如何做好項目管理中招標(biāo)采購和合同管理

桂 苗 陜西建工第五建設(shè)集團(tuán)有限公司

1 前言

招標(biāo)采購與合同管理作為建筑工程項目管理的重要環(huán)節(jié)，工作質(zhì)量的高低會對整個項目發(fā)展產(chǎn)生直接影響。結(jié)合實際，不少企業(yè)在招標(biāo)采購和合同管理工作中依然存在不足，這就需要企業(yè)及時采取有效對策，做好這兩方面工作，確保項目建設(shè)有序進(jìn)行，進(jìn)而滿足當(dāng)前社會市場發(fā)展需求。

2 項目管理中的招標(biāo)采購概念及意義

2.1 招標(biāo)采購的概念

招標(biāo)采購就是指采購方作為招標(biāo)方，在進(jìn)行招標(biāo)前提出具體的采購條件和要求，之后邀請各企業(yè)參與投標(biāo)，最終由采購方根據(jù)規(guī)定要選擇交易對象。

結(jié)合實際了解到，在現(xiàn)階段招標(biāo)采購環(huán)節(jié)中所涉及的項目管理方案需要結(jié)合工程建設(shè)目標(biāo)、采購需求和招標(biāo)采購相關(guān)技術(shù)等進(jìn)行分析。期間，相關(guān)人員還要結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)制定出符合需求的招標(biāo)采購文件[1]。針對招標(biāo)文件的編制，相關(guān)要求要明確，且要具有可操作性。在實際編制過程中，首先要做好工程項目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制定，其次，在進(jìn)行項目工程實施環(huán)節(jié)中，需要著重考慮涉及的各項費用，這是因項目采購成本會對工程建設(shè)經(jīng)濟(jì)情況產(chǎn)生較大的影響，需要確保質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定滿足要求，促使項目建設(shè)工作順利推進(jìn)。

2.2 項目管理中招標(biāo)采購的意義

針對項目管理中進(jìn)行招標(biāo)采購的意義，主要表現(xiàn)在以下幾點：一是，招標(biāo)采購具有公開性，簡單說就是將自身發(fā)展所需要的物資信息進(jìn)行公開發(fā)，這樣既能夠給供應(yīng)商提供合作機(jī)會，還有助于企業(yè)進(jìn)一步擴(kuò)大物資獲取渠道，進(jìn)而推動市場穩(wěn)定發(fā)展[2]。二是，招標(biāo)采購能夠在一定程度上對企業(yè)內(nèi)部不規(guī)范現(xiàn)象進(jìn)規(guī)避，確保各供應(yīng)商競爭的公平性，同時也顯著提高企業(yè)在采購工作中的監(jiān)管力度。三是，招標(biāo)采購工作開展可幫助企業(yè)降低采購成本的投入。因受市場因素影響，大多數(shù)供應(yīng)商在爭取訂單中會考慮成本、利潤等，而投標(biāo)的價格也更加貼近產(chǎn)品本身實價值。

3 項目管理中招標(biāo)采購存在的問題及解決策略

3.1 項目管理中招標(biāo)采購存在的問題

結(jié)合實際發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前項目管中涉及的招標(biāo)采購存在較多的問題，主要集中在招標(biāo)采購過程中面臨價格風(fēng)險、招標(biāo)采購過程中存在的質(zhì)量風(fēng)險、招標(biāo)形式不足。針對這些問題，有關(guān)部門必須要對此予以重視，結(jié)合實際積極采取有效對策，確保項目建設(shè)順利進(jìn)行[3]。

3.1.1 招標(biāo)采購過程中面臨價格風(fēng)險

在進(jìn)行項目招標(biāo)環(huán)節(jié)中，投標(biāo)人不僅能夠利用圍標(biāo)串標(biāo)的方式獲取暴利，還會使用惡劣手段獲取中標(biāo)價格。這也使得投標(biāo)期間因受成本或價格比較低，使得整個招標(biāo)環(huán)節(jié)處于不平衡狀態(tài)。這種情況的發(fā)生，會對后續(xù)工程項目管理帶來較大的影響。

3.1.2 招標(biāo)采購過程中存在的質(zhì)量風(fēng)險

通過調(diào)查了解到，招標(biāo)采購工作進(jìn)行期間，因產(chǎn)品質(zhì)量規(guī)定不夠規(guī)范，使得相關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，最終導(dǎo)致招標(biāo)采購結(jié)果不符合實際要求。另外，在投標(biāo)期間，有投標(biāo)人利用不正當(dāng)方式對價格進(jìn)行壓低，成功中標(biāo)后會通過降低施工質(zhì)量來獲取更大的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而給項目施工帶來較大的質(zhì)量風(fēng)險[4]。

3.1.3 招標(biāo)形式不足

雖然在現(xiàn)階段招標(biāo)采購環(huán)節(jié)中會對投標(biāo)資格提出明確的規(guī)定，但是在實際中，依然有部分投標(biāo)企業(yè)缺少相應(yīng)的資質(zhì)，而招標(biāo)方也并沒有按照規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)工作，長此以往，造成招標(biāo)制度過于表面化。

3.1.4 標(biāo)后監(jiān)管問題

中標(biāo)環(huán)節(jié)結(jié)束后，標(biāo)后監(jiān)管工作存在明顯問題，也就是真空化問題突出，使得中標(biāo)通知發(fā)出后，相關(guān)后續(xù)管理工作無法得到有效落實。部分企業(yè)存在違反管理規(guī)定的問題，對招標(biāo)采購質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。

3.2 解決策略

3.2.1 嚴(yán)格規(guī)范招標(biāo)采購程序

為了能夠切實提高招標(biāo)工作開展的高效性，相關(guān)部門應(yīng)加強對招標(biāo)采購細(xì)則的制定，同時還要對招標(biāo)采購程序進(jìn)行合理制定。對于參與招標(biāo)采購的人員也要制定具體的行為準(zhǔn)則，明確其職責(zé)權(quán)限。

3.2.2 注重招標(biāo)管理人員管理方面的強化

在此方面則需要加強這些管理人員的培訓(xùn)，以此能夠增強管理人員業(yè)務(wù)水平，增強招標(biāo)工作效率。在經(jīng)過培訓(xùn)后，招標(biāo)管理人員要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和要求對投標(biāo)資質(zhì)和招標(biāo)情況進(jìn)行審核。

3.2.3 做好對供應(yīng)商與投標(biāo)者選擇的合理把控

采購工作開展是否有效需要結(jié)合多個方面進(jìn)行，如采購成本降低、招標(biāo)采購管理質(zhì)量和信譽等。因而在進(jìn)行招標(biāo)管理工作中需要著重考慮這幾點，對供應(yīng)商與投標(biāo)者選擇進(jìn)行嚴(yán)格把控[5]。

3.2.4 強化招標(biāo)采購的全程監(jiān)管

招標(biāo)采購期間必須嚴(yán)格遵循公平公正公開原則，對招標(biāo)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面監(jiān)督，尤其是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對投標(biāo)招標(biāo)公告發(fā)布、投標(biāo)人資質(zhì)進(jìn)行初步檢查。另外在投標(biāo)過程中還要對投標(biāo)截止時間進(jìn)行監(jiān)督，在進(jìn)行開標(biāo)前應(yīng)對開標(biāo)時間、地點和要求予以明確。在進(jìn)入評標(biāo)過程中，需安排委員會制定評標(biāo)規(guī)范。最后在進(jìn)入合同簽訂環(huán)節(jié)中，要注重合同審核與后期管理工作的開展，確保合同執(zhí)行達(dá)到要求。

4 如何做好招標(biāo)采購和合同管理

在進(jìn)行招標(biāo)采購和合同管理中，需要做好多個方面的工作，具體包括嚴(yán)格把控招標(biāo)計劃，實施計劃管理、不斷加強對招標(biāo)質(zhì)量的監(jiān)控和合理運用合同管理手段。故對這幾點進(jìn)行深入探究和分析[6]。

4.1 嚴(yán)格把控招標(biāo)計劃，實施計劃管理

隨著近幾年我國社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，行業(yè)競爭愈發(fā)激烈。對于建筑工程項目而言，因具有數(shù)量多、范圍廣等特點，使得企業(yè)在進(jìn)行項目建設(shè)前，首先要進(jìn)行招標(biāo)采購工作，以及能夠為項目施工有序進(jìn)行做好基礎(chǔ)工作，在此工作中主要涉及材料設(shè)備類、工程勘察設(shè)計類、施工類等項目類型，同時還要按照標(biāo)準(zhǔn)對招標(biāo)采購環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的計劃管理。因計劃管理是否合理與科學(xué)會直接影響整個項目計劃的落實，所以針對各項招標(biāo)工作必須要嚴(yán)格按照計劃要求進(jìn)行。在制定招標(biāo)計劃過程中，有關(guān)人員需根據(jù)整個建筑工程項目復(fù)雜程度進(jìn)行，此外對可能出現(xiàn)的問題要能夠做到預(yù)見性的準(zhǔn)備工作。

4.2 不斷加強對招標(biāo)質(zhì)量的監(jiān)控

4.2.1 明確招標(biāo)方法

在招標(biāo)工作開展前，有關(guān)人員可通過多個方式選擇符合要求的供應(yīng)商，如公開招標(biāo)采購、邀請招標(biāo)采購和詢價采購等方式。在具體項目采購環(huán)節(jié)中，必須要嚴(yán)格遵循公平、公正和公開原則，切實保證各供應(yīng)商之間競爭的公平性。以良好競爭的方式選擇符合需求的供應(yīng)商，這樣做不僅能夠有效提高采購質(zhì)量和效率，還在合理把控采購成本方面發(fā)揮重要作用[7]。

4.2.2 切實完善投標(biāo)資質(zhì)

完成供應(yīng)商選擇后，還要注重現(xiàn)有招標(biāo)資質(zhì)的完善，嚴(yán)格按照要求設(shè)立招標(biāo)資質(zhì)。在招標(biāo)資質(zhì)這一環(huán)節(jié)設(shè)立中，若設(shè)立過高，會對項目資源供應(yīng)的安全性造成一定影響，也不利于采購成本的有效把控；反之，會造成招標(biāo)局面處于混亂狀態(tài)，進(jìn)而嚴(yán)重影響整個招標(biāo)質(zhì)量。因而相關(guān)部門需要對此予以高度重視，根據(jù)當(dāng)前市場情況和需求合理設(shè)定投標(biāo)資質(zhì)。

4.3 合理運用合同管理手段

在整個工程項目建設(shè)中，合同能夠為招標(biāo)人與投標(biāo)人的利益進(jìn)行有效保證，因而在工程項目管理中占據(jù)重要地位。結(jié)合實際，對合同進(jìn)行有效管理，可對工程項目各參與方的市場行為進(jìn)行較好的規(guī)范，且能夠在最大程度上保證雙方之間的合法權(quán)益，有效降低項目開展存在的風(fēng)險。為確保合同有效管理，需要相關(guān)企業(yè)嚴(yán)格遵循分類管理原則、綜合管理原則和預(yù)防為主原則等，其次根據(jù)具體情況將這些原則融在合同管理中[8]。

4.3.1 建立健全合同實施保證體系

在整個項目管理過程中，涉及的多個方面均與合同管理相關(guān)，由此可見，合同管理工作開展具有一定的復(fù)雜性，相關(guān)人員必須要對此予以高度重視。在實際管理期間，不僅要注重對相關(guān)制度的安排與協(xié)調(diào)，同時還要充分考慮影響因素，在此基礎(chǔ)上制定出科學(xué)合理的工作流程，以及能夠?qū)芾砣藛T行為進(jìn)行有效規(guī)范。對現(xiàn)有的合同管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化，能夠提高合同管理的全面性，一旦出現(xiàn)建筑糾紛問題時，合同可作為保證自身權(quán)益和進(jìn)行損失賠償?shù)闹匾淦?。在具體工作中通過對合同管理系統(tǒng)的使用，可對工程項目施工進(jìn)度進(jìn)行全面監(jiān)控，有助于相關(guān)人員進(jìn)行匯報和總結(jié)。在完成合同簽訂后，需要由項目部工作人員負(fù)責(zé)，因而需要其切實掌握有關(guān)合同涉及的各個條款內(nèi)容。

4.3.2 注重對合同實施過程的控制

之所以對合同實施過程控制進(jìn)行深入強化，主要目的就是為了確保合同規(guī)定內(nèi)容得到有效落實。另外在項目合同實施的具體過程中，需要加強雙方之間的聯(lián)系與溝通，做好各方面的落實工作。根據(jù)設(shè)計情況合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高信息管理水平，從而能夠在最大程度上保證合同實施效率和質(zhì)量。

4.3.3 合同爭議與糾紛管理

雙方在履行合同要求期間，難免會因存在的各種問題發(fā)生糾紛，具體表現(xiàn)在：黑白合同，使用他人名義進(jìn)行合同簽訂等，針對這些問題要采用科學(xué)方式處理，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)做好糾紛管理工作。在涉及索賠方面，因有些風(fēng)險無法避免，這就需要相關(guān)管理人員做好對風(fēng)險的準(zhǔn)確識別、規(guī)避，以此能夠在最大程度上降低損失。

5 結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)階段工程建設(shè)中，招標(biāo)采購和合同管理提供重要的基礎(chǔ)保障，因而在項目管理中占據(jù)重要地位，相關(guān)企業(yè)必須要對此予以足夠重視，重視招標(biāo)采購工作開展的重要性，針對其所存在的問題及時采取有效措施，如嚴(yán)格規(guī)范招標(biāo)采購程序、注重招標(biāo)管理人員管理方面的強化、做好對供應(yīng)商與投標(biāo)者選擇的合理把控，同時還要做好合同管理，更好地保證工程項目建設(shè)整體質(zhì)量。