文/柏國賓(揚州新豐泰鈞盛雷克薩斯汽車銷售服務(wù)有限公司)
內(nèi)部控制是企業(yè)正常經(jīng)營管理中的重要內(nèi)容之一,可幫助企業(yè)獲取更多的機(jī)遇,提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利潤。財務(wù)內(nèi)部控制則是內(nèi)部控制中的主要構(gòu)成部分,汽車銷售企業(yè)需要通過財務(wù)內(nèi)部控制手段實現(xiàn)競爭實力提升,確保財務(wù)信息真實可靠。企業(yè)若要在激烈的市場競爭中保持優(yōu)勢,則需要加大內(nèi)部改革力度,從內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通以及內(nèi)部監(jiān)督五要素入手優(yōu)化財務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)體系。
汽車銷售服務(wù)企業(yè)如果要提高競爭優(yōu)勢,實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展,則財務(wù)內(nèi)部控制的有效性至關(guān)重要,現(xiàn)階段企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)和執(zhí)行的必要性主要表現(xiàn)在以下幾個方面:第一,保證經(jīng)營信息準(zhǔn)確真實,財務(wù)內(nèi)部控制活動涉及多個部門,部門之間需要快速共享和傳遞數(shù)據(jù),健全財務(wù)內(nèi)部控制體系能夠提供信息共享平臺,確保信息順利傳輸。第二,保證企業(yè)實物資產(chǎn)安全,在財務(wù)內(nèi)部控制體系的約束下,實物資產(chǎn)的使用和管理權(quán)限被明確規(guī)定,各類資產(chǎn)原始憑證也可得到妥善保存。第三,有效落實企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo),汽車銷售服務(wù)企業(yè)利用財務(wù)內(nèi)部控制體系,對企業(yè)內(nèi)部的所有資源進(jìn)行有效整合,將資源分配至關(guān)鍵環(huán)節(jié),進(jìn)一步提高資源利用率,保障企業(yè)的經(jīng)營效率和質(zhì)量,進(jìn)而逐步推進(jìn)落實企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。
良好的內(nèi)部環(huán)境是財務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)的關(guān)鍵基礎(chǔ),但是從目前的實際情況來看,汽車銷售服務(wù)企業(yè)對財務(wù)內(nèi)部控制的認(rèn)識不全面,缺乏足夠高的重視,導(dǎo)致財務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境缺失。財務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境問題主要具體有以下幾點:第一,企業(yè)的財務(wù)內(nèi)部控制意識薄弱,汽車銷售服務(wù)企業(yè)通常將經(jīng)營管理重點放在汽車銷售和售后服務(wù)方面,忽略財務(wù)內(nèi)控對企業(yè)發(fā)展的積極意義,向市場擴(kuò)張、提高企業(yè)利潤方面投入較大的精力,管理層未能有效帶動全體員工參與配合財務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)工作[1]。第二,企業(yè)大多數(shù)部門與外部企業(yè)存業(yè)務(wù)聯(lián)系,多頭管理現(xiàn)象普遍,企業(yè)對實際業(yè)務(wù)信息掌控不足。第三,企業(yè)人員流動速度快,財務(wù)內(nèi)控管理專職人員短缺,企業(yè)的財務(wù)內(nèi)控人才聘用、培養(yǎng)缺少成熟的選拔和培養(yǎng)體系,人才短缺導(dǎo)致財務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)進(jìn)程緩慢。
在激烈的市場競爭環(huán)境下,汽車銷售服務(wù)企業(yè)面對的內(nèi)外風(fēng)險持續(xù)增加,再加上政策的限制導(dǎo)致企業(yè)的風(fēng)險壓力加劇,在風(fēng)險高壓下企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險評估問題逐漸顯現(xiàn)。汽車銷售服務(wù)企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大,風(fēng)險管理重要性愈加突出,但是企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險評估機(jī)制尚未完善,企業(yè)財務(wù)人員對財務(wù)風(fēng)險的評估缺乏客觀性,且量化分析不足,財務(wù)預(yù)警指標(biāo)缺失,導(dǎo)致財務(wù)風(fēng)險影響范圍進(jìn)一步擴(kuò)大。
汽車銷售服務(wù)企業(yè)的財務(wù)控制活動也存在較大的問題,主要有:一是存貨跌價準(zhǔn)備計提不足,試駕車因新車價格波動,未做計提固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備。二是財務(wù)控制活動流程不清晰,企業(yè)現(xiàn)行的財務(wù)內(nèi)部控制制度中未能準(zhǔn)確指明財務(wù)控制活動涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)部門,而且關(guān)鍵控制點也未能準(zhǔn)確說明,財務(wù)內(nèi)控有效性難以體現(xiàn)。三是實物資產(chǎn)清查盤點制度不完善,財務(wù)人員雖然參與庫存盤點,但是未能抓住重點,尤其是對專業(yè)工具的盤點重視不足,實物資產(chǎn)的賬面價值未能及時調(diào)整,實際庫存與賬面記錄不一致容易滋生財務(wù)風(fēng)險[2]。四是索賠保修被拒缺少嚴(yán)格檢查,導(dǎo)致企業(yè)收入減少。
汽車銷售服務(wù)企業(yè)的內(nèi)部信息溝通交流不到位。首先,企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接存在障礙,系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互存在問題,業(yè)務(wù)部門難以及時向財務(wù)部門傳遞業(yè)務(wù)單據(jù),信息存在延遲和失真風(fēng)險,財務(wù)人員也無法向管理層實時反饋經(jīng)營指標(biāo)實現(xiàn)情況。其次,企業(yè)內(nèi)部溝通主要是通過會議形式,但是根據(jù)實際調(diào)查發(fā)現(xiàn),企業(yè)各個部門之間很少按照要求定期舉行會議交流,在分工協(xié)作過程中各部門溝通不足,財務(wù)部門無法掌握實際經(jīng)營情況,管理層獲得的信息可能出現(xiàn)失真或是時效性低的問題。
內(nèi)部審計是企業(yè)對所有經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督審計的有效方式,通過內(nèi)部審計可以全面掌握企業(yè)的真實情況,而管理層可按照審計結(jié)果優(yōu)化財務(wù)內(nèi)控制度。目前汽車銷售服務(wù)企業(yè)存在內(nèi)部審計獨立性不強(qiáng)的問題,內(nèi)部審計人員數(shù)量少,財務(wù)監(jiān)督和財務(wù)處理工作全部由財務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé),內(nèi)部審計結(jié)果準(zhǔn)確性難以保障。同時財務(wù)監(jiān)督覆蓋范圍較少,在監(jiān)督財務(wù)內(nèi)部控制執(zhí)行方面,企業(yè)更重視結(jié)果,忽視過程監(jiān)督,導(dǎo)致財務(wù)內(nèi)控缺陷難以被及時發(fā)現(xiàn)并解決。
汽車銷售服務(wù)企業(yè)為保證財務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)順利,首要任務(wù)是健全財務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境,基于財務(wù)內(nèi)控要求夯實建設(shè)基礎(chǔ),確保財務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)計劃精準(zhǔn)落地。首先,強(qiáng)化企業(yè)全員的財務(wù)內(nèi)控意識,汽車銷售服務(wù)企業(yè)的管理層人員應(yīng)該高度重視財務(wù)內(nèi)部控制,對財務(wù)管理進(jìn)行查漏補(bǔ)缺,嚴(yán)格要求各部門落實制度條例,加強(qiáng)制度約束力。其次,企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置清晰的財務(wù)內(nèi)部控制管理組織,合理分配財務(wù)內(nèi)控管理權(quán)限和職能,比如強(qiáng)調(diào)財務(wù)部門在財務(wù)內(nèi)部控制中的重要作用,要求財務(wù)部門全權(quán)負(fù)責(zé)監(jiān)管汽車銷售以及售后業(yè)務(wù)支出費用,檢查存貨資產(chǎn)以及存量資金,利用信息系統(tǒng)分析資金運行狀態(tài)和使用明細(xì)。同時,企業(yè)也可建立輪崗制,各崗之間相互監(jiān)督制衡,避免財務(wù)人員長期在同一崗位,進(jìn)一步減少企業(yè)承受的財務(wù)內(nèi)控風(fēng)險。再次,建立長效溝通機(jī)制,將各個職能部門有機(jī)整合形成整體,深化上下層級、部門之間、崗位之間的溝通交流,保持信息傳遞共享渠道暢通。最后,將財務(wù)內(nèi)控融入企業(yè)文化,并構(gòu)建完善的人才選拔和培養(yǎng)體系,設(shè)計完善且系統(tǒng)的人才培養(yǎng)方案,組織相關(guān)員工參加定向的培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動,為企業(yè)的財務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)引進(jìn)和培養(yǎng)大量的優(yōu)質(zhì)人才,從而充分發(fā)揮企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制的作用。
汽車銷售服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)組建風(fēng)險評估管理小組,對各項風(fēng)險進(jìn)行識別評估和應(yīng)對,同時將風(fēng)險防范意識融入員工的日常工作中,構(gòu)建以風(fēng)險為導(dǎo)向的財務(wù)內(nèi)部控制體系,全方位地防控財務(wù)風(fēng)險。財務(wù)控制目標(biāo)有助于企業(yè)監(jiān)控風(fēng)險,因此企業(yè)可以圍繞提高信息精確度、資產(chǎn)安全性、風(fēng)險最小化制定財務(wù)控制目標(biāo),定向監(jiān)控財務(wù)風(fēng)險。現(xiàn)階段汽車銷售服務(wù)企業(yè)面對的最主要財務(wù)風(fēng)險有消費信貸風(fēng)險、融資風(fēng)險、投資風(fēng)險、現(xiàn)金流量風(fēng)險等,企業(yè)在經(jīng)營過程中應(yīng)當(dāng)構(gòu)建動態(tài)風(fēng)險識別機(jī)制,建立風(fēng)險數(shù)據(jù)庫,實時評估風(fēng)險,并且及時更新數(shù)據(jù)庫信息,更準(zhǔn)確定位風(fēng)險等級、影響范圍,從而制定有效的解決措施[3]。另外,企業(yè)還應(yīng)該設(shè)立明確的財務(wù)風(fēng)險預(yù)警指標(biāo),財務(wù)人員從企業(yè)經(jīng)營、利潤、債務(wù)、發(fā)展等層面進(jìn)行全面分析,搭建財務(wù)風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng),同時融合財務(wù)和非財務(wù)指標(biāo)準(zhǔn)確分析和預(yù)測財務(wù)風(fēng)險。
改進(jìn)汽車銷售服務(wù)企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制活動,首先,做好存貨跌價準(zhǔn)備計提,密切關(guān)注市場信息變化、新車價格波動,在存貨成本高于可變現(xiàn)凈值時,應(yīng)當(dāng)及時做好計提存貨跌價準(zhǔn)備,并且計入當(dāng)期損益。其次,需要優(yōu)化財務(wù)內(nèi)控活動流程,在財務(wù)內(nèi)部控制制度中明確指出內(nèi)控活動流程中涉及的業(yè)務(wù)部門,以及關(guān)鍵控制點,企業(yè)的銷售、消貸、財務(wù)部門等都要全程參與。制定廠家返利預(yù)估流程,要求業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際情況開展預(yù)估工作,然后由財務(wù)部門進(jìn)行復(fù)核。財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門需要對廠家返利政策研讀,及時統(tǒng)一口徑,并且根據(jù)完成的實際業(yè)績按權(quán)責(zé)發(fā)生制謹(jǐn)慎預(yù)估。最后,健全實物資產(chǎn)盤點制度,實物資產(chǎn)包括整車、汽車配件、低值易耗品以及固定資產(chǎn),盤點資產(chǎn)的主要作用是核實庫存、檢查資產(chǎn)使用、存儲消耗以及閑置情況。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在資產(chǎn)盤點制度中明確盤點方式,如全部盤查和抽查,強(qiáng)調(diào)盤點部門的具體職責(zé),如財務(wù)部門負(fù)責(zé)盤點前后的準(zhǔn)備工作,包括盤點時間規(guī)劃、盤點任務(wù)劃分、整理盤點資料等;行政部門監(jiān)督盤點工作,并承擔(dān)盤點責(zé)任;維修部門負(fù)責(zé)老舊資產(chǎn)管理工作。
汽車銷售服務(wù)企業(yè)在信息質(zhì)量的管理方面要保證及時高效、準(zhǔn)確,財務(wù)部門必須全面掌握最新的經(jīng)營信息,然后及時上報,確保財務(wù)內(nèi)部控制措施準(zhǔn)確落實。企業(yè)的財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門保持溝通是財務(wù)內(nèi)部控制有效性提升的關(guān)鍵,企業(yè)應(yīng)要求和指導(dǎo)財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門,要求其加強(qiáng)信息溝通交流,健全ERP 系統(tǒng),并且盡快打通財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的屏障,聘請專業(yè)技術(shù)人員實現(xiàn)系統(tǒng)兼容,保證信息流同步,實現(xiàn)業(yè)財信息集成。同時,企業(yè)各部門也要按照財務(wù)內(nèi)部控制要求定期舉行交流會議,討論經(jīng)濟(jì)活動中的問題,交換解決建議,在會議中傳遞最新經(jīng)營信息,方便管理層調(diào)整經(jīng)營決策以及改進(jìn)財務(wù)內(nèi)部控制。此外,汽車銷售服務(wù)企業(yè)可以加大對財務(wù)人員的培訓(xùn)力度,一方面加強(qiáng)員工對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的熟悉了解,另一方面確保財務(wù)人員可全面掌握財務(wù)軟件的使用規(guī)范,準(zhǔn)確處理業(yè)務(wù)憑證,與業(yè)務(wù)流程對接,深入業(yè)務(wù)前端指導(dǎo)和支持業(yè)務(wù)運行管理,控制業(yè)務(wù)經(jīng)營成本和風(fēng)險。
汽車銷售服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大財務(wù)監(jiān)督力度,保證財務(wù)內(nèi)部控制落到實處,通過財務(wù)監(jiān)督掌握財務(wù)內(nèi)部控制執(zhí)行情況。首先,企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立獨立的內(nèi)部審計機(jī)構(gòu),內(nèi)部審計是二次財務(wù)內(nèi)部控制的重要手段,在內(nèi)部審計下企業(yè)的財務(wù)內(nèi)部控制中的所有問題都可被及時發(fā)現(xiàn),建議汽車銷售服務(wù)企業(yè)在自身實力基礎(chǔ)上,遵循經(jīng)濟(jì)性原則構(gòu)建獨立的內(nèi)部審計機(jī)構(gòu),由企業(yè)董事長直接領(lǐng)導(dǎo),各部門負(fù)責(zé)人作為成員參與,對財務(wù)內(nèi)部控制進(jìn)行事前、事中、事后全過程監(jiān)督,充分調(diào)動內(nèi)部審計的作用。其次,內(nèi)部審計人員必須熟悉企業(yè)經(jīng)營特點、擁有過硬的專業(yè)素質(zhì),在內(nèi)部審計人才短缺的前提下,汽車銷售服務(wù)企業(yè)可以考慮將能力過關(guān)、經(jīng)驗豐富的核心員工安排到內(nèi)部審計機(jī)構(gòu),而且核心員工對企業(yè)的財務(wù)控制活動流程更熟悉,審計監(jiān)督工作可順利開展,財務(wù)內(nèi)部控制問題將避無可避[4]。再次,汽車銷售服務(wù)企業(yè)還應(yīng)該推進(jìn)財務(wù)全過程監(jiān)督,做好財務(wù)預(yù)測分析、財務(wù)計劃制定、財務(wù)控制、財務(wù)信息反饋、財務(wù)考核等工作,擴(kuò)大范圍檢查監(jiān)督財務(wù)內(nèi)部控制缺陷和問題,比如財務(wù)部按照產(chǎn)品類型進(jìn)行分類管理、每季度巡店檢查執(zhí)行情況,定期跟蹤返利到賬、廠家確認(rèn)情況,建立返利跟蹤明細(xì)表。內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)也要繼續(xù)進(jìn)行定期和不定期的檢查監(jiān)督,通過多個層面的監(jiān)督管理保證財務(wù)內(nèi)部控制有效落地,財務(wù)內(nèi)部控制得到有效發(fā)揮。此外,汽車銷售服務(wù)企業(yè)必要時可引入外部審計,通過外部專業(yè)機(jī)構(gòu)對企業(yè)的財務(wù)內(nèi)部控制有效性進(jìn)行客觀審計監(jiān)督,評價企業(yè)財務(wù)報告真實性和審計風(fēng)險,外部審計機(jī)構(gòu)與企業(yè)業(yè)務(wù)無直接利益關(guān)系,其獨立性更強(qiáng),汽車銷售服務(wù)企業(yè)可以借助外部審計力量指出財務(wù)內(nèi)部控制存在的實際缺陷,然后企業(yè)根據(jù)外部審計結(jié)果優(yōu)化財務(wù)內(nèi)部控制。
綜上所述,財務(wù)內(nèi)部控制雖然無法為汽車銷售服務(wù)企業(yè)直接帶來收益,但是通過財務(wù)內(nèi)部控制可促進(jìn)企業(yè)提高經(jīng)營管理效率、減少財務(wù)風(fēng)險、實現(xiàn)戰(zhàn)略管理目標(biāo),間接為企業(yè)帶來可觀收益。現(xiàn)階段汽車銷售服務(wù)企業(yè)在財務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)中還存在一定的問題,企業(yè)應(yīng)當(dāng)對實際問題進(jìn)行具體分析,從多個層面系統(tǒng)分析問題形成原因,從而制定可靠措施解決問題,進(jìn)一步提升財務(wù)內(nèi)部控制有效性,發(fā)揮財務(wù)內(nèi)部控制的作用。在未來經(jīng)營發(fā)展過程中,汽車銷售服務(wù)企業(yè)仍需要高度關(guān)注財務(wù)內(nèi)部控制,根據(jù)企業(yè)的最新形勢更新財務(wù)內(nèi)部控制體系,為汽車銷售服務(wù)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展夯實基礎(chǔ)。