企業(yè)員工人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)分析及防控

□文 靜

近年來，勞動(dòng)者在退休審批、檔案轉(zhuǎn)移等方面常與用人單位產(chǎn)生摩擦，輕則口角爭議，重則訴諸法庭。問題難以得到處理，責(zé)任難以界定，權(quán)益難以保全，同時(shí)也為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)上的損失。本文將從兩個(gè)典型案例出發(fā)，談?wù)劰芾韱栴}并提出解決辦法。

一、企業(yè)員工人事檔案管理背景

根據(jù)《干部人事檔案管理?xiàng)l例》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》等文件中對(duì)人事檔案管理權(quán)限及范圍的劃分，企業(yè)管理的員工人事檔案主要包含干部人事檔案和企業(yè)職工檔案（以下簡稱“人事檔案”）。首次參加工作被企業(yè)錄用的人員，其人事檔案是以企業(yè)人力資源管理部門為主，以其入黨、入團(tuán)，錄用、聘用，中學(xué)以來的學(xué)籍、獎(jiǎng)懲和自傳等材料為基礎(chǔ)建立正本，是反映個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。人事檔案與員工入職、晉升、工資調(diào)整和退休審查等內(nèi)容相關(guān)，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，也是維護(hù)員工合法權(quán)益的重要依據(jù)。

二、案例分析

（一）鄧某與冶鋼集團(tuán)人事檔案糾紛案

鄧某于1982 年11 月參加工作，工作期間其單位因經(jīng)營不善被兼并入冶鋼集團(tuán)，2004 年10 月與該集團(tuán)解除勞動(dòng)關(guān)系。2018 年5 月鄧某向社保局申請(qǐng)辦理退休時(shí)被告知，其檔案內(nèi)缺少從事特殊工種的工資表，無法辦理提前退休。鄧某隨即向法院提起訴訟，黃石西塞山區(qū)人民法院經(jīng)過調(diào)查審理認(rèn)為用人單位合并應(yīng)當(dāng)繼承原用人單位的全部權(quán)利義務(wù)。因管理不善造成人事檔案內(nèi)容丟失，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦，配合勞動(dòng)保障部門查明用工事實(shí)，維護(hù)員工合法權(quán)益。未配合造成合法權(quán)益被侵害的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。判賠經(jīng)濟(jì)損失2000 元/月，從2018年12 月起至鄧某辦理退休手續(xù)之日止，但不得超過2023 年12 月。

本案例中問題主要出在冶鋼集團(tuán)與原單位合并后，接收了員工和人事檔案，但未對(duì)檔案移交問題引起足夠重視，如人事檔案移交清冊(cè)、人事檔案目錄、工作文書檔案記錄等，導(dǎo)致企業(yè)在舉證中處于不利位置。

（二）李某與中國北車天津某機(jī)械廠勞動(dòng)爭議案

李某于1980 年11 月到天津某機(jī)械廠參加工作，1983 年因犯罪被判刑，1984 年1 月被企業(yè)開除，1996 年5 月刑滿釋放。出獄后為補(bǔ)繳養(yǎng)老保險(xiǎn)多次找企業(yè)查找檔案無果，故以檔案丟失為由補(bǔ)建檔案后向社保局補(bǔ)繳了養(yǎng)老保險(xiǎn)。2013 年6 月天津某機(jī)械廠通知檔案被找到，李某認(rèn)為因原單位檔案管理不善導(dǎo)致其權(quán)益被侵害，向法院提起訴訟。天津河北區(qū)人民法院認(rèn)為李某工作期間其人事檔案由機(jī)械廠保存，因判刑被開除后未將其檔案轉(zhuǎn)出，直至2013 年6 月才告知找到，故認(rèn)定機(jī)械廠對(duì)檔案未及時(shí)轉(zhuǎn)出負(fù)有責(zé)任，應(yīng)適當(dāng)賠償經(jīng)濟(jì)損失，判賠30000 元。

本案例中問題主要出在員工因辭退、開除等原因離開企業(yè)后，其人事檔案未按照管理規(guī)定及時(shí)轉(zhuǎn)出，且在存放期間因長期人檔分離、管理人員變更等原因造成檔案存放位置不清、管理賬冊(cè)記錄模糊等問題。

三、解決方法

上述案例反映的矛盾主要集中于檔案轉(zhuǎn)遞、材料缺失以及企業(yè)改制合并后管理權(quán)限調(diào)整等方面，問題涉及管理中多個(gè)環(huán)節(jié)。以此為基礎(chǔ)結(jié)合實(shí)際工作提出以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，規(guī)范管理流程、培養(yǎng)專業(yè)人才、改進(jìn)管理技術(shù)為一體的全方位系統(tǒng)化管理。

（一）管理制度建立

1.建立以檔案安全為基礎(chǔ)的出入庫管理制度。圍繞庫房安全管理與維護(hù)、工作內(nèi)容、工作臺(tái)賬管理、交接和應(yīng)急處理等，明確檔案基本工作。

2.建立以規(guī)范利用為基礎(chǔ)的查借閱制度。對(duì)查閱條件、查閱人要求、所需材料、審批流程、紀(jì)律等內(nèi)容進(jìn)行明確和約束。

3.建立以人員管理為基礎(chǔ)的保密管理制度。根據(jù)《檔案法》和相關(guān)保密規(guī)定，明確保密范圍、保密內(nèi)容、人員職責(zé)、工作紀(jì)律和違紀(jì)處分等，強(qiáng)化保密意識(shí)和責(zé)任。

（二）管理流程規(guī)范

1.轉(zhuǎn)入流程。從其他管理機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)入人事檔案，出具接收手續(xù)，經(jīng)材料驗(yàn)收、填寫轉(zhuǎn)遞通知單、登記接收后編號(hào)入庫。

2.轉(zhuǎn)出流程。從本企業(yè)轉(zhuǎn)出檔案，先驗(yàn)證接收機(jī)構(gòu)出具的手續(xù)和提檔人身份，復(fù)核檔案材料、填寫轉(zhuǎn)遞通知單、登記出庫后，通過機(jī)要交通或單位專人的方式轉(zhuǎn)往接收機(jī)構(gòu)。

3.查借閱流程。受理查閱申請(qǐng)，檢查事由、查閱人和手續(xù)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，到指定地點(diǎn)查閱。

4.材料補(bǔ)充流程。材料形成后及時(shí)移交至人事檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)材料須審核事項(xiàng)是否完結(jié)、信息是否正確、內(nèi)容是否完整、填寫是否規(guī)范等，審核無誤后登記接收并入庫。

（三）專業(yè)人才培養(yǎng)

1.人員配置。集中管理人事檔案的企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案存量、年凈增量、利用頻率、整理和審核等數(shù)據(jù)，以配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員為主，以購買檔案外包服務(wù)為輔的方式進(jìn)行管理，采用經(jīng)辦和審批分離的雙人制互為監(jiān)督。在選人用人上選取檔案專業(yè)、具備檔案管理職稱或具有從事檔案管理經(jīng)驗(yàn)等專業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)狞h員，且人員調(diào)整應(yīng)按照管理制度辦理交接手續(xù)確保工作連續(xù)性。

2.績效考核。梳理崗位工作說明書，制定指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)考核后反映的問題與檔案工作人員一起制定改進(jìn)計(jì)劃對(duì)工作查漏補(bǔ)缺。

3.繼續(xù)教育。檔案管理人員的法律法規(guī)理論知識(shí)、專業(yè)技能鞏固與提升應(yīng)納入企業(yè)年度培訓(xùn)范疇。根據(jù)人事檔案年度工作規(guī)劃，結(jié)合崗位績效考核，充分聽取員工需求展開培訓(xùn)，同時(shí)開展以提升實(shí)用技能為主的技能比拼，營造良性競爭氛圍。

（四）管理技術(shù)提升

1.硬件配置。一是做好庫房規(guī)劃。庫房選址應(yīng)充分考慮樓面承重、通風(fēng)、光照等因素，選擇相對(duì)獨(dú)立的空間。裝具應(yīng)避免選擇木質(zhì)等能不宜長期使用的材質(zhì)，優(yōu)選鐵質(zhì)等穩(wěn)定耐用裝具。二是落實(shí)八防措施。一防火，庫房應(yīng)設(shè)置不少于2 個(gè)出口，安裝甲級(jí)防火門，開啟與疏散方向一致，配置火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，選用惰性氣體、細(xì)水霧滅火等裝置，避免在起火滅火過程中對(duì)檔案造成二次傷害。二防盜，安裝門禁、視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)據(jù)應(yīng)備份保留1年及以上。三防水，屋頂、墻面及地面應(yīng)做防水處理，為方便積水排出，室內(nèi)外地面應(yīng)留有高度差，不低于15mm。四防潮，室內(nèi)設(shè)置溫濕度監(jiān)控，配備空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，保持設(shè)備持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)，濕度控制范圍為45%～60%，溫度控制范圍為14℃～24℃。五防蟲，管道門縫間隙采用不燃材料填塞密實(shí)，配置消毒設(shè)備。初次入庫檔案應(yīng)做好檢查，對(duì)出現(xiàn)蟲蛀霉變的應(yīng)做好消毒殺蟲處理后更換外包裝再入庫。定期投放防蟲藥物、開展蟲害防治工作。六防光，檔案裝具與帶窗墻面垂直，配備遮光窗簾，人工照明選用紫外線含量低的光源。七防塵，選用環(huán)保材料，定期開展除塵作業(yè)。八防有害氣體，對(duì)周邊環(huán)境進(jìn)行考察，做好密閉和通風(fēng)措施。

2.軟件配置。大中型或人事檔案較多的企業(yè)，紙質(zhì)表單和電子表格等單一管理工具會(huì)導(dǎo)致工作記錄等重要信息在保存、管理和移交中存在漏洞，最終發(fā)展成前述案例中管理記錄缺失致使企業(yè)經(jīng)濟(jì)受損的局面?？赏ㄟ^購買或開發(fā)檔案管理系統(tǒng)來改善，可設(shè)計(jì)以下五個(gè)與管理制度和流程相匹配的子系統(tǒng)。一是個(gè)人信息子系統(tǒng)。記錄員工個(gè)人基本信息，如姓名、身份證號(hào)碼、入職和離職時(shí)間等。二是出入庫管理子系統(tǒng)。記錄出入信息，如轉(zhuǎn)入時(shí)間、方式、檔案號(hào)、事由、出庫和歸還時(shí)間、調(diào)出時(shí)間、檔案狀態(tài)、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等。三是材料補(bǔ)充子系統(tǒng)。記錄材料信息，如名稱、形成時(shí)間、頁數(shù)、申請(qǐng)人、申請(qǐng)時(shí)間、批準(zhǔn)人和時(shí)間。四是數(shù)字檔案子系統(tǒng)。記錄檔案內(nèi)信息、檔案目錄和數(shù)字化圖像等。五是數(shù)據(jù)控制子系統(tǒng)。管理權(quán)限分配、操作權(quán)限分配、操作日志記錄和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。

四、結(jié)語

人事檔案屬于國家所有，任何企業(yè)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)依法履行保管義務(wù)予以妥善管理。通過上述四種方法對(duì)企業(yè)員工人事檔案形成制度化、規(guī)范化、流程化管理模式，可有效約束日常工作的操作行為，有效監(jiān)督權(quán)限審批的管理活動(dòng)，有效避免權(quán)責(zé)交接后的問題查找追溯。