關(guān)于新媒體參與下企業(yè)信息管理工作的幾點(diǎn)思考

藺 健

（中國(guó)鋁業(yè)集團(tuán)有限公司，北京 100082）

1 新媒體簡(jiǎn)述

新媒體，顧名思義就是新型的傳媒方式，目前一個(gè)比較主流的定義是“新媒體是利用數(shù)字技術(shù)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、無線通信網(wǎng)、衛(wèi)星等渠道，以及電腦、手機(jī)、數(shù)字電視機(jī)等終端，向用戶提供信息和服務(wù)的傳播形態(tài)。從空間上來看，“新媒體”特指當(dāng)下與“傳統(tǒng)媒體”相對(duì)應(yīng)的，以數(shù)字壓縮和無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，利用其大容量、實(shí)時(shí)性和交互性，可以跨越地理界線最終得以實(shí)現(xiàn)全球化的媒體”[1]。

可以說，在技術(shù)、渠道和終端幾個(gè)層面的不斷發(fā)展中，新媒體是應(yīng)運(yùn)而生的，在通訊技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以及智能電子產(chǎn)品的加持下，新媒體的運(yùn)用可謂是一觸即發(fā)，極大地改變了人們的溝通方式，簡(jiǎn)化了程序，拉近了距離?，F(xiàn)如今，新媒體不僅在交流、娛樂、宣傳等方面運(yùn)用廣泛，也漸漸地成為了一種常見的信息溝通管理方式。

我們應(yīng)該意識(shí)到，新的溝通方式正在改變著人類的習(xí)慣，改變著世界，也極大地沖擊著傳統(tǒng)形式，面對(duì)這些，我們沒有必要去刻意對(duì)比、抵制，對(duì)待新生事物，了解它、接納它、利用好它才是正確的態(tài)度和做法。目前政府和企業(yè)都已將新媒體納入正規(guī)的管理傳播渠道，在政企單位的發(fā)展中，發(fā)揮了越來越大的作用。

2 從傳統(tǒng)到新式的演變

說到企業(yè)信息傳達(dá)的方式，我們比較固定的印象就是郵寄、電話等等，應(yīng)說在10年前，這些方式還是主流，對(duì)于通知的傳達(dá)較之今天來說是相對(duì)繁瑣的。電話的溝通方式通常只是適合一些不是很正式、不需要進(jìn)入正式流程的信息，通常是一些口頭上的提前溝通，或是一些告知性的信息，通知者要悉數(shù)撥打所有相關(guān)人員的電話，而對(duì)于信息接收方來說而且沒有正式的文件或文字痕跡，工作量大且效力不強(qiáng)。

至于郵寄的方式，在我的記憶中，當(dāng)時(shí)舉辦全國(guó)性會(huì)議的時(shí)候，即便是在已經(jīng)電話聯(lián)系的前提下，通知都是打印出來手填信息，然后通過郵寄的方式寄給對(duì)方，有多少人參會(huì)就要書寫并郵寄多少份，少則幾十，多則上百，而郵寄的時(shí)效性和準(zhǔn)確性都不是很理想，路途遙遠(yuǎn)的地方可能要一周才能收到，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)丟失的情況，工作效率大打折扣。

直到新媒體手段成熟之后，越來越多的企業(yè)甚至是國(guó)家機(jī)關(guān)將其認(rèn)定為正式的信息溝通渠道，一些內(nèi)容和記錄還被賦予了法律效力，如可作為收入證明、出入境記錄等。在這樣的背景下，新媒體的優(yōu)勢(shì)更加顯著，運(yùn)用愈加廣泛。

3 新媒體在溝通方面的優(yōu)勢(shì)

新媒體的范圍很廣，作為企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞和溝通來說，最常用的主要是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）、電子郵件和社交軟件，而在不斷的發(fā)展和探索中，社交軟件因它的易注冊(cè)、功能全、不受限等優(yōu)勢(shì)逐漸占據(jù)了主導(dǎo)地位，放眼望去，微信工作群、QQ工作群比比皆是，顯有大行其道之勢(shì)。

3.1 化繁為簡(jiǎn)，提高工作效率

以上我們已經(jīng)談到，在傳統(tǒng)的溝通方式下，無論是用什么方式，都避免不了“一對(duì)多”的信息發(fā)送模式，信息的發(fā)起者工作量較大，效率不高。而在新媒體的幫襯下，無論是OA、電子郵箱還是社交軟件（群），信息的發(fā)起者只需要發(fā)送一次，就可以讓每個(gè)相關(guān)者都接收到信息，不僅大大提高了工作效率。而且時(shí)效性亦飛速提升，無論接收者身在何處，只要有網(wǎng)絡(luò)，有電子設(shè)備，就可以實(shí)時(shí)接收到信息。在新媒體面前，距離不再是障礙，它被無限拉近，身隔千里仍猶如面對(duì)面一般。這大大提高了信息流轉(zhuǎn)的時(shí)效性，規(guī)避了因?yàn)橄嚓P(guān)人員出差或有事而耽誤信息流轉(zhuǎn)的情況。

3.2 快捷方便，可以實(shí)時(shí)反饋

溝通通常具備四大特征：互動(dòng)性、媒介性、期待性和目的性，其中互動(dòng)性、期待性和目的性都是基于信息雙方的，互動(dòng)性要求要有信息往來，不可“剃頭挑子一頭熱”，期待性和目的性就表明發(fā)送者是有目的的，有一定的引導(dǎo)性，期待接收者能夠認(rèn)同自己以達(dá)到自己的目的?；谝陨蠋c(diǎn)，我們可以看出新媒體的優(yōu)勢(shì)不僅僅在于可以將發(fā)送者的意愿即時(shí)發(fā)送給接收者，同時(shí)接收者也可以及時(shí)反饋信息給對(duì)方，如果不能一言達(dá)成共識(shí)，還可以詳細(xì)進(jìn)行詢問和解釋，大大縮短了辦公進(jìn)程，事半功倍。

3.3 簡(jiǎn)化流程，節(jié)約辦公成本

拋開了繁瑣的起草、打印、收文和流轉(zhuǎn)過程，信息在網(wǎng)絡(luò)上可以飛速傳播，無論是開會(huì)中還是出差在外，都可以隨時(shí)接收信息。從環(huán)保的角度講，紙質(zhì)文件打印的減少，節(jié)約了紙張等辦公用品，也節(jié)省了郵寄費(fèi)用，無紙化辦公越來越受到大家的認(rèn)可并得到了廣泛的應(yīng)用。在新冠肺炎疫情爆發(fā)時(shí)期，有很多單位都選擇了通過新媒體來減少人員的流動(dòng)和接觸，從而在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行隔空辦公的方式，對(duì)于當(dāng)時(shí)的情況來講，這無疑是既可以把疫情傳播的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，又可以將工作效率提至最高的辦法，進(jìn)一步凸顯出新媒體的優(yōu)勢(shì)和發(fā)展趨勢(shì)。

3.4 還在日益發(fā)展的電子辦公系統(tǒng)

現(xiàn)如今，在即時(shí)溝通、傳送文件的基礎(chǔ)上，又涌現(xiàn)出一批基于新媒體的新型的辦公方式，比如可以多人同時(shí)填寫的文檔、接龍，可以多人參與的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等。在人們生活節(jié)奏日益加快、全球化越來越強(qiáng)的今天，不受時(shí)間地點(diǎn)的限制進(jìn)行辦公已是大勢(shì)所趨，低成本的辦公方式帶來的溝通紅利正在為人們所津津樂道，也有越來越多的人加入了這一場(chǎng)“信息革命”，人們的溝通方式正發(fā)生著前所未有的改變。

4 需注意的問題

當(dāng)然，任何新生事物都是雙刃劍，新媒體為企業(yè)信息溝通在帶來便捷高效的同時(shí)，也不免會(huì)有一些負(fù)效應(yīng)，但這不應(yīng)成為人們抗拒新方式的理由，我們需要去找到問題進(jìn)而去解決它、規(guī)避它，把負(fù)效應(yīng)降到最低，充分享受科技發(fā)展打造的信息高速通道。

4.1 做好文件留存工作

一些有信息價(jià)值的文件通過新媒體的流通之后還應(yīng)進(jìn)行下載保存，以便方便查找及備案。通常新媒體軟件上的文件是有時(shí)效期的，一定時(shí)間后就無法打開，或者如果誤刪了對(duì)話，則文件也將隨之消失，所以做好文件的留存工作十分重要，畢竟新媒體只是文件流通的手段，如果需要留存?zhèn)浒傅倪€是要落實(shí)到白紙黑字之上。

4.2 加強(qiáng)保密文件的管理

新媒體帶來的便捷讓大家深諳于心，但是我們要知道，新媒體是依托于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的，而互聯(lián)網(wǎng)的屬性已經(jīng)是老生常談了，所以對(duì)待網(wǎng)絡(luò)我們時(shí)刻要保持清醒的頭腦和應(yīng)有的警惕性，如果有保密的文件或信息，決不能為了省事而從網(wǎng)絡(luò)的渠道進(jìn)行傳播，一旦泄露將對(duì)企業(yè)甚至國(guó)家造成不可挽回的損失，而在網(wǎng)絡(luò)上傳播的個(gè)人也將受到法律的制裁，后果十分嚴(yán)重?，F(xiàn)實(shí)中這樣的案例還是很多的，有些就是無心之過，但是一旦信息被竊取無論什么理由都無法彌補(bǔ)了。所以在日常的工作中，無論是企業(yè)還是個(gè)人都應(yīng)該加強(qiáng)保密教育學(xué)習(xí)，尤其是對(duì)機(jī)要員更要進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)和考核，確保信息的安全。

4.3 選擇性使用，揚(yáng)長(zhǎng)避短

企業(yè)的文件有很多種類，函、通知、通報(bào)、密件、會(huì)議紀(jì)要等等，相關(guān)人員在選擇流轉(zhuǎn)方式的時(shí)候要考慮到文件的性質(zhì)和受眾范圍，對(duì)于一些十分重要的或是需要簽章的文件，可以選擇OA系統(tǒng)，進(jìn)行程序嚴(yán)密的文件流轉(zhuǎn)。而一些通知類的文件則更適合通過社交軟件達(dá)到快速、廣泛、溝通即時(shí)的效果。多種形式各有各的優(yōu)點(diǎn)和局限性，這需要我們按照自身的需求找到最適合自己的方式。

信息管理是公共事務(wù)管理的重要領(lǐng)地，是決策的基礎(chǔ)，是政策實(shí)施的保障，是企業(yè)和員工之間溝通與協(xié)調(diào)的橋梁。當(dāng)今世界正處于百年未有之大變局，全球形式波詭云譎，中國(guó)發(fā)展日新月異。如今中國(guó)經(jīng)濟(jì)正在高質(zhì)量發(fā)展軌道上加速，中國(guó)的企業(yè)也在不斷發(fā)展中，運(yùn)用更加高效便捷的辦公方式應(yīng)該是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的硬性需求，也是企業(yè)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力的一種全新模式，效率是企業(yè)發(fā)展的基石，信息化是企業(yè)發(fā)展的生命線，如何延長(zhǎng)生命線是每個(gè)企業(yè)都要研究的一道必答題，相信新媒體發(fā)展和不斷更新能夠?yàn)槠髽I(yè)解開這道題提供一些線索和捷徑。