淺談高校留學生信息化檔案管理

魏小林 安玉香

摘要：國內外形式的新變化，對于高校留學生教育來說是挑戰(zhàn)更是機遇。在疫情常態(tài)化的現(xiàn)在，我們更應該回顧反思高等教育國際化的道路應該如何走好，完成留學生教育從量到質的提升。高校外事檔案對于留學生教育管理有著非常重要的作用，本文針對如何完善留學生檔案管理的信息化建設，及如何加強留學生教育管理等問題進行初步探討。

關鍵詞：留學生檔案;信息化管理;數(shù)字化建設

十九屆五中全會提出，新發(fā)展格局不是封閉的國內循環(huán)，而是開放的國內國際雙循環(huán)，這就要求了高校需要應對國內外形勢的新變化，繼續(xù)扎實推進高等教育國際化進程。我們應清楚地意識到，高等教育國際化在給高校提出挑戰(zhàn)的同時，也賦予了高校更多的發(fā)展機遇。[1]受傳統(tǒng)應試教育的影響，高校發(fā)展的重心一遍都放在教學科研和學生管理上，對教育基礎工作如檔案管理不夠重視。但是傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足國際化開放辦學的內在要求，不再適合對來華留學生的檔案管理工作。高校留學生的檔案，屬于在高校管理中被忽略的環(huán)節(jié)，也造成了高校外事檔案信息資源的浪費。留學生檔案管理的信息化建設，不僅可以提升檔案資源的利用率，還可以進一步為教學發(fā)展作為基礎數(shù)據(jù)提供參考。

一.來華留學生檔案管理存在的問題

以沈陽建筑大學留學生檔案管理為例，問題集中體現(xiàn)在以下三個方面：

1. 來華留學生檔案信息管理方法簡單，管理的思維模式固定，數(shù)字化程度低。

檔案信息化是檔案建設的工作重點，直接影響著檔案的利用率。雖然現(xiàn)在檔案工作完全可以脫離人工手寫的模式，但是早期延續(xù)下來的管理模式仍未打破，依舊按照原有的紙質化檔案管理方式，沒有形成有效的信息化格局和無紙化管理模式。例如留學生的申請、報道和離校，已經(jīng)在系統(tǒng)里生成了電子信息表，但仍然需要打印成紙質版讓學生簽字確認，從信息化再次回到紙質化管理。一方面是覺得紙質方便學生簽字確認，另一方面還是沒有脫離原有的管理思維模式。因為大部分留學生的檔案管理都是由國際學院的行政管理人員兼任，他們并不是專業(yè)的檔案管理人員，缺乏對檔案信息化的創(chuàng)建意識。并且在學校未對檔案管理信息化給予重視的前提下，讓老師在完成教學管理任務后還需要搜集和保管留學生的檔案、完成檔案的信息化建設，讓老師們覺得力不從心，也讓檔案管理的信息化建設進程變得緩慢。

2. 雖然留學生部分信息已分別實現(xiàn)電子化管理但仍未系統(tǒng)化，電子檔案存在不全面不完整的情況

檔案信息是多種多樣的，有的檔案信息已經(jīng)實習電子化管理，例如招生信息是通過學生郵件申請、溝通，在錄入到系統(tǒng)中。但是在招生之后的報到信息需要打印后確認簽字，這些依舊是紙質版信息，未納入系統(tǒng)中。與已有電子版信息檔案需要紙質版?zhèn)浞萘舸娌煌?，很多紙質版檔案未錄入進系統(tǒng)中，時間一長也會出現(xiàn)紙質版檔案太多難以查找的問題。甚至在疫情期間這個較為尷尬的時期，很多留學生留置在境外無法回到中國，與學生的溝通只能是微信或者郵件.這樣的信息雖然不是紙質的，但是無法規(guī)范地將信息整合，納入到系統(tǒng)中去，這樣的電子管理依舊無法系統(tǒng)化。這樣不完整、未系統(tǒng)化的電子化管理依舊沒有辦法全面、有效地利用檔案信息，完成檔案信息化的服務，為學校、社會提供高質量的信息服務。

3. 在針對來華留學生檔案管理的過程中，各部門之間協(xié)同化管理較低，信息難以有效的得到整合和共享。

高校的檔案工作是由各部門工作的各種信息整合而成的特殊形式的管理活動，包含了招生、教學、生活管理的各個方面。而學院的各個部門之間還需要向上級機關匯報，工作由學院上升至學校。但是因為各部門的分工不同，除了和其他部門有交集的工作有溝通之外，其他因為工作繁雜鮮少有相互溝通了解工作需要的情況出現(xiàn)。這就造成了各部門之間的協(xié)同化管理較低，無法及時更新檔案信息或者傳遞管理信息。有時留學生也會利用這個漏洞在輔導員和老師直接傳遞假消息，例如跟班主任或者任課老師說輔導員給假了，在上課之前或者之后說，時間緊急沒有辦法向輔導員求證，造成學生逃課。這種情況都是我在教學管理工作中真實遇見過的問題。所以不管是留學生的管理還是檔案的信息化，都需要各部門之間協(xié)同化管理，將各個環(huán)節(jié)的信息有效整合，才能使得信息系統(tǒng)化資源化，讓檔案信息得到有效利用。

二.對于留學生檔案管理信息化的幾點建議

前面簡單說了幾點在留學生檔案管理中面對信息化遇見的幾個問題，那么接下來我將對于高校留學生信息化檔案管理提出幾點優(yōu)化建議。

1. 樹立正確的大數(shù)據(jù)管理思維應對留學生檔案管理工作，使檔案管理從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化，提升高校留學生管理工作的實效性，也為留學生教育發(fā)展提供信息資料。

其實高校在經(jīng)過十多年的摸索，針對留學生的管理已經(jīng)形成一套相對成熟的管理體系，建立了來華留學生管理系統(tǒng)，對檔案管理也有一定的管理模式。但是這是在學校的檔案管理基礎上按照中國學生趨同化發(fā)展建立的，和留學生管理還有許多不相適應、需要改進的地方。并且沒有針對畢業(yè)留學生的后續(xù)回訪，缺少跟蹤調查，使得缺失了一部分留學生教育發(fā)展的研究信息。很多信息雖然實現(xiàn)了數(shù)字化，但是部門不同錄入信息也可能在不同的網(wǎng)站上。例如招生科的很多信息在國家教育部基金委的網(wǎng)頁里，管理科的部分畢業(yè)信息在學信網(wǎng)，教務科的一些考試信息如HSK在漢考國際的網(wǎng)站里。這些信息雖然已經(jīng)數(shù)字化，但是未有效整合形成檔案數(shù)據(jù)，導致檔案信息缺失，無法讓檔案資源化，為學院提供參考資料。

2. 完善對留學生的相關考核制度，各部門信息整合，為留學生管理提供相應的監(jiān)督反饋機制。

留學生的各部門在職責范圍上各司其職，但是向上文所說，部分信息沒有進行有效整合，從而無法在留學生管理上提供相應的監(jiān)督反饋機制。例如教師反饋給教務部門學生上課表現(xiàn)和管理部門輔導員監(jiān)督學生出勤情況應該是相配合的。但是目前在留學生管理方面，基本都秉持著發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的處理方法，還未達到提前發(fā)現(xiàn)問題、解決隱患的程度。這就體現(xiàn)了需要整合各部門信息，完善留學生的相關考核制度，為留學生管理提供監(jiān)督反饋機制的重要性。例如：招生科在招收錄取之后，提供一些資格審查時獲得的學生學歷信息或者國家風俗等提供給教務和管理部門。教學和管理部門也應該對留學生的生活狀態(tài)和學習情況進行階段審查，對留學生學業(yè)狀況提供預警等教學警告，保障留學生學習生活條件能夠滿足需求，順利畢業(yè)。這部分工作可以參考教育部針對中國政府獎學金生的績效評價指標體系來設置留學生的事項決策管理機制。

3. 打破高校各部門檔案信息資源相對獨立的傳統(tǒng)格局，將留學生檔案管理建設納入學校管理部門建設中。

目前各高校都針對留學生設立了來華留學生歸口管理部門，由歸口管理部門負責留學生的全部職責內容。這也就造成了留學生管理相對獨立，留學生的檔案管理一直未納入到學校的管理部門建設中。例如留學生的教學工作量，無法納入研究生院;中文授課的留學生插班上課后，學生信息無法納入教務處，導致成績消息滯后;學校檔案館不接收留學生檔案信息等情況。留學生管理由于其特殊性一直都是歸口管理部門管理，這也造成了后期要求實施中外學生趨同化管理機制后，要求和具體實施總是不相適應。因為如果完全按照中國學生教學管理，可能留學生在教學質量上難以達成學校要求。但如果為留學生在教學管理中單獨開綠燈又不符合中外學生趨同化管理規(guī)定。所以很多高校干脆設立來華留學生的管理部門，垂直管理來華留學生的相關事務，不納入學校教學管理中。這就導致了高校留學生的檔案信息資源相對獨立的傳統(tǒng)格局，無法將留學生檔案管理建設納入學校管理部門建設中。這也使得留學生的檔案發(fā)展始終是在學院層級，無法發(fā)展到校級管理建設。

三.結語

高校留學生的檔案管理工作是高校推動留學教育發(fā)展的重要組成部分。未來，留學生檔案完善后可通過數(shù)據(jù)抓取信息進一步挖掘檔案信息，建立一份完整的外事檔案。留學生可通過綁定學號生成二維碼，掃描后可查閱學生的所有信息，如簽證信息、成績信息、獎懲情況、前置院校、學術交流等。檔案信息化建設不僅方便檔案使用者迅速了解學生情況，而且學生也可以清楚地看到自己的所有信息，形成一份個人檔案，方便后續(xù)學歷認證和實習及就業(yè)。以上是留學生檔案管理的初步設想，后續(xù)有待不斷推進落實，進一步推動高校留學生信息化檔案管理工作，提升高校國際化辦學質量。

（本文為2021年遼寧省檔案科技項目《大數(shù)據(jù)背景下高校外事檔案數(shù)字化建設及平臺共享研究》的階段性研究成果，項目編號：2021-X-018）

參考文獻

[1]人民日報.必須把發(fā)展質量問題擺在更為突出的位置習近平總書記關于推動高質量發(fā)展重要論述綜述

[2]王明禹.如何加強高校留學生教育管理工作[J].長江叢刊期刊，2017-11