簡述數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

孫景波

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們越來越認(rèn)識到快速進(jìn)步的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)給人們生活帶來的便捷，為了實(shí)現(xiàn)在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)逐漸走入人們的視野。本文主要闡述了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的相關(guān)概論，并介紹了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重要意義，同時(shí)探討了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用方向，對加快我國數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與檔案管理工作的有效融合具有十分重要的作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)挖掘技術(shù);檔案管理;應(yīng)用研究

引言

利用現(xiàn)代化信息技術(shù)快捷方便的優(yōu)點(diǎn)，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在進(jìn)行檔案管理時(shí)能夠快速準(zhǔn)確的完成相關(guān)工作。靈活地應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以充分對檔案信息進(jìn)行整理，因而相關(guān)領(lǐng)域工作人員必須將如何提高在檔案管理工作中數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用水平作為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，通過進(jìn)一步開發(fā)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，在提高檔案管理工作人員的工作效率與工作質(zhì)量基礎(chǔ)上降低其工作負(fù)擔(dān)，使得今后的檔案管理工作走向合理化與便捷化。

一、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的相關(guān)概論

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)最主要的特點(diǎn)就是能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)間的對比工作，對其進(jìn)行分析辨別信息的完整度及清晰度，此外分析的過程中還能夠探索數(shù)據(jù)本身的真實(shí)性，一些隱藏在數(shù)據(jù)內(nèi)部的價(jià)值內(nèi)容也能夠被挖掘出來。這些隱藏在內(nèi)部的信息能夠?qū)Q策者產(chǎn)生至關(guān)重要的影響，保障準(zhǔn)確判斷才能夠保證信息的分析準(zhǔn)確性，挖掘內(nèi)在隱藏內(nèi)容。此項(xiàng)技術(shù)最主要的功能是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檢索，對處理過的數(shù)據(jù)進(jìn)行適當(dāng)加工及管理歸納工作，挖掘技術(shù)需要聯(lián)系各大數(shù)據(jù)信息庫，統(tǒng)一管理計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)智能應(yīng)用，以數(shù)值為表象的處理特點(diǎn)。

根據(jù)處理信息內(nèi)容不同及質(zhì)量差異兩大因素，計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)主要有記敘性及推斷型兩種應(yīng)用類型。記敘性技術(shù)概括及總結(jié)性較強(qiáng)，當(dāng)使用者輸入關(guān)鍵詞時(shí)能夠加速搜索過程、實(shí)現(xiàn)定期采集。預(yù)知判斷型的技術(shù)能夠分析數(shù)據(jù)信息，科學(xué)管理信息內(nèi)容，對信息實(shí)現(xiàn)二次加工及定期處理。對于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)而言，歸納工作也至關(guān)重要，歸納工作開展的順利程度與數(shù)據(jù)質(zhì)量息息相關(guān)，同時(shí)也影響數(shù)據(jù)處理效果。

二、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重要意義

（一）提高檔案的使用效率

檔案的重要性和應(yīng)用價(jià)值在于存儲信息可以為決策者和信息需求者提供服務(wù)，而大部分檔案信息具有一定的保密要求，不同類別、集體的檔案是不可能向全社會進(jìn)行公開的，檔案的保護(hù)、管理、查閱都有一定的權(quán)限，這就導(dǎo)致檔案管理工作和查閱使用之間存在一定的矛盾沖突，引發(fā)兩方的溝通難題。如果二者溝通不暢，檔案查閱的需求和檔案管理的調(diào)取結(jié)果不一定完全對等，就會增大檔案管理的工作量，增加管理和查閱兩方的溝通次數(shù)。而計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)則可以通過對檔案數(shù)據(jù)的分類、關(guān)聯(lián)幫助管理者明確查閱者的信息需求，或者構(gòu)建專門的檔案信息供應(yīng)渠道，減少傳統(tǒng)檔案查閱中的查詢、檢索環(huán)節(jié)，提高檔案利用效率，增強(qiáng)檔案的信息服務(wù)功能。

（二）加強(qiáng)檔案的安全性

檔案資料記錄的信息數(shù)據(jù)十分重要，有一些還具有一定的歷史價(jià)值和研究價(jià)值。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案多數(shù)是紙質(zhì)資料，經(jīng)過長時(shí)間的管理和使用，紙質(zhì)檔案的壽命會受到很大的影響。檔案資料一旦損壞，就會造成嚴(yán)重的后果。而一旦檔案資料出現(xiàn)了遺失情況，造成信息的泄露，還會對相關(guān)人員的個(gè)人隱私造成威脅。應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，就可以增強(qiáng)檔案信息的保密性，提高檔案管理的安全性，從而避免這類事情的發(fā)生。

（三）突顯檔案管理的服務(wù)優(yōu)勢

相比較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以使檔案管理沿著智能化、人性化的方向發(fā)展。以數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為基本特點(diǎn)的數(shù)據(jù)挖掘體系可以改善用戶的使用體會，以滿足人們的真實(shí)需要為立足點(diǎn)，進(jìn)一步提高檔案管理的服務(wù)特點(diǎn)。在檔案管理工作中，應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠以多元用戶的具體需求為特征進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的記錄與處理，這樣不僅會使得檔案各項(xiàng)參數(shù)變得個(gè)性化，還能夠進(jìn)一步提升大數(shù)據(jù)的整合效率，提高人們使用時(shí)的滿意程度。除此之外，由于多元用戶的相關(guān)需要也是有聯(lián)系的，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)恰恰可以分析不同用戶之間的共性，因此數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以為檔案管理體系的進(jìn)一步升級提供根本依據(jù)。而且檔案管理技術(shù)還可以對全網(wǎng)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合歸納，構(gòu)建現(xiàn)代化技術(shù)大數(shù)據(jù)網(wǎng)，加強(qiáng)相關(guān)工作人員對用戶群體的了解，推動檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用方向

（一）計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在劃分?jǐn)?shù)據(jù)中的應(yīng)用

建立數(shù)據(jù)倉庫后，檔案管理人員必須靈活的利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對檔案進(jìn)行分類。在分類時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)該根據(jù)工作規(guī)范及分類標(biāo)準(zhǔn)合理地對檔案的屬性進(jìn)行分離處理，并針對性地采取保管措施，這樣才能夠使人們使用檔案的過程變得方便快捷，令使用者在短時(shí)間內(nèi)就可以在十分復(fù)雜的數(shù)據(jù)倉庫內(nèi)找到自己所需的檔案。此外，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)還能夠?qū)τ涗浭褂谜叩脑L問以及使用者的興趣等并由此為根據(jù)對檔案進(jìn)行更加細(xì)致的劃分，使檔案管理以及相關(guān)服務(wù)的針對性進(jìn)一步提升，從而提高檔案服務(wù)的水平。

（二）計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案收集中的應(yīng)用

在檔案收集時(shí)，應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)主要是通過現(xiàn)代化信息數(shù)據(jù)庫中的有關(guān)描述構(gòu)建模型，再將數(shù)據(jù)樣本與模型進(jìn)行比較并找出不同。如果比較后發(fā)現(xiàn)樣本模型與數(shù)據(jù)相吻合，就可以按照相同的分類方式對其進(jìn)行管理。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案收集中的應(yīng)用需要對信息庫進(jìn)行全面的了解，進(jìn)而得出更加合理的描述方案。在檔案收集過程中，應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)還能夠?yàn)楹罄m(xù)的檔案分類及管理等環(huán)節(jié)的工作提供保障，實(shí)現(xiàn)檔案管理定制化作用。

（三）計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案保管中的應(yīng)用

檔案保管是檔案管理中最為重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其目的就是保證檔案信息完整并防止信息的泄露。對于某些企業(yè)而言，留住員工最為基本的途徑就是保留員工檔案信息。在對老員工檔案進(jìn)行管理時(shí)，可以對其流失記錄進(jìn)行分析及整合歸納，得出員工流失的具體原因，并由此采取合理的措施預(yù)防人才的繼續(xù)流失，這將有效提升企業(yè)的人力資源水平，使得員工對于企業(yè)的認(rèn)同感與滿足感不斷提升。將計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案保管，不僅能夠提升檔案信息的安全性，還能夠進(jìn)一步提升檔案管理的工作效率，使企業(yè)人力資源管理工作與檔案管理工作有效融合，為企業(yè)的快速發(fā)展提供源源不斷的動力。

四、結(jié)束語

總而言之，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)已經(jīng)取代了傳統(tǒng)工作方式成為相關(guān)部門檔案管理模式的主流。在檔案管理工作中靈活地應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)不僅能夠降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)，還能夠提高其工作效率。所以相關(guān)人員必須充分了解數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作所發(fā)揮的重要作用，不斷推動數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理工作中各個(gè)應(yīng)用方向的發(fā)展，完善相關(guān)單位檔案管理工作體系并促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展。

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