數(shù)字化校園背景下高校檔案管理模式研究

付云金

（濟(jì)寧學(xué)院，山東 濟(jì)寧 272000）

0 前言

近年來，數(shù)字化在整個(gè)高校的校園建設(shè)中，有了具體明確的要求，而且要求也越來越高，所以近幾年針對(duì)高校數(shù)字化校園建設(shè)政府投入資金不斷加大。為了更好地順應(yīng)現(xiàn)行法規(guī)和高校發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)加大對(duì)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)信息化建設(shè)的重視程度，不斷提高檔案存儲(chǔ)服務(wù)質(zhì)量，利用智能化、數(shù)字化的管理技術(shù)進(jìn)行信息分析，并且能夠隨時(shí)的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息，這樣就可以提高高校檔案文件的信息使用效率，根據(jù)目前高校數(shù)字化建設(shè)的基本現(xiàn)狀，針對(duì)提高高校中檔案管理以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的數(shù)字化建設(shè)是各個(gè)學(xué)校檔案管理部門的焦點(diǎn)問題，也是短期內(nèi)亟待解決的問題[1]。

1 現(xiàn)如今我國(guó)高校文件存儲(chǔ)面臨的問題

1.1 高校管理人員對(duì)檔案管理的理解有待提高

高校檔案管理工作是一個(gè)比較繁瑣的工作，主要表現(xiàn)出來的特性是服務(wù)型、紀(jì)實(shí)型，同時(shí)也需要管理人員有較強(qiáng)的耐心、業(yè)務(wù)性也是要比較強(qiáng)的。殊不知，很多檔案工作者在工作中不太注意自身工作的不足，現(xiàn)在的很多高校檔案管理工作者，他們只是將日常的工作形式變?yōu)榭陬^形式，不關(guān)注檔案歸檔的重要性，檔案管理在高校中有他非常重要的地位，它關(guān)系著高校的發(fā)展，展示著高校詳細(xì)信息以及資料、高校學(xué)生的相關(guān)資料，如果管理不當(dāng)，就容易對(duì)高校的發(fā)展造成非常不利的影響。檔案管理工作者往往忽視檔案管理工作的根本目標(biāo)，同時(shí)現(xiàn)在很多高校中也沒有智能化管理體系，仍然選擇紙質(zhì)文件存儲(chǔ)方式，結(jié)果，檔案存儲(chǔ)方式擺脫了時(shí)代和學(xué)院的發(fā)展趨勢(shì)。

1.2 高校檔案管理系統(tǒng)需要更加完善

一些高校在檔案管理層面缺乏完善的管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏依據(jù)，影響檔案管理工作的規(guī)范化。造成這一問題的主要原因是高校檔案管理的投入還不到位，管理人員沒有高度重視這一情況。一些工作人員忽視了信息管理的進(jìn)展，也有高校沒有及時(shí)對(duì)接，造成高校檔案的一致性和統(tǒng)一性以及技術(shù)維護(hù)工作的缺失，影響檔案的有效性，阻礙了檔案資料的發(fā)展?？梢姡咝ＲS時(shí)代的發(fā)展來改變檔案的管理機(jī)制。

1.3 服務(wù)項(xiàng)目技術(shù)性有待提高

在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，信息技術(shù)促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也同時(shí)在方便著人們的生活，高校同樣也不能忽視信息技術(shù)在日常工作中的重要性[2-3]。高校檔案管理系統(tǒng)推動(dòng)了整個(gè)管理信息設(shè)備的逐步完善，以及推動(dòng)了信息管理工作的實(shí)效性。高校建設(shè)數(shù)字化校園的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不再適用于高校的日常管理生活，數(shù)字化檔案管理在目前整個(gè)高校檔案管理中有比較重要的地位。針對(duì)目前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，高校完成了數(shù)字化管理設(shè)施和辦公用品的建設(shè)，在檔案管理登記上開始使用信息化技術(shù)，但是在信息資源共享上依然不是非常的完善。高校檔案管理工作在用人機(jī)制上可以采用更加先進(jìn)的管理方法，這樣能夠有效的降低工作人員的工作壓力和工作量，而且能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，傳統(tǒng)的的人力資源管理方式只會(huì)影響工作效率，也會(huì)對(duì)工作人員的壓力有所增加，不利于工作人員工作的積極性。

1.4 高校檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

一般而言，高校檔案管理工作者人員的綜合能力，對(duì)整個(gè)檔案管理有非常重要的影響，檔案管理工作者能力不足的情況下，沒有辦法及時(shí)掌握管理的知識(shí)，這樣也就沒有辦法掌握信息管理技術(shù)和他的操作方法，沒有辦法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理體系。所以高校檔案管理信息化建設(shè)一定要?jiǎng)?chuàng)新和培養(yǎng)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，拓展高校管理人員的信息技術(shù)水平，讓他們靈活的運(yùn)用信息化管理技術(shù)，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。

2 數(shù)字化校園的建設(shè)加快了高校檔案系統(tǒng)管理辦法的進(jìn)程

數(shù)字化校園建設(shè)是需要依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的，所以在當(dāng)前整個(gè)高校信息化應(yīng)用過程，也推動(dòng)了我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，同時(shí)，也讓整個(gè)高校的管理模式和課堂教學(xué)模式更加的創(chuàng)新，進(jìn)一步的完善了高校管理效率。高校檔案作為高校管理中的非常重要的組成部分，也受到了信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推動(dòng)，完善了高校檔案管理的機(jī)制。

2.1 數(shù)字化校園基礎(chǔ)建設(shè)提升高校檔案存儲(chǔ)效率

在數(shù)字化校園建設(shè)的背景下，高校信息管理技術(shù)在穩(wěn)步的推進(jìn)過程中，而檔案管理同樣也是不例外的，在整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用下，高校檔案管理工作的效率得到了有序的提升。一方面，傳統(tǒng)的手動(dòng)管理方式是需要管理人員手動(dòng)記錄，而且針對(duì)一些檔案數(shù)量太多的情況下，就會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和勞動(dòng)力，極大地降低了高校管理的工作效率。

2.2 數(shù)字化校園建設(shè)推動(dòng)高校檔案工作發(fā)展

檔案管理是高校管理的重要組成部分，數(shù)字化校園的建設(shè)最終將從根本上推動(dòng)高校檔案資料信息化管理的發(fā)展。一方面，在數(shù)字化校園建設(shè)的基礎(chǔ)上，各單位之間可以互通信息，增進(jìn)企業(yè)間的交流，實(shí)現(xiàn)資源共享效益最大化。對(duì)于各企業(yè)必須歸檔的檔案資料，企業(yè)可以為其制定手機(jī)設(shè)置方法，對(duì)檔案存儲(chǔ)進(jìn)行智能化、信息化管理[4]。將檔案信息管理系統(tǒng)和學(xué)校辦公協(xié)同系統(tǒng)軟件接入互聯(lián)網(wǎng)，在高校管理檔案信息資源和管理方式上，管理人也要實(shí)現(xiàn)信息互相，另一方面數(shù)字化校園的建設(shè)，在高校內(nèi)一定要引入一些高質(zhì)量的信息化設(shè)備，這批設(shè)備是高校信息化阿華檔案管理最重要的基礎(chǔ)條件，而且數(shù)字化校園建設(shè)也推動(dòng)了高校檔案管理的工作發(fā)展。

3 數(shù)字化校園環(huán)境下高校檔案存儲(chǔ)方式的選擇

信息化校園建設(shè)過程中，一些高校沒有建立檔案管理的模式，也沒有建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和條件，所以在檔案管理上是存在著一些缺失，容易造成檔案不完全的問題。高校檔案管理方法落后，沒有辦法與其他部門進(jìn)行銜接，這就很難推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，也不利于解決，在數(shù)字化校園建設(shè)背景下，完善檔案管理狀中存在的問題，作者根據(jù)此提出了解決方法。

3.1 文件生成機(jī)構(gòu)管理方式

這類方法是指將學(xué)生的檔案資料轉(zhuǎn)化為組織存儲(chǔ)，轉(zhuǎn)化為包含高校各院系的組織。這就要求各單位也建立相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)，并遵循現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，制定相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式。它有收集、整理、儲(chǔ)存和銷毀檔案資料的權(quán)利和義務(wù)。此類檔案資料的信息內(nèi)容無需傳輸至檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)，這種管理模式明確地對(duì)高校院系提出了更高的要求。

3.2 檔案管理機(jī)構(gòu)存儲(chǔ)方式

這種方法是指高等教育機(jī)構(gòu)對(duì)各學(xué)院的文件進(jìn)行審查和篩選，對(duì)高等教育機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行收集、整理、分類、存儲(chǔ)和歸檔。符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的文件將存儲(chǔ)在檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫查詢中。一般情況下，高校都會(huì)有技術(shù)專業(yè)的檔案保管機(jī)構(gòu)承擔(dān)高校的檔案保管工作，并在檔案企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的具體指導(dǎo)下，制定檔案保管辦法及相關(guān)規(guī)定[5]。

4 數(shù)字化校園標(biāo)準(zhǔn)下改進(jìn)高校文件存儲(chǔ)方式的有效預(yù)防措施

4.1 強(qiáng)化文件存儲(chǔ)理念

策劃校園檔案信息建設(shè)，需要搭建一個(gè)優(yōu)秀的服務(wù)平臺(tái)來更好地實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)的目標(biāo)，在這個(gè)過程中，管理人員的素質(zhì)是檔案管理中非常重要的部分，提升檔案管理人員的素質(zhì)，能夠有效的達(dá)到事半功倍的效果。所以在高校中要完善檔案信息化建設(shè)，一定要明確整個(gè)管理制度和有計(jì)劃、有目標(biāo)的去推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，落實(shí)有關(guān)的管理和規(guī)定，形成一個(gè)整合性的概念。多元化的信息化建設(shè)道路，讓整個(gè)信息化管理技術(shù)更加強(qiáng)，也進(jìn)一步完善了了高校檔案管理的水平。

4.2 完善檔案管理系統(tǒng)

一是結(jié)合高校檔案管理現(xiàn)狀，建立健全檔案管理互聯(lián)網(wǎng)，提高檔案管理方式與企業(yè)的協(xié)作水平，建立多種管理方式的企業(yè)崗位職責(zé)，梳理高等學(xué)校檔案資料的存放流程的重點(diǎn) 要點(diǎn)和難點(diǎn)；二是制定完善的檔案保管管理制度，嚴(yán)格遵守收藏、保管、開發(fā)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)分析等環(huán)節(jié)的管理規(guī)定。全體人員要努力按照檔案保管規(guī)章制度落實(shí)工作，推動(dòng)檔案保管工作規(guī)范發(fā)展。

4.3 高校抓好檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校建設(shè)信息化校園背景下，高?；A(chǔ)設(shè)施是校園檔案管理最重要的保障，優(yōu)良的硬件條件，能夠加快檔案存儲(chǔ)信息化的進(jìn)程，所以高校首先要給檔案管理系統(tǒng)配備完善的信息化、設(shè)備以及系統(tǒng)軟件，將信息化管理技術(shù)納入整個(gè)高?；A(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目中的重點(diǎn)統(tǒng)籌，確保整個(gè)高校信息化項(xiàng)目系統(tǒng)完備。檔案管理智能化發(fā)展，要嚴(yán)格按照我國(guó)的相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行實(shí)施，結(jié)合高校自身的管理規(guī)定，選擇合適的方法和設(shè)備來完善檔案管理信息檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源的共享性，這樣給師生提供了一定的方便，也推動(dòng)了高校檔案管理信息化逐步完善。

4.4 高校加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)

檔案管理過程中，人才建設(shè)是檔案管理信息化加強(qiáng)的有效途徑，同時(shí)，也是目前高校檔案管理中一個(gè)比較重要的問題，高校在人才建設(shè)上一定要有前瞻性和先進(jìn)性，塑造智慧型校園的未來發(fā)展，也要適應(yīng)自己的發(fā)展趨勢(shì)，并通過引進(jìn)先進(jìn)的人才和技術(shù)，與相關(guān)的從業(yè)者進(jìn)行交流，吸取他人優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)自己的不足，在檔案管理方面越來越強(qiáng)大。

5 結(jié)語

一般來說，數(shù)字化校園建設(shè)促進(jìn)了高校檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展。然而，對(duì)我國(guó)高等教育機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀的概述，還存在諸多不足，阻礙了其管理水平的提升。為更好地保證檔案保管工作的及時(shí)性，符合現(xiàn)行規(guī)定和高等教育機(jī)構(gòu)的發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)采取適當(dāng)、科學(xué)的方法。檔案管理的重點(diǎn)是提高高校檔案管理的信息化水平。