智慧視域下高校檔案管理現(xiàn)狀分析及途徑選擇

朱利勇

（中國民用航空飛行學(xué)院，四川 廣漢 618399）

一、引言

高校檔案包括各類科研、教學(xué)、黨務(wù)、政務(wù)、校史、對外活動等類別，高校檔案的有效保存和管理對于規(guī)范化開展智慧辦公，常態(tài)化檔案保護與備案工作，促進重大工作記錄紀實的完備性，切實提升行政工作效率，完善行政管理體系都具有重要意義。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化、數(shù)字化等智慧理念深入人心，智慧理念的提出對高校傳統(tǒng)的檔案管理方法帶來了巨大的沖擊，探索并選擇智慧視域下的高校檔案管理新途徑勢在必行。本文通過分析高校行政檔案的傳統(tǒng)管理方法和制度的現(xiàn)狀，集中探討高校檔案管理的新途徑，促進高校檔案管理向高層次智慧化管理和精細化管理發(fā)展。

二、高校行政辦公檔案管理的重要性

高校是國家教育事業(yè)建設(shè)和發(fā)展的前沿陣地，高校檔案保存著學(xué)校在人才培養(yǎng)、科學(xué)發(fā)展和服務(wù)社會等方面的重要紀實。在高校內(nèi)部建立良好的檔案管理制度和方法具有以下幾個方面的作用：

一是有利于記錄高校發(fā)展的重大史實、科教動態(tài)，繼承和發(fā)揚文化精神。高校檔案是高校校史文化教育和科教精神教育的重要依據(jù)。檔案的有效保存和管理對于大學(xué)精神文化的傳承和發(fā)揚、重大科研成果的展示和教育、高校發(fā)展歷程的回顧和展望都具有特殊的作用。特別是在挖掘大學(xué)歷史文化底蘊，凝練大學(xué)精神內(nèi)涵，提升大學(xué)辦學(xué)層次方面，檔案管理的作用尤為明顯。

二是有利于常態(tài)化工作的規(guī)范化和制度化。一方面，檔案的保存、管理和查閱等管理工作能夠顯著推動痕跡化辦公和規(guī)范化辦公的建設(shè)進程，切實做到各項工作有據(jù)可依、有跡可循；另一方面，通過查閱檔案，熟悉常規(guī)工作流程，高校各職能部門能夠有效提升高校人才引進、招標比選、科研立項等常態(tài)化工作的辦事效率。

三是有利于重要資料的查詢和調(diào)取。學(xué)生人事檔案、科研報告、教學(xué)日志等材料不可避免會面臨遺漏、丟失、損毀等問題，檔案的及時保存可以提高檔案的安全系數(shù)，有效應(yīng)對檔案丟失等突發(fā)情況。

隨著我國高等教育由精英化向大眾化發(fā)展，高校規(guī)模不斷擴大，學(xué)生人數(shù)顯著增加，各類科研、教學(xué)、黨務(wù)、政務(wù)等檔案與日俱增，探索智慧視域下高校檔案管理的新途徑，提高檔案管理的規(guī)范性和安全性對于促進高校高質(zhì)量、高水平和高層次發(fā)展意義重大。

三、高校行政辦公檔案管理的現(xiàn)狀

（一）高校檔案管理總體研究趨勢

基于CNKI 數(shù)據(jù)庫，以“高?！焙汀皺n案管理”為關(guān)鍵詞進行組合檢索，僅摘取其中的學(xué)術(shù)期刊文獻（共26584 篇）進行分析。根據(jù)中國知網(wǎng)的檢索結(jié)果，本文分析高校檔案管理歷年來的發(fā)文量分布情況（見圖1，2021 年數(shù)據(jù)采用中國知網(wǎng)預(yù)測值），得出以下結(jié)論：我國高校檔案管理的相關(guān)研究見諸于學(xué)術(shù)期刊始于20 世紀80 年代，于2001 年開展顯著增長；自2009 年后我國高校檔案管理的研究整體呈現(xiàn)穩(wěn)中有升的趨勢。結(jié)合我國高等教育的發(fā)展歷程和21 世紀初互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的事實可見，高校規(guī)模的不斷擴大以及信息化、數(shù)字化、大數(shù)據(jù)時代等理念的沖擊使得高校逐步認識到檔案管理的重要性，相關(guān)研究逐漸增加；由于高校內(nèi)部經(jīng)費傾斜力度不夠和檔案管理技術(shù)更新?lián)Q代速度慢等原因，近年來高校的檔案管理研究進展已經(jīng)進入平緩期。

圖1 樣本文獻年度發(fā)文量分布圖（數(shù)據(jù)來源于中國知網(wǎng)）

（二）檔案管理制度不夠健全，存在管理盲區(qū)

我國高校的檔案管理雖起源較早，但檔案管理制度不夠健全。在管理模式上，科研項目結(jié)題、課程教學(xué)結(jié)課、師資力量分布等檔案常分散保存在各教研室、學(xué)生隊等部門。在各類總結(jié)匯報、工作梳理、學(xué)院發(fā)展史考究等方面常常需要花費大量的精力從各個部門尋找支撐材料，時間成本和人力成本極高。在管理制度上，檔案查閱制度有待完善，權(quán)責(zé)劃分不夠清晰。主要表現(xiàn)在檔案查閱、調(diào)取權(quán)限的審批制度不完善，審批流程并未得到嚴格執(zhí)行，審批和查閱順序錯亂，未審先查或查審?fù)降那闆r時有發(fā)生。在管理要求上，多數(shù)二級單位并不明確需要歸檔的檔案類型、歸檔時間界限和具體材料要求，二級單位內(nèi)部及二級單位與學(xué)校之間的檔案同步更新情況差，歸檔工作顯著滯后，許多重要檔案并未按期歸檔至學(xué)校檔案館，導(dǎo)致了檔案缺失等問題。

（三）檔案管理存在安全漏洞，安全性有待提高

目前，隨著無紙化辦公理念的形成，高校檔案管理也逐漸趨于電子化辦公，電子存檔和查閱技術(shù)逐步得到應(yīng)用。但支撐電子化辦公所需的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)卻相對滯后，電子檔案管理的安全系數(shù)有所降低。部分由二級單位自行保管的檔案，由于管理盲區(qū)存在而導(dǎo)致的檔案遺失問題頻發(fā)。此外，二級單位內(nèi)部的檔案查閱規(guī)章制度模糊，對人員權(quán)限、可查級別等方面的管理松散，檔案的安全性和保密性無法保證。部分群體的檔案管理方式粗放，不少高校的學(xué)生檔案存放條件差，檔案遺失、竊取、篡改風(fēng)險高。

（四）部分單位缺乏專業(yè)型檔案管理人員和設(shè)備，檔案管理方式落后

高校內(nèi)部的部分二級單位的檔案管理人員缺失、檔案存放條件差、硬件設(shè)施設(shè)備稀少、檔案保密性工作差。在管理人員上，具有檔案管理專業(yè)背景或經(jīng)過專業(yè)化培訓(xùn)的人員比例小。一方面，多數(shù)高校采用一般化行政人員的標準開展人才引進，對檔案管理人員的專業(yè)性要求低；另一方面，二級單位的人員結(jié)構(gòu)中通常不會設(shè)置檔案管理崗位，檔案管理主要由行政人員或相關(guān)負責(zé)人根據(jù)約定俗成的慣例開展日常檔案管理工作，工作方式原始，專業(yè)規(guī)范性差，缺乏制度性約束。在設(shè)施設(shè)備上，高校的校級檔案館多數(shù)情況下條件有限、經(jīng)費不足，設(shè)施設(shè)備的更新?lián)Q代緩慢；在信息化、數(shù)字化和大數(shù)據(jù)時代的沖擊和高校規(guī)模逐漸擴大的大背景下，檔案管理工作愈發(fā)繁重。二級單位檔案存放設(shè)施設(shè)備缺乏、檔案存放條件簡陋、消防等安全措施不夠完善等問題更為明顯。

（五）檔案管理新技術(shù)更新?lián)Q代慢

隨著高校規(guī)模的擴大，檔案整體數(shù)量也逐漸增加，推動互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是大勢所趨。然而，互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)的建設(shè)周期長、成本高、人員素質(zhì)要求高；而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案生成周期慢，存檔查檔效率低。檔案管理資金的支持力度不夠[1]極大地限制了新技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，高校的檔案管理技術(shù)由傳統(tǒng)向現(xiàn)代過渡將經(jīng)歷一個較長的周期。

四、智慧視域下的檔案管理新方法

（一）健全管理制度，提升人員專業(yè)素養(yǎng)

高校要根據(jù)數(shù)字化時代檔案管理的新要求，探索檔案分類、分級管理制度[2]，提高檔案的可查性和備案有效性；規(guī)范檔案查閱行為，嚴格執(zhí)行審批制度；加大宣傳力度，增強相關(guān)人員的歸檔責(zé)任意識和紀律意識。與時俱進，促進檔案管理設(shè)施設(shè)備的更新?lián)Q代，深化管理人員技能培訓(xùn)，提升人員現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用能力，全面推動高校檔案管理向智慧化和智能化邁進。

（二）轉(zhuǎn)變思維模式，靈活應(yīng)用新技術(shù)手段

隨著檔案類型的增多，圖像、音頻、影像、獲獎實物等檔案數(shù)量顯著增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足檔案保存的需要。在檔案類型急劇增多的大背景下，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維模式，利用數(shù)字化時代新技術(shù)，綜合應(yīng)用打印機、掃描儀、錄音器、照相機、磁盤、云盤等現(xiàn)代軟硬件設(shè)施設(shè)備，創(chuàng)新應(yīng)用OCR 識別、聲音識別、人臉識別、人工智能等互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)，實現(xiàn)檔案保存與管理的自動化和數(shù)字化是提高檔案管理效率，降低人員勞動強度和失誤率的有效方法。

（三）傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合，提高檔案管理效率

在數(shù)字化時代，檔案管理更加趨向于無紙化辦公，電子檔案作為一種應(yīng)運而生的檔案保存方式，由于其存取便捷、物理保存空間要求小等優(yōu)勢逐漸得到普及。與此同時，電子檔案的保存載體存在由于時間推移造成的設(shè)備不可用、介質(zhì)老化、無法讀取和轉(zhuǎn)存困難等風(fēng)險[3]，但紙質(zhì)檔案在保存空間、日常管理和查閱難度上的缺陷也是顯而易見的。此外，電子檔案的法律管理部分立法尚未完善，紙質(zhì)檔案相比于電子檔案更具法律效力[4]。電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的取舍，實質(zhì)上是傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代檔案管理技術(shù)之間的博弈，二者并非對立，而是相輔相成。在高校檔案管理的過程中，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢，堅持傳統(tǒng)與現(xiàn)代的結(jié)合，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

五、結(jié)語

綜上所述，在智慧視域下，隨著信息化和數(shù)字化理念的深入，高校檔案管理高質(zhì)量建設(shè)和發(fā)展對于提高檔案管理的質(zhì)量和效率，促進高校高質(zhì)量、高水平和高層次發(fā)展均有重要意義。現(xiàn)階段需要高校與時俱進，結(jié)合高校檔案管理的實際，深入剖析檔案管理存在的問題和面臨的挑戰(zhàn)，進一步健全檔案管理制度、轉(zhuǎn)變檔案管理思維模式、統(tǒng)籌傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)手段應(yīng)用，拓展檔案管理的途徑，開拓智慧視域下高校檔案管理的新局面。