機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的問題及對策研究

李林波 吉林省白山市渾江區(qū)就業(yè)服務局

科技的發(fā)展為我國機關事業(yè)單位的人事檔案管理開辟了新途徑，傳統(tǒng)紙質檔案管理模式已經不能適應新時期單位人事檔案管理的需求，必須要開發(fā)新思路，開辟新途徑，才能讓人事檔案管理更便捷，更高效。人力資源是機關事業(yè)單位發(fā)展的有效支持力量，人事檔案管理為單位開展業(yè)務以及制定決策提供重要的信息資源，因此，在新時期下機關事業(yè)單位應該積極的創(chuàng)新人事檔案管理模式，提高企業(yè)的人事管理能力。

一、機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的問題

(一)缺乏完善的管理制度

雖然有些機關事業(yè)單位已經認識到人事檔案管理的重要性，并借助信息技術積極的發(fā)展信息化人事檔案管理模式，但是在實際的操作中沒有制定完善的管理制度，很多人事檔案管理改革流于形式，并沒有有效落實。人事檔案管理人員缺乏明確的規(guī)章制度，工作的職責不明確。還有部分單位并沒有結合自身發(fā)展的實際制定合適的管理體制，使得人事檔案管理制度不符合單位的發(fā)展。

(二)人事檔案管理人員的專業(yè)性有待提高

人事檔案管理對機關事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，但是目前部分單位人事檔案管理工作缺乏專業(yè)性以及創(chuàng)新性的管理人員，有些人事檔案管理人員屬于兼職，并沒有學習系統(tǒng)的檔案管理知識。在人事檔案管理的過程中，管理理念較為落后，沒有使用信息化的人事檔案管理技術，使得人事檔案管理的信息化程度不高；同時有些人事檔案管理人員難以對人事檔案做出系統(tǒng)的整理以及數(shù)據(jù)分析。此外，有些單位的人事檔案管理人員年齡偏長，缺少學習新技術以及新理念的能力；有些管理人員較為年輕，缺少豐富的認識檔案管理工作經驗。

二、提升人事檔案管理信息化水平的對策

(一)建立完善的人事檔案信息化管理制度

體制機制是保證政策落實的基礎，機關事業(yè)單位人事檔案管理的過程中一定要建立完善的管理體制，讓人事檔案管理人員有據(jù)可依，有章可循。建立統(tǒng)一的人事檔案收集、鑒別、整理標準，并且認真按照查閱以及借閱制度和檔案管理人員職責辦事，定期對人事檔案進行全面的檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，有效地完善人事檔案管理工作體系，創(chuàng)新管理工作方式。其次，在人事檔案管理的過程中要不斷提高信息化程度。例如人事管理人員應該制定標準的人事信息表，然后規(guī)范的將人事信息錄入表格，利用數(shù)據(jù)庫將其保存，需要查看時可以根據(jù)具體的保存分類直接搜索。此外，還應該將具體的職責明確到個人，尤其是檔案的保密以及儲存環(huán)節(jié)，需要有專門的負責人員，同時還應該建立相應的監(jiān)控制度，設定相關的監(jiān)控人員，對人事檔案信息化建設的流程以及工作內容進行定期檢查，避免人事檔案管理人員管理的過程中出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象。

(二)開發(fā)新技術，提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力

技術支持是機關事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的前提，目前信息化的人事檔案管理模式已經廣泛運用于單位管理之中。信息技術的高速發(fā)展為人事檔案管理提供了便利，彌補了傳統(tǒng)紙質檔案管理中易丟失，難保存的缺陷，使得人事檔案管理更便捷，更高效。在這一過程中單位應該重視對人事檔案創(chuàng)新的技術開發(fā)，可以組建專業(yè)的研發(fā)團隊，針對本單位的發(fā)展情況以及特征，開發(fā)出適合的人事檔案管理的軟件等，借助信息技術有效彌補當前人事檔案管理的不足。

其次，提高人事檔案管理人員的專業(yè)性也是單位人事檔案信息化水平提升的重要環(huán)節(jié)，專業(yè)的人事檔案管理團隊能夠更好的服務于單位的發(fā)展，并為人力資源方面的建設提供有力支持。因此，機關事業(yè)單位應該加強對人事檔案管理人員的專業(yè)培訓與教育工作，可以定期考核人事檔案管理人員的專業(yè)素質以及開展相應的培訓與教學活動等；還可以聘請高校的專家、教授等來單位指導人事檔案信息化管理工作；有條件的單位還可以派人事檔案管理人員到國內外先進的人事檔案管理單位學習信息化管理經驗，從而提高人事檔案管理人員的創(chuàng)新能力以及專業(yè)技能。

三、結束語

在科技高速發(fā)展的時代背景下，事業(yè)單位必須創(chuàng)新人事檔案管理理念，借助互聯(lián)網技術提高人事檔案管理信息化水平，促進事業(yè)單位人事檔案管理工作高效運行。首先，機關事業(yè)單位應該明確人事檔案信息化管理中存在的問題，并根據(jù)問題提出具有針對性的解決對策，以便提高人事檔案管理的效率。其次，建立完善的人事檔案信息化管理制度，讓人事檔案管理有據(jù)可依。此外，積極開發(fā)新技術，提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力以及專業(yè)能力，保證機關事業(yè)單位高效運行。