淺談高校電算化會(huì)計(jì)記賬憑證摘要欄的填制

文/王崇（鄭州職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

記賬憑證是會(huì)計(jì)人員對(duì)審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表進(jìn)行歸類、整理后編制的會(huì)計(jì)分錄憑證，是登記賬簿的直接依據(jù)。記賬憑證摘要欄的填制是一項(xiàng)重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，它的填寫質(zhì)量將直接影響到財(cái)務(wù)管理部門會(huì)計(jì)賬簿的填制質(zhì)量。同時(shí)，記賬憑證和賬簿是通過摘要欄進(jìn)行記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的，尤其是對(duì)于電算化會(huì)計(jì)全覆蓋的今天，會(huì)計(jì)賬簿由記賬憑證自動(dòng)生成，摘要欄信息直接提取到各種會(huì)計(jì)賬簿中，審核人員、財(cái)務(wù)管理人員，以及各種會(huì)計(jì)信息使用者幾乎都是通過會(huì)計(jì)憑證摘要欄獲取有用的會(huì)計(jì)信息的。標(biāo)準(zhǔn)的記賬憑證摘要，能夠方便經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)查詢，減少翻閱原始憑證的時(shí)間，對(duì)于內(nèi)部管理、外部審計(jì)等業(yè)務(wù)的開展起到事半功倍的效應(yīng)。

一、高校電算化會(huì)計(jì)記賬憑證摘要欄填制中的問題

目前由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)繁雜等方面原因，許多高校在財(cái)務(wù)管理工作上，未能真正落實(shí)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范，導(dǎo)致記賬憑證摘要出現(xiàn)過于簡單或者過于煩瑣等問題。具體表現(xiàn)有部分高校記賬憑證的摘要過于簡單，不能反映出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際具體情況。比如“支付辦公費(fèi)”“購買設(shè)備”等。而相反的，部分高校記賬憑證摘要措辭過于煩瑣，不分主次地將全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都寫進(jìn)摘要，導(dǎo)致打印出來的賬簿和記賬憑證摘要欄目顯示不全，查賬困難。另外，由于制單人員責(zé)任心和業(yè)務(wù)素質(zhì)不盡相同，有些制單人員利用電算化會(huì)計(jì)記賬的快捷性，對(duì)于不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的摘要進(jìn)行同一摘要的盲目復(fù)制。再加上對(duì)于電算化會(huì)計(jì)記賬憑證摘要填寫除了錯(cuò)賬更正外，其他大多數(shù)業(yè)務(wù)沒有專門講解和標(biāo)準(zhǔn)化填制要求，導(dǎo)致制單人員填寫記賬憑證摘要時(shí)主觀性太強(qiáng)。很多高校在電算化會(huì)計(jì)記賬憑證摘要填寫上沒有足夠重視，填寫內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)不一，再加上財(cái)務(wù)人員定期輪崗與更換，導(dǎo)致在后期查賬、對(duì)賬及審計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，對(duì)于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的查找非常艱難，在翻閱原始憑證上浪費(fèi)大量精力和時(shí)間，大大降低了財(cái)務(wù)管理質(zhì)量和效率。

二、高校電算化會(huì)計(jì)記賬憑證摘要欄的填制方法探討

根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求，記賬憑證摘要需填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，要求做到言簡意明，既要防止簡而不明，又要避免啰唆和煩瑣。根據(jù)高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，對(duì)于高校電算化會(huì)計(jì)記賬憑證摘要欄的填制方法，本文從以下幾方面進(jìn)行總結(jié)、探討。

（一）收入業(yè)務(wù)摘要欄的填制

高校收入類業(yè)務(wù)大致可以分為日常收入業(yè)務(wù)和財(cái)政授權(quán)支付額度業(yè)務(wù)兩種。對(duì)于日常收入業(yè)務(wù)，我們可以依據(jù)各種收入的來源渠道，進(jìn)行摘要欄的注明和填寫。比如財(cái)政撥款、捐贈(zèng)收入、短期培訓(xùn)費(fèi)收入、學(xué)費(fèi)收入、住宿費(fèi)收入、銀行利息收入等。此類收入一般要注明收入的性質(zhì)，明確來源渠道。例如：“收到管理學(xué)院21 級(jí)營銷2 班學(xué)生學(xué)費(fèi)”“收到第一季度農(nóng)行利息”“收到教育廳支持高校發(fā)展資金撥款”等。對(duì)于財(cái)政授權(quán)支付額度業(yè)務(wù)，我們可以根據(jù)具體額度的內(nèi)容進(jìn)行填制摘要，內(nèi)容詳盡，這樣有助于后期對(duì)賬。比如“收到第二季度離退休經(jīng)費(fèi)零余額授權(quán)支付額度”“收到改善辦學(xué)條件專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)零余額授權(quán)支付額度”等。

（二）支出業(yè)務(wù)摘要欄的填制

（1）采購業(yè)務(wù)摘要欄的填制

高校采購業(yè)務(wù)包括日常采購和特殊業(yè)務(wù)采購。日常采購是指日常工作中，經(jīng)常發(fā)生零星支出，比如購買辦公用品、打印裝訂費(fèi)、學(xué)生實(shí)訓(xùn)材料、物業(yè)管理服務(wù)、校舍零星維修、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、公務(wù)用車運(yùn)行與維護(hù)費(fèi)等日常運(yùn)轉(zhuǎn)類業(yè)務(wù)。針對(duì)這類業(yè)務(wù)，摘要欄可以簡寫為“部門+姓名+事項(xiàng)”。例如：“后勤處馬某購買維修用品”“電氣工程系李某購買學(xué)生實(shí)訓(xùn)耗材”“宣傳部處趙某報(bào)辦公用品”“軟件工程系王某購買教學(xué)用具”“圖書館吳某報(bào)銷招待費(fèi)”等。對(duì)于性質(zhì)相同、金額較小的瑣碎物品及事項(xiàng)可以在摘要欄中用總結(jié)性詞語“等”代替。如后勤處孫某將購買大葉黃楊球1棵、小葉黃楊球2 棵、紅葉石楠8 棵、紫薇5 棵等校園花木一并報(bào)銷，摘要可寫為“后勤處孫某購買黃楊球等校園花木一批”。

特殊業(yè)務(wù)采購，主要是指金額較大、歷時(shí)時(shí)間較長的貨物、工程和服務(wù)類采購。這類業(yè)務(wù)采購，一般為項(xiàng)目資金且大多數(shù)為政府采購，包括辦公設(shè)備購置、專用設(shè)備購置、信息網(wǎng)絡(luò)購置與更新、大型修繕、圖書采購等資本性支出項(xiàng)目。由于金額較大，合同保修期限較長，在付款方式上，根據(jù)合同要求，雖然有全款支付的，但是大多數(shù)情況為分次付款。這類業(yè)務(wù)的記賬憑證摘要，我們可以采用“部門+項(xiàng)目名稱+付款百分比”方式，這樣可以一目了然地了解到項(xiàng)目的支付進(jìn)度，同時(shí)方便財(cái)務(wù)后期查詢、對(duì)賬、審計(jì)。比如：“軟件學(xué)院采購某實(shí)驗(yàn)室某實(shí)驗(yàn)臺(tái)（合同價(jià)的85%）”“后勤處校園廣場修繕項(xiàng)目一標(biāo)段（合同價(jià)的20%）”。當(dāng)然，如果合同約定采購金額為一次性支付，“付款百分比”可以在記賬憑證摘要中予以省略。另外，對(duì)于質(zhì)保金業(yè)務(wù)，可以采用將質(zhì)保金作為關(guān)鍵字填制在摘要欄。比如：“生物工程學(xué)院某制藥實(shí)驗(yàn)室某設(shè)備質(zhì)保金”等。

（2）發(fā)放業(yè)務(wù)摘要欄的填制

高校發(fā)放業(yè)務(wù)主要包括日常發(fā)放業(yè)務(wù)和代扣代繳業(yè)務(wù)。日常發(fā)放業(yè)務(wù)包括教職工每月工資、津貼、績效工資等，學(xué)生每學(xué)期評(píng)定的獎(jiǎng)助學(xué)金、師生職業(yè)技能大賽獎(jiǎng)勵(lì)、科研獎(jiǎng)勵(lì)、社團(tuán)教職工補(bǔ)助、人才引進(jìn)安家費(fèi)、外聘專家講座勞務(wù)費(fèi)等。這類業(yè)務(wù)的摘要在填制時(shí)要盡量詳盡，標(biāo)明“人員+人數(shù)+具體費(fèi)用名稱”。如：“發(fā)放在編職工410 人2 月份工資”“發(fā)放2021 年度職業(yè)技能大賽18 名教師獎(jiǎng)勵(lì)”“發(fā)放軟件學(xué)院78 名學(xué)生暑假社會(huì)實(shí)踐補(bǔ)助”“發(fā)放2020—2021 年度813名學(xué)生國家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金”“發(fā)放材料學(xué)院某專家講座勞務(wù)費(fèi)”等。代扣代繳業(yè)務(wù)主要包括教職工的社保及個(gè)人所得稅代扣代繳業(yè)務(wù)。核算人員在根據(jù)人事部門工資表上的應(yīng)發(fā)放金額進(jìn)行職工個(gè)人社保及稅費(fèi)的代扣代繳時(shí)，應(yīng)分別在摘要中標(biāo)明具體內(nèi)容。比如“代扣6 月份人事代理人員養(yǎng)老保險(xiǎn)金”“代扣8月份在編教職工個(gè)人所得稅”“代扣建筑學(xué)院某專家講課費(fèi)個(gè)稅”等。由于社保包括為個(gè)人承擔(dān)部分和單位承擔(dān)部分，在摘要中加上“代扣”就可以很方便地了解到個(gè)人承擔(dān)部分的金額。同時(shí)，教職工及外來專家的個(gè)稅在摘要中顯示出來，為辦稅人員每月稅務(wù)查詢、核對(duì)、預(yù)繳個(gè)稅提供了方便。

（3）差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等業(yè)務(wù)摘要欄的填制

由于高校人數(shù)較多，差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等報(bào)銷業(yè)務(wù)的記賬憑證摘要可以寫為“部門+姓名+地點(diǎn)+事件（差旅/培訓(xùn)）”。比如：“基礎(chǔ)教育學(xué)院李某赴濟(jì)南參加學(xué)術(shù)會(huì)議差旅”“學(xué)生處旦某赴上海參加學(xué)生工作會(huì)議差旅”“后勤處趙某赴南京參加后勤服務(wù)培訓(xùn)”等。另外，高校經(jīng)常出現(xiàn)教職工帶領(lǐng)學(xué)生參加技能大賽等賽事，由于報(bào)銷單據(jù)涉及人員較多，比如軟件學(xué)院參加技能大賽，帶隊(duì)教師2 名，參賽學(xué)生15 名，車票、住宿、餐飲、保險(xiǎn)、核酸檢測等費(fèi)用一同報(bào)銷。針對(duì)這種情況，記賬憑證摘要可以稍做調(diào)整，寫作“軟件學(xué)院楊某李某及15名學(xué)生赴天津參加某技能大賽差旅”。由于高校日常業(yè)務(wù)繁忙，教職工培訓(xùn)一般集中在寒暑假，涉及人數(shù)較多。此類業(yè)務(wù)可以將參加培訓(xùn)的教職工人數(shù)予以標(biāo)明。比如：“城市軌道交通學(xué)院180 名教職工赴西安交通大學(xué)參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)”等。

（三）特殊會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)摘要欄的填制

（1）退款及重匯業(yè)務(wù)

由于高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較為繁雜，尤其是學(xué)期初、學(xué)期末教職工報(bào)銷業(yè)務(wù)量較大，財(cái)務(wù)支付中，難免會(huì)出現(xiàn)由于賬號(hào)、收款方名稱、開戶行等方面的錯(cuò)誤導(dǎo)致退款。此種類型，會(huì)計(jì)人員可以根據(jù)退款憑證將記賬憑證摘要寫成“部門+姓名+事由+退回”或者“部門+項(xiàng)目+退回”，比如：“學(xué)生處楊某赴西寧招生宣傳差旅（退回）”“后勤處某學(xué)生公寓衛(wèi)生間改造費(fèi)（退回）”。財(cái)務(wù)人員查正、核對(duì)后，重新匯款時(shí)，記賬憑證摘要應(yīng)為“部門+姓名+事由+退回重匯”或者“部門+項(xiàng)目+退回重匯”。比如：“材料學(xué)院某實(shí)驗(yàn)室某設(shè)備采購履約保證金（退回重匯）”。將“退回、退回重匯”關(guān)鍵字在摘要欄反映，能夠避免在檔案整理及審計(jì)過程中對(duì)于后附原始憑證“不完整”等假象引起的誤會(huì)。

（2）預(yù)付及計(jì)提業(yè)務(wù)

由于個(gè)別業(yè)務(wù)的特殊性，高校會(huì)不定期地發(fā)生預(yù)付業(yè)務(wù)。主要有年度報(bào)紙雜志費(fèi)、燃?xì)赓M(fèi)、電費(fèi)、房屋租賃費(fèi)等。對(duì)于此類業(yè)務(wù)，摘要內(nèi)容可以采用“預(yù)付+部門+事項(xiàng)”格式。比如：“預(yù)付后勤處9月電費(fèi)”“預(yù)付圖書館2021 年報(bào)紙雜志費(fèi)”等。高校的計(jì)提業(yè)務(wù)主要有計(jì)提固定資產(chǎn)折舊、無形資產(chǎn)攤銷、工會(huì)經(jīng)費(fèi)、職工教育經(jīng)費(fèi)、學(xué)生資助經(jīng)費(fèi)等，此類業(yè)務(wù)可以采用“計(jì)提/攤銷+部門+月份+事項(xiàng)”格式。如：“計(jì)提后勤處6 月份通用固定資產(chǎn)折舊”“計(jì)提某學(xué)院第二季度工會(huì)經(jīng)費(fèi)”“攤銷后勤處8月份土地使用權(quán)”等。

（3）一貸多借、多借多貸業(yè)務(wù)

在財(cái)務(wù)報(bào)銷中，經(jīng)辦人會(huì)將多種用途的原始單據(jù)一并報(bào)銷，記賬人員應(yīng)將不同用途的原始憑證進(jìn)行歸類整理，填制相應(yīng)的記賬憑證。由于用途不同，借方會(huì)計(jì)科目要分別填列，這樣就會(huì)出現(xiàn)一貸多借或者多借多貸的業(yè)務(wù)。制單人員切忌利用電算化會(huì)計(jì)的快捷性，不假思索地復(fù)制摘要。要分筆分行在借貸方欄目分別填列各個(gè)業(yè)務(wù)的摘要，反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況。如團(tuán)委報(bào)銷元旦晚會(huì)燈光租賃費(fèi)、服裝租賃費(fèi)、晚會(huì)小禮品、晚會(huì)用飲用水、錄播費(fèi)等。這樣摘要就需要分別填寫，“團(tuán)委某老師報(bào)元旦晚會(huì)燈光租賃費(fèi)”“團(tuán)委某老師報(bào)元旦晚會(huì)服裝租賃費(fèi)”“團(tuán)委某老師報(bào)元旦晚會(huì)小禮品采購費(fèi)”“團(tuán)委某老師報(bào)元旦晚會(huì)飲用水費(fèi)”“團(tuán)委某老師報(bào)元旦晚會(huì)錄播費(fèi)”。貸方摘要欄可以是“團(tuán)委某老師報(bào)元旦晚會(huì)費(fèi)用”。收入業(yè)務(wù)也是如此。如借方分別列出“收到A 商戶4 月水電費(fèi)”“收到B 商戶4 月水電費(fèi)”等，貸方可以填制為“收到10 家商戶4月水電費(fèi)”。

（4）錯(cuò)賬更正業(yè)務(wù)

財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》（2019 年修訂）中對(duì)錯(cuò)賬更正業(yè)務(wù)進(jìn)行了詳細(xì)闡述。已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤時(shí)，可以用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號(hào)憑證”字樣。同時(shí)再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號(hào)憑證”字樣。如果會(huì)計(jì)科目沒有錯(cuò)只是金額錯(cuò)誤，也可以將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增金額用藍(lán)字，調(diào)減金額用紅字，摘要欄填制為“調(diào)整某月某日某號(hào)憑證”。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證，摘要欄填寫為“更正某年某月某日某號(hào)憑證”。

電算化會(huì)計(jì)記賬憑證摘要欄的填制雖然看似比較簡單，但是在財(cái)務(wù)查詢及審計(jì)等方面的作用卻很大。各高校財(cái)務(wù)制單人員應(yīng)在思想上高度重視記賬憑證摘要的填寫，增強(qiáng)工作的責(zé)任感，加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，從而提高財(cái)務(wù)管理質(zhì)量。