提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

鄭剛

摘要：隨著社會發(fā)展不斷加快，經(jīng)濟體制改革推動我國各項事業(yè)迅速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案也與日俱增。實現(xiàn)有效的信息化檔案管理，能夠提高事業(yè)單位檔案管理的效率。本文針對檔案管理的信息化建設策略展開討論與研究，為事業(yè)單位的檔案管理獻言獻策。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設

我國事業(yè)單位正隨著社會發(fā)展和經(jīng)濟的提升穩(wěn)步走向更加廣闊的未來，隨著事業(yè)單位規(guī)模的擴大和從業(yè)人數(shù)的增加，檔案的數(shù)量與規(guī)模也與日俱增，越來越多的檔案成為各個事業(yè)單位管理的難點與重點[1]。事業(yè)單位的檔案與領導者的決策有密不可分的關系，也與每個工作人員的規(guī)劃發(fā)展、升職考核緊密相連。近年來，科學技術的進步帶來了信息化產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，檔案管理也逐漸從紙質管理走向信息化建設的道路。因此通過有效的信息化檔案管理模式，能夠切實提高檔案管理的效率，本文將針對此展開討論與研究。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理作為一項復雜、繁冗和枯燥的工作，往往容易被單位領導所忽視。目前，我國事業(yè)單位的檔案管理存在以下問題：

1、重視程度不夠

檔案管理雖然不是新鮮的課題，但是不少事業(yè)單位的領導對管理的重視程度不夠，沒有對檔案管理制度進行系統(tǒng)化地了解，將工作的重心放在人才的引進和培養(yǎng)上，沒有對檔案管理工作上心，而是將這一工作完全交給相關的工作人員全權處理。但實際上，事業(yè)單位每個員工的切身利益都離不開檔案的管理工作，因此單位領導必須轉變思路，認識檔案管理對整個事業(yè)單位的積極作用，才能保障每個工作人員的利益，激發(fā)單位員工為單位服務與奉獻的熱情，為國家事業(yè)單位的發(fā)展貢獻力量[2]。

2、專業(yè)的檔案管理人才缺乏

目前我國專業(yè)的檔案管理人員數(shù)量較少，事業(yè)單位的檔案管理人才更是鳳毛麟角，不少負責檔案管理的員工并沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)地培訓，并且安排在檔案資料室工作室的員工大多年紀較大，對新型的信息化檔案管理接受能力較差。由于檔案管理工作單一、重復、枯燥，不少工作人員并沒有認真地對待這一工作，并未負責任地、有耐心地開展檔案管理工作，甚至出現(xiàn)不能及時發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)遺漏的情況，嚴重影響了檔案在實際工作中的作用。為實現(xiàn)我國事業(yè)檔案管理的進一步發(fā)展，推動信息化建設的腳步，必須培養(yǎng)專業(yè)性強、責任心強的檔案管理人才。

3、信息化程度不足

盡管進入新世紀以來，我國的信息化建設已經(jīng)逐漸走上了正軌，但目前仍有不少事業(yè)單位的檔案管理未與信息化建設掛鉤，許多重要的檔案、資料仍采用紙質記錄的方式進行管理。紙質檔案雖然也能詳細記錄信息資料，但是極易受天氣的影響，尤其是在一些較為潮濕的地區(qū)，非常容易被損壞。紙質檔案一旦出現(xiàn)破損，修復工作復雜，并且可能造成休息的丟失。除此之外，紙質檔案在進行信息檢索時工程巨大，耗時長，不利于工作效率的提高[3]。因此通過信息化建設，能夠有效實現(xiàn)快速檢索信息、提高工作效率、保護信息安全的效果。

二、檔案管理信息化建設的優(yōu)勢

網(wǎng)絡技術的發(fā)展帶來了日新月異的軟件開發(fā)與信息檢索方式，這為檔案管理的信息化建設提供了有力的保障。

1、檔案保存得到保障

紙質檔案是傳統(tǒng)的檔案保存與管理途徑，但紙質檔案不僅容易因天氣出現(xiàn)發(fā)霉、破損的現(xiàn)象，還容易隨著時間的遷移逐漸脆化，會對紙質檔案中記錄的信息造成不可挽回的損壞，許多重要的資料信息因此丟失，難以找回，這就給事業(yè)單位帶來不可估量的損失。通過信息化建設后，事業(yè)單位的檔案利用電子磁盤儲存起來，并且可以實現(xiàn)對同一檔案的多次備份，不但能夠延長檔案保存的年限，也解決了天氣變化對檔案造成的不利影響。除此之外，通過信息化的檔案保存，改變了紙質檔案占地面積大、搬運困難的問題，將數(shù)以萬計的資料利用幾個小小的磁盤進行儲存，攜帶方便、占用空間小，有效地優(yōu)化了單位的利用空間。

2、檢索信息效率提高

傳統(tǒng)的檔案管理下，查詢紙質檔案的資料需要經(jīng)過多道程序，并且要在浩如煙海的檔案室里查閱，耗費時間長，在查閱過程中也可能對其他檔案資料造成損傷。在完成檔案的信息化建設后，可以利用關鍵字詞快速實現(xiàn)檔案的檢索，準確地找到所需的檔案資料，操作簡單，耗時短，并且不會對其他檔案造成損傷，免去了繁復的檢索工作，不被空間與時間所束縛，有利于工作效率的提高。

三、檔案管理信息化建設的策略

事業(yè)單位通過對檔案的信息化管理，能夠有效提升單位的效益，保障單位人員的切身利益，促進國家社會經(jīng)濟的穩(wěn)步發(fā)展，針對事業(yè)單位的檔案信息化建設，本文提出以下建議：

1、單位領導加強對檔案管理的重視

提高檔案管理的信息化建設成果，離不開單位領導對工作的關注與重視。黨委領導應該認識到事業(yè)單位發(fā)展過程中檔案管理的重要性，認識到檔案管理信息化建設的先進性與優(yōu)勢，堅持將檔案管理作為工作的重心之一。單位領導應首先關注檔案管理的保密與安全問題，合理選擇檔案管理的辦公室位置，確保工作人員在安全、隱蔽的環(huán)境下展開工作，并對辦公室的門窗進行加固保護，才能有效提高檔案信息的安全性。同時單位領導應該指派專人對檔案進行看管，禁止無關人員隨意進出檔案管理辦公室，需要調用檔案時應做好嚴格的登記工作。單位領導還應加強對檔案管理人員的培訓工作，提高工作人員的專業(yè)素質，以提高管理的效率[4]。

2、結合信息化檔案管理與傳統(tǒng)管理方式

目前，我國事業(yè)單位檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案管理模式仍占據(jù)主導地位，全面實現(xiàn)信息化的管理與建設需要逐步逐層地展開。通過有效地結合傳統(tǒng)管理方式，能夠推動信息化檔案管理的覆蓋。盡管信息技術發(fā)展迅速，但是在實際運用中仍會出現(xiàn)各種各樣的管理問題，不少事業(yè)單位難以短時間內(nèi)快速更新管理模式。因此事業(yè)單位應該對現(xiàn)有的檔案管理人員開展培訓工作，著重講解計算機技術的使用和檔案管理軟件的操作要點，訓練工作人員管理、維護信息化檔案的能力，學習掌握信息化檔案的管理方法，使管理人員能夠結合傳統(tǒng)管理模式，開創(chuàng)信息化檔案管理的新思路，逐漸達到完全的檔案信息化管理。

3、完善檔案信息化管理制度

任何工作的順利開展，離不開完善的制度幫助。只有建立科學合理的信息化檔案管理制度，才能夠保障信息化建設的順利推行。事業(yè)單位應該根據(jù)本單位的實際情況，制定符合單位管理模式的檔案管理制度，指導檔案信息化建設的工作?？梢詫n案的信息化管理納入事業(yè)考核中，或者將評級、績效、責任追究等于信息化建設工作的內(nèi)容掛鉤，調動單位人員工作的積極性，促進檔案信息化建設的開展。有了嚴格的規(guī)章制度，才能做到獎懲有度。

4、加強基礎設施建設

檔案信息化的管理離不開技術設施的完善，借助先進的信息技術構建事業(yè)單位的數(shù)字化檔案館，檔案館內(nèi)應該做好檔案干部隊伍的建設工作，完善館內(nèi)館藏與庫房建設，并創(chuàng)建便捷的檢索工具和服務工具，使檔案信息化的水平不斷提高。除了對文字與圖片類檔案加強管理外，還需要對視頻與音頻的管理與儲存，真正實現(xiàn)檔案的信息化管理與建設。

結語：

信息技術的發(fā)展為事業(yè)單位的檔案管理提供了便利，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，有利于領導決策水平的提高，有利于人才的引進與培養(yǎng)，有利于員工的考核與評級。通過有效的信息化建設方法策略，提高檔案管理的效率，能夠推動事業(yè)單位的穩(wěn)健發(fā)展，為國家建設貢獻力量。

參考文獻：

[1]岳玉輝.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].環(huán)球市場，2020，000（001）：202.

[2]喻艷君.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業(yè)務，2020，No.330（01）：69+71.

[3]呂玉英.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].卷宗，2020，010（004）：142.

[4]唐曄.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略探析[J].卷宗，2019，009（036）：113.