互聯(lián)網(wǎng)趨勢下圖書館檔案信息化管理新路徑

劉惠梅

(煙臺職業(yè)學(xué)院 招生與就業(yè)處，山東 煙臺 264670)

隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢愈加蓬勃，各行各業(yè)均在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作用下產(chǎn)生形態(tài)變化。在城市公共服務(wù)中，圖書館是重要的服務(wù)機(jī)構(gòu)，可為人們提供舒適、便捷的閱讀環(huán)境[1]。這一形勢下，為助力圖書館更快、更好發(fā)展，教育部門指示利用信息技術(shù)重點(diǎn)強(qiáng)化圖書館檔案管理信息化建設(shè)。圖書館將信息技術(shù)作為載體，搭建智能化、信息化管理系統(tǒng)，為讀者提供實(shí)用、快速的檔案資源檢索服務(wù)。

一、互聯(lián)網(wǎng)趨勢下圖書館檔案管理信息化的意義

(一)提升圖書館檔案管理工作效率

在圖書館工作領(lǐng)域，信息化檔案管理是重要組成內(nèi)容之一。圖書館檔案管理工作的方式及效果，在一定程度上能夠反映出圖書館的綜合管理水平[2]。通過增強(qiáng)信息化及數(shù)字化建設(shè)，圖書館可進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作流程。管理者使用現(xiàn)代信息技術(shù)，掃描圖書館內(nèi)紙質(zhì)檔案，使紙質(zhì)資料變?yōu)殡娮影嫘问剑瑸楹罄m(xù)查找信息、存儲信息提供便利。圖書館檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒖梢允构芾碚叩墓ぷ鞲颖憬?，形成電子化工作環(huán)境，提高檔案管理工作效率[3]。相較于傳統(tǒng)圖書館檔案管理形式，信息化管理機(jī)制既能夠優(yōu)化圖書館檔案的存放環(huán)境，還能為管理者快速找到資料提供數(shù)字化基礎(chǔ)。信息化檔案管理方式可有效壓縮工作時(shí)間，提升檔案管理工作效率。圖書館檔案信息化之后可有效避免惡意篡改信息等不良紕漏隱患。另外，圖書館檔案實(shí)施信息化管理后，可實(shí)現(xiàn)信息集成化管理，大幅減少檔案管理占據(jù)的空間范圍，進(jìn)一步合理管控檔案信息管理成本。由此，有關(guān)部門應(yīng)提高對于建設(shè)信息化管理機(jī)制的重視，打造良好的圖書館檔案管理工作環(huán)境。

(二)保障檔案信息存儲質(zhì)量

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，圖書館通過引入信息化技術(shù)，可延長檔案信息的存儲時(shí)間，保障資料內(nèi)容的清晰度。相較于紙質(zhì)檔案存儲，信息化資料不存在腐蝕、模糊、體積大等問題，可保障存儲數(shù)據(jù)質(zhì)量。圖書館檔案管理通過不斷升級與創(chuàng)新，可增強(qiáng)圖書館檔案信息的存儲期限與安全性[4]。同時(shí)，信息化圖書館檔案可以方便用戶快速檢索時(shí)間跨度大的信息，提供安全的查詢、閱讀條件?；谛畔⒓夹g(shù)，圖書館可建立全面、完善的圖書館檔案管理系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案管理的工作性能。信息化檔案管理方式能夠擴(kuò)大管理工作覆蓋面，打造信息長期存儲與信息安全的檔案管理環(huán)境，進(jìn)而保障檔案信息存儲質(zhì)量。圖書館檔案信息化管理可繼續(xù)拓寬業(yè)務(wù)范圍，豐富業(yè)務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)造良好的技術(shù)支撐?？茖W(xué)開發(fā)圖書館檔案信息化管理系統(tǒng)，可以突破傳統(tǒng)管理方法在空間與時(shí)間中受到的約束，進(jìn)一步提升信息化管理工作質(zhì)量。

(三)快速匹配用戶個性化要求

新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)背景下，圖書館檔案資源通過共享的形式，方便用戶根據(jù)自身需求快速找到資料。相較于傳統(tǒng)的檔案信息存儲方式，信息化圖書館檔案無需耗費(fèi)大量的精力與時(shí)間，不需要搬運(yùn)，同時(shí)還能提高資料整理與分類的效率。傳統(tǒng)圖書館檔案信息管理需要許多個管理者，而且容易因人為因素出現(xiàn)整理錯誤、存儲丟失、分類不正確等問題。社會資源和圖書館檔案信息均講究共享，滿足不同用戶對于信息的需求?；ヂ?lián)網(wǎng)趨勢下，圖書館檔案管理部門遵循信息共享原則，持續(xù)優(yōu)化檔案管理的工作環(huán)境、工作方式與工作體系。推進(jìn)圖書館檔案信息化進(jìn)程，能夠?yàn)樽x者創(chuàng)造一個良好的閱讀環(huán)境，便于讀者進(jìn)行個性化信息搜索[5]。讀者在圖書館內(nèi)可以根據(jù)自身實(shí)際需要，進(jìn)行科學(xué)的檔案信息檢索，獲取更好的閱讀體驗(yàn)并提高對圖書館的支持度。

(四)豐富學(xué)習(xí)資源獲取方式

互聯(lián)網(wǎng)趨勢下，讀者在閱讀或?yàn)g覽信息過程中，更加重視資源獲取方式及資源信息時(shí)效性。推進(jìn)圖書館檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，可以匹配每位讀者的差異化閱讀要求，豐富學(xué)習(xí)資源獲取方式。近幾年，高校圖書館、社會圖書館與企事業(yè)單位圖書館持續(xù)強(qiáng)化信息化建設(shè)，構(gòu)建文明的網(wǎng)絡(luò)平臺。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，圖書館檔案信息化管理更加便利，從而為讀者提供更加豐富的檔案資料。讀者在使用信息化圖書館檔案時(shí)，不僅可以閱讀資料，還可以下載信息。圖書館對檔案進(jìn)行信息化管理，有利于為讀者創(chuàng)造高效、便捷的搜索與下載平臺。同時(shí)，在圖書館檔案信息化平臺內(nèi)，讀者除了獲取平臺內(nèi)已有資料，還可與其他讀者溝通，獲取更多資源。同時(shí)，讀者在平臺內(nèi)可以直接與管理者建立線上交流，提高社會經(jīng)濟(jì)效益。

二、圖書館檔案信息化管理過程中存在的問題

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于圖書館檔案信息化管理進(jìn)程中，經(jīng)過各界人士研究探討，已然取得良好進(jìn)展。然而在運(yùn)行過程中出現(xiàn)了一些亟待優(yōu)化的問題，不僅影響圖書館檔案管理的發(fā)展步調(diào)，還對圖書館檔案管理方式升級造成阻礙。

(一)缺乏對紙質(zhì)和電子檔案之間關(guān)系的認(rèn)識

在社會進(jìn)步及時(shí)代發(fā)展的影響下，圖書館檔案管理方式不斷優(yōu)化與升級，在新舊管理方式更替的過程中，缺少對兩種管理方式的認(rèn)知。有關(guān)部門在建造圖書館檔案室的過程中，逐漸重視信息化管理及應(yīng)用。傳統(tǒng)紙質(zhì)的保存方式在圖書館檔案管理方面依然具有一定優(yōu)勢，不能直接被替換掉[6]。若為了擴(kuò)大圖書館檔案信息化管理，管理者忽視了傳統(tǒng)紙質(zhì)，將會阻礙圖書館獲得深遠(yuǎn)的發(fā)展成果。但是，在管理圖書館檔案過程中，有些管理者并未正確認(rèn)識新舊管理之間差異與聯(lián)系，尚未形成科學(xué)的思想認(rèn)知。由此，管理中出現(xiàn)較為明顯的弊端，僅單純推動信息化管理建設(shè)，卻忽略紙質(zhì)記錄檔案資料的重要性。為推動圖書館檔案管理在未來領(lǐng)域中的良好發(fā)展，管理者有必要重視認(rèn)知問題，并積極解決建設(shè)過程中遇到的問題。只有明確理解兩種圖書館檔案信息管理之間的區(qū)別與聯(lián)系，才能確保圖書館檔案管理環(huán)節(jié)始終科學(xué)化發(fā)展。

(二)信息化檔案管理制度不健全

圖書館檔案管理在信息化構(gòu)建和運(yùn)行方面，出現(xiàn)了一定的發(fā)展局限，究其原因是檔案管理的工作流程不健全。由于信息化檔案管理制度中存在不健全和滯后問題，管理效果一直難以取得理想成績。一方面，圖書館檔案管理的相關(guān)人員缺乏正確的管理規(guī)則，側(cè)重于引入新技術(shù)，而不研究如何有效融合新舊技術(shù)。由于缺少健全的信息化檔案管理制度，現(xiàn)階段圖書館檔案信息化管理效果與預(yù)期目標(biāo)之間存在差距。另一方面，工作人員對信息化管理的細(xì)節(jié)處理不合適，容易增加信息風(fēng)險(xiǎn)，削弱工作效率，致使管理成果表現(xiàn)出明顯的局限性。而圖書館檔案信息化管理制度尚且不夠規(guī)范，并未明確規(guī)定工作流程，缺少詳細(xì)的管理工作。在檔案信息化管理工作方面，管理者若缺乏合規(guī)的檔案梳理工作導(dǎo)向，則難以準(zhǔn)確開展信息管理工作。另外，圖書館檔案信息化管理制度沒有說明工作中具有創(chuàng)新或突出表現(xiàn)的人才將獲得何種獎勵。由此，檔案管理者在開展創(chuàng)新工作或執(zhí)行特定的檔案管理工作時(shí)，缺乏可參考的管理制度，容易產(chǎn)生不合理、不科學(xué)的操作或工作方式。這種工作狀態(tài)會對信息化檔案管理產(chǎn)生嚴(yán)重的制約，限制檔案管理效果發(fā)揮。

(三)檔案信息化管理建設(shè)不系統(tǒng)

現(xiàn)階段圖書館檔案信息化管理正逐步推廣，持續(xù)引入信息化技術(shù)，進(jìn)行信息化檔案管理。但圖書館檔案信息化管理的效果還不夠明顯，缺少健全且具體的信息化建設(shè)體系，導(dǎo)致檔案管理功能難以充分發(fā)揮。一方面，國家尚未根據(jù)圖書館檔案信息化管理工作。制定明確的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定，致使諸多圖書館檔案管理的信息化建設(shè)處于停滯狀態(tài)，或存在一定的發(fā)展約束。另一方面，圖書館檔案管理工作對于系統(tǒng)建設(shè)、信息查詢等方面還存在許多發(fā)展問題。究其原因，圖書館檔案管理的有關(guān)部門尚未正確認(rèn)識信息化體系建設(shè)的重要性。由此，工作人員在具體管理檔案過程中難以執(zhí)行具體的建設(shè)性工作，反映出檔案信息化管理建設(shè)的系統(tǒng)性不夠強(qiáng)。若有關(guān)部門不重視對信息化的管理，則會嚴(yán)重約束檔案管理信息化發(fā)展及建設(shè)，甚至?xí)谝欢ǔ潭壬舷拗茍D書館檔案管理的發(fā)展及建設(shè)步調(diào)。

(四)檔案管理工作者的綜合素質(zhì)有待提升

在圖書館檔案信息化管理水平中，檔案管理者的綜合素質(zhì)是影響工作水準(zhǔn)的關(guān)鍵因素。但是，從現(xiàn)階段來看，有關(guān)管理部門尚未對檔案管理團(tuán)隊(duì)形成足夠的思想重視，也沒有著重思考圖書館檔案管理建設(shè)及發(fā)展中對人才的需求方向。在此情況下，通過現(xiàn)有制度形成的檔案管理隊(duì)伍在綜合素質(zhì)、工作思想方面有待提升。從信息化檔案管理系統(tǒng)來看，檔案管理者無論是態(tài)度還是思想均不夠堅(jiān)定與明確，尚未掌握全面、切實(shí)可用的操作方法或運(yùn)行方式，致使檔案管理工作的操作行為缺乏規(guī)范性。另外，檔案管理者對于信息化技術(shù)或服務(wù)項(xiàng)目操作的掌握較為片面，容易對信息化管理產(chǎn)生誤區(qū)，進(jìn)而降低整體檔案管理工作質(zhì)量。關(guān)于圖書館檔案信息化管理領(lǐng)域的工作，圖書館檔案管理團(tuán)隊(duì)的人才儲備問題較為嚴(yán)峻。

三、互聯(lián)網(wǎng)趨勢下圖書館檔案信息化管理的創(chuàng)新路徑

(一)升級檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施

隨著圖書館建設(shè)與發(fā)展，有關(guān)部門應(yīng)強(qiáng)化檔案管理工作，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢的要求，科學(xué)引入信息化系統(tǒng)與相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施。為創(chuàng)造更好的工作環(huán)境，圖書館須積極進(jìn)行信息化創(chuàng)新及優(yōu)化，確保檔案管理效率更高。由此，有關(guān)部門應(yīng)著重升級硬件設(shè)施，如升級計(jì)算機(jī)設(shè)施、創(chuàng)建健全的信息化管理系統(tǒng)，并完善檔案信息化管理工作的服務(wù)功能及內(nèi)部結(jié)構(gòu)。此外，有關(guān)部門應(yīng)將資金用于增添基礎(chǔ)設(shè)施，增加掃描儀、服務(wù)器等信息化管理設(shè)備。與此同時(shí)，還應(yīng)注意信息化設(shè)備出現(xiàn)老化問題，及時(shí)更新老舊設(shè)備，避免出現(xiàn)設(shè)備功能落后或故障等情況。為確保圖書館檔案信息化管理工作較為有序且科學(xué)，圖書館應(yīng)注意收集和整理內(nèi)部檔案信息，根據(jù)實(shí)際管理要求制定健全且可執(zhí)行的信息匯總系統(tǒng)。有關(guān)部門可遵循互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)將圖書館內(nèi)部檔案分類并進(jìn)行儲存，以便為后期檢索資料或優(yōu)化檔案提供依據(jù)。圖書館檔案管理者有必要建設(shè)并優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從而充分發(fā)揮信息化管理的服務(wù)功能，提高管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性。

(二)完善信息化檔案管理工作機(jī)制

相關(guān)部門有必要將檔案管理工作機(jī)制改革設(shè)置為高度關(guān)注內(nèi)容，確保信息化功能可以真實(shí)有效地產(chǎn)生作用。為有效展開檔案管理工作及為科學(xué)管理工作者提供主要參考依據(jù)，相關(guān)部門應(yīng)深層次分析檔案管理工作的詳細(xì)要求，規(guī)范工作機(jī)制、流程及操作步驟。有關(guān)管理部門應(yīng)根據(jù)檔案信息化管理準(zhǔn)則，創(chuàng)新圖書館管理工作機(jī)制，從而明確管理流程并為檔案管理工作者指明政策方向。同時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)制定科學(xué)的監(jiān)管機(jī)制，提升每位員工的責(zé)任意識，要求每一位檔案管理員均依據(jù)圖書館規(guī)定開展工作。這種工作方式可有效避免因?yàn)椴僮鞑灰?guī)范所導(dǎo)致的各種管理風(fēng)險(xiǎn)。此外，多個部門間應(yīng)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢強(qiáng)化溝通與合作，創(chuàng)新或創(chuàng)建檔案信息化管理的線上資源共享平臺及工作機(jī)制，從而為完善信息化檔案管理工作機(jī)制提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

(三)重塑原檔案資料庫

雖然在互聯(lián)網(wǎng)趨勢下圖書館檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是搭建信息化管理體系，但有關(guān)部門在建設(shè)過程中，不能忽略對于原版紙質(zhì)檔案的管理。圖書館檔案管理者應(yīng)用辯證的思想看待兩種檔案形式，綜合使用信息化管理和傳統(tǒng)管理兩種模式，充分發(fā)揮每個模式的作用及優(yōu)勢。基于此，有關(guān)部門應(yīng)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢及圖書館的實(shí)際情況，創(chuàng)建綜合性檔案信息管理系統(tǒng)，擴(kuò)大檔案管理的覆蓋面，達(dá)到更理想的信息化管理效果。互聯(lián)網(wǎng)趨勢下，圖書館檔案信息化管理員在將紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮影鏅n案時(shí)，應(yīng)備份和管理紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的雙重安全保障。信息化操作過程可有效降低因信息化系統(tǒng)出現(xiàn)故障而丟失信息的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)有效整合紙質(zhì)檔案資源，建設(shè)原檔案資料庫，進(jìn)而豐富圖書館內(nèi)部檔案信息種類并增加檔案數(shù)量。重塑原檔案資料庫應(yīng)符合圖書館的發(fā)展趨勢，提供準(zhǔn)確的檔案信息，滿足讀者差異化閱讀需求。

(四)建設(shè)高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)

為推動圖書館積極開展檔案信息化管理創(chuàng)新及改革，有關(guān)部門須重點(diǎn)提升整體團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)。圖書館可以和高校建立合作關(guān)系，創(chuàng)新圖書館檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)方式，為圖書館儲備豐富的高素質(zhì)人才。同時(shí)，有關(guān)部門須順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)趨勢，對現(xiàn)有檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)。一方面，根據(jù)圖書館檔案信息化管理工作的創(chuàng)新點(diǎn)與改革點(diǎn)，有關(guān)部門應(yīng)組織圖書館檔案管理團(tuán)隊(duì)共同學(xué)習(xí)，從而提升綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。另一方面，有關(guān)部門通過分析圖書館檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)的優(yōu)勢與劣勢，并針對劣勢設(shè)計(jì)專門的培訓(xùn)內(nèi)容或邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家前來舉辦講座，全方面提升團(tuán)隊(duì)人才的綜合能力。建設(shè)高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)不僅要提升職業(yè)素養(yǎng)，還要加強(qiáng)專業(yè)能力，確保高效快速地完成圖書館檔案信息化管理工作。另外，有關(guān)部門應(yīng)高度重視提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)，并從圖書館建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)角度出發(fā)，規(guī)范并具化檔案管理工作的操作流程。

綜上所述，在城市、校園等建設(shè)發(fā)展的過程中，圖書館建設(shè)非常關(guān)鍵。而檔案管理工作對于圖書館建設(shè)而言是非常重要的一個環(huán)節(jié)，屬于基礎(chǔ)性工作。有關(guān)部門及相關(guān)主體有必要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢，在檔案管理工作中積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，搭建智能化、數(shù)字化檔案管理平臺，進(jìn)一步更新升級圖書館檔案管理工作。如此，方可實(shí)現(xiàn)資源整合與共享，為民眾提供現(xiàn)代化閱讀環(huán)境。