提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量的策略分析

陳麗

（欽州市第一人民醫(yī)院，廣西 欽州，535000）

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案通過文字、影像等眾多手段詳細(xì)記錄醫(yī)院全部的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，它的真實(shí)性和完整性直接影響到醫(yī)院正確決策及健康發(fā)展。但就當(dāng)前國內(nèi)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作而言，普遍存在管理模式較為落后、管理效率不高等問題，使得珍貴財(cái)務(wù)檔案資源常常產(chǎn)生磨損或者丟失等現(xiàn)象，不能達(dá)到對(duì)檔案資料的充分利用，為醫(yī)院發(fā)展帶來阻礙[1]。因此，本文就如何提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量進(jìn)行分析，以推動(dòng)醫(yī)院制定出科學(xué)、合理的管理策略，提升財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量，具體內(nèi)容如下：

1.醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案涉及內(nèi)容

1.1 患者信息檔案

患者信息檔案指的是患者在醫(yī)院就醫(yī)期間生成的相關(guān)信息檔案，主要有：（1）門診患者信息檔案：每位門診患者均有一張就醫(yī)卡，在就醫(yī)期間利用一卡通用方式完成掛號(hào)、就診、檢查以及后續(xù)開藥等步驟，卡內(nèi)包含患者基本信息和就醫(yī)期間的各項(xiàng)診治項(xiàng)目以及相關(guān)收費(fèi)信息。（2）住院患者信息檔案：包括患者的住院病歷、治療檢查的各種資料圖片以及繳納的各項(xiàng)診治費(fèi)用收據(jù)等。其中住院病歷從患者入院當(dāng)天開始，對(duì)其每日治療記錄做好相應(yīng)登記工作；繳納的診治費(fèi)用收據(jù)清楚標(biāo)明患者的身份信息及交費(fèi)金額等；在辦理出院有關(guān)手續(xù)過程中，患者的住院病歷應(yīng)交至病案復(fù)核室開展核對(duì)，未發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后由病案室進(jìn)行保存，病歷的復(fù)印件與出院交費(fèi)收據(jù)由患者保留[2]。

1.2 收費(fèi)結(jié)算檔案

收費(fèi)結(jié)算檔案指的是醫(yī)院內(nèi)部從事收費(fèi)的工作人員于收費(fèi)期間生成的財(cái)務(wù)信息檔案，收費(fèi)者需將當(dāng)日所有收取金額與存根聯(lián)仔細(xì)核對(duì)，之后進(jìn)行交賬單據(jù)填寫，而出納人員則需對(duì)交賬單據(jù)開展匯總處理，填制日收入現(xiàn)金單據(jù)，當(dāng)作會(huì)計(jì)人員的記賬憑據(jù)[3]。

1.3 財(cái)務(wù)綜合檔案

財(cái)務(wù)綜合檔案指的是醫(yī)院財(cái)務(wù)部門在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)生成的各類財(cái)務(wù)資料，涉及：（1）會(huì)計(jì)憑證：指的是記錄各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，依據(jù)相應(yīng)格式填制用于編寫會(huì)計(jì)賬本紙質(zhì)證明，涉及原始、記賬以及轉(zhuǎn)賬三類憑證。（2）會(huì)計(jì)賬簿：指的是由一定格式賬頁構(gòu)成，將通過審核會(huì)計(jì)憑證當(dāng)作依據(jù)，連續(xù)、全面性記錄下所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬本。（3）財(cái)務(wù)報(bào)表：能提供出醫(yī)院內(nèi)部的財(cái)務(wù)收支情況與現(xiàn)金流量等方面的一類報(bào)告文件。（4）財(cái)務(wù)預(yù)算以及決算報(bào)表：財(cái)務(wù)預(yù)算指的是對(duì)下年度各項(xiàng)工作目標(biāo)編制的財(cái)務(wù)收支計(jì)劃，而財(cái)務(wù)決算指的是對(duì)本年度的財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行總結(jié)及說明。（5）工資冊(cè)：即醫(yī)院內(nèi)部所有工作人員名冊(cè)及每月工資分發(fā)有關(guān)記錄。（6）銀行對(duì)賬單：即醫(yī)院和銀行開展賬務(wù)核對(duì)過程書面記錄，能提供出醫(yī)院所有貨幣資金收支以及結(jié)轉(zhuǎn)狀況[4]。

2.導(dǎo)致當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量不高的主要原因

2.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

對(duì)一家醫(yī)院而言，財(cái)務(wù)檔案管理工作和醫(yī)院發(fā)展息息相關(guān)，然而，當(dāng)前國內(nèi)較多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄、制度落實(shí)不到位，部分領(lǐng)導(dǎo)甚至持有重醫(yī)療業(yè)務(wù)不重視財(cái)務(wù)檔案管理的錯(cuò)誤觀念，導(dǎo)致在財(cái)務(wù)檔案管理方面投入的資金以及人力遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到工作的需求。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視，下屬部分科室應(yīng)付思想嚴(yán)重，甚至不愿意配合加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作。較多醫(yī)院普遍存在經(jīng)費(fèi)缺乏、設(shè)備老化以及專業(yè)人員較少等問題，不利于醫(yī)院的健康成長和發(fā)展壯大。

2.2 醫(yī)院管理制度不夠完善

隨著人民群眾生活水平不斷提高，在醫(yī)療健康上的需求也不斷增加，醫(yī)院與醫(yī)院之間的競爭也越來越激烈，醫(yī)療服務(wù)市場倒逼醫(yī)院要結(jié)合醫(yī)療體制改革推進(jìn)情況來進(jìn)一步提高自身經(jīng)營及管理水平。為此，有相當(dāng)多醫(yī)院相繼著手制定及完善有關(guān)管理制度。但是，部分醫(yī)院在加強(qiáng)制度建設(shè)過程中，往往忽視制定醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理制度，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全，一定程度上阻礙了醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.3 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案利用率低

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案蘊(yùn)藏豐富的經(jīng)濟(jì)信息資源，不僅可以全面核算醫(yī)院整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)行以及成本費(fèi)用等有關(guān)情況，還能為醫(yī)院在經(jīng)營決策過程中創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值、解決醫(yī)療糾紛、監(jiān)督財(cái)經(jīng)紀(jì)律等方面發(fā)揮重要的作用。應(yīng)該充分發(fā)揮醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值，才能提高醫(yī)療工作人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。但當(dāng)前，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及內(nèi)部員工普遍對(duì)財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠充分，很多價(jià)值較高的資料文件往往收集不及時(shí)而出現(xiàn)丟失，造成財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量不高，加上缺乏健全完善的管理制度以及信息共享機(jī)制，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案的利用率低，最終發(fā)揮不出財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值。

2.4 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)人員較少

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)具備財(cái)會(huì)、電腦和檔案管理等復(fù)合型知識(shí)機(jī)構(gòu)。但當(dāng)前醫(yī)院從事財(cái)務(wù)檔案管理工作的人員，大多數(shù)是由財(cái)務(wù)人員或醫(yī)護(hù)人員兼任，該部分人員普遍缺乏綜合的專業(yè)技能，很難勝任財(cái)務(wù)檔案管理工作的要求。同時(shí)，隨著信息化時(shí)代到來，很多工作都必須依靠計(jì)算機(jī)完成，但部分年紀(jì)較高者對(duì)于高新科技存在一定抵觸情緒，不愿使用計(jì)算機(jī)輔助工作等，會(huì)對(duì)檔案管理產(chǎn)生不利影響[5]。

3.提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量的策略

3.1 提高加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)

隨著社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)也需跟隨時(shí)代發(fā)展，充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性和必要性，將該項(xiàng)工作提上議事日程，增加專業(yè)崗位人員，并從財(cái)力方面增加資金投入，加大對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的支持力度。此外，醫(yī)院還需加大宣傳力度，營造良好氛圍，提高員工對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，以充分激發(fā)其工作積極性，為提升財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量做好基礎(chǔ)性工作。

3.2 建立并完善有關(guān)管理制度

醫(yī)院要以國家有關(guān)法律法規(guī)作為前提，結(jié)合本醫(yī)院的實(shí)際情況，加快制定和完善財(cái)務(wù)檔案管理制度以及相應(yīng)管理保障制度，明確規(guī)定財(cái)務(wù)檔案收集、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)工作職責(zé)分工，確保工作人員有章可循，能夠依據(jù)醫(yī)院的規(guī)章制度開展工作。同時(shí)，要建立和完善考核及考評(píng)體系，將財(cái)務(wù)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)工作列入考核范圍，并完善相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。

3.3 切實(shí)提升財(cái)務(wù)檔案利用率

就當(dāng)前較多財(cái)務(wù)檔案利用率處在較低水平或者根本未使用的現(xiàn)狀而言，醫(yī)院除應(yīng)高度重視財(cái)務(wù)檔案的收集、保管儲(chǔ)存等工作，還需要與醫(yī)院實(shí)際、經(jīng)營理念以及發(fā)展規(guī)劃相結(jié)合，積極采取措施提升財(cái)務(wù)檔案的質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部提升財(cái)務(wù)檔案的利用率。此外，醫(yī)院內(nèi)部高層需積極掌握當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理最新動(dòng)態(tài)，明確醫(yī)院發(fā)展趨勢，對(duì)以往財(cái)務(wù)檔案的管理方法進(jìn)行改進(jìn)[6]。

3.4 提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院要強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，積極選拔優(yōu)秀人才參與財(cái)務(wù)檔案管理工作，通過加強(qiáng)培訓(xùn)教育，以此提高財(cái)務(wù)檔案管理水平。每年除了依托高校組織外出進(jìn)行財(cái)會(huì)、檔案、計(jì)算機(jī)技術(shù)等業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)外，還要加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)、法律意識(shí)和道德修養(yǎng)等方面的培訓(xùn)教育，條件允許情況下可派人到做得較好的醫(yī)院跟班學(xué)習(xí)，切實(shí)提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

3.5 增加信息化設(shè)施投入

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，高度重視提升財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量工作，切實(shí)增加資金投入，購置及配備完善財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)設(shè)備設(shè)施。同時(shí)，醫(yī)院內(nèi)部財(cái)務(wù)部門及信息部門之間要密切配合，積極運(yùn)用信息技術(shù)，構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)批量處理和自動(dòng)分類統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)檔案，并設(shè)置財(cái)務(wù)檔案管理人員的崗位權(quán)限，在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行檔案傳輸及數(shù)據(jù)共享等工作。

4.小結(jié)

提升財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量是加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要工作，涉及到醫(yī)院的方方面面，需要醫(yī)院全體員工轉(zhuǎn)變觀念提高認(rèn)識(shí)，加大投入并建立健全相關(guān)制度，只有這樣才能全面提升財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量和工作效率，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展。