關(guān)于預(yù)付賬款管理的探討

翟書勇

摘要：預(yù)付賬款是指企業(yè)按照購(gòu)貨合同的規(guī)定，預(yù)先以貨幣資金或貨幣等價(jià)物支付供應(yīng)單位的款項(xiàng)。在日常核算中，預(yù)付賬款按實(shí)際付出的金額入賬，如預(yù)付的材料、商品采購(gòu)貨款、必須預(yù)先發(fā)放的在以后收回的農(nóng)副產(chǎn)品預(yù)購(gòu)定金等。對(duì)購(gòu)貨企業(yè)來說，預(yù)付賬款是一項(xiàng)流動(dòng)資產(chǎn)。預(yù)付賬款一般包括預(yù)付的貨款、預(yù)付的購(gòu)貨定金。施工企業(yè)的預(yù)付賬款主要包括預(yù)付工程款、預(yù)付備料款等等。[1]

預(yù)付賬款指買賣雙方協(xié)議商定，由購(gòu)貨方預(yù)先支付一部分貨款給供應(yīng)方而發(fā)生的一項(xiàng)債權(quán)。預(yù)付賬款一般包括預(yù)付的貨款、預(yù)付的購(gòu)貨定金。施工企業(yè)的預(yù)付賬款主要包括預(yù)付工程款、預(yù)付備料款等。預(yù)付賬款是預(yù)先付給供貨方客戶的款項(xiàng)，也是公司債權(quán)的組成部分。

作為流動(dòng)資產(chǎn)，預(yù)付賬款不是用貨幣抵償?shù)?，而是要求企業(yè)在短期內(nèi)以某種商品、提供勞務(wù)或服務(wù)來抵償。借方登記企業(yè)向供貨商預(yù)付的貨款，貸方登記企業(yè)收到所購(gòu)物品應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的預(yù)付貨款，期末借方余額反映企業(yè)向供貨單位預(yù)付而尚未發(fā)出貨物的預(yù)付貨款;本科目期末借方余額，反映企業(yè)預(yù)付的款項(xiàng);期末如為貸方余額，反映企業(yè)尚未補(bǔ)付獲得商品和勞務(wù)的款項(xiàng)。

預(yù)付賬款屬于會(huì)計(jì)要素中的資產(chǎn)，通俗點(diǎn)就是暫存別處的錢，在沒有發(fā)生交易之前，錢還是你的，所以是資產(chǎn)。

預(yù)付賬款屬會(huì)計(jì)學(xué)資產(chǎn)類。

關(guān)鍵詞：預(yù)付賬款;優(yōu)勢(shì);現(xiàn)狀;管控措施

一、預(yù)付款的優(yōu)勢(shì)及重要性

生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性的預(yù)付款是企業(yè)三金（應(yīng)收賬款、產(chǎn)成品、預(yù)付賬款）占用中重點(diǎn)關(guān)注的項(xiàng)目，其具有流轉(zhuǎn)快、周期短的特點(diǎn)，容易控制，所以加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)用預(yù)付賬款的管理，可以提高企業(yè)資金使用的效率，同時(shí)，經(jīng)營(yíng)用預(yù)付賬款的付款占用企業(yè)流動(dòng)資金，一旦收不到所購(gòu)的'貨物又不能及時(shí)收回預(yù)付款的話，將加劇企業(yè)資金周轉(zhuǎn)的困難，造成貨幣資金短缺，迫使企業(yè)通過銀行或其他途徑融資以維持正常經(jīng)營(yíng)，增加了企業(yè)的資金成本，影響了企業(yè)效益，所以加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)用預(yù)付賬款的管理，可以反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn)。

二、企業(yè)預(yù)付賬款現(xiàn)狀及存在問題

1.不定期對(duì)賬清理，占用企業(yè)資金。企業(yè)由于疏于預(yù)付賬款得管理，不能定期與相關(guān)單位核對(duì)賬目，為今后催款、清理帶來困難。比如：企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)必需的物資丙酮、淀粉、原料藥，與供貨方簽訂長(zhǎng)期的供銷協(xié)議，往往需要購(gòu)貨方多付一兩個(gè)月的貨款，在企業(yè)不終止該項(xiàng)業(yè)務(wù)的情況下，預(yù)付款項(xiàng)滾動(dòng)存在，物資采購(gòu)部門沒有及時(shí)結(jié)算和清欠;財(cái)務(wù)部門沒有關(guān)注賬務(wù)情況，就形成多付款項(xiàng)，長(zhǎng)期掛賬。

2.付款管控不嚴(yán)，預(yù)付金額較大，供應(yīng)部門不根據(jù)物料周轉(zhuǎn)周期合理安排采購(gòu)數(shù)量，盲目付款，造成付款較多，造成資金占用。

3.發(fā)票未開具或未進(jìn)行賬務(wù)處理。供貨方已開具了發(fā)票的情況下，物資供應(yīng)部業(yè)務(wù)員沒有意識(shí)到將發(fā)票及時(shí)交到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，造成未銷賬或延遲銷賬;財(cái)務(wù)人員未定期檢查預(yù)付賬款掛賬情況，未及時(shí)跟催業(yè)務(wù)員銷賬，造成預(yù)付賬款金額較大。

4.掛賬串戶，由于供應(yīng)商變更名稱，或采購(gòu)員做錯(cuò)采購(gòu)訂單，造成已付清的的賬款在應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款中同時(shí)掛賬的情況，不利于預(yù)付賬款科目的統(tǒng)計(jì)與管理。

5.名存實(shí)亡的預(yù)付賬款長(zhǎng)期掛賬，不作處理。

6.存在利用預(yù)付賬款列支非法支出，利用“預(yù)付賬款”轉(zhuǎn)移資金或進(jìn)行其他舞弊行為。

三、加強(qiáng)預(yù)付賬款的管控措施

1.清理長(zhǎng)期掛賬的經(jīng)營(yíng)性預(yù)付賬款。把欠款周期長(zhǎng)、額度大、經(jīng)營(yíng)狀況不佳的高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商預(yù)付款作為清理的重點(diǎn)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)每個(gè)賬戶預(yù)付賬款的余額追溯查找憑證記錄，一筆付款憑證和一筆發(fā)票憑證對(duì)應(yīng)，找出預(yù)付賬款余額是那一筆或那幾筆付款憑證形成的，編制預(yù)付賬款清查明細(xì)表，注明預(yù)付款業(yè)務(wù)內(nèi)容，形成時(shí)間，形成原因，對(duì)于因供貨單位破產(chǎn)、撤銷等無望再收回所購(gòu)貨物的，將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款，并計(jì)提相應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備。

2.嚴(yán)格經(jīng)營(yíng)用預(yù)付賬款的控制制度。首先，供應(yīng)部門對(duì)預(yù)付款的商品及客戶進(jìn)行市場(chǎng)及信用調(diào)查，所購(gòu)物質(zhì)必須時(shí)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不可缺少的而且供應(yīng)商資信及經(jīng)營(yíng)狀況良好的才可以申請(qǐng)預(yù)付款;其次，財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)預(yù)付款審批控制，需要查詢?cè)摴?yīng)商帳戶，考慮還有沒有必要預(yù)付，堅(jiān)持預(yù)付金額控制在一批物資供應(yīng)量的范圍內(nèi)，存在較多預(yù)付款不預(yù)付下一批款項(xiàng)，從嚴(yán)控制預(yù)付款的發(fā)生，節(jié)約貨幣資金的支出。最后，采購(gòu)員應(yīng)附采購(gòu)合同及付款單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管副總簽字、財(cái)務(wù)部門審核、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字、總經(jīng)理簽字（金額較大時(shí)）嚴(yán)格的審批程序，才能到資金科辦理付款。

3.加強(qiáng)日常對(duì)預(yù)付賬款的分析對(duì)賬，制定預(yù)付款清理責(zé)任機(jī)制。財(cái)務(wù)部門對(duì)期末預(yù)付賬款余額與上期期末余額、上年同期、上月月初等指標(biāo)進(jìn)行比較，把握波動(dòng)原因。每季度編制預(yù)付賬款賬齡分析表，上報(bào)分管副總、對(duì)超期預(yù)付款編制明細(xì)表及時(shí)反饋給供應(yīng)部門核對(duì)、確認(rèn)、催收，按期定額回收，將預(yù)付款的清理與領(lǐng)導(dǎo)考核掛鉤，對(duì)未按規(guī)定時(shí)間進(jìn)行結(jié)算的經(jīng)辦人進(jìn)行處罰。

4.建立警戒線制度并考核作為預(yù)付賬款得主管部門，負(fù)責(zé)組織對(duì)預(yù)付賬款的分析與考核工作。對(duì)公司及直屬子公司的預(yù)付賬款管控指標(biāo)按預(yù)付賬款占購(gòu)買商品接受勞務(wù)所支付的現(xiàn)金的比例設(shè)定黃線（預(yù)警線）和紅線（控制線）。未達(dá)黃線時(shí)，每季度進(jìn)行預(yù)付賬款專項(xiàng)分析時(shí)僅作正常分析報(bào)財(cái)務(wù)資產(chǎn)部;達(dá)到或超過黃線時(shí)有關(guān)單位要引起高度重視，制定措施，要做出預(yù)警，提出整改意見財(cái)務(wù)資產(chǎn)部;達(dá)到或超過紅線時(shí)，有關(guān)公司、部門要做專題分析報(bào)告，并立即采取相應(yīng)措施。預(yù)付賬款資金占用考核實(shí)行季度考核兌現(xiàn)，業(yè)務(wù)部門在每季度結(jié)束后填報(bào)預(yù)付賬款資金占用考核表，隨經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核兌現(xiàn)。

5.稽核審計(jì)部加強(qiáng)內(nèi)部控制。內(nèi)部審計(jì)人員監(jiān)督審查有無違反預(yù)付賬款管理制度規(guī)定進(jìn)行付款，重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)部控制制度是否完善，是否存在舞弊現(xiàn)象等。經(jīng)營(yíng)用預(yù)付賬款的管理滲透在企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)之中，直接關(guān)系著企業(yè)資產(chǎn)的安全完整，企業(yè)應(yīng)不斷強(qiáng)化管理，使得其發(fā)揮最大價(jià)值，為企業(yè)創(chuàng)造更多效益。

參考文獻(xiàn)

[1]企業(yè)經(jīng)營(yíng)用預(yù)付賬款管理的思考[J].宋艷.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息

[2]談?lì)A(yù)付賬款的正確使用與管理[J].趙金英.中國(guó)農(nóng)業(yè)會(huì)計(jì).2007（01）

臨沂大學(xué)商學(xué)院 276000