鄉(xiāng)政府檔案管理中存在的問(wèn)題和對(duì)策

文/楊建光（偏關(guān)縣水泉鎮(zhèn)人民政府）

鄉(xiāng)政府檔案管理工作是其自身發(fā)展的重要依據(jù)和條件，它對(duì)于記載政府的發(fā)展歷史、領(lǐng)導(dǎo)重要決策、人員考核等各項(xiàng)工作的開(kāi)展有著較為重要的參考價(jià)值。加上社會(huì)和國(guó)家的不斷發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)固有的檔案管理工作還存在著一系列的問(wèn)題和不足，已經(jīng)不能滿足鄉(xiāng)政府自身的發(fā)展和需要，因此鄉(xiāng)政府需要結(jié)合自身實(shí)際情況，制定與之發(fā)展趨勢(shì)相符合的檔案管理方案和計(jì)劃，以此從根源上提升自身檔案管理水平和能力，及時(shí)地解決存在的問(wèn)題和不足，為后續(xù)工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件。

一、鄉(xiāng)政府檔案管理存在的問(wèn)題

（一）忽視檔案管理工作

在鄉(xiāng)政府中，很多領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在一定的誤區(qū)，他們不僅對(duì)于檔案工作不夠了解，還常忽略檔案管理工作，這樣一來(lái)導(dǎo)致檔案管理工作逐漸無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的工作需求。部分檔案管理人員認(rèn)為其自身的工作就是對(duì)照著相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行抄寫(xiě)、針對(duì)一些較為重要的資料和信息進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)等等。在日常的工作中收集和整理一些檔案，將其進(jìn)行歸檔即可，等待著其他人員來(lái)到檔案室瀏覽和查閱相關(guān)資料和信息。上述工作并沒(méi)有最大限度地發(fā)揮出檔案管理工作自身的優(yōu)勢(shì)和長(zhǎng)處，也同樣沒(méi)有意識(shí)到檔案開(kāi)發(fā)的重要意義和積極作用。

（二）管理水平不高

鄉(xiāng)政府中的檔案管理部門(mén)的大部分人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練和培訓(xùn)，他們只是掌握了一些基礎(chǔ)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，很多人員不能明確自身的工作范圍和內(nèi)容，對(duì)于檔案資料的收集、整理、歸檔、訂裝等業(yè)務(wù)不夠了解。而且很多的檔案管理人員都是身兼數(shù)職，沒(méi)有將自己的全部精力和注意力都集中在檔案管理工作中，在日常工作中只是將相應(yīng)的檔案資料放置在檔案袋中，沒(méi)有及時(shí)地針對(duì)相應(yīng)的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，同樣也沒(méi)有將其擺放在正確的位置，這樣一來(lái)不僅會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的順利開(kāi)展和實(shí)施，也會(huì)嚴(yán)重地影響檔案管理水平[1]。

（三）尚未建立檔案管理體系

就目前而言，我國(guó)鄉(xiāng)政府還尚未意識(shí)到檔案管理在單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用，因此并沒(méi)有利用檔案管理自身的優(yōu)勢(shì)和長(zhǎng)處完善和構(gòu)建自身檔案管理體系或機(jī)制，這樣不僅會(huì)導(dǎo)致檔案記載不完整、檔案丟失、檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差等問(wèn)題。另外，檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜和繁瑣，相關(guān)工作人員會(huì)對(duì)此產(chǎn)生疲憊感和厭倦感，逐漸地喪失工作的積極性和主動(dòng)性，使得現(xiàn)階段自身的檔案管理水平相對(duì)于其他企業(yè)較低[2]。

（四）尚未開(kāi)展檔案管理開(kāi)發(fā)工作

很多的鄉(xiāng)政府還沒(méi)有派設(shè)專(zhuān)門(mén)的部門(mén)或者機(jī)構(gòu)針對(duì)一些較為重要的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，這樣一來(lái)就會(huì)使其受到部分不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊，使得檔案信息泄露或丟失。加上現(xiàn)階段的鄉(xiāng)政府自身的檔案管理水平較低，很容易造成大量消耗人力和物力資源的問(wèn)題產(chǎn)生。除此之外，部分政府部門(mén)尚未引入先進(jìn)的設(shè)備和器械支持檔案管理工作，這樣就會(huì)影響檔案自身的美觀和整潔程度，不能保證信息和數(shù)據(jù)的真實(shí)性[3]。

二、加強(qiáng)鄉(xiāng)政府檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高檔案管理意識(shí)

首先，鄉(xiāng)政府的內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者和管理層需要正確地意識(shí)到檔案管理自身的重要意義和積極作用，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案管理工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自身的工作范圍和內(nèi)容；其次，需要轉(zhuǎn)變?nèi)w員工自身的檔案管理思想，讓每一位員工都可以積極主動(dòng)地參與到檔案管理工作中，借助信息技術(shù)，讓檔案管理工作變得更加快捷和高效，從根源上提升自身的工作質(zhì)量和效率；最后，還需要借助媒體、網(wǎng)絡(luò)、雜志、電視等傳播媒介向全體員工宣傳檔案管理工作；除此之外，還可以為管理人員定期地提供培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓檔案管理人員在不斷學(xué)習(xí)中加深自己對(duì)于檔案管理知識(shí)的理解，還可以通過(guò)更新自己的理念和思想對(duì)于檔案管理工作有著全新的體驗(yàn)和感受，從而提升自身的專(zhuān)業(yè)文化素養(yǎng)和綜合能力。在此基礎(chǔ)上應(yīng)該強(qiáng)化其自身的法律法規(guī)意識(shí)，讓他們對(duì)于檔案管理知識(shí)有著更近一步的了解和認(rèn)知，從根源上減少違法事件的發(fā)生，使得檔案管理水平得到有效提升。

（二）建立檔案管理機(jī)制

鄉(xiāng)政府需要結(jié)合自身的檔案管理情況構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，同時(shí)還需要在此基礎(chǔ)上加大對(duì)于檔案管理工作的監(jiān)管力度，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)或者部門(mén)針對(duì)日常的檔案管理工作進(jìn)行實(shí)時(shí)審查和跟進(jìn)。這樣不僅可以從根源上提升其自身的管理水平和能力，同樣也可以強(qiáng)化檔案管理人員自身的服務(wù)意識(shí)，約束其自身的行為和舉止，從根源上提升其自身的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，為后續(xù)開(kāi)展的管理工作創(chuàng)造良好的條件。

（三）完善綜合管理體系

由于鄉(xiāng)政府涉及到的檔案較為繁多，并且類(lèi)型雜亂，因此在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，可以讓相關(guān)人員借助一些信息化的管理平臺(tái)進(jìn)行記錄，在錄入的過(guò)程中不僅可以保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和精準(zhǔn)性，同樣還可以自動(dòng)將檔案的類(lèi)型進(jìn)行篩選和分類(lèi)，一方面可以幫助檔案人員節(jié)省自身的工作時(shí)間，另一方面可以提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。除此之外，還可以讓檔案管理人員將一些碎片式的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和歸納，整合信息資源，從而實(shí)現(xiàn)信息化管理，促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展和實(shí)施。

（四）保障檔案的安全性

檔案人員需要針對(duì)一些較為重要的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，在此基礎(chǔ)上將相關(guān)文件設(shè)置權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部管理者的許可才能進(jìn)入檔案室查閱相關(guān)資料。這樣一來(lái)不僅可以保障檔案信息的安全性，還可以防止一些不法分子盜取信息的情況產(chǎn)生。

三、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)上述針對(duì)鄉(xiāng)政府檔案管理工作進(jìn)行深入地探究和分析，可以讓相關(guān)人員及時(shí)地發(fā)現(xiàn)其自身存在的問(wèn)題和不足，及時(shí)地找出問(wèn)題發(fā)生的原因，最大限度地發(fā)揮自身存在的意義和作用，通過(guò)結(jié)合自身的檔案管理情況構(gòu)建完善的管理體系或機(jī)制，提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和綜合能力，從而為后續(xù)開(kāi)展的檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。