淺析人事工作信息化管理

丁正儒

（鄭州工商學(xué)院，河南 鄭州 451400）

目前高校人事管理工作的特點是繁瑣、重復(fù)性。在信息時代，計算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展日益成熟。人事管理工作已經(jīng)不僅僅滿足于表格的填寫和整理，因此對高校人事工作信息化管理的需求就更加迫切。人事管理信息化不僅提供人事管理的效率，同時還能更好地服務(wù)于教職工，給予教職工“家”的感覺。

一、高校人事管理信息化的必要性

（一）加強(qiáng)管理層對管理信息化的認(rèn)識

要想推動高校人事管理信息化，各高校應(yīng)樹立信息化的管理理念，增強(qiáng)信息化的意識，主動與新時代接軌，這是基本前提。高校工作由原來單一的信息數(shù)據(jù)的采集和匯總，到今天要對信息量處理與加工的同時，也要對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。數(shù)據(jù)的分析是為了給學(xué)校提供發(fā)展計劃和相關(guān)政策的重要依據(jù)，信息是否能夠及時快速地接收并且準(zhǔn)確的處理，是關(guān)系到高校的教學(xué)、師資、招生等發(fā)展的大勢。在新時代背景下，高校管理層應(yīng)遵循科學(xué)發(fā)展觀，要轉(zhuǎn)換觀念，接受新事物的同時也要充分意識到加強(qiáng)人事管理信息化的必要性。在學(xué)校條件允許的情況下，學(xué)校應(yīng)大力加強(qiáng)政策傾斜，與資金和人力等方面的投入。人事部門也要積極配合，充分發(fā)揮自己的積極性和主動性。

（二）提高人事管理人員的技術(shù)和素質(zhì)

高校人事工作中，人事信息數(shù)據(jù)比較繁瑣和復(fù)雜。人事部門都有自己的數(shù)據(jù)庫，要將自己的數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入到管理系統(tǒng)中，才能更好地實現(xiàn)信息化管理。高校人事工作者一般為人力資源管理等專業(yè)，只是熟悉人事方面的政策和法規(guī)，對于數(shù)據(jù)分析工具不會運用。管理系統(tǒng)的引進(jìn)，這不僅要求人事工作人員只是會簡單維護(hù)數(shù)據(jù)庫，還要學(xué)習(xí)操作系統(tǒng)，人事專員要主動學(xué)習(xí)系統(tǒng)，不能僅僅停留在只是簡單維護(hù)系統(tǒng)和簡單操作系統(tǒng)，還是要進(jìn)行對系統(tǒng)深層次的運用。在人事管理信息化進(jìn)程中，信息系統(tǒng)只是管理者的輔助工具，一切決定性因素還是靠人。管理者不是一流的，那么就沒有一流的信息化管理水平，也就不能發(fā)揮信息系統(tǒng)的價值。因此，我們要結(jié)合自己實際情況和信息化建設(shè)的要求，提高認(rèn)識管理信息化水平。要加強(qiáng)人事管理人員有計劃地開展信息化知識的學(xué)習(xí)和技能的培訓(xùn)，同時還要做好相關(guān)部門人員的培訓(xùn)，努力建設(shè)一支技術(shù)過硬、高效管理、有著良好作風(fēng)的信息化人才隊伍。

（三）建立人事信息化管理制度

人事工作要求比較嚴(yán)格，具有服務(wù)、保密等特點。因此，人事工作要有從各方面完善的制度，來保證人事工作的順利開展。特別是要建立完善的人事信息化建設(shè)制度，實行全校教師隊伍的信息管理，及時對全校教師信息進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的真實性、可靠性；人事工作信息具有服務(wù)性，要全力配合各個部門工作，要做到“首問負(fù)責(zé)制、限時辦結(jié)制、服務(wù)承諾制、責(zé)任追究制”的服務(wù)工作；人事工作信息具有敏感性，為了能夠穩(wěn)定教職工，增強(qiáng)全校教職工的凝聚力。高校應(yīng)該堅持以人為本，實行公平、公正、公開透明的工作管理模式，要打破傳統(tǒng)的神秘色彩，同時還要主動接受全體教職工的監(jiān)督，及時準(zhǔn)確將信息反饋給各部門甚至包括個人。不斷加強(qiáng)人事管理信息化工作的可信度和透明度，從而進(jìn)一步促進(jìn)人事工作的規(guī)范化、公開化、透明化。

（四）人事信息化工作的安全性

新時代是一個科技發(fā)達(dá)的時代。隨著全校教職工信息在管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，人事工作要保護(hù)好人員信息安全。以前，管理系統(tǒng)是一個封閉的管理系統(tǒng)平臺，只有管理人員有權(quán)限，一個封閉的系統(tǒng)是無法真正地達(dá)到信息化。如今，隨著人事工作需求不斷增加，管理系統(tǒng)模塊也在不斷地增多，網(wǎng)絡(luò)平臺的開放，管理系統(tǒng)也不再是一個封閉的管理系統(tǒng)，人事管理人員下面的子賬號也在不斷增加。面對復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，安全問題隨之而來。面對安全挑戰(zhàn)，要有防患意識，定期做好系統(tǒng)的維護(hù)和更新，進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化。一旦發(fā)生安全隱患問題，都會帶來巨大的損失和威脅。

二、高校人事工作信息化管理的現(xiàn)狀及問題

高校人事工作現(xiàn)在很少存在信息化管理理念，都是常規(guī)的事務(wù)性工作。比如：人員招聘、職稱評審、考核、工資福利發(fā)放、人事檔案管理等。面對繁重的事務(wù)性工作，其中重復(fù)性的工作太多，導(dǎo)致工作效率低下，使得工作沒有動力和創(chuàng)新力，這不利于人事工作的開展。

（一）對高校人事工作信息化管理認(rèn)識不足

目前，部分高校管理者對人事工作信息化的建設(shè)缺乏了解和認(rèn)識，沒有結(jié)合學(xué)校實際情況去考慮，或者認(rèn)為人事信息化管理只是單純Word、Excel等表格的運用，只需要有配置好的電腦就行，而忽視一些軟件的應(yīng)用。例如：鄭州某高校人事處在2016年6月底前發(fā)放工資還是人工手工記賬，每月發(fā)放工資前基本都是2到3人忙于算全校教職工工資顧不上其他事情。這種情況就導(dǎo)致本職的其他工作處于停止?fàn)顟B(tài)或者讓其他同事處理，增加了其他同事的工作量。這樣的工作效率不僅低下，還造成了大量的人工浪費。

（二）信息管理技術(shù)人員缺失

面對引進(jìn)的管理系統(tǒng)，人事專員的個人能力和接受程度導(dǎo)致對系統(tǒng)管理的運用是否熟練，直接影響了人事管理信息化建設(shè)的成效，也不能充分發(fā)揮人事管理信息化的優(yōu)越性。信息管理人員不懂得人事方面的事務(wù)，具體操作人員還是人事專員，受益者和執(zhí)行者也是人事專員。高校人事部門都有自己的數(shù)據(jù)庫，如果只是簡單地進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，那么就會造成人力、設(shè)備資源的浪費，就沒有必要引進(jìn)管理系統(tǒng)。而目前高校人事管理崗位中，多數(shù)為管理崗位，缺乏信息管理專業(yè)技術(shù)人員[1]。人事崗位的管理人員通過學(xué)習(xí)懂得如何使用管理中的信息化程序，但是很難解決信息系統(tǒng)的維護(hù)、設(shè)備維修等專業(yè)問題。

（三）人事管理信息化制度缺失

新時代下，人事信息化的建設(shè)是如今國家信息化的一部分。要想完善國家信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，就要加快推動各高校信息化的建設(shè)，同時也要做到規(guī)范的運用就需要用法律、法規(guī)的方式來要求。只有標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，才能明確各部門的分工以及糾紛等問題。明確制度是更好的管理應(yīng)用和創(chuàng)新，使人事管理信息化發(fā)展得更加科學(xué)與規(guī)范。高校的人事管理中，聘任、教學(xué)、培訓(xùn)、晉升等都要進(jìn)行全面的信息化管理改革，進(jìn)行信息化的管理。將高校教師的聘任、教學(xué)、進(jìn)修、薪資等通過信息化形成完整的數(shù)據(jù)庫，有助于人事管理者對每一位教職工進(jìn)行合理的考核及評估，有助于科學(xué)地進(jìn)行人事管理活動。因此，高校應(yīng)形成能貫穿于教職工工作周期的科學(xué)的信息化制度。

三、推動高校人事工作信息化管理的建議

（一）提高對人事信息化工作的認(rèn)識

高校應(yīng)在全校范圍內(nèi)提高對信息化工作的認(rèn)識程度，尤其是人事工作的信息化。思想上認(rèn)識不足，忽略互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持是高校人事工作信息化發(fā)展的第一道阻礙。高校應(yīng)首先順應(yīng)時代的發(fā)展，在思想上提高對人事信息化的認(rèn)識程度。完善學(xué)校人員信息庫，建立起高效的信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，讓信息化服務(wù)于整個高校人事管理工作中，貫穿于高校內(nèi)各個部門[2]。從管理層到被管理層逐漸適用并接受信息化的管理理念及思維模式，逐漸適應(yīng)信息化的管理方法，為以后信息化在高校管理中的良性有序發(fā)展，奠定思想基礎(chǔ)。

（二）引進(jìn)培養(yǎng)信息化管理人才

信息化的管理工作不是紙上談兵，需要將管理理念與信息化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，換句話說，需要有具備信息化知識的專業(yè)人員參與。高校在信息化的人事管理發(fā)展中，需要引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員，精通計算機(jī)硬件及網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的人才做技術(shù)支撐。信息化專業(yè)人員地引進(jìn)不僅有助于快速構(gòu)建校園信息化網(wǎng)絡(luò)，同時可以由專業(yè)人員對內(nèi)部管理人員及教職工群體進(jìn)行信息化培訓(xùn)。信息化的管理是從上而下的完整的信息鏈，僅有管理思維及管理方法不足以實現(xiàn)，需要群體有效的接受，才能形成完整的信息化管理體系。信息化人才引進(jìn)有助于將信息化的培訓(xùn)貫穿于整個人事群體中，使管理者和被管理者都能理解并快速掌握信息化的人事管理方式。

（三）借助計算機(jī)智能推動高校人事管理信息化制度發(fā)展

人事工作的信息化管理只有理念與技術(shù)很難實現(xiàn)，需要計算機(jī)智能的支撐。高校應(yīng)建立包括教師職稱晉升聘任、教師聘期考核、人才招聘與引進(jìn)、社保工作、薪酬等工作在內(nèi)的信息化人事管理制度，以便于全面掌握教師年齡、身份證號、學(xué)歷、職稱、職務(wù)、科研成果、論文等信息[2]。同時，在上述若干信息化的人事管理中，信息技術(shù)可以有效記錄下關(guān)于考核、薪資、科研等原始數(shù)據(jù)。高?？梢岳眯畔⒓夹g(shù)統(tǒng)計出的數(shù)據(jù)，對人事群體任職、科研、薪資、培訓(xùn)、教學(xué)等進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計及分析。這些數(shù)據(jù)要想進(jìn)行科學(xué)有效的分析，作出科學(xué)的培養(yǎng)決策，需要借助計算機(jī)智能及信息化手段。因此，高校人事管理的信息化離不開計算機(jī)智能的輔助，高校需要引進(jìn)并積極構(gòu)建計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺[3]，從而為人事信息化的管理奠定技術(shù)支撐，為高校在人才培養(yǎng)上提供科學(xué)決策，師資培養(yǎng)有效的數(shù)據(jù)指導(dǎo)。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提升員工信息化水平

信息化技術(shù)的引入不足以支撐高校信息化的長久發(fā)展，需要全體人員的配合。因此，高校在構(gòu)建信息化認(rèn)識管理體制的前提下，需要加強(qiáng)對員工的信息化知識技能的培訓(xùn)，提升員工的信息化工作能力[4]。社會在不斷地發(fā)展，信息化技術(shù)也在不斷地發(fā)展，信息化的管理也需要不斷地發(fā)展與進(jìn)步。一方面，隨著信息化的發(fā)展，高校信息化硬件及軟件技術(shù)應(yīng)隨之不斷更新；另一方面，使用信息化技術(shù)的管理層及全校教職員工也應(yīng)依據(jù)不斷更新的信息技術(shù)，參與信息化的培訓(xùn)，以適應(yīng)信息化的更新發(fā)展與信息化管理水平的不斷進(jìn)步。

四、結(jié)束語

高校人事管理信息化建設(shè)，不僅可以給人事工作帶來便利，同時更好地配合各部門工作；人事管理信息化使全校工作得到了進(jìn)一步的提高和快速化，也保證了數(shù)據(jù)的真實性和安全性。同時保證人事工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，杜絕了人為因素的干擾，不僅簡化了其他部門對人事部門辦事流程，也降低人力使用率和工作強(qiáng)度。事實證明：人事管理信息化能夠為高校管理者快速提供全面、真實的數(shù)據(jù)，為高校的決策和了解人事動態(tài)提供了重要依據(jù)。人事信息化管理是新時代高校信息化建設(shè)不可缺少的部分，也必將影響著高校的全面發(fā)展。