建設項目隱蔽工程檔案管理要點分析

黃德華 大連建工項目管理有限公司

1 前言

建設項目隱蔽工程涉及的范圍大多比較廣，而且往往存在于肉眼很難第一時間覺察的位置。本文中所提及的建設項目隱蔽工程具有復雜性特點，為了避免此類工程給建設項目的后續(xù)施工造成影響，尤其是減少后續(xù)項目整改或修整所面臨的困境，建設項目針對隱蔽工程必須做好前期的管理工作。

2 隱蔽工程的主要特征以及檔案呈現(xiàn)的主要特點

隱蔽工程因為包含著不同材料、不同施工階段、不同的施工方法，所以帶有強烈的綜合性，也因為施工過程具有不可逆轉(zhuǎn)性，所以工程的回溯和補救都變得十分困難。

2.1 隱蔽工程的主要特點

隱蔽工程的特點主要表現(xiàn)在兩個方面，分別是復雜性以及隱蔽性。

2.1.1 復雜性

建設項目彼此獨立、專業(yè)劃分更為細致，各個工程之間存在彼此交叉的情況，直接導致隱蔽工程具有一定的復雜性。對于建設項目實際存在的隱蔽工程而言，其往往是多項要素以及施工環(huán)節(jié)共同作用的結(jié)果，僅存在于某一細節(jié)、某一要素的隱蔽工程往往不存在。

2.1.2 隱蔽性

隱蔽工程存在于絕大多數(shù)工程的細節(jié)當中，比如基礎建設部分、建筑結(jié)構(gòu)部分、電氣施工部分、地下防水以及人防工程等。而且這類工程一旦在后續(xù)施工過程中被新的工序或工程內(nèi)容所覆蓋，就不會容易察覺之前存在的問題，而且返工難度非常高。

2.2 隱蔽工程檔案的主要特點

隱蔽工程檔案的主要特點集中表現(xiàn)在四個方面，分別是階段性、完整性、復雜性以及過程性。

2.2.1 階段性以及完整性

隱蔽工程檔案根據(jù)工程所處階段的不同，可以被分解為設計、施工、分布驗收階段，隱蔽工程的檔案資料伴隨所有階段而存在，可以說從工程的前期規(guī)劃到最后的竣工驗收會一直存在。

2.2.2 復雜性以及過程性

隱蔽工程在每一個具體的施工階段所生成的圖紙、資料等都需要通過記錄而明確地反映出來，要保證每個階段記錄的內(nèi)容既彼此聯(lián)系，又存在足夠的獨立性。因為隱蔽工程的建設牽扯多個部門、專業(yè)以及單位，其在實際從事活動的過程中，往往會產(chǎn)生較多并且非常分散的材料。

3 隱蔽工程檔案管理的重要性

建設項目無論是關系到城市的發(fā)展建設，還是基于已有項目的改造，必然會涉及隱蔽工程檔案。比如張家港、徐州等知名城市，其能夠?qū)⒂幸欢v史的舊城完全整改成充斥著現(xiàn)代化氣息的新興城市，在拆除舊建筑、拓展道路、建設新建筑的過程中，必然需要面對大量的過去建設遺留的管道布置、路線設計等現(xiàn)實的問題。實際情況時，老城復雜的地下管路不可能有任何一個人單純憑借記憶就將其完整的呈現(xiàn)出來，其只能借助以前存在的隱蔽工程檔案分清這些歷史管路，保證在建設新城的同時能夠?qū)⑴f有的管線進行合理的利用和改進。這些隱蔽工程檔案當中對于固有管線的走向、位置進行了明確的記錄，后續(xù)設計和施工人員能夠做到一目了然。

另一方面，隱蔽工程檔案不僅對后續(xù)的建設項目順利施工產(chǎn)生了頗為關鍵的影響，而且對城市規(guī)劃也產(chǎn)生了較為重要的作用。比如發(fā)生在20世紀的唐山大地震，災后重建時面對大量倒塌的房屋，必須借助之前留下的各種工程檔案，才為后續(xù)的重建工作提供了足夠的依據(jù)和可靠的信息，才促使相關工作得以順利推進。

4 建設項目隱蔽工程檔案管理的要點

正因為建設項目隱蔽工程檔案管理非常復雜，過程中所需把握的要點也非常多，主要包括以下幾點。

4.1 三個確保，兩個擺正，夯實隱蔽工程檔案管理的思想基礎

隱蔽工程檔案是國家、社會以及施工單位非常重要的資源，相關從業(yè)者必須加強對此工作重要性的認知，在提高理論以及專業(yè)知識學習的過程中，也間接提高自身的業(yè)務能力。在實際工作的過程中，檔案管理人員必須做到嚴肅認真、一絲不茍、科學規(guī)范。

4.1.1 三個確保

確保主要是針對隱蔽工程檔案管理條件而言的，具體包括檔案收集的前提基礎、存儲的條件和資源以及實際負責此項事宜的管理人員。

（1）確保隱性工程檔案的“全”和“準”

這里所謂的“全”就是指圖紙、資料的信息必須齊全，不能有任何的缺失；所謂“準”是指工程能夠所有標注的管線地點、方向、長度、埋設的深度等都要非常清晰、準確，要為后來的擴建、改建提供方便。

（2）確保檔案保管具備永久性條件

建設項目隱蔽工程檔案無論是被建設單位保管，還是交由專業(yè)檔案館保存，都必須以延長檔案的使用壽命為重要目標，確保硬件必須符合檔案保管的基本要求，而且能夠真正意義上做到防水、防火、防止不適合的濕度。

（3）讓真正具有責任心的管理人員負責此項工作

如果沒有富有責任心的管理人員進行此部分檔案的管理工作，很容易造成隱蔽工程檔案資料的嚴重缺失，進而為后續(xù)工作造成嚴重的影響和安全隱患。

4.1.2 兩個擺正

擺正主要是針對建設項目隱蔽工程檔案管理工作的地位和重要性而言，因為其過程中包含較為復雜的關系和邏輯性，只有正確認知才不會影響后續(xù)工作。

（1）擺正歸檔資料與滿足工作需要之間的關系

要想妥善切合理地處理好歸檔資料以及滿足工作需要之間的關系，進一步達成節(jié)約和控制成本，節(jié)約人力、物力以及財力的訴求，需要復制底圖，并且增補全新的管線管理辦法。如此呈現(xiàn)的綜合管線圖不僅不會破壞檔案的原始信息，而且能夠及時反映出城市管線的最新布局情況。

（2）擺正專業(yè)施工隊與具體用戶之間的關系

施工隊伍必須嚴格按照圖紙上的指示進行施工，具體用戶要配合施工過程，堅持協(xié)同作戰(zhàn)。無論建設項目的屬性如何，二者之間必須保持密切合作與配合的關系，才能做到施工過程的標準化和規(guī)范性。

4.2 充分挖掘“活檔案”,理清框架網(wǎng)絡

建設項目的施工單位需要召集“老”員工召開座談會，通過共同的回憶以及彼此的記憶印證，理清各個關鍵施工時期地下管道以及線路鋪設的特點以及布局情況。如果這些老員工存在記憶模糊之處，就需要通過多方面的印證來獲取清晰的結(jié)論。后續(xù)需要將這些被證實的記憶通過草圖的方式來予以歸納和分類，整理出一套完整的隱蔽工程圖紙，以便后續(xù)項目進行施工的時候，能夠及時將其作為重要的檔案進行調(diào)閱。

4.3 管理者高度重視、人民群眾普遍支持

隱蔽工程的檔案管理意識不斷提升，有助于為企業(yè)內(nèi)部實施全過程管理提供必要的保障和契機，所以相關單位必須及時修訂相關制度，及時將隱蔽工程的檔案管理工作納入企業(yè)的基礎建設以及日常管理環(huán)節(jié)當中，列入相關單位以及管理者的日常事務當中，落實崗位責任制。

制度一旦落實就必須提高單位管理者和領導人對其的重視程度，尤其需要強調(diào)隱蔽工程檔案的歸檔和整理、累積。如此不僅可以挽救且健全隱蔽工程檔案，而且在一定程度上也輔助其他類型檔案的完備和有效管理。

4.4 根據(jù)已掌握的隱蔽工程概況，對其進行大體的分析與性質(zhì)的界定

對于很多存在時間已久，會直接影響到后續(xù)施工的建設項目，需要在后續(xù)不斷施工的過程中基于已有的經(jīng)驗完善相關檔案信息。

4.4.1 建立健全隱蔽工程檔案管理制度

科學合理的隱蔽工程檔案管理之都是確保建設項目在后期能夠合理使用這些檔案，讓它們更好地發(fā)揮作用的基礎和前提。

首先，建設單位必須改變重視施工、忽視管理、輕視檔案管理的工作狀態(tài)，要以及過程管理為基點和重點，形成提前介入、對口管理、同步驗收、經(jīng)濟保證、合同制約等行之有效的管理方式，生成以檔案為基礎的管理思路；其次，要進一步明確所有建設單位在隱蔽工程檔案管理過程中所需要履行的權責義務，確保檔案管理工作的順利推進；最后，強調(diào)使用規(guī)范的檔案管理行為來推動建設單位隱蔽工程檔案管理的規(guī)范化以及科學性，確保檔案管理質(zhì)量的全面提升。檔案管理必須從項目建設的初期開始，秉承科學、合理、適用等基礎性的原則構(gòu)建完備的檔案管理制度，針對管理體系、獎勵處罰、組織領導、各方制責等進行明確的規(guī)定，進而對文件材料的歸檔形成、收集驗收、整理編制等重要問題進行明確的要求和說明，讓一切后續(xù)工作能夠有據(jù)可依。

4.4.2 強調(diào)對隱蔽工程檔案的科學化管理

科學技術的飛速發(fā)展促使各行各業(yè)的管理手段面臨著重塑和革新，隱蔽工程檔案管理自然也可以借勢這樣的背景強調(diào)信息化管理、數(shù)字化管理，用以提高隱蔽工程檔案管理的準確性和科學性，在提高效率的同時，也能減少資源和成本的浪費。

4.4.3 對實際負責隱蔽工程檔案管理的人員提出更高要求

隱蔽工程檔案信息的完整和真實是確保檔案功能得以實現(xiàn)的基礎，也是建設工程后續(xù)很多項目得以順利開啟的依據(jù)。

首先，相關施工以及管理人員必須不斷提高自身的專業(yè)化水平，強調(diào)工作的積極性、專業(yè)性以及責任心，要及時對現(xiàn)場數(shù)據(jù)進行記錄和調(diào)研，確保信息的真實性、準確性；

其次，必須加強同廣大施工人員的交流，及時宣傳隱蔽工程檔案管理制度，促使檔案征集管理和施工現(xiàn)場能夠緊密連接。要進一步提高廣大施工人員的配合程度，促使收集和掌握的檔案信息準確、科學；

最后，建設項目整個施工周期結(jié)束之后就會進入到完整的驗收階段，此時作為管理人員需要及時和質(zhì)量監(jiān)管部門取得聯(lián)系，進行竣工以后資料的收集和整理，確保隱蔽工程檔案的完整性。

5 結(jié)束語

總而言之，隱蔽工程檔案是建設項目檔案的重要組成部分，帶有明顯的復雜性。建設企業(yè)的檔案管理部門有必要在項目啟動之初就做好此方面的管理和籌備工作，強調(diào)在項目建設的每一個細節(jié)都要做好檔案管理工作，確保檔案資料記錄的完整性。