云計(jì)算在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略

葉福玲

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，結(jié)合自身發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域不斷更新企業(yè)信息化技術(shù)，其中企業(yè)檔案管理工作也在持續(xù)發(fā)展信息化技術(shù)。本文對(duì)云計(jì)算在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的對(duì)策，僅供參考。

關(guān)鍵詞：云計(jì)算;企業(yè)單位;檔案管理

1云技術(shù)的概念

云計(jì)算（cloudcomputing）是基于互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)服務(wù)的增加、使用和交付模式，通常涉及通過互聯(lián)網(wǎng)來提供動(dòng)態(tài)易擴(kuò)展且經(jīng)常是虛擬化的資源。云計(jì)算是分布式計(jì)算技術(shù)的一種。其最基本的概念，是透過網(wǎng)絡(luò)將龐大的計(jì)算處理程序自動(dòng)分拆成無數(shù)個(gè)較小的子程序，再交由多部服務(wù)器所組成的龐大系統(tǒng)一搜尋、計(jì)算分析之后將處理結(jié)果回傳給用戶。透過這項(xiàng)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供者可以在數(shù)秒之內(nèi)，達(dá)成處理數(shù)以千萬計(jì)甚至億計(jì)的信息，達(dá)到和“超級(jí)計(jì)算機(jī)”同樣強(qiáng)大效能的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。狹義云計(jì)算指IT基礎(chǔ)設(shè)施的交付和使用模式，指通過網(wǎng)絡(luò)以按需、易擴(kuò)展的方式獲得所需資源;廣義云計(jì)算指服務(wù)的交付和使用模式，是通過網(wǎng)絡(luò)以按需、易擴(kuò)展的方式獲得所需服務(wù)。這種服務(wù)可以是IT和軟件、互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)，也可是其他服務(wù)。

2檔案管理的性質(zhì)

檔案管理是一種管理性、服務(wù)性、政治性的工作，這項(xiàng)工作不產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，由檔案管理人員管理各部門生產(chǎn)中產(chǎn)生的資料和一些書籍，是一項(xiàng)管理性質(zhì)的工作。檔案管理是為了讓生產(chǎn)人員在需要材料時(shí)，能提供所需材料，服務(wù)于生產(chǎn)人員，所以具有服務(wù)性。部分檔案記錄一些國家機(jī)密，所以必須對(duì)這些資料進(jìn)行加密，國家也會(huì)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密要求，這種機(jī)要性也是檔案管理的一種性質(zhì)，同時(shí)也體現(xiàn)了檔案管理的政治性。

3云計(jì)算技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的作用

企業(yè)檔案管理過程中，建設(shè)檔案管理云計(jì)算系統(tǒng)是在云計(jì)算技術(shù)的基礎(chǔ)上建立起來的，是通過信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行搜集、整合、管理，通過這樣的方式，促使檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享模式，并且還可以建設(shè)檔案信息分布式云計(jì)算網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。構(gòu)成企業(yè)檔案管理云計(jì)算系統(tǒng)有幾個(gè)方面，分別是云計(jì)算應(yīng)用系統(tǒng)、檔案管理節(jié)點(diǎn)、專用網(wǎng)絡(luò)、安全防火墻以及公用、私用的軟硬件設(shè)備共同構(gòu)成。這其中檔案管理節(jié)點(diǎn)是指在借助云計(jì)算技術(shù)的支持下，設(shè)計(jì)的信息網(wǎng)絡(luò)檔案室（館），是一種檔案信息基本構(gòu)成體系。一般情況下，企業(yè)檔案信息可以存儲(chǔ)在檔案管理節(jié)點(diǎn)中，以數(shù)據(jù)流形式存在。隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，雖然已經(jīng)取得了一定的效果，但是在發(fā)展的過程中仍然存在著一些煩惱。比如，檔案管理系統(tǒng)中軟件和數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)、類型之間的差異，檔案目錄數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享、互聯(lián)具有一定難度，檔案管理難以實(shí)現(xiàn)軟件的通用化以及統(tǒng)一規(guī)范化，促使每一家企業(yè)檔案信息管理以孤島的形式存在，進(jìn)而增加了數(shù)據(jù)庫建立以及后續(xù)管理、維護(hù)的成本，減少了檔案信息的使用效果。云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可以利用云服務(wù)來實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館或者檔案室中的軟件通用性，還可以為企業(yè)檔案管理工作提供智能檢索、先進(jìn)的搜索引擎以及安全控制系統(tǒng)，可以進(jìn)行集中儲(chǔ)存檔案信息數(shù)據(jù)，能夠在最大程度上降低企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的成本，提升其產(chǎn)出，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合。

4云計(jì)算技術(shù)在企業(yè)檔案管理中面臨的挑戰(zhàn)

（一）對(duì)云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用存在不正確的認(rèn)知。這里對(duì)云計(jì)算的認(rèn)知需要關(guān)注的是云計(jì)算技術(shù)中依然存在著“端”，只是將“端”的發(fā)展放緩了進(jìn)程，可以將“端”理解成終端用戶。云計(jì)算時(shí)代是“云”和“端”共同存在。檔案室應(yīng)用云計(jì)算以后，以往的檔案信息數(shù)據(jù)依然存在，其中包括館藏?cái)?shù)字化成果以及投入的IT技術(shù)人員。因此引入云計(jì)算是建立在企業(yè)自身檔案信息化的基礎(chǔ)上，通過云計(jì)算技術(shù)的優(yōu)勢結(jié)合企業(yè)發(fā)展情況，對(duì)自身信息化檔案工作進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整的一種方式。

（二）檔案管理中信息數(shù)據(jù)安全及隱私隱患。檔案室需要保密的信息比較多，并且其公開權(quán)限也具有一定的局限性。由此可知檔案室在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理時(shí)，并不是可以將全部信息都存放到“云”中。企業(yè)檔案中必然會(huì)存在一些保密性質(zhì)強(qiáng)的重要資料，這就不可以存放到“云”中，需要企業(yè)另行保存。

（三）企業(yè)中建設(shè)軟硬件力度較弱。我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展隨著區(qū)域的不同具有一定的差距，因此處于不同區(qū)域的企業(yè)，在對(duì)檔案室進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中必然會(huì)存在差距，進(jìn)而存在“鴻溝”問題。并且每一個(gè)數(shù)字檔案室使用的系統(tǒng)也具有差距，使用的計(jì)算機(jī)端口也不是統(tǒng)一化，實(shí)現(xiàn)信息共享以及信息跨庫具有較高的難度，這也是檔案云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)建設(shè)中的一個(gè)工作阻礙。

5如何在企業(yè)單位檔案管理中更好的應(yīng)用云計(jì)算

5.1提高認(rèn)識(shí)

企業(yè)信息管理剛剛起步，企業(yè)員工對(duì)現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理、信息處理等缺乏深入的了解。造成這種狀況的原因主要是員工缺乏對(duì)檔案信息技術(shù)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)，另外，在企業(yè)組織管理方面，缺乏信息人才隊(duì)伍建設(shè)的長期規(guī)劃，無法對(duì)信息技術(shù)人員提供從業(yè)和晉升的良好環(huán)境，導(dǎo)致相當(dāng)數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人才外流或者轉(zhuǎn)行，致使檔案信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在有效解決人才、技術(shù)、資金等問題方面上，必須統(tǒng)一企業(yè)各部門對(duì)檔案信息化建設(shè)的思想認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)方面的培養(yǎng)。我們要定期不定期的以“請進(jìn)來”或“走出去”等方式加大培訓(xùn)力度，以更好的使用系統(tǒng)。

5.2保證數(shù)字檔案館的信息安全

首先要針對(duì)用戶進(jìn)行訪問控制和權(quán)限管理。訪問控制的目的是保證各檔案數(shù)據(jù)不被非法訪問和使用。因?yàn)椤霸啤北旧聿坏写鎯?chǔ)了各種資源，而且云環(huán)境具有高度復(fù)雜性，這些都極易產(chǎn)生漏洞，為黑客提供尋找云環(huán)境下的安全漏洞來竊取用戶資料或破壞檔案信息的機(jī)會(huì)。基于角色的用戶權(quán)限管理，是為了保證正確的用戶在正確的時(shí)間訪問“云”中正確的資源。用戶登錄到云環(huán)境下的數(shù)字檔案室進(jìn)行瀏覽、檢索、下載、創(chuàng)建、更新等操作，但并不是每一個(gè)用戶都可以進(jìn)行所有的操作，不同的用戶具有不同的權(quán)限。由于所有檔案資源都存儲(chǔ)于“云”上，這就需要用戶通過網(wǎng)絡(luò)這座“橋”來鏈接提供服務(wù)的應(yīng)用程序和文檔。在云環(huán)境中，用戶的服務(wù)系統(tǒng)更新和升級(jí)大多數(shù)是由用戶在遠(yuǎn)程執(zhí)行的，而不是采用傳統(tǒng)的在本地按版本更新的方式，每一次升級(jí)都可能帶來潛在的安全問題和對(duì)原有安全策略的挑戰(zhàn)。因此，在云環(huán)境下建立安全評(píng)估與監(jiān)管體系的同時(shí)，也要提高數(shù)字檔案室云安全防范意識(shí)。再次是利用先進(jìn)的技術(shù)手段幫助制度落地。如先進(jìn)、嚴(yán)格的審計(jì)技術(shù)可以幫助實(shí)現(xiàn)評(píng)估與監(jiān)管制度的落地。審計(jì)的目的是針對(duì)云環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)操作行為進(jìn)行綜合管理。通過對(duì)用戶每一步操作的記錄、分析，并生成可視化分析報(bào)表，提供審計(jì)系統(tǒng)詳細(xì)的日志記錄，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控。

5.3努力提升企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)軟硬件水平

雖然云計(jì)算為檔案信息資源的利用提供了統(tǒng)一管理的平臺(tái)，各檔案室仍需要加強(qiáng)監(jiān)管，有效管理各自檔案服務(wù)平臺(tái)，增加館藏檔案的數(shù)量和發(fā)布檔案管理工作的動(dòng)態(tài)，以保證信息的時(shí)效性和可用性。同時(shí)，檔案室也要提升自己的網(wǎng)絡(luò)軟硬件水平，為云計(jì)算服務(wù)的利用創(chuàng)造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，根據(jù)自身定制的服務(wù)功能，采購滿足云計(jì)算運(yùn)行的軟硬件設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)適配器、路由器、交換機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備等。除此之外，還必須要建立合適的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、資源充沛的檔案資源數(shù)據(jù)庫和完整可用的檔案門戶網(wǎng)站。

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