人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式探討

文/彭皝（長(zhǎng)沙市公路管理局城郊公路養(yǎng)護(hù)服務(wù)中心）

國(guó)家經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，給公路系統(tǒng)許多工作的開(kāi)展帶來(lái)了挑戰(zhàn)，人事檔案管理工作更是面臨眾多的挑戰(zhàn)和要求。怎么樣才能夠做好人事檔案管理工作，推進(jìn)公路部門(mén)的良好發(fā)展，成了國(guó)家公路發(fā)展的重中之重。現(xiàn)今的人事檔案管理工作，可以很好地對(duì)人事檔案的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行提高，不僅為公路系統(tǒng)的人力資源開(kāi)發(fā)奠定了基礎(chǔ)，還對(duì)人事檔案管理工作制定相關(guān)政策提供了科學(xué)依據(jù)。公路部門(mén)在現(xiàn)今的情況下開(kāi)展人事檔案管理工作，不僅要有思想和概念的改進(jìn)，還要有規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制度來(lái)管理，為國(guó)家的公路事業(yè)的發(fā)展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

一、人事檔案管理工作的概述

人事檔案管理工作是在人事、勞資和組織等相關(guān)的部門(mén)培養(yǎng)人才、選拔人才與使用人才的工作中產(chǎn)生的，記錄個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、道德作風(fēng)、工作情況、工作功績(jī)等情況，是為了能夠詳細(xì)地了解和認(rèn)識(shí)，準(zhǔn)確無(wú)誤地選拔任用人才。為此，人事檔案管理工作應(yīng)該要有真實(shí)性、規(guī)范性、科學(xué)性和完整性。此外，人事檔案管理工作是為了更好地促進(jìn)人才正確的配置、正確的活動(dòng)和正確的利用，不僅保證了人才的整體水平，還可以成為科學(xué)考核、真實(shí)評(píng)分和正確使用人才的重要依據(jù)。

二、人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案管理能夠更好地選拔和培養(yǎng)使用管理人才

人事檔案管理包含了領(lǐng)導(dǎo)干部檔案和全體員工的檔案，是根據(jù)各個(gè)員工的基礎(chǔ)信息、工作表現(xiàn)和平時(shí)的考察情況來(lái)創(chuàng)建的檔案材料，可以反映出員工的總體水平。要及時(shí)更新和維護(hù)員工的信息，才能確保信息來(lái)源的真實(shí)。想要更好地選拔出有用的人才，人事檔案管理工作就要做到有效管理。只有做好了每一位員工的真實(shí)記錄，及時(shí)完善和整理員工檔案，領(lǐng)導(dǎo)才能更好地了解到每位員工，才能正確培養(yǎng)人才，從中選拔出優(yōu)秀的人才，體現(xiàn)出人事檔案管理的重要性。

（二）人事檔案管理能夠利于開(kāi)發(fā)和使用人才

社會(huì)上的競(jìng)爭(zhēng)無(wú)非就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，公路部門(mén)要想得到好的發(fā)展，員工的工作能力體現(xiàn)尤為重要。人事檔案不但能夠?qū)T工進(jìn)行簡(jiǎn)單了解，還能充分體現(xiàn)員工的實(shí)力和素質(zhì)，為提拔人才打下基礎(chǔ)。人事管理不僅是對(duì)于員工，對(duì)于人力資源管理也是非常重要的。推進(jìn)公路部門(mén)的發(fā)展，不僅需要有專(zhuān)業(yè)和有經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)，更少不了領(lǐng)導(dǎo)使用優(yōu)秀的人才。在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，不但可以讓領(lǐng)導(dǎo)合理分配人力資源，保證每個(gè)部分都能有充足的人力資源，從而能夠合理地利用人才的優(yōu)點(diǎn)，更好地促進(jìn)了公路部門(mén)的發(fā)展。通過(guò)結(jié)合人才的種種優(yōu)勢(shì)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共創(chuàng)雙贏，可以防止減少多余的人才流動(dòng)，確保人才的穩(wěn)固和調(diào)動(dòng)分配，爭(zhēng)取每一個(gè)人才都不被淹沒(méi)。

（三）人事檔案管理能夠激發(fā)員工的工作熱情

在工作中，員工對(duì)工作的積極性和對(duì)工作的責(zé)任心，都關(guān)系到工作是否能順利地進(jìn)行。人事檔案管理是對(duì)工作人員的合理監(jiān)測(cè)并作出的相應(yīng)記錄。若是員工在工作中有違紀(jì)受罰的行為，都將被記錄在檔案里，并且是不能消除的。因此，又有著監(jiān)督的作用，是為了讓員工在工作中能夠有認(rèn)真的工作態(tài)度和重視自己的工作。人事檔案管理工作記錄員工的真實(shí)工作情況，不僅有利于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行培養(yǎng)，還可以提升員工的工作能力和素養(yǎng)，讓員工在工作中有熱情，展現(xiàn)出他們的獨(dú)特性。

三、人事檔案管理工作中所存在的問(wèn)題

（一）人事檔案內(nèi)容質(zhì)量較低

我國(guó)的人事檔案管理工作經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，已經(jīng)獲得比較豐富的經(jīng)驗(yàn)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作在新社會(huì)環(huán)境下面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。人事制度的深度改革體現(xiàn)出人事檔案管理的重要性。人事檔案是反映出一個(gè)人的能力水平、經(jīng)驗(yàn)和道德素質(zhì)等方面的情況，但是部門(mén)中會(huì)存在人事檔案材料里內(nèi)容質(zhì)量比較低，還有材料空缺的問(wèn)題，這讓領(lǐng)導(dǎo)不能全面地了解評(píng)價(jià)員工的真實(shí)情況。隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案內(nèi)容也要及時(shí)地跟進(jìn)，把相關(guān)的工作內(nèi)容記錄下來(lái)，但是必須根據(jù)實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行。

（二）人事檔案重視度不夠

人事檔案管理工作是一項(xiàng)煩瑣的工作，要進(jìn)行長(zhǎng)期的更新和維護(hù)，部門(mén)的員工數(shù)量越多，工作量也就會(huì)相應(yīng)越大。在先前的人事檔案管理工作當(dāng)中，部門(mén)沒(méi)有足夠的重視度，相關(guān)的建設(shè)也存在殘缺，管理方法也不夠科學(xué)和規(guī)范，也是因?yàn)槿耸聶n案管理工作不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)利益，還有公路部門(mén)的人事檔案管理工作存在一定的封閉性。為此，導(dǎo)致人事檔案不能得到高效和方便的檔案利用服務(wù)，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)人事檔案管理工作的需求，不僅存在脫節(jié)問(wèn)題，還失去了推動(dòng)作用，妨礙了人事檔案管理工作發(fā)展。

（三）人事檔案管理方式落后

我國(guó)建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與人事體制的改革，使人才就業(yè)流動(dòng)的機(jī)會(huì)增加了，出現(xiàn)了大量人才流動(dòng)的情況。在公路部門(mén)，組織結(jié)構(gòu)是非常復(fù)雜的，而且使用的還是傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度比較單一，沒(méi)有形成自身的管理體制，導(dǎo)致在員工離開(kāi)工作崗位之后，人事檔案也不能及時(shí)更新，大大地降低了人事檔案管理的效率。人事部門(mén)進(jìn)行挑選和培養(yǎng)人才的時(shí)候，容易被不完整的人事檔案誤導(dǎo)。

（四）管理人員自身素質(zhì)較低

新社會(huì)有新的檔案管理模式，信息技術(shù)的應(yīng)用有著重要功效。人事檔案管理工作一直在跟著社會(huì)不斷發(fā)展，但是管理人員沒(méi)有足夠的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平和專(zhuān)業(yè)技能水平，不能正確地運(yùn)用信息技術(shù)開(kāi)展管理工作，不能很好地適應(yīng)現(xiàn)今社會(huì)的崗位要求，使人事檔案管理工作效率下降，阻礙了人事檔案管理工作開(kāi)展。

四、人事檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）合理運(yùn)用人事檔案管理數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

（1）引入更新系統(tǒng)

對(duì)比傳統(tǒng)的人事檔案管理，信息化人事檔案管理有較高的工作效率，不僅能及時(shí)更新數(shù)據(jù)，還能改善問(wèn)題數(shù)據(jù)。但是數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)存在系統(tǒng)不可以自主更新、保存，傳輸信息的過(guò)程不能保證不受外界侵略，使員工的個(gè)人信息出現(xiàn)泄露的問(wèn)題。合理運(yùn)用數(shù)據(jù)系統(tǒng)并及時(shí)更新數(shù)據(jù)系統(tǒng)，使用可以自主更新的管理系統(tǒng)和安全系數(shù)高的管理系統(tǒng)就能妥善解決上述問(wèn)題，就能保證公路部門(mén)的人事檔案安全性。但是研發(fā)軟件的力度是不能減少的，更要及時(shí)更新軟件，避免從外面購(gòu)買(mǎi)的軟件中所存在的損害。

（2）加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理

人事檔案管理系統(tǒng)存有全體員工的檔案信息，要采取合適的安全管理方式阻止病毒和黑客的侵犯。一般可以用DES 對(duì)稱(chēng)加密或者RSA加密來(lái)保護(hù)。DES 加密是使用了一個(gè)56 位的密鑰和8 位奇偶校驗(yàn)位，然后產(chǎn)生64 位密文，雖然這個(gè)加密方法有點(diǎn)煩瑣，但能夠防御普通的黑客攻擊。RSS 加密方法比DES 加密方法的速度會(huì)慢許多，因?yàn)檫M(jìn)行的是大數(shù)值計(jì)算，密鑰更是達(dá)到了500 位長(zhǎng)，也有很高的防御能力。

（二）加強(qiáng)人事檔案材料質(zhì)量管理

人事檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題的主要原因是人事部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理不夠重視，只有人事部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作有足夠的重視，就能提高人事檔案管理的質(zhì)量。人事檔案管理的從業(yè)者不僅要加強(qiáng)宣傳工作，還要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理的重視意識(shí)。想要加強(qiáng)人事檔案管理的工作質(zhì)量，就必須把人事檔案管理工作人員的文化素養(yǎng)和職業(yè)道德素質(zhì)提升上來(lái)，因?yàn)闄n案管理人員是人事檔案管理工作的根本。要增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各方面的投入，加強(qiáng)對(duì)工作能力素質(zhì)的培育，才能夠滿足新時(shí)期人事檔案管理工作的需求。人事檔案管理人員要從傳統(tǒng)的被動(dòng)工作模式轉(zhuǎn)變成主動(dòng)模式，要積極主動(dòng)去了解人事部門(mén)的實(shí)際需要。嚴(yán)厲禁止各種檔案作假的行為，一旦發(fā)現(xiàn)就要立刻進(jìn)行處置。人事部門(mén)之間要建立一個(gè)聯(lián)系的體制，保證檔案內(nèi)容否符合人員流動(dòng)情況。只有做好了檔案管理工作，才能確保其他工作的順利開(kāi)展。

（三）提升管理效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員需要通過(guò)實(shí)質(zhì)檔案，搜集和整理材料就要耗費(fèi)很多的時(shí)間和精力，在查找中還要按照實(shí)際的要求選擇查詢(xún)的方法，有時(shí)花費(fèi)了大量的人力物力還有財(cái)力，也有可能使原始檔案出現(xiàn)殘缺和破損的問(wèn)題?，F(xiàn)在信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理也跟著與時(shí)俱進(jìn)了，開(kāi)始應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和自動(dòng)化技術(shù)，比如創(chuàng)建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)和建立檔案的共享平臺(tái)，在查詢(xún)資料的時(shí)候更加便捷了，還提高了管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。

（四）完善人事制度

我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革促使了人事制度的改革，有規(guī)范有標(biāo)準(zhǔn)有制度的人事檔案管理模式離不開(kāi)科學(xué)完善的管理體制，這也是現(xiàn)在社會(huì)上人事檔案管理工作的主要需求。要根據(jù)制度的要求規(guī)定，樹(shù)立公路部門(mén)人事檔案管理部門(mén)和員工的相關(guān)使命感，完善好制度，做好對(duì)人事管理的甄別和查詢(xún)等一系列的工作。目前我國(guó)對(duì)政治經(jīng)濟(jì)體制下的人事制度的完善力度加強(qiáng)了，想要檔案的內(nèi)容完整，就要在其中添加崗位的聘用合同、季度年度的考核材料等。在開(kāi)展檔案管理的工作時(shí)，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)定，使公路部門(mén)的人事檔案管理工作更加規(guī)范和完善。

（五）提高管理人員素質(zhì)培養(yǎng)力度

公路部門(mén)檔案管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)優(yōu)秀的人才，只有培養(yǎng)優(yōu)秀的人才，從事檔案管理的團(tuán)隊(duì)才會(huì)越來(lái)越優(yōu)秀和專(zhuān)業(yè)。想要提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，那么就要定時(shí)進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，培育檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德素養(yǎng)，使檔案管理人員在工作中秉持著認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，才能滿足檔案管理工作的持續(xù)有效開(kāi)展。

五、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理工作是否能夠做好，取決于對(duì)員工的工作要求、管理制度的建立，取決于為管理人員創(chuàng)造一個(gè)好的工作環(huán)境。想要提高人事檔案管理工作的效率，就必須加大對(duì)人事檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。