大數據環(huán)境下中小學檔案管理新探索

倪曉玥

摘要：本文主要研究以大數據為主要特征的背景下，中小學檔案信息化管理的相關思考與探索。隨著新技術在中小學檔案工作中的應用，檔案工作在工作程序上發(fā)生了不同程度的變化，為了學校工作能夠更高質量的開展，提高檔案的信息檢索和利用率。本文結合大數據技術的優(yōu)勢，提出對于中小學檔案信息化管理的新探索，為中小學檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展提出新的探索方向。

關鍵詞：大數據;檔案管理;信息化平臺

一、簡介

大數據時代的到來為互聯(lián)網良好發(fā)展提供了有利條件，隨著現代技術的不斷發(fā)展，大數據逐漸應用于各個領域，對于建立全面的檔案管理平臺具有重要意義。大數據時代的到來，人與人之間的交流越來越頻繁，日常生活越來越越來越方便，它也帶來了更多挑戰(zhàn)。中小學檔案建設可以利用大數據[1]，利用計算機軟硬件技術來存儲大量信息，同時也可以改善文件在管理、存儲和利用效率等方面的問題。在大數據的背景下，既是挑戰(zhàn)也是機遇，如何切實抓住機遇，應對檔案管理的挑戰(zhàn)，改進檔案管理模式，加強檔案管理效率，更好地開展信息化建設已成為值得思考的焦點問題。

二、大數據下中小學檔案信息管理的意義

大數據下中小學檔案管理的狹義意義具體體現在以下幾個方面：為決策者提供服務、為教學研究提供服務和提升學校的服務質量。學校檔案信息需要真實而全面的進行存檔以及再利用，它們是學校重要信息的記錄。當決策者面臨一個重大決策時，他們可以將這些檔案資料作為參考。同時，這些檔案也記錄了教師的寶貴數據資料和科研成果，以及學生在學習和研究活動中的數據資料。這些寶貴的數據也體現了學校的發(fā)展狀況、綜合實力、教育水平等等。檔案資料收集和管理的不僅是為學校師生提供查找檔案的服務，最終目的是使廣泛利用這些資源來滿足學校、教師和學生等更深的需求。如果能更好利用檔案自身的優(yōu)勢，并且與大數據結合，不僅可以為學校的發(fā)展進程做好記錄，也為學生開展優(yōu)良傳統(tǒng)教育和愛國主義教育和素質教育提供了重要幫助。此外，可以根據其實際情況，建立文檔服務中心，向全校師生宣傳學校規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、財務報告、部門設置、領導班子等相關文件，以便增加學校管理的透明度，提升學校的服務質量，為學校、教師和學生創(chuàng)造一個更加便捷和公正的服務公示平臺。

大數據下中小學檔案信息管理的廣義意義主要體現在：大數據可建立更實用的檔案管理系統(tǒng)，可以為檔案管理的發(fā)展提供新機遇。學校體制改革歷來是一項艱巨的任務，這項工作中使用的信息量也相當大。檔案資料是學校工作開展和學生學習和升學的重要依據，也是教職工職業(yè)發(fā)展和學生學業(yè)發(fā)展不可或缺的一部分。然而，僅僅依靠對紙質文件進行人工查閱不僅耗費大量人力物力資源，同時工作效率低下，難以適應信息化改革要求[2]。大數據時代，檔案管理應采用現代信息化管理，利用大數據技術，用電腦提取檔案電子信息，進行數字化管理，可以更好地提高檔案信息的管理和利用率，并且能更準確獲取信息、更了解信息的全面性。

三、大數據下中小學檔案信息化管理措施

3.1完善法制建設，抓好網絡總體規(guī)劃

首先，國家應彌補檔案信息法律制度，制定統(tǒng)一、規(guī)范、專項的規(guī)章制度，建立有效合理的激勵約束機制，為學校檔案信息化建設提供指導和加強監(jiān)督。政府需要加強檔案宣傳，提高學校檔案意識。國家和教育局可以定期舉辦大數據檔案管理的展覽和經驗分享活動，增加宣傳，并鼓勵社會各界參與大數據對于檔案的開發(fā)利用。其次，從互聯(lián)網中吸收更多營養(yǎng)，打破傳統(tǒng)的學校檔案服務模式，推進大數據運用于中小學檔案管理的戰(zhàn)略。研究和制定學校檔案網絡安全與信息服務融合戰(zhàn)略，細化檔案信息化建設大數據的使用規(guī)則，促進發(fā)展檔案網絡的服務目標、建設重點、集成模式。同時也要注重加強大數據服務與傳統(tǒng)檔案服務的融合設計。最后，構建檔案信息網絡安全保護體系，加強檔案網絡安全與信息監(jiān)管項目，促進大數據對于檔案網絡建設的科學發(fā)展。

3.2加大資金投入，引進先進技術和設施

一是資金投入需要國家廣泛參與，學校要強檔案管理的基礎設施建設，如辦公室、計算機、掃描儀和照相機等設施設備。二、學校需要利用大數據技術服務檔案信息化建設。從數量上看，大數據技術可以存儲大量信息。截至2021年，數據量已從TB 到 PB、EB 和 ZB，快速增長的信息量存儲需要大數據技術。這包含硬件基礎設施建設，包括必要的數字檔案室硬件設備，例如用于運行各種類型文件管理的服務器應用程序、電子存檔數據光盤（庫）、磁盤陣列和用于數據存儲的磁帶驅動器，確保電子文件數據安全的軟硬件設備，以及輸入和輸出設備，滿足電子檔案管理要求;軟件基礎設施的建設，包括數字檔案應用系統(tǒng)及相關軟件實現電子化文件收集、管理、存儲、利用，和與單位OA系統(tǒng)的數據交換和業(yè)務系統(tǒng);檔案配備操作系統(tǒng)、數據庫軟件、掃描軟件、圖像處理軟件、殺毒軟件、防入侵軟件和備份與存儲兼容的軟件;同時也需要進行相應的網絡建設，可以連接電子政務網絡，實現與同級數字檔案的在線數據傳輸和共享等。

3.3科學收集信息，有效利用檔案資源

過去文件信息主要基于紙質文件，在實際應用中利用不方便。將大數據應用于檔案信息化管理可以實現科學化管理，讓檔案收集合理，分類準確，標注清晰。這項工作是檔案信息化管理的基礎和關鍵部分?？梢酝ㄟ^明確各個部門需要上交的檔案材料目錄和時限，讓檔案的收集工作更加方便快捷，也有助于各個部門合理儲存重要文件和信息，減輕人工管理收集的失誤和困難。

同時，過去檔案管理都是人工管理的，效率一般不高，實際比較多錯誤以及不規(guī)范。由于學校內部檔案的數據比較重要，但是電子化程度較低的檔案信息利用率難以提高，所以結合大數據技術聚合和動態(tài)的優(yōu)點，給中小學檔案管理提供一個新的方向和新的探索?？梢酝ㄟ^計算機、云存儲等現代技術來有效開展中小學檔案數字化、信息化存儲與管理[3][4]。同時，更多地利用大數據技術進行分析和整理工作，能夠清晰有效地管理復雜的文件信息，從而為檔案管理人員提供便利。借助大數據技術，可以合理組織和存儲文件信息，方便檢索，使得檔案管理能夠更靈活地為用戶提供有利條件，提高文件的使用效率。

3.4創(chuàng)新檔案模式，加強人員繼續(xù)教育。

中小學檔案信息化建設應本著高效、快捷、方便的基本原則和根本目的來服務大眾，主要應采取以下兩項措施：

一、文件管理模式應該從國家模式轉變?yōu)樯鐣Ｊ?。學校檔案管理應建立社會檔案理念，提高檔案的開放性信息資源，建立綜合信息服務方式，提高信息利用率和社會共享水平。大數據時代，檔案資源可以綜合分析后為教育決策提供依據，為教育決策提供參考的長遠發(fā)展。這對文件管理器的能力提出了新的要求。

二是在中小學檔案管理中強化績效管理，從物質和精神兩方面轉變員工的工作態(tài)度，從被動轉變?yōu)橹鲃犹岣吖ぷ鞣e極性的方面。中小校檔案建設可以提高檔案工作效率管理和最大化檔案的價值。首先，我們需要提高檔案工作者的操作能力。一方面，他們必須積極參加各種信息技能的專業(yè)培訓，學習先進的工作方法。另一方面，他們應該去其他學?；蛘邊^(qū)塊活動來進行深入研究和學習，學習成功的經驗，并將其應用到實踐中。適當的獎勵還可以設立鼓勵檔案管理人員的進步與創(chuàng)新。

3.5 放寬服務視野，創(chuàng)新服務方式

在大數據時代的特殊背景下，發(fā)揮大數據的核心作用檔案、政府、學校和社會信息化建設中的技術應用應積極參與，相互協(xié)調。[5]需要改進法律采取的政策、資金投入、技術設施、人員培養(yǎng)和保障機制，推進學校檔案信息化建設新進程。為中小學檔案管理工作向開放、個性、多元化、網絡化、智能化方向發(fā)展，中小學檔案管理在教學、科研、行政等方面內容豐富，它們記錄了學校的歷史變遷，學生成長經歷和教研創(chuàng)新發(fā)展的載體，包括紙張、照片、音頻、視頻 、CD、磁盤等形式。這些檔案資源不僅能在學校規(guī)劃和發(fā)展的人員規(guī)劃和決策中發(fā)揮作用，學生學業(yè)復習的依據和也起到憑證的作用。他們?yōu)榻處煹慕虒W和研究提供了參考和借鑒，也為校外團體的發(fā)展發(fā)揮了重要作用。

參考文獻

[1]Peterson，Helen.Gender and prestige in Swedish academia：Exploring senior management in universities and university colleges.Scandinavian Journal of Educational Research，2015：1-17.

[2]Ecker J，Rae J，Bassi A .Showing your pride：a national survey of queer student centres in Canadian colleges and universities.Higher Education，2015，70（5）：881-898.

[3]袁新芳.云存儲技術在高校教學檔案管理中研究與應用.卷宗，2015（10）.

[4]方昀.郭偉.云計算技術對檔案信息化的影響和啟示.檔案學研究，2010（05）.

[5]張倩.“大數據”技術在高校檔案信息服務中的應用探索[J].檔案與建設，2014（03）.