如何做好新形勢(shì)下檔案利用的便民工作

高麗梅

（云南省大理白族自治州彌渡縣檔案館，云南 大理 675600）

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳在2018年5月23日印發(fā)的《關(guān)于深入推進(jìn)審批服務(wù)便民化的指導(dǎo)意見(jiàn)》中指出要持續(xù)開(kāi)展“減證便民”行動(dòng)，以“減證”推動(dòng)“簡(jiǎn)政”[1]。作為窗口服務(wù)單位的縣級(jí)檔案館，應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，積極響應(yīng)國(guó)家政策，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念和工作方式，一切以群眾利益為先，真正做到服務(wù)為民。

自2010年以來(lái)，在各種惠民政策的實(shí)施帶動(dòng)下，人民群眾的檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，到檔案館查閱利用檔案的人次不斷增多，這種變化在縣級(jí)檔案館表現(xiàn)最為明顯，成倍增長(zhǎng)的查檔需求和發(fā)展滯后的基層檔案工作之間的矛盾日益突出。見(jiàn)證便民工作開(kāi)展的兩年多來(lái)，基層檔案工作中一直有些問(wèn)題困擾著便民工作的有效開(kāi)展。

一、新形勢(shì)下檔案工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案資源不足

檔案不完整?？h級(jí)檔案館館藏檔案主要以縣級(jí)立檔單位的文書檔案為主，涉及民生的檔案很少。除部分散存于文書檔案中的知青檔案外，只有民政局的婚姻檔案、退伍軍人檔案；司法局的公證檔案，林業(yè)局的林改檔案、水利局的水改檔案，其他專門檔案都幾乎保留在了相關(guān)業(yè)務(wù)部門，未移交進(jìn)館。近年來(lái)，村民對(duì)土地、山林權(quán)證的查找較往年增多，多數(shù)原因是對(duì)承包面積、“四至”的認(rèn)定存在懷疑和分歧，“四固定”時(shí)期確定土地所有權(quán)的證書資料成為社會(huì)查找熱點(diǎn)，但因當(dāng)時(shí)土地下放時(shí)的土地承包檔案未及時(shí)移交檔案館而下落不明，成為無(wú)檔可查的社會(huì)難點(diǎn)。

（二）部門間缺少溝通

辦事群眾不清楚所需檔案材料，多跑冤枉路。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案館只負(fù)責(zé)提供復(fù)印或查檔群眾所需要的檔案材料，并不直接負(fù)責(zé)相關(guān)具體業(yè)務(wù)的辦理，與民政、人社等部門聯(lián)系也不多。在查檔群眾不能正確表述查檔需求，檔案工作人員也不清楚具體需要哪些檔案的情況下，難免會(huì)造成群眾“來(lái)回跑”的情況。

部門間職責(zé)不清，相互推諉現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生?！皽p證”后，許多部門根據(jù)中央指示不再開(kāi)具相關(guān)證明．但實(shí)際生活中，群眾辦事還是離不開(kāi)相關(guān)證明。群眾利益無(wú)小事，在多個(gè)部門求證無(wú)果后，檔案館成為最后的“接盤俠”。在無(wú)檔可查的情況下，為解燃眉之急，檔案部門只能出具未能找到相關(guān)檔案的證明，作為給辦事群眾的一個(gè)“交待”。相關(guān)部門取消了證明，但有的辦事機(jī)構(gòu)一直要證明，這個(gè)矛盾如何解決？檔案館開(kāi)具的無(wú)檔證明是否算有效證明？“被減”的證明怎樣出具才更合理？此類問(wèn)題一直未得到相關(guān)部門的重視和解決。

（三）利用服務(wù)不能滿足時(shí)代需求

利用不方便?？h級(jí)檔案館的館藏檔案多以紙質(zhì)檔案為主，檔案利用一直主要靠手工查找。由于歷史原因，檔案紙質(zhì)目錄中時(shí)有出現(xiàn)錯(cuò)別字、生僻字，碰到行書與草書的檔案更是增加了查檔難度，查找這樣的“天書”檔案，耗時(shí)耗力，在一定程度上給利用者和檔案管理人員帶來(lái)不便。再者，由于檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)得不到保障，縣級(jí)檔案館大量的民生檔案難以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，甚至有些檔案館不能配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，致使數(shù)字化檔案不能得以正常使用，造成了檔案資源的閑置浪費(fèi)。

檔案人員辦理業(yè)務(wù)的水平還需進(jìn)一步提高。2019年機(jī)構(gòu)改革后，檔案部門業(yè)務(wù)量增多，情況復(fù)雜。由于受人員編制影響，業(yè)務(wù)人員少、年齡偏大、業(yè)務(wù)水平提升慢等問(wèn)題日漸突出。特別是面對(duì)檔案數(shù)字化的趨勢(shì)，要求檔案業(yè)務(wù)人員必須具備一定的操作現(xiàn)代化辦公軟件系統(tǒng)能力，但從目前現(xiàn)有的人員結(jié)構(gòu)看，這方面的人才在縣級(jí)檔案館很是緊缺。

數(shù)據(jù)資源共享率低。目前，各大業(yè)務(wù)部門都已建立起完整的數(shù)據(jù)網(wǎng)，但在實(shí)際工作中，各部門信息獨(dú)立，數(shù)據(jù)資源互不共享，尤其是作為涉密機(jī)構(gòu)的檔案部門，信息孤島堡壘及檔案安全隱患的存在嚴(yán)重制約著檔案信息共享平臺(tái)的構(gòu)建，成為“一窗辦理”“一鍵辦理”的最大難點(diǎn)。

二、解決措施

（一）進(jìn)一步做好已有的便民服務(wù)工作

改善檔案利用窗口服務(wù)環(huán)境，在窗口添置舒適座椅，方便年齡偏大和身體不便的人群咨詢情況；為照顧查檔的弱視人群，特意配備老花鏡，進(jìn)一步做好提供茶水、紙巾及寄存包裹等服務(wù)。開(kāi)通檔案查閱利用咨詢熱線，并向社會(huì)公開(kāi)。同時(shí)，開(kāi)通群眾一線咨詢查檔工作，讓查檔群眾明白查檔程序，清楚查檔內(nèi)容，避免群眾因準(zhǔn)備不足而多跑一回，白跑一趟。提供檔案資料郵寄服務(wù)，方便跨地域查檔工作的開(kāi)展，對(duì)身在外地、交通不便、路途較遠(yuǎn)、趕時(shí)間的群眾給予提前預(yù)約或延時(shí)服務(wù)。對(duì)查閱困難的人員提供助弱服務(wù)，對(duì)大批量的補(bǔ)充人事檔案人員采取單位集中代辦的服務(wù)方式，最大限度地為群眾帶來(lái)方便。

（二）提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平

作為一名合格的檔案工作人員，應(yīng)該熟悉掌握館藏檔案內(nèi)容，尤其是在以手工查檔作為主要檢索方式的基層檔案館，工作人員對(duì)檔案的熟悉程度很大程度地決定了查檔的速度及檔案利用效果，代表了基層檔案工作者的形象，決定了基層檔案館的工作效率和群眾滿意度。因此，檔案人員在做到“一張笑臉、一聲問(wèn)候、一個(gè)答復(fù)”的基礎(chǔ)上，應(yīng)積極參加相關(guān)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，外塑形象，內(nèi)塑品質(zhì)，成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人才，不斷提升自己的業(yè)務(wù)綜合能力。

（三）加強(qiáng)部門溝通合作

檔案館作為提供原始憑證的部門，是群眾辦事的前沿陣地，一切的檔案利用工作都是為了配合其他部門完成相關(guān)工作。因此，檔案工作人員不僅要熟悉自己的檔案業(yè)務(wù)，還要了解其他業(yè)務(wù)部門的工作，主動(dòng)聯(lián)系其他業(yè)務(wù)單位，交流溝通相關(guān)業(yè)務(wù)流程和可簡(jiǎn)化的辦事手續(xù)。清楚相關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)該提供的檔案內(nèi)容，避免檔案利用人員因“不知道”而無(wú)目的查檔、多查檔、亂查檔等情況的發(fā)生，在一定程度上也可以減輕檔案管理人員調(diào)檔和復(fù)印檔案的工作量，并也更好地避免檔案的不必要損害。

只有更多地了解其他業(yè)務(wù)部門情況，才能更好地為群眾著想，讓辦事群眾知道“哪里辦，辦什么，怎么辦”。即使遇到在檔案館解決不了的困難，站在群眾的角度想問(wèn)題，給群眾出主意、想辦法，找到一個(gè)更合理、便捷的解決途徑。讓群眾雖找不到檔案，卻能找到解決措施。

政府要提高管理效能，在各業(yè)務(wù)部門間建立良好的溝通機(jī)制，做好工作部署，團(tuán)結(jié)協(xié)作。檔案業(yè)務(wù)工作中要注意多主動(dòng)匯報(bào)溝通，以取得政府必要的政策支持及相關(guān)部門的理解認(rèn)可。

（四）加大檔案資源建設(shè)力度

檔案利用工作的基礎(chǔ)是館藏具備齊全完整的檔案資源。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)立檔單位的日常檔案指導(dǎo)，適當(dāng)擴(kuò)大檔案接收范圍，加大民生檔案接收力度，完善檔案收集機(jī)制，豐富接收檔案的種類，力求做到“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)交盡交、應(yīng)收盡收”。[2]還要在館藏的數(shù)量和質(zhì)量上下功夫，建立起館藏內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、具有特色、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生的大容量檔案資源體系[3]。

啟動(dòng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程。在中國(guó)國(guó)家檔案局制定的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中，明確提出：2016—2020年，全國(guó)50%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目；全國(guó)省級(jí)、地市級(jí)和縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化的比例，分別達(dá)到30%-60%、40%-75%和25%-50%。[4]縣級(jí)檔案館館藏?cái)?shù)量大，完成館藏?cái)?shù)字化任務(wù)艱巨。各立檔單位將檔案數(shù)字化工作列入每年度項(xiàng)目預(yù)算，啟動(dòng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程，以減輕縣級(jí)檔案館檔案數(shù)字化工作的巨大壓力，并為檔案的數(shù)據(jù)化做好準(zhǔn)備。

加強(qiáng)檔案資源的整合與開(kāi)發(fā)。加強(qiáng)開(kāi)展檔案編研工作，深入挖掘館藏檔案價(jià)值；加快專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)；改變檔案館長(zhǎng)期的自我封閉狀態(tài)，打破各部門信息壁壘，將不同行業(yè)、部門的相關(guān)民生檔案信息進(jìn)行集中整合，逐步將檔案網(wǎng)站作為本縣民生檔案的數(shù)據(jù)平臺(tái)；構(gòu)建自動(dòng)化的電子文件管理體系，將社會(huì)檔案信息資源納入掌中，不斷積累社會(huì)文化資源，努力使檔案館成為社會(huì)信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源共享。

（五）創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式

科技改變生活，服務(wù)以人為本。實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享是檔案服務(wù)追求的目標(biāo)。制定大數(shù)據(jù)歸檔范圍與標(biāo)準(zhǔn)、公共數(shù)據(jù)管理辦法、電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范以及智能化的檔案信息服務(wù)網(wǎng)等開(kāi)展智慧檔案和檔案管理智慧化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)共享、傳輸和交換機(jī)制，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)向各部門和社會(huì)共享利用，實(shí)現(xiàn)“讓群眾少跑腿，讓數(shù)據(jù)多跑路”的檔案服務(wù)。借鑒先進(jìn)的服務(wù)方式，改變傳統(tǒng)的窗口受理形式和手工查找服務(wù)方式，推進(jìn)家門口服務(wù)體系建設(shè)，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，推行網(wǎng)上辦、指尖辦，實(shí)現(xiàn)“一站式”業(yè)務(wù)辦理，在高效、便捷的檔案利用服務(wù)中使群眾得到實(shí)惠，檔案利用工作水平得到提高。

服務(wù)是檔案工作的生命線。新時(shí)期賦予了檔案工作新的內(nèi)容和要求，需要我們改變傳統(tǒng)觀念和思維模式，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，勇于創(chuàng)新、敢于創(chuàng)新，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，提升檔案服務(wù)水平，更好地服務(wù)社會(huì)，服務(wù)人民。