信息技術(shù)在高科技園區(qū)檔案管理工作中的有效應(yīng)用

文/秦皇島市招商和投資促進(jìn)中心 高凡

現(xiàn)如今，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息化技術(shù)也在不斷崛起，隨之涵蓋到各個(gè)部門，運(yùn)用到現(xiàn)實(shí)生活的各個(gè)領(lǐng)域之中。信息化技術(shù)的崛起是必然的，隨著高科技園區(qū)的不斷建立，各個(gè)行業(yè)的入駐，比如IT產(chǎn)業(yè)、高新技術(shù)農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)、醫(yī)藥行業(yè)等等技術(shù)含量較高的產(chǎn)業(yè)。高科技園區(qū)在不斷發(fā)展，需要有配套的檔案管理技術(shù)，以此來(lái)彌補(bǔ)發(fā)展中存在的不足。因?yàn)楦呖萍紙@區(qū)在發(fā)展的過(guò)程中缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，比如檔案管理沒(méi)有做到系統(tǒng)化的收錄整理，不能夠做到集中性的管理，沒(méi)有形成一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度，導(dǎo)致園區(qū)管理者在管理過(guò)程中出現(xiàn)查找檔案繁瑣化的問(wèn)題，大大降低了園區(qū)管理者的工作效率，也使得園區(qū)管理者不能很好地服務(wù)入駐的相關(guān)高新技術(shù)企業(yè)。因此只有很好地利用信息化技術(shù)來(lái)提高園區(qū)管理者檔案管理的水平，才能改變現(xiàn)如今的狀況，高科技園區(qū)才能夠?yàn)檎峁└訙?zhǔn)確的資料，為入駐的企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、信息技術(shù)在高科技園區(qū)檔案管理中的價(jià)值

信息技術(shù)主要適用于管理以及處理分析各種所采用的技術(shù)。目前信息技術(shù)主要應(yīng)用在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及通信軟件工程的開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)中。應(yīng)用信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)之間的分類匯總，同時(shí)還能夠有效地分析數(shù)據(jù)結(jié)果，從而被企業(yè)的高層管理者所利用，應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行處理，能夠有效地提高工作效率。為了不斷提升我國(guó)檔案管理工作的質(zhì)量和水平，確保檔案管理工作能夠準(zhǔn)確科學(xué)地完成，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，可以結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，根據(jù)不同項(xiàng)目檔案管理工作的特點(diǎn)，將檔案進(jìn)行分類管理。

在高科技技術(shù)園區(qū)的檔案管理工作中，首先，可以將規(guī)模較大的檔案資料進(jìn)行錄入，除此之外，還可以將檔案管理人員的信息錄入在內(nèi)，錄入時(shí)要準(zhǔn)確登記相關(guān)的信息，然后通過(guò)簽字來(lái)確認(rèn)信息的核對(duì)工作。其次，運(yùn)用信息技術(shù)還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的有效查詢，在查詢過(guò)程中，可以利用搜索關(guān)鍵詞以及項(xiàng)目等等各種類別來(lái)便捷查詢的流程。除此之外，為了確保檔案管理信息的安全性，還必須設(shè)置相應(yīng)的管理人員權(quán)限以及密碼，方便不同部門以及單位內(nèi)部人員信息溝通。最后，應(yīng)該對(duì)檔案信息的匯總功能進(jìn)行設(shè)計(jì)，可以通過(guò)共享平臺(tái)將上傳到管理系統(tǒng)內(nèi)部的各類型信息，整合成有關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，這樣就能夠?yàn)楦邔拥臎Q策提供更加科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。為了確保計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的安全性能，高科技園區(qū)的檔案管理工作還必須保護(hù)企業(yè)單位的基本信息，做好防火墻、安全密碼鎖等各項(xiàng)功能的設(shè)計(jì)，避免出現(xiàn)黑客竊取信息的情況。

運(yùn)用電子信息技術(shù)與現(xiàn)代化的檔案管理工作相結(jié)合，能夠促進(jìn)檔案管理工作的職責(zé)劃分更加明確，通過(guò)對(duì)于工作權(quán)限以及職能的分類，可以為不同種類的管理項(xiàng)目建立多樣化的服務(wù)管理模塊，并且各個(gè)項(xiàng)目之間的信息檔案管理可以相互聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)不同部門和項(xiàng)目檔案信息管理的高效溝通。檔案管理的信息建設(shè)工作本身規(guī)模較大，系統(tǒng)分類繁多，在設(shè)計(jì)的過(guò)程中，必須具備一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)素質(zhì)。因此，在設(shè)計(jì)之前，要對(duì)整體的設(shè)計(jì)規(guī)劃做好提前的準(zhǔn)備，確保檔案信息管理過(guò)程中的安全性，這樣才能夠有效地建立起檔案資料的共享平臺(tái)，促進(jìn)不同部門和企業(yè)之間的相互溝通。

二、高科技園區(qū)檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，高科技產(chǎn)業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中已經(jīng)獲得了突破性的進(jìn)展，這也對(duì)高科技園區(qū)的檔案管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。我們針對(duì)某高科技園區(qū)單位的管理工作進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)從該園區(qū)成立以來(lái)，最為主要的任務(wù)就是建造創(chuàng)業(yè)廣場(chǎng)，營(yíng)造出高科技的學(xué)術(shù)環(huán)境，能夠?yàn)槿腭v的單位以及企業(yè)建立起共享的服務(wù)平臺(tái)，從而提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)還承擔(dān)了政府孵化、創(chuàng)業(yè)機(jī)構(gòu)等多項(xiàng)工作。隨著該高科技園區(qū)的不斷發(fā)展，園區(qū)的規(guī)模也在不斷壯大，入駐的企業(yè)呈現(xiàn)出逐年攀升的趨勢(shì)，這導(dǎo)致在高科技園區(qū)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，出現(xiàn)了管理文件遺漏或丟失的問(wèn)題，整體的檔案管理水平較低。針對(duì)這些問(wèn)題，我們可以將目前該高科技園區(qū)在檔案管理工作中的現(xiàn)狀總結(jié)為以下幾個(gè)方面：

第一，缺乏檔案管理的意識(shí)。目前高科技園區(qū)內(nèi)部的檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高，總體的園區(qū)檔案管理工作制度不夠，很多企業(yè)的管理人員對(duì)于檔案管理工作的重要地位意識(shí)不夠充分，因此，檔案管理工作沒(méi)有得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，在資金的投入以及管理設(shè)備的配置方面，缺乏支持。第二，設(shè)施配備不齊全。由于辦公條件和財(cái)政經(jīng)費(fèi)等方面因素的制約，對(duì)系統(tǒng)檔案管理的設(shè)備投入不足會(huì)導(dǎo)致缺少專門的檔案室，隨處堆放的檔案不利于保存和管理，一些建立檔案室的不動(dòng)產(chǎn)部門配套設(shè)施達(dá)不到上級(jí)的要求。此外，檔案管理工作人員技能水平較低，對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)。第三，檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)水平不足，目前在檔案管理工作實(shí)行的過(guò)程中，為了能夠與現(xiàn)代化的信息技術(shù)更好地融合，必須不斷加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握程度。但是在科技園區(qū)的檔案管理工作中，大多數(shù)工作人員缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)的基本理論知識(shí)，對(duì)于涉及專業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的內(nèi)容并不熟悉，再加上檔案管理工作崗位人員流動(dòng)較大。因此，先進(jìn)的檔案管理計(jì)算機(jī)技術(shù)理念很難投入實(shí)際的工作中。

三、信息技術(shù)在高科技園區(qū)檔案工作中的應(yīng)用

在高科技園區(qū)檔案管理工作中，信息化的管理技術(shù)的應(yīng)用可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行，即制定檔案管理工作的長(zhǎng)期目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)高科技園區(qū)的檔案信息數(shù)字化管理、保障高科技園區(qū)檔案管理工作中的安全性以及加強(qiáng)對(duì)于高科技園區(qū)檔案信息化管理人才的培訓(xùn)，詳情如下：

（一）制定檔案管理工作的長(zhǎng)期目標(biāo)。目前在高科技園區(qū)中進(jìn)行檔案管理工作，可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)高效迅速的特點(diǎn)，對(duì)市場(chǎng)中同類型的園區(qū)檔案信息進(jìn)行整合，通過(guò)分析不同種類的檔案信息，結(jié)合科技園區(qū)發(fā)展的現(xiàn)狀，從而制定檔案管理的短期目標(biāo)，以及中長(zhǎng)期計(jì)劃，這樣能夠促進(jìn)園區(qū)的檔案管理工作更加規(guī)范。首先，需要對(duì)園區(qū)內(nèi)部的各類檔案信息進(jìn)行分類，根據(jù)園區(qū)內(nèi)部的歷史檔案資料以及類別，對(duì)新收集的資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和整理，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其次，還可以根據(jù)歷史檔案的具體統(tǒng)計(jì)情況，運(yùn)用計(jì)算機(jī)掃描儀等現(xiàn)代化的電子設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)檔案，方便檔案的存放。最后，在進(jìn)行管理工作的過(guò)程中，必須分清管理的主次，確保檔案信息管理的全質(zhì)量，將歷史檔案中經(jīng)常調(diào)用、意義重大的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的處理，并且保存在資源共享平臺(tái)中。與此同時(shí)，還應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保檔案的安全性。

（二）實(shí)現(xiàn)高科技園區(qū)的檔案信息數(shù)字化管理。為了在高科技園區(qū)的檔案管理工作中，更好地應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，必須加強(qiáng)對(duì)于紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式。在具體的管理過(guò)程中，要利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)以及數(shù)字化的科學(xué)技術(shù)，建立起系統(tǒng)性、科學(xué)性、數(shù)字化的規(guī)范管理流程，并且將數(shù)字化的檔案模式應(yīng)用到實(shí)際的管理過(guò)程中。在管理的過(guò)程中，需要融合網(wǎng)絡(luò)，不斷實(shí)現(xiàn)高科技園區(qū)檔案管理的資源共享平臺(tái)建設(shè)，目前運(yùn)用現(xiàn)代化的智能檔案管理技能，已經(jīng)成為檔案管理工作在未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。智能化的檔案管理工作不僅能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的漏洞，還能夠通過(guò)數(shù)據(jù)分析提供相應(yīng)的解決方式，有效地避免社會(huì)資源的浪費(fèi)，不斷提升高科技園區(qū)檔案管理工作的整體質(zhì)量。

（三）保障高科技園區(qū)檔案管理工作中的安全性。

在高科技園區(qū)的檔案管理工作中，絕大多數(shù)檔案資料的意義較為重大，并且涉及高額資金。因此，在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程中，必須注重信息安全問(wèn)題。為了有效保障檔案信息的整體安全性，必須加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中防火墻以及智能化密碼鎖的設(shè)置，這樣才能避免在信息檔案管理的過(guò)程中遭到不法分子的惡意攻擊，從而導(dǎo)致檔案信息的丟失和毀損。除此之外，在檔案管理的過(guò)程中，對(duì)于不同部門以及等級(jí)的工作人員，應(yīng)該設(shè)置相關(guān)的權(quán)限，通過(guò)對(duì)檔案信息的分級(jí)管理，保障園區(qū)內(nèi)企業(yè)的信息資料安全性。

（四）加強(qiáng)對(duì)于高科技園區(qū)檔案信息化管理人才的培訓(xùn)。首先，必須提高管理工作人員的思想意識(shí)，對(duì)于園區(qū)內(nèi)部企業(yè)的具體狀況，要做到熟記于心。其次，還需要定期開(kāi)展檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，促進(jìn)管理工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的學(xué)習(xí)，這樣才能夠在管理的過(guò)程中高效地運(yùn)用現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)。最后，還需要適當(dāng)?shù)靥岣吖芾砉ぷ魅藛T的綜合素養(yǎng)，優(yōu)化自身的理論知識(shí)以及應(yīng)用水平，發(fā)揮愛(ài)崗敬業(yè)的精神，從而更好地服務(wù)于園區(qū)內(nèi)部的檔案管理工作中。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高科技園區(qū)的檔案管理工作本身涉及內(nèi)容體系較為龐大，結(jié)構(gòu)體系較為復(fù)雜，因此在管理的過(guò)程中，必須不斷與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，通過(guò)建立更加科學(xué)的管理工作體系，促進(jìn)檔案管理工作的安全性以及規(guī)范化，在推動(dòng)檔案管理工作實(shí)施的過(guò)程中，不斷實(shí)現(xiàn)管理工作人員的自我價(jià)值，為促進(jìn)我國(guó)科技園區(qū)工作的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。