辦公室檔案管理工作效率提升途徑探討

紀(jì) 玲

（濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 261041）

辦公室檔案管理工作看似比較簡(jiǎn)單，實(shí)際上工作的內(nèi)容十分繁雜，因?yàn)閷?duì)于企業(yè)活動(dòng)中的有關(guān)資料均要進(jìn)行檔案的收錄，這就使得收錄的信息比較繁雜，而為了在將來(lái)能夠用到相關(guān)信息的時(shí)候能夠找出相對(duì)完整的信息資料，這就需要投入大量的人工和時(shí)間成本對(duì)各種信息進(jìn)行有序整理，特別是在后面隨著企業(yè)越是發(fā)展壯大，活動(dòng)項(xiàng)目越多，人員的組織架構(gòu)越復(fù)雜，檔案的管理工作量也就越大，檔案應(yīng)在信息的收集、整理、分類(lèi)、查詢(xún)、類(lèi)比、借閱等過(guò)程中，為企業(yè)提供相應(yīng)的參考，提供企業(yè)活動(dòng)的證據(jù)，提高檔案的利用率與價(jià)值，企業(yè)應(yīng)注重對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新思考，并與時(shí)俱進(jìn)提升檔案的管理效率。

一、辦公室檔案管理工作的現(xiàn)存問(wèn)題

（一）檔案管理工作不受重視

檔案管理基本上都是文書(shū)工作，雖然不能直接為企業(yè)帶來(lái)利潤(rùn)收入，但在當(dāng)代各種競(jìng)爭(zhēng)壓力比較大的環(huán)境之下，企業(yè)多比較重視生產(chǎn)管理、技術(shù)管理，也逐漸地引起了對(duì)人力資源管理的重視，但是沒(méi)有從根本上加強(qiáng)對(duì)檔案管理的關(guān)注。這種“忽視”使得檔案管理工作一直與后勤工作融為一體，導(dǎo)致在需要的時(shí)候檔案不能直接為工作決策提供相應(yīng)的支持，并且檔案也只能有收錄、整理等前期作用，前期整理完之后也不能為企業(yè)提供后續(xù)的查詢(xún)、類(lèi)比、分析結(jié)果的幫助，并且相對(duì)來(lái)說(shuō)部分企業(yè)的檔案管理人員少，甚至由其他部門(mén)的人員兼職直接就不存在專(zhuān)門(mén)管理檔案的人員，這就造成了對(duì)檔案管理的極大忽視，也無(wú)法將各種信息整合形成完整獨(dú)立的檔案系統(tǒng)，使得在公司發(fā)展的過(guò)程中在需要相關(guān)信息檔案的時(shí)候不知從何找起，或只是進(jìn)行一些大體的整合而沒(méi)有進(jìn)行妥善的分類(lèi)、整理、保管?？v觀(guān)我國(guó)的一些大型企業(yè)，也存在檔案管理只有兩三人的情況，檔案管理的工作多交給一些在企業(yè)工作了多年的老員工，沒(méi)有為員工提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，員工的工資與績(jī)效比較穩(wěn)定，缺乏晉升空間，檔案管理也始終被認(rèn)為是企業(yè)活動(dòng)的附屬部分，甚至企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為其可有可無(wú)[1]。

（二）檔案管理的創(chuàng)新能力差

現(xiàn)在大多數(shù)公司在檔案管理的過(guò)程中，都習(xí)慣性的采取傳統(tǒng)模式進(jìn)行資料的收集、存儲(chǔ)，很少對(duì)資料進(jìn)行規(guī)律化的整理、分析以及對(duì)于一些經(jīng)驗(yàn)性資料也缺乏分析總結(jié)。在一個(gè)地方跌倒卻不管是什么原因跌倒的，缺乏經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，那有了一次誰(shuí)又敢保證不會(huì)再有第二次呢，并且無(wú)法對(duì)信息資料進(jìn)行有效的整合還可能導(dǎo)致后期在公司發(fā)展的過(guò)程中當(dāng)需要查閱資料的時(shí)候，不能精準(zhǔn)的定位資料區(qū)域，在查找資料的過(guò)程中較為浪費(fèi)人力、物力和時(shí)間，且檔案在管理的過(guò)程中，缺乏對(duì)信息技術(shù)的處理能力，只能通過(guò)一些辦公軟件進(jìn)行基礎(chǔ)的信息收錄整合，而缺乏對(duì)信息的準(zhǔn)確性分辨，缺乏信息的類(lèi)別分析，缺乏信息的應(yīng)用價(jià)值評(píng)估等能力。這樣使得過(guò)往的一些信息只能如同“石沉大海”一般寂靜無(wú)聲看起來(lái)毫無(wú)作用，而在真正需要的時(shí)候又不知從何下手，這就是因?yàn)闄n案管理始終沒(méi)有搭乘信息技術(shù)這列列車(chē)，只能在車(chē)站附近徘徊，與信息技術(shù)的融合不夠深入，檔案的處理方式比較單一，使得企業(yè)不同類(lèi)別、不同時(shí)間、不同重要程度的檔案均進(jìn)行了過(guò)于統(tǒng)一化的歸存，缺乏檔案管理層次性，不能及時(shí)抽調(diào)檔案為企業(yè)提供活動(dòng)參考。

（三）檔案管理制度與評(píng)估模式不健全

檔案管理一直以來(lái)都是處于企業(yè)管理的末流地位，并附屬于企業(yè)的相應(yīng)活動(dòng)，很少有企業(yè)會(huì)對(duì)信息檔案管理引起重視。在此基礎(chǔ)上，使得信息檔案管理未能構(gòu)建較為健全的、獨(dú)立的管理制度，并且檔案的管理的方式也比較隨意，全憑管理人員的主觀(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行處理，而這樣造成的結(jié)果不是在需要資料的時(shí)候無(wú)處可查就是不知從何查起。因?yàn)閷?duì)于管理檔案的人來(lái)說(shuō)，首先，他們也沒(méi)能夠?qū)n案管理引起重視，認(rèn)為這些資料只是可有可無(wú)的東西，有沒(méi)有都一樣反而還會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力并且放著也是占用空間，且企業(yè)沒(méi)有對(duì)檔案管理的有關(guān)人員，構(gòu)建能力評(píng)估體系，使得檔案管理工作中，員工的積極性不高，工作較為敷衍，因?yàn)樵谒麄兛磥?lái)或許是因?yàn)楣緦?duì)自身能力不肯定的一種做法，感覺(jué)自己沒(méi)什么能力只能弄弄這些污七八糟的東西，這也就導(dǎo)致了他們的工作積極性不高[2]。

二、辦公室檔案管理需遵循的原則

（一）嚴(yán)謹(jǐn)性原則

在讓相關(guān)工作人員管理檔案資料的時(shí)候要讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理不是收錄什么信息，就存儲(chǔ)什么信息，資料管理不能全部放在一起然后什么都不管，要讓檔案管理者對(duì)于收集的數(shù)據(jù)、文字等資料進(jìn)行確認(rèn)，并且進(jìn)行一定的整合以及分類(lèi)，這也就需要檔案管理人員也要具備一定的資料處理能力，對(duì)于一些基本的資料處理工具能夠熟練地運(yùn)用和掌握。由于檔案資料具有多變性，且部分的員工為了自己的利益或自身的道德水平不是很高，可能會(huì)在檔案上填寫(xiě)一些與事實(shí)具有偏差的內(nèi)容，而為了避免這些情況的出現(xiàn)就需要檔案管理人員，必然要秉持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S，在具備了一定資料處理能力的同時(shí)還需具備較高的職業(yè)道德水平以及個(gè)人素質(zhì)，在處理各種資料信息的過(guò)程中始終能對(duì)檔案的信息進(jìn)行真假分辨，并保障檔案具有完整性。同時(shí)，在檔案的管理過(guò)程中，也應(yīng)基于檔案的管理制度，而嚴(yán)防檔案的泄露，嚴(yán)格的跟蹤檔案借閱，保障檔案無(wú)損規(guī)劃，并預(yù)防檔案外流的危險(xiǎn)，檔案本就是一個(gè)公司最為私密的東西一經(jīng)公開(kāi)那后果是無(wú)法想象的，而我們就需要資料檔案管理者將公司檔案當(dāng)作自己最私密的東西一般，絕對(duì)不能泄露一點(diǎn)[3]。

（二）合作性原則

企業(yè)本就是不同部門(mén)之間相互合作互補(bǔ)所形成的一個(gè)整體，這也就使得一個(gè)企業(yè)要想得到更好的發(fā)展其中的各個(gè)部門(mén)都是密不可分的，只要少了一個(gè)或一部分出現(xiàn)了問(wèn)題，那么對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展都是極其不利的，并且檔案管理涉及了企業(yè)的各個(gè)部門(mén)活動(dòng)。因此檔案管理應(yīng)多部門(mén)聯(lián)合運(yùn)作，管理人員應(yīng)獲得各個(gè)部門(mén)的積極配合，在對(duì)各種資料進(jìn)行整合管理的過(guò)程中征求部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與相應(yīng)負(fù)責(zé)人的意見(jiàn)。在管理過(guò)程中，梳理與部門(mén)有關(guān)的問(wèn)題，一次性的解決與部門(mén)之間的矛盾，爭(zhēng)取獲得部門(mén)的聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，使得檔案文件更加真實(shí)有效，減少檔案處理時(shí)間的浪費(fèi)，集中進(jìn)行檔案類(lèi)別統(tǒng)計(jì)。

三、提升辦公室檔案管理工作效率的具體策略

（一）引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視

想要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作并更為有效地進(jìn)行管理工作，就需要得到企業(yè)提供基本的資金與設(shè)備支持，并且還要得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在一段時(shí)間之后也要對(duì)檔案管理工作者的管理工作進(jìn)行一定的檢查，以便更好地提高相關(guān)管理工作者的工作積極性，而且檔案管理工作者還應(yīng)從自身著手，提升檔案的應(yīng)用價(jià)值，將那些比較具有利用價(jià)值的檔案進(jìn)行整合，讓那些塵封已久的檔案能夠成為企業(yè)決策的重要依據(jù)。管理人員應(yīng)系統(tǒng)化地梳理歷史檔案，將其中與企業(yè)現(xiàn)階段活動(dòng)，未來(lái)發(fā)展有關(guān)的資料整理出來(lái)，在與各個(gè)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)時(shí)，應(yīng)通過(guò)企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)人員組織架構(gòu)，與相關(guān)部門(mén)、項(xiàng)目責(zé)任人取得溝通聯(lián)系。在他們需要相關(guān)檔案的時(shí)候能夠及時(shí)準(zhǔn)確地為相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供有關(guān)的檔案參考，結(jié)合歷史上企業(yè)活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，企業(yè)活動(dòng)的重點(diǎn)資料資訊，使得項(xiàng)目活動(dòng)能夠根據(jù)企業(yè)的歷來(lái)工作方法，尋求新的市場(chǎng)突破機(jī)遇。管理人員應(yīng)進(jìn)行檔案的規(guī)劃組織，將一些無(wú)規(guī)律、無(wú)類(lèi)別的檔案重新整理，并提出檔案設(shè)備更換等的申請(qǐng)，說(shuō)明緣由獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同，檔案管理也應(yīng)建立嚴(yán)格的借閱制度、保密制度，通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，積極的創(chuàng)新工作行動(dòng)，提高檔案部門(mén)的存在價(jià)值。

（二）進(jìn)行檔案管理工作的信息模式拓展

在檔案管理中，管理工作者應(yīng)基于傳統(tǒng)的管理形式，并在此基礎(chǔ)上能夠加強(qiáng)信息領(lǐng)域的工作空間延展，爭(zhēng)取通過(guò)信息處理的形式，為企業(yè)資料管理提供更為便捷的資料收錄方式。這樣不但更加有利于公司企業(yè)對(duì)于資料的利用也更加有利于資料管理者自我能力的提升，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行整合的資料能夠更加有理有據(jù)的進(jìn)行數(shù)據(jù)的類(lèi)比、整合。資料管理者通過(guò)有關(guān)檔案管理軟件的有效應(yīng)用，能夠構(gòu)建起相對(duì)更為高效的檔案管理制度，使得檔案管理與新時(shí)期企業(yè)活動(dòng)融合起來(lái)緊密聯(lián)系。檔案管理人員的相關(guān)負(fù)責(zé)人可自行提出考核需求，按照個(gè)人的資料管理能力進(jìn)行考核，然后按照檔案管理的成績(jī)，對(duì)他們的工作情況進(jìn)行評(píng)估，在此基礎(chǔ)上給予檔案管理人員獎(jiǎng)懲，使得他們的工作積極性能夠得到有效地提高，能夠更為主動(dòng)認(rèn)真地進(jìn)行資料管理工作，使得檔案管理工作得到科學(xué)轉(zhuǎn)變。只有這樣才能更好地提高企業(yè)資料檔案的利用率并且也更加有利于企業(yè)往后的發(fā)展。

結(jié)合上文分析可得，檔案管理工作對(duì)于一個(gè)企業(yè)或公司來(lái)說(shuō)并不是可有可無(wú)的，應(yīng)引起企業(yè)的高度重視，在企業(yè)資料檔案管理中進(jìn)行一定的投資，在進(jìn)行一定的投資之后才能做出企業(yè)所需要的結(jié)果。因?yàn)樵谄髽I(yè)往后的發(fā)展過(guò)程中以往的資料檔案或許會(huì)起到極其重要的作用，因?yàn)樵谖铱磥?lái)一個(gè)企業(yè)以往發(fā)展的資料檔案或許會(huì)成為這個(gè)企業(yè)往后發(fā)展的指路標(biāo)，能夠提供一些有效的經(jīng)驗(yàn)措施使得企業(yè)得到更為長(zhǎng)遠(yuǎn)有效的發(fā)展，而在相關(guān)資料管理工作者的工作過(guò)程中就應(yīng)當(dāng)具有較高的工作積極性，具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和較高的職業(yè)道德水平以及個(gè)人素質(zhì)，加強(qiáng)信息化的變革，樹(shù)立健全的資料管理制度，注重管理的原則，提高檔案管理的最終效果，進(jìn)而提高資料檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的利用率。