城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

張明玉

【摘要】隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，我國(guó)重要基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)取得了顯著的成效。城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)與管理的基礎(chǔ)資料，是城鄉(xiāng)規(guī)劃部門依法進(jìn)行行政管理、執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù)。規(guī)劃?rùn)n案工作作為城鄉(xiāng)規(guī)劃工作的重要組成部分，必須與城鄉(xiāng)規(guī)劃整體管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，為城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)服務(wù)，為提高城鄉(xiāng)規(guī)劃的工作效率服務(wù)，為群眾方便、快捷、準(zhǔn)確的查詢服務(wù)。因此，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，城鄉(xiāng)建設(shè)的快速推進(jìn)，社會(huì)各界日益強(qiáng)烈的需要，建立一個(gè)科學(xué)化、現(xiàn)代化的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理體系，一支服務(wù)能力不斷提升、服務(wù)意識(shí)不斷強(qiáng)化、服務(wù)方式不斷完善的城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案管理隊(duì)伍，是檔案管理工作者的重要職責(zé)。本文就城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策展開探討。

【關(guān)鍵詞】城鄉(xiāng)建設(shè)檔案;管理

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.

隨著社會(huì)的發(fā)展，管理的具體內(nèi)容是對(duì)城市建設(shè)過(guò)程中的有關(guān)文件和圖紙進(jìn)行管理，具有一定的保存和參考價(jià)值，提高了城市規(guī)劃?rùn)n案的管理效率，對(duì)推進(jìn)城市規(guī)劃工作具有重要作用。城鄉(xiāng)檔案管理存在的問(wèn)題它不僅為城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展提供了寶貴的歷史信息，而且對(duì)今后的城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)具有重要的參考和應(yīng)用價(jià)值。

1、城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案的特點(diǎn)

（1）動(dòng)態(tài)性。城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案是動(dòng)態(tài)記錄城市興旺衰落的動(dòng)態(tài)模式的信息，要求城建信息要跟隨城市的變化及時(shí)更新，因而動(dòng)態(tài)性是城建檔案的顯著特征。（2）復(fù)雜性。城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案是伴隨著城市發(fā)展的主要內(nèi)容來(lái)描繪的，牽涉的內(nèi)容有消防、人防、環(huán)保、防震減災(zāi)，城市規(guī)劃管理及城市建設(shè)管理、城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)的政策法規(guī)，空中、地面、地下的管線設(shè)施，建筑物、構(gòu)筑物等各種類型，以及圖文、錄音錄像、電子數(shù)據(jù)等各種儲(chǔ)存形式，也側(cè)面反映其復(fù)雜性。（3）準(zhǔn)確性。城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)發(fā)展與城建各項(xiàng)信息的精準(zhǔn)性高度聯(lián)系。比如城市公路建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施，改建擴(kuò)建的項(xiàng)目工程，居民房產(chǎn)的法律糾紛，城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案從歷史的角度做出詳細(xì)的記錄，準(zhǔn)確性是非常必要的，否則將對(duì)個(gè)人、企業(yè)、國(guó)家造成重大的經(jīng)濟(jì)損失和災(zāi)難性的事故。

2、城鄉(xiāng)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 缺乏健全的管理機(jī)制

在城鄉(xiāng)檔案管理領(lǐng)域，特別是在檔案管理的質(zhì)量和效率方面，必須建立有效的管理機(jī)制來(lái)支持工作。但目前，管理層在這方面做得還不夠。雖然政府服務(wù)已經(jīng)調(diào)整和規(guī)劃，使其機(jī)構(gòu)合理化并整合其資源，但其中大多數(shù)受傳統(tǒng)制度環(huán)境的影響，采取了自主的管理方法，導(dǎo)致缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)域間信息共享困難，限制管理效率和影響管理質(zhì)量。

2.2 檔案收集處理不夠規(guī)范

城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案資料的收集較為片面，地上的檔案資料多，地下的少;城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案收集廣度不夠，僅收集部分的城市建設(shè)項(xiàng)目檔案，還未做到全覆蓋;規(guī)劃建設(shè)相關(guān)部門的內(nèi)部檔案往往收集得較為全面，其他部門的較少;部分已收集的檔案處理不夠規(guī)范，有些還未標(biāo)明關(guān)鍵數(shù)據(jù)，存在原件代替復(fù)印件等現(xiàn)象。

2.3 沒有專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)

城市規(guī)劃?rùn)n案管理的有序發(fā)展要求管理者充分發(fā)揮其積極作用。城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案內(nèi)容涉及面廣，內(nèi)容瑣碎，要求管理人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能和較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)要有檔案管理意識(shí)。但從目前的情況看，城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案管理人員綜合素質(zhì)偏低，技術(shù)難度較大，影響了管理效果。一些管理者對(duì)檔案的收集、整理和歸檔不熟悉，對(duì)電子檔案錄入方法研究不夠?qū)I(yè)，制約了管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.4 沒有完整的管理系統(tǒng)

目前，我國(guó)正處于新農(nóng)村建設(shè)和城市現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期。然而，由于檔案管理規(guī)劃仍處于發(fā)展的早期階段，人才分布和現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用存在很多差距。在一些偏遠(yuǎn)的山區(qū)，土地使用和農(nóng)村記錄的管理繼續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的紙張管理模式，并在計(jì)算機(jī)化和數(shù)字化管理方面存在差距。

3、解決當(dāng)前城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案管理中存在的問(wèn)題的對(duì)策

3.1 提升城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案管理工作意識(shí)

城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案包括城鄉(xiāng)規(guī)劃審批管理、勘察設(shè)計(jì)、工程項(xiàng)目的各項(xiàng)技術(shù)資料等。有效管理這些數(shù)據(jù)對(duì)城鄉(xiāng)發(fā)展具有重要作用。管理者必須提高管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)管理形式，搞好管理。隨著城市化進(jìn)程的加快，城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案資源的價(jià)值顯著增加，逐漸引起城鄉(xiāng)規(guī)劃部門和建設(shè)單位的重視。在這種情況下，提高城市規(guī)劃?rùn)n案管理意識(shí)，做好城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作就顯得尤為重要。管理者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案資源的價(jià)值，了解其工作的重要性，并采取有效措施進(jìn)行工作。城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息化的關(guān)鍵是人才。城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息，才能使城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息化建設(shè)朝著正確的方向發(fā)展，檔案工作者必須培養(yǎng)他們的專業(yè)精神，使他們的職業(yè)素質(zhì)成為一種文化習(xí)慣。通過(guò)組織管理，可以有效地將工作中必要的素質(zhì)落實(shí)到崗位責(zé)任制中，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，使工作進(jìn)入有序、系統(tǒng)、有計(jì)劃、協(xié)調(diào)、高效、負(fù)責(zé)的工作狀態(tài)。規(guī)劃?rùn)n案管理有其自身的特點(diǎn)，這就要求從業(yè)人員不僅要掌握檔案工作的原則和方法，而且要準(zhǔn)確把握不同工程建設(shè)形成檔案的特點(diǎn)和規(guī)律。同時(shí)，規(guī)劃?rùn)n案管理人員要培養(yǎng)自己的學(xué)習(xí)習(xí)慣，提高自己的學(xué)習(xí)能力，使自己的業(yè)務(wù)水平不斷提高。

3.2 加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了適應(yīng)城建檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的需要，更好的服務(wù)于社會(huì)，應(yīng)當(dāng)科學(xué)設(shè)置辦公、庫(kù)房、閱檔等場(chǎng)所，使辦公場(chǎng)所展現(xiàn)現(xiàn)代化、整理保存場(chǎng)所具有標(biāo)準(zhǔn)化、調(diào)閱場(chǎng)所體現(xiàn)方便化。同時(shí)，及時(shí)更新升級(jí)檔案收集、保存等專業(yè)儀器，如微機(jī)、檔案管理和文書處理軟件、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄像機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)備，以及配備防光、防盜、防溫、防濕、防火等保護(hù)設(shè)施。

3.3 檔案管理信息化

檔案信息管理是指以檔案實(shí)體存儲(chǔ)為中心，將文檔管理模式轉(zhuǎn)化為信息社會(huì)服務(wù)。文件實(shí)體的分類，分析，提取和處理提高了文件管理的效率。與傳統(tǒng)文件相比，電子文件的保存，修改和研究更加方便。這些文件可以通過(guò)Internet快速傳播，提高文件管理效率，降低文件管理成本。城市規(guī)劃和城市規(guī)劃的計(jì)算機(jī)化管理必須遵循城鄉(xiāng)發(fā)展服務(wù)的發(fā)展戰(zhàn)略。根據(jù)分析的特點(diǎn)和城鄉(xiāng)發(fā)展的科學(xué)研究和示范的發(fā)展目標(biāo)，制定文件和檔案管理，中長(zhǎng)期和短期管理的實(shí)用計(jì)劃，建立了網(wǎng)絡(luò)管理模式清理城市規(guī)劃和城市規(guī)劃計(jì)算機(jī)檔案的和諧發(fā)展。此外，必須注意系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的影響。還應(yīng)注意該系統(tǒng)對(duì)城市和城市發(fā)展信息服務(wù)目標(biāo)的支持。該方法應(yīng)側(cè)重于系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，以擴(kuò)展未來(lái)的開發(fā)空間。城市化和城市化檔案作為單位的歷史檔案，是該單位的寶貴信息。為實(shí)現(xiàn)集中集中管理，保證城市規(guī)劃和城市規(guī)劃文件的完整性和制度，充分發(fā)揮其在建設(shè)中的重要作用。城市規(guī)劃和城市規(guī)劃的數(shù)字化管理是城市化和社會(huì)發(fā)展的必然要求。統(tǒng)一規(guī)劃和城市規(guī)劃注重檔案管理，結(jié)合數(shù)字檔案管理總體規(guī)劃，建立自己的網(wǎng)站信息和農(nóng)村城鎮(zhèn)化發(fā)展，電腦化信息化和城市化發(fā)展，提高檔案管理人員素質(zhì)文件，提高生產(chǎn)力和適應(yīng)時(shí)代。今天的社會(huì)正在進(jìn)入技術(shù)革命的新時(shí)代。這些新技術(shù)在生產(chǎn)和社會(huì)中的廣泛應(yīng)用不可避免地意味著社會(huì)生產(chǎn)力的飛躍和社會(huì)生活的深刻變化，特別是在計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用方面。信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)的支柱之一。使用信息資源是人類知識(shí)和智慧的運(yùn)用。傳播和利用科學(xué)信息將促進(jìn)科學(xué)和技術(shù)生產(chǎn)力的可持續(xù)發(fā)展。在城鄉(xiāng)發(fā)展中，有必要管理檔案信息。

3.4 依法治檔，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度

（1）提高檔案執(zhí)法意識(shí)，依法治檔。在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高重視程度的基礎(chǔ)上，依法建立檔案、依法使用檔案、依法管理檔案，也是加強(qiáng)城建檔案管理工作的重要內(nèi)容。因此，一要切實(shí)提高干部職工的依法用檔意識(shí)。結(jié)合城鄉(xiāng)規(guī)劃工作管理特點(diǎn)，以開展學(xué)習(xí)宣傳貫徹檔案法律、法規(guī)及規(guī)范活動(dòng)，定期組織干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《城建檔案管理辦法》及《哈爾濱市檔案管理?xiàng)l例》等載體，把檔案管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)納入本部門普法工作內(nèi)容，營(yíng)造依法用檔的輿論氛圍。二是加強(qiáng)檔案管理知識(shí)上崗培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)專兼職人員持證上崗。定期組織專兼職檔案人員對(duì)檔案收集、整理、立卷、歸檔和開發(fā)利用的規(guī)范等業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并外請(qǐng)檔案專業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織檔案管理人員到其他省市學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)理論和經(jīng)驗(yàn)，使檔案工作者熟練掌握檔案收集、分類、立卷、歸檔的技術(shù)，提升依法管理的意識(shí)，自覺按照各項(xiàng)規(guī)范開展工作。（2）建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)行規(guī)范化管理。制度是貫徹和落實(shí)的最好保障。，以《檔案法》、《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》等為依據(jù)，結(jié)合城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案管理的自身特點(diǎn)，建立健全完善城鄉(xiāng)檔案管理的各項(xiàng)制度，應(yīng)成為日常檔案管理工作中的重中之重。只有健全了制度，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與機(jī)關(guān)其他業(yè)務(wù)同步運(yùn)行、同步發(fā)展、相互協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮出業(yè)務(wù)工作與管理工作的相互支撐、相互配合的積極作用。這就需要我們有意識(shí)地去制定科學(xué)的檔案管理辦法和分類體系，嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料收集及時(shí)、類別齊全、內(nèi)容完整的各項(xiàng)制度，使檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都得到制度的保障和約束。（3）注重執(zhí)行效果，加強(qiáng)指導(dǎo)和督促。制定和實(shí)施相應(yīng)的指導(dǎo)和督促措施，是促進(jìn)各方面檔案管理參與者，提高檔案管理重視程度，自覺執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)制度有效方法?？梢詮囊韵聨追矫嫒胧?。一是以有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，考慮本單位實(shí)際，制訂統(tǒng)一的局系統(tǒng)事業(yè)、企業(yè)單位檔案考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。二是堅(jiān)持每年在系統(tǒng)內(nèi)開展檔案自檢、自查工作，形成定期自查、自評(píng)、整改的機(jī)制。三是每年固定時(shí)間，對(duì)檔案工作“硬件”建設(shè)和“軟件”建設(shè)等方面進(jìn)行監(jiān)督整改。通過(guò)強(qiáng)有力的日常監(jiān)督和督促，得以使檔案管理的各項(xiàng)制度切實(shí)落到實(shí)處。

3.5 深抓資源建設(shè)和開發(fā)利用

城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案館應(yīng)加快檔案收集、整合的力度，進(jìn)一步豐富收集內(nèi)容，優(yōu)化收集的檔案結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大檔案進(jìn)館范圍，提升專業(yè)檔案館藏比重。加大城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案開放利用力度，優(yōu)化城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案的解密、鑒定、開放和利用流程，深化作風(fēng)建設(shè)，改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)效率，全方位提升城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案服務(wù)能力。還應(yīng)著眼中心大局，深入挖掘城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案信息資源，把城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案的特色故事講好講出彩，各類城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案展覽辦好辦出色，創(chuàng)新出一批質(zhì)量高、口碑好、具有廣泛影響力的城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案精品文案。

3.6 建立城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息實(shí)用網(wǎng)站

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案網(wǎng)站是由城鄉(xiāng)建設(shè)檔案部門在線建設(shè)的信息網(wǎng)站。一般來(lái)說(shuō)，它以網(wǎng)頁(yè)、在線咨詢、檢索、電子檔案實(shí)時(shí)歸檔、城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息直接利用等形式為人們提供相關(guān)的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息和服務(wù)。這是城鄉(xiāng)檔案信息化建設(shè)的主要目的。同時(shí)也是城鄉(xiāng)建設(shè)檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和手段。在城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)將城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)納入城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，綜合考慮本單位各部門的信息，建立綜合系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，取得城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理的全面、系統(tǒng)效益。此外，我們還應(yīng)該選擇一個(gè)具有升級(jí)和發(fā)展能力的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)。這是實(shí)現(xiàn)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化的重要條件。該軟件適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)管理的需要，具有強(qiáng)大的檢索功能，充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。城鄉(xiāng)信息檔案網(wǎng)站建設(shè)應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備。目前所選產(chǎn)品應(yīng)符合國(guó)內(nèi)外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。最好是現(xiàn)在或?qū)?lái)有一些主流產(chǎn)品，并能得到國(guó)內(nèi)外一些強(qiáng)大的軟硬件公司或制造商的支持，以保證升級(jí)換代，降低再開發(fā)成本。設(shè)備設(shè)置應(yīng)盡可能合理化，考慮網(wǎng)絡(luò)吞吐量、響應(yīng)時(shí)間和傳輸速度等因素。

3.7 打造高素質(zhì)專業(yè)化檔案干部隊(duì)伍

積極開展檔案專業(yè)人才培訓(xùn)，培養(yǎng)一批專業(yè)能力強(qiáng)的本土技術(shù)能手。協(xié)調(diào)做好檔案工作人員的崗位技能培訓(xùn)，專題解決專業(yè)人才青黃不接、創(chuàng)新型人才不足的問(wèn)題。創(chuàng)新人才評(píng)價(jià)機(jī)制，完善人才培育、評(píng)價(jià)、激勵(lì)制度。加大宣傳引導(dǎo)力度，營(yíng)造良好的氛圍。開展先進(jìn)工作者、業(yè)務(wù)能手評(píng)選表彰工作，真正把那些示范作用明顯、標(biāo)桿形象突出的先進(jìn)集體、先進(jìn)人物推選出來(lái)。通過(guò)先進(jìn)引領(lǐng)、典型帶動(dòng)，大力營(yíng)造“比學(xué)趕超”的深厚氛圍，形成推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的強(qiáng)大合力。

結(jié)語(yǔ)：

總之，為了更好地為檔案使用者服務(wù)，為社會(huì)進(jìn)步做出貢獻(xiàn)，我們不僅要從檔案部門的角度探討檔案利用問(wèn)題，還要從使用者的角度研究做好檔案利用工作的方法，以促進(jìn)整個(gè)檔案工作，包括檔案利用工作的發(fā)展和進(jìn)步。

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