加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理工作的實(shí)施路徑

吳正榮

（云南省臨滄市中醫(yī)醫(yī)院，云南 臨滄 677000）

在醫(yī)院管理中檔案管理占據(jù)著舉足輕重的地位，檔案是記載醫(yī)院醫(yī)護(hù)工作人員工作和醫(yī)院權(quán)威性憑證，由于醫(yī)院的特殊性，決定其涉及到檔案呈現(xiàn)出多樣化，比如，人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備、病例檔案等。當(dāng)前我們正處在大數(shù)據(jù)時(shí)代，受多種因素的掣肘，醫(yī)院人事檔案管理暴露出諸多問題，基于此，醫(yī)院要打破管理藩籬，緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，積極引入先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)，依托各種信息化載體，加強(qiáng)人事檔案管理工作，提高人事檔案質(zhì)效。

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代下加強(qiáng)醫(yī)院檔案人事檔案管理的重要性

1.1 有助于增強(qiáng)人事檔案信息的緊密性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院依托大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持，進(jìn)一步強(qiáng)化了人事檔案管理的互動(dòng)性和互聯(lián)性，在醫(yī)院人事信息管理中合理應(yīng)用大大數(shù)據(jù)技術(shù)，能促進(jìn)人事信息互動(dòng)性的增強(qiáng)，依托各種信息化載體，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式，進(jìn)行信息化處理，通過應(yīng)用信息技術(shù)將醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案從紙質(zhì)化轉(zhuǎn)化成電子化，從整體上促進(jìn)紙質(zhì)檔案管理質(zhì)效的提升[1]。從另一個(gè)維度來(lái)說，在大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院可以充分利用各種先進(jìn)信息技術(shù)，構(gòu)建人事檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，技即時(shí)化獲取人事檔案信息，并充分利用系統(tǒng)的處理技術(shù)和數(shù)據(jù)分析技術(shù)，為醫(yī)院調(diào)整或是人事變動(dòng)提供科學(xué)參考，井然有序地開展人事檔案管理工作，增強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息的互動(dòng)性和緊密性共享檔案信息[2]。

1.2 有助于加強(qiáng)人事檔案信息的安全性

醫(yī)院借助大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的支撐，可以規(guī)范人事檔案，確保人事檔案管理井然有序的開展。毋庸置疑，人事檔案管理緊緊圍繞人事檔案而開展，做好檔案管理工作是核心，同時(shí)也是醫(yī)院檔案管理中不可或缺的重要部分。隨著時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案必定會(huì)朝著數(shù)據(jù)化和信息化發(fā)展，逐漸減少紙質(zhì)檔案，加強(qiáng)人事檔案信息化管理，減少檔案遺失的現(xiàn)象，從整體上提高人事檔案的安全性，夯實(shí)醫(yī)院人事檔案管理的安全性。

1.3 有助于增強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化

醫(yī)院憑借大數(shù)據(jù)時(shí)代下的各種信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)各類人事信息的分類處理，能精準(zhǔn)定位每個(gè)員工，依托大數(shù)據(jù)處理分析技術(shù)和現(xiàn)代化信息技術(shù)，升級(jí)現(xiàn)有人事檔案管理系統(tǒng)，夯實(shí)檔案管理人員有序開展工作的基礎(chǔ)，特別是整理信息、查詢信息，促進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化水準(zhǔn)的提升[3]。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理工作中面臨的困境

2.1 人事檔案管理信息化觀念孱弱

受多種因素的掣肘，在醫(yī)院人事檔案管理中，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到信息化和大數(shù)據(jù)理念的重要性，導(dǎo)致人事檔案管理信息化發(fā)展較為滯后。追本溯源出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因，主要是因?yàn)闅v史因素所造成的，作為公益性衛(wèi)生事業(yè)單位，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者更多是對(duì)醫(yī)院醫(yī)療科室的投入和發(fā)展，側(cè)重在醫(yī)療設(shè)備、人才方面的投資力度，片面認(rèn)識(shí)到認(rèn)識(shí)人事檔案信息化可以可無(wú)，雖然有部分醫(yī)院投入了人力物力，信息化設(shè)備猶如擺設(shè)，無(wú)法發(fā)作用。

2.2 信息化檔案管理體系有待完善

當(dāng)前我們正處在大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院人事檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，受多種因素的影響，在醫(yī)院人事檔案管理中還存在諸多弊端，其中最為突出了的就是缺乏完善的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息采集不夠全面，缺乏完整性，導(dǎo)致信息管理較為混亂，加之醫(yī)院內(nèi)部人員在協(xié)調(diào)和分工還有待優(yōu)化，導(dǎo)致人事檔案的電子信息數(shù)據(jù)變成信息孤島，無(wú)法及時(shí)有效地整合信息，無(wú)法最大限度發(fā)揮人事檔案信息的統(tǒng)籌性，進(jìn)一步加深人事信息數(shù)據(jù)的不完整性，亟待醫(yī)院完善現(xiàn)有信息化檔案管理體系。

2.3 檔案信息管理面臨安全風(fēng)險(xiǎn)

隨著時(shí)代的發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下醫(yī)院堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，依托各種先進(jìn)的信息載體，對(duì)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、人事檔案進(jìn)行了電子化處理，顯著提升了檔案管理質(zhì)效。然而由于缺乏一套完善的電子檔案安全管理體系，缺乏有效的措施防護(hù)檔案信息。因此，非常容易出現(xiàn)檔案資料篡改、泄露或是丟失的問題，讓人事檔案資料的安全性受到威脅。另外，在醫(yī)院人事檔案管理中還存在諸多信息安全問題，比如，非法分子的攻擊，提取醫(yī)護(hù)人員的檔案信息等，加劇醫(yī)患關(guān)系的緊張化，給醫(yī)院帶來(lái)了不可估量的后果。因此，醫(yī)院檔案管理部門，需要一套科學(xué)完善的檔案信息儲(chǔ)存系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行維護(hù)處理和安全測(cè)評(píng)。同時(shí)檔案管理人員在具體的操作過程中，還要保證操作的安全性，防止病毒的入侵和操作的失誤，嚴(yán)重威脅醫(yī)院人事檔案信息的安全性。

2.4 檔案管理數(shù)字化建設(shè)滯后

面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響與沖擊，醫(yī)院在人事檔案的管理上，必須要遵循時(shí)代發(fā)展的特征和原則，積極轉(zhuǎn)變對(duì)人事檔案管理的模式，逐步由傳統(tǒng)管理向數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)變。從目前的醫(yī)院人事檔案管理看，其管理模式還比較滯后，尤其是面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用并不深入，即便開始逐步應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)，但其便捷性、功能性與全面性仍然難以發(fā)揮。另外，醫(yī)院人事檔案管理中涉及文字、圖片及音視頻等資料，單純依賴原始的載體通常具有時(shí)效性，極易造成損壞或者損失。因此，數(shù)字化建設(shè)作為其重要解決路徑，卻由于其基礎(chǔ)籌劃與建設(shè)不完善，布局過程遲緩滯后，最終影響醫(yī)院人事檔案管理的變革進(jìn)程。

3.加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理工作的實(shí)施路徑

3.1 正本清源革故鼎新，構(gòu)建數(shù)據(jù)管理意識(shí)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下要想井然有序地開展醫(yī)院人事檔案管理工作，作為關(guān)鍵的就是獲得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層或是管理人員的支持，據(jù)此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者要從打破墨守成規(guī)的思想，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，樹立數(shù)字化、信息化、規(guī)范化人事檔案管理意識(shí)。在醫(yī)院人事檔案管理中大數(shù)據(jù)信息挖掘、利用、知識(shí)共享都是不可或缺的重要內(nèi)容，對(duì)此，醫(yī)院要制定一個(gè)專門的人來(lái)進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)管理，同時(shí)并將人事檔案管理工作作為重點(diǎn)來(lái)抓，引入先進(jìn)的硬件和軟件設(shè)施， 充分利用這些先進(jìn)設(shè)備、科技等，切實(shí)做好醫(yī)院人事檔案管理工作，提高人事檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性。

3.2 建立信息管理制度，有序開展管理工作

“制度是行為規(guī)范的準(zhǔn)繩”。醫(yī)院為井然有序開展信息化、數(shù)字化人事檔案管理工作，醫(yī)院要立足于實(shí)際，從人事檔案信息采集、收集、分析、查檔、建檔、調(diào)檔等維度入手，完善人事檔案管理制度，依托制度開展相關(guān)工作，最大限度地確保人事檔案的精準(zhǔn)性、全面性、安全性，促進(jìn)檔案管理質(zhì)效的提升，檔案管理人員依托完善的檔案管理制度，采集人事檔案信息，醫(yī)院各個(gè)科室和部門的相互配合，根據(jù)醫(yī)院制度的關(guān)于人事信息采集的規(guī)定或是要求，精準(zhǔn)填寫人事檔案信息表。檔案管理人員在人事檔案建檔的過程中，必須要根據(jù)制度規(guī)范要求，標(biāo)準(zhǔn)填寫人事檔案信息，詳細(xì)記錄醫(yī)院工作者的工作經(jīng)歷、學(xué)歷、年齡、工作經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)經(jīng)歷等，依托先進(jìn)的信息載體打破傳統(tǒng)人事檔案管理的藩籬，憑借大數(shù)據(jù)時(shí)代在的載體，在人事檔案中添加視頻、視頻等相關(guān)信息，進(jìn)一步豐富人事檔案的數(shù)據(jù)信息。完善了檔案管理制度，檔案管理人員可以依托制度規(guī)定，查詢個(gè)人檔案，并設(shè)置檔案查閱權(quán)限，讓人事檔案的查檔和調(diào)檔的安全性得以保障。

3.3 加強(qiáng)檔案安全管理，確保人事檔案安全

在大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理部門，要高度重視人事檔案管理的安全性，基于傳統(tǒng)檔案安全管理制度基礎(chǔ)上，依托先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，發(fā)揮其作用，切實(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全工作，并結(jié)合實(shí)際，制定數(shù)字化檔案信息安全策略，防止數(shù)據(jù)安全問題的發(fā)生，從整體上保障各項(xiàng)信息的安全性。從另一個(gè)角度來(lái)說，醫(yī)院檔案管理部門要加強(qiáng)物防建設(shè)工作，通過這樣的舉措，確保檔案存儲(chǔ)地方的物力安全性，規(guī)避人事檔案物防不足的現(xiàn)象的發(fā)生。此外，大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院檔案管理部門，還要加強(qiáng)技防建設(shè)工作，依托信息技術(shù)登陸訪問控制、加密控制、網(wǎng)絡(luò)在線監(jiān)測(cè)、用戶權(quán)限控制，鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口、鎖定控制等技術(shù)，確保人事檔案管理的安全性。

3.4 重檔案信息化轉(zhuǎn)型，提升檔案管理水平

毋庸置疑，信息化轉(zhuǎn)型屬于大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展的首要任務(wù)，并且依托人事檔案信息化建設(shè)，不斷提升醫(yī)院檔案綜合管理效能，充分挖掘檔案信息的實(shí)踐應(yīng)用價(jià)值。一方面，應(yīng)建立全新管理理念，在實(shí)施人事檔案管理信息化變革時(shí)，醫(yī)院管理決策者及相關(guān)直接管理者，均要強(qiáng)化信息化管理思維，加大對(duì)技術(shù)領(lǐng)域的引進(jìn)和投入，做好相關(guān)管理能力的培訓(xùn)，發(fā)揮出信息化對(duì)人事檔案的管理效能。另一方面，用好信息資源管理平臺(tái)，在信息化技術(shù)路線下，人事檔案信息可以實(shí)現(xiàn)線上管理，能夠更加全面地實(shí)現(xiàn)人事檔案的收集與更新，改變了傳統(tǒng)管理中的冗余模式，即利用平臺(tái)系統(tǒng)便可以進(jìn)行授權(quán)，檔案管理人員則可以在線進(jìn)行填報(bào)、更新、完善及查詢，及時(shí)管理相關(guān)的資料信息，提升人事檔案的智能化水平，發(fā)揮大數(shù)據(jù)下人事檔案管理的便捷性優(yōu)勢(shì)。

3.5 加強(qiáng)培訓(xùn)教育力度，提升人員綜合素質(zhì)

人才是大數(shù)據(jù)時(shí)代無(wú)法回避的話題。作為一種全新的技術(shù)領(lǐng)域，對(duì)于專業(yè)性人才的需求必不可少，只有保證人才的輸出與供給，才可能發(fā)揮出檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)功能。據(jù)此，醫(yī)院在實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，需要注重對(duì)人才的培育與引進(jìn)，真正解決信息化技術(shù)端的困境，加快人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。一方面，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，醫(yī)院人事檔案管理專業(yè)化，應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)階段的實(shí)際應(yīng)用需求，尤其是對(duì)檔案信息的建檔、調(diào)檔、查檔等內(nèi)容，能夠具備數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)的能力，高效地完成相應(yīng)的操作和管理。另一方面，注重對(duì)信息系統(tǒng)應(yīng)用人才的培養(yǎng)，即在電子化辦公的背景下，相關(guān)的人事檔案管理人員需要了解操作規(guī)程，利用好信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)功能，使人事檔案管理人才實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、技能化，推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量及效能的全面升華.

4.結(jié)語(yǔ)

一言以蔽之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，醫(yī)院檔案管理部門要牢牢抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來(lái)的機(jī)遇，分析當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題，打破墨守成規(guī)的思想，統(tǒng)籌謀劃，整體設(shè)計(jì)，積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式，依托先進(jìn)的技術(shù)和海量的數(shù)據(jù)資源，整合共享檔案數(shù)據(jù)信息，切實(shí)做好醫(yī)院檔案管理工作，進(jìn)而推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)的創(chuàng)造價(jià)值，助力醫(yī)院的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。