理云技術(shù)

就目前而言，在企業(yè)檔案信息技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中共享管理云技術(shù)已經(jīng)是一種非常成熟的技術(shù)，在管理工作中云端作用是非常重要的，需要給予高度重視。云共享是將檔案管理中資料進(jìn)行實(shí)時(shí)上傳下達(dá)到各個(gè)單位部門之間，實(shí)時(shí)共享屬于一種云管理模式，在云端儲(chǔ)存背景下不同企業(yè)之間可以根據(jù)需求信息獲取需要的資料，這樣做能夠使企業(yè)之間溝通交流更加科學(xué)。值得注意的是，根據(jù)共享云管理技術(shù)應(yīng)用還需要按照相關(guān)規(guī)范要求做好信息維護(hù)工作，減少信息丟失問(wèn)題出現(xiàn)。

四、改善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略

為了能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案信息化建設(shè)水平提高，在實(shí)踐的階段中需要綜合企業(yè)的實(shí)際需要，加大資金投入，并且對(duì)數(shù)字檔案管理工作涉及到的內(nèi)容給予高度重視，確保檔案管理建設(shè)水平得到提升。

（一）加大資金投入

在企業(yè)檔案信息管理技術(shù)應(yīng)用階段為了能夠全面提升檔案利用效率，企業(yè)需要針對(duì)不同實(shí)際情況增加資金投入從而提高信息技術(shù)應(yīng)用水平，例如及時(shí)更換一些計(jì)算機(jī)設(shè)備，或者是做好相關(guān)軟件更新才能夠減少安全問(wèn)題出現(xiàn)。

（二）加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

通過(guò)信息技術(shù)應(yīng)用檔案管理工作，已經(jīng)從傳統(tǒng)紙質(zhì)方式轉(zhuǎn)化為電子形式，檔案管理得到了很大便捷性。在信息化建設(shè)過(guò)程中需要針對(duì)性的對(duì)部分漏洞問(wèn)題進(jìn)行解決，減少資料損失等情況。數(shù)字化建設(shè)包含內(nèi)容很多，例如一些永久性保護(hù)文件需要將其整合為數(shù)字化數(shù)據(jù)，然后將其上傳到云端空間以達(dá)到高效儲(chǔ)存狀態(tài)。

（三）加大企業(yè)檔案管理工作人員培訓(xùn)

在企業(yè)檔案管理工作開展階段中，工作人員水平高低直接關(guān)系到檔案管理的真實(shí)性以及有效性。因此需要對(duì)工作人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，使其能夠掌握一定信息技術(shù)同時(shí)在工作人員培訓(xùn)階段中，還需要根據(jù)檔案管理信息建設(shè)要求，優(yōu)化檔案管理人員知識(shí)技能，使其能夠在了解檔案需求基礎(chǔ)上合理運(yùn)用信息技術(shù)達(dá)到工作目標(biāo)。

（四）重視檔案信息管理安全系統(tǒng)建設(shè)

在企業(yè)檔案管理工作開展的階段，如果檔案信息化管理以及利用沒(méi)有得到良好的控制，任由信息隨便調(diào)度利用就會(huì)出現(xiàn)重要信息流失的情況，嚴(yán)重的還會(huì)影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。所以重視檔案信息管理，安全控制不僅是實(shí)現(xiàn)檔案有效利用的關(guān)鍵，同時(shí)也是保證企業(yè)正常發(fā)展的主要內(nèi)容。因此為了能夠全面的提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的能力以及水平，就需要綜合實(shí)際做好信息管理工作的管理強(qiáng)化，并且在借助計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案進(jìn)行規(guī)劃整合達(dá)到數(shù)字化檔案管理工作的要求。在檔案信息管理安全系統(tǒng)構(gòu)建的階段中還需要根據(jù)檔案的管理需要，將針對(duì)性的防火墻系統(tǒng)構(gòu)建出來(lái)，減少黑客入侵檔案系統(tǒng)以保證信息的安全性和完整性。另外除開軟件安全防護(hù)之外，還需要做好相關(guān)物理防護(hù)控制，例如針對(duì)檔案計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存放要將其放置于通風(fēng)以及安全的房間，避免受到環(huán)境因素影響，而出現(xiàn)機(jī)械故障問(wèn)題導(dǎo)致信息丟失。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中通過(guò)信息技術(shù)應(yīng)用能夠改善傳統(tǒng)手工操作存在的弊端。在新時(shí)期背景下，信息技術(shù)應(yīng)用越來(lái)越廣泛，因此在該項(xiàng)工作開展階段需要根據(jù)企業(yè)檔案管理工作要求合理地應(yīng)用信息技術(shù)，以提高檔案管理工作時(shí)效性，推進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。

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