淺析靈活辦公對(duì)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理的影響

文/榮成碩（國(guó)際商業(yè)機(jī)器（中國(guó)）有限公司）

2020年新冠肺炎疫情突如其來，打破了全社會(huì)正常的生產(chǎn)和生活。為應(yīng)對(duì)這一黑天鵝事件、保證員工健康安全，各個(gè)企業(yè)迅捷反應(yīng)，出臺(tái)了各式各樣的應(yīng)對(duì)策略，而靈活辦公尤其是遠(yuǎn)程辦公以其人性化、靈活性的優(yōu)勢(shì)首當(dāng)其沖地成為最優(yōu)解決方案。靈活辦公在給企業(yè)帶來利好的同時(shí)，也給企業(yè)帶來了挑戰(zhàn)。靈活辦公一方面帶來了為企業(yè)技術(shù)尤其是IT技術(shù)管理和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的高要求壓力，另外一方面也為企業(yè)的人力資源管理尤其是團(tuán)隊(duì)管理帶來了不可小覷的影響。而我們只有正視、正確和全面地認(rèn)識(shí)靈活辦公，才能充分發(fā)揮其積極作用。

一、靈活辦公的概述

（一）靈活辦公的定義及其表現(xiàn)形式

靈活辦公作為一種人性化的工作方式，廣義上來說其不僅僅是指辦公時(shí)間和場(chǎng)所的靈活，“兼職、零工、外包”等也都是其表現(xiàn)形式。但本文所指的靈活辦公是指相對(duì)傳統(tǒng)的坐班制而言，企業(yè)在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，只要能夠滿足企業(yè)業(yè)務(wù)需求，便允許員工根據(jù)實(shí)際需要靈活安排辦公的空間及時(shí)間，從而實(shí)現(xiàn)便捷工作的目的。

依據(jù)員工的業(yè)務(wù)對(duì)企業(yè)辦公場(chǎng)所的依賴程度，靈活辦公一般而言會(huì)有兩種表現(xiàn)形式，一是員工的業(yè)務(wù)為非必要辦公場(chǎng)所支持人員，例如部分軟件開發(fā)人員，主要工作均在電腦端完成，不需要提供現(xiàn)場(chǎng)支持，也不需要生成不允許帶出企業(yè)辦公場(chǎng)所的紙質(zhì)保密文件或者其他物料。這種類型的員工可以自主決定是否遠(yuǎn)程辦公。遠(yuǎn)程辦公的場(chǎng)所沒有限定，可以是固定居家，也可以是移動(dòng)的非居家場(chǎng)所如咖啡館；可以是公司所在的城市也可以是員工喜歡的其他城市；遠(yuǎn)程辦公的工作時(shí)間則依據(jù)業(yè)務(wù)需要和自身狀況靈活安排。二是員工的業(yè)務(wù)為必要辦公場(chǎng)所支持人員，如公章管理人員。員工可以按照業(yè)務(wù)的緊急重要程度合理安排去辦公場(chǎng)所的頻次（如一周三天）及時(shí)間（如朝九晚五）。

（二）靈活辦公流行的背景及原因

靈活辦公不是一個(gè)新鮮事物，從傳統(tǒng)的聚集工作大規(guī)模轉(zhuǎn)向遠(yuǎn)程工作，起點(diǎn)可以追溯到20世紀(jì)70年代的居家辦公（work-from-home）政策。而之后的這些年來，讓辦公室消亡的聲音在理論和實(shí)踐中也一直此起彼伏，但靈活辦公最近卻強(qiáng)勁地重新回歸到了公眾視野，且在中國(guó)有了蓬勃發(fā)展之勢(shì)。之所以會(huì)有如此變化，筆者認(rèn)為有以下幾方面的因素。

1.數(shù)字化技術(shù)的迅猛發(fā)展尤其是即時(shí)通信技術(shù)及在線協(xié)作工具的發(fā)展為靈活辦公提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來尤其是最近十年來，全世界各個(gè)國(guó)家都經(jīng)歷了前所未有的巨變，開始了新的產(chǎn)業(yè)革命，并加速邁入了信息化時(shí)代。新時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展，VPN安全加密技術(shù)不斷強(qiáng)化升級(jí)，即時(shí)通信以及在線協(xié)作工具層出不窮如國(guó)外的Slack、Webex、Jabber、Box, 國(guó)內(nèi)的微信、飛書、釘釘、騰訊會(huì)議，這些技術(shù)的出現(xiàn)一方面減弱了溝通對(duì)物理通信工具的依賴（如Cisco Jabber的出現(xiàn)使電話溝通在網(wǎng)絡(luò)端即可完成，Cisco電話機(jī)成功退居幕后），也使得溝通的心理距離感減弱，通過虛擬技術(shù)令溝通更加立體化、現(xiàn)實(shí)化，另一方面也能夠協(xié)調(diào)跨時(shí)區(qū)和地域溝通的異步問題。如Box的協(xié)作文檔允許每個(gè)人將想法和創(chuàng)意在同一文檔上展現(xiàn)整合并會(huì)將各個(gè)版本存檔，允許指定任務(wù)。這樣即使是在不同時(shí)間空間工作，也能夠及時(shí)了解到項(xiàng)目的進(jìn)展，對(duì)自己需要完成的事項(xiàng)一目了然。

2.經(jīng)濟(jì)全球一體化驅(qū)動(dòng)靈活辦公成為人才全球優(yōu)化配置的合理選擇

世界經(jīng)濟(jì)一體化、供應(yīng)鏈全球化的趨勢(shì)促使資本以及資源追逐全球的最優(yōu)配置，而人才也受之驅(qū)動(dòng)出現(xiàn)了全球性的流動(dòng)供應(yīng)。靈活辦公為吸引跨國(guó)界、跨區(qū)域的人才尤其是在當(dāng)前全球疫情尚未明朗的情況下提供了極大的便利，同時(shí)也為企業(yè)降低人才安置成本、辦公租用成本等提供了全新的選擇和思路。

3.就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)化為靈活辦公奠定了思想基礎(chǔ)

隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的興起，傳統(tǒng)的職業(yè)觀正逐漸受到挑戰(zhàn)，尤其是新的Z世代（特指1995到2009年間出生的一代人）開始步入職場(chǎng)后，追求開放、靈活、自由和舒適度正逐漸成為職業(yè)觀念的主流思潮。這一觀念的普及為靈活辦公的廣泛應(yīng)用和傳播提供了思想土壤。

4.新冠疫情的爆發(fā)是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和靈活辦公的加速器

2020年新冠肺炎疫情肆虐全球，這一黑天鵝事件的突如其來不僅給企業(yè)生存發(fā)展帶來了諸多挑戰(zhàn)，也給企業(yè)的管理提出了新的要求和課題。在新冠病毒正在甚至很可能長(zhǎng)期與人類共存的現(xiàn)實(shí)及觀念的影響下，企業(yè)把員工健康安全放在首位成為了必然趨勢(shì)。靈活辦公則成為幾乎所有企業(yè)尤其是跨國(guó)企業(yè)的首選辦公方式。

基于以上分析我們不難看出，靈活辦公是企業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的選擇，這一選擇深刻地變革和影響著組織的方方面面。作為組織核心構(gòu)成要素的團(tuán)隊(duì)如何建設(shè)和管理以適應(yīng)靈活辦公則成為了企業(yè)各層級(jí)管理者所面臨的重要問題

二、靈活辦公對(duì)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理的影響

所謂團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理是指管理者為了實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)績(jī)效及產(chǎn)出最大化而進(jìn)行的一系列結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及人員激勵(lì)等團(tuán)隊(duì)優(yōu)化行為。企業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理的經(jīng)驗(yàn)大多是針對(duì)傳統(tǒng)坐班制，團(tuán)隊(duì)大多數(shù)成員總體上是處于同一時(shí)間和空間維度上。而靈活辦公的出現(xiàn)將團(tuán)隊(duì)割裂和分布開來。這一改變是一把雙刃劍，既給團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理帶來了正向積極影響，也給團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理帶來了一些障礙及難題

（一）靈活辦公為團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理注入了新的積極因素和影響，主要體現(xiàn)在團(tuán)隊(duì)構(gòu)成、團(tuán)隊(duì)溝通以及反饋文化的構(gòu)建上

1.從團(tuán)隊(duì)構(gòu)成角度來看，靈活辦公有利于實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)勞動(dòng)力來源的多樣性，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的多元文化建設(shè)

研究表明，異質(zhì)多元團(tuán)體比同質(zhì)一元團(tuán)體更有利于提升團(tuán)隊(duì)的績(jī)效，更有利于創(chuàng)新及創(chuàng)意的產(chǎn)生，更能增強(qiáng)員工的歸屬感。這里的異質(zhì)多元從淺層來講是指?jìng)饔浱卣骰蛘呷丝诮y(tǒng)計(jì)學(xué)意義上的表層多元，即團(tuán)隊(duì)里面盡可能招聘、留用和晉升女性、少數(shù)族裔以及“其他特殊群體“（如體質(zhì)能力較差的殘障人才）等，深層來講是指團(tuán)隊(duì)不同個(gè)體人格和價(jià)值觀的多元。靈活辦公對(duì)于吸收不同類別員工，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)多元化尤其是淺層多元的積極影響顯而易見。

（1）異地辦公已成為跨國(guó)、跨地域的優(yōu)秀人才加入的誘因，不同國(guó)家和地域文化、思想、觀點(diǎn)的碰撞和交流無疑會(huì)加深團(tuán)隊(duì)的共融，從而形成和而不同的包容文化。包容文化會(huì)給予員工更多的安全感和歸屬感。

（2）靈活辦公賦予了員工極大的自主權(quán)，使其不僅僅具有地理空間位置上的決定權(quán)，也對(duì)工作時(shí)間有把控感，這不單單有利于員工實(shí)現(xiàn)工作生活平衡，而且也有利于提升員工對(duì)組織的認(rèn)同感。在亞洲文化里，女性受傳統(tǒng)觀念影響，更偏向于家庭承諾。而靈活辦公無疑給追求事業(yè)和家庭均衡發(fā)展的女性員工提供了巨大的可能性和助力。

（3）靈活辦公可以為殘障同事提供保障，降低其通勤所帶來的時(shí)間成本和不便利，在某種程度上為其提供了公平的就業(yè)機(jī)會(huì)

2.靈活辦公提升了正式溝通的頻次和程度，從總體上看，兩者均高于傳統(tǒng)坐班制

（1）靈活辦公催生了遠(yuǎn)程社交，團(tuán)隊(duì)會(huì)議及成員一對(duì)一的溝通頻次較之前有所增加。

相對(duì)于傳統(tǒng)坐班制而言，團(tuán)隊(duì)成員之間面對(duì)面交流的機(jī)會(huì)顯著減少，信息分享和傳遞渠道相對(duì)狹窄單一，團(tuán)隊(duì)視頻會(huì)議成為最有效的路徑之一。為適應(yīng)這一變化達(dá)到溝通順暢的目的，團(tuán)隊(duì)的對(duì)話頻次也相應(yīng)的增加。

一項(xiàng)針對(duì)微軟的遠(yuǎn)程工作團(tuán)隊(duì)數(shù)據(jù)分析表明，員工轉(zhuǎn)為遠(yuǎn)程工作后，團(tuán)隊(duì)的社交時(shí)間在一個(gè)月內(nèi)增加了10%。此外，員工自行安排的一對(duì)一溝通增加了18%，表明員工在日程中安排時(shí)間進(jìn)行交流的速度比失去聯(lián)系的速度更快[1]。

（2）靈活辦公，不但加深了員工彼此間的了解，也為團(tuán)隊(duì)的凝聚力和向心力的提升奠定了感情基礎(chǔ)。寵物、家人與孩子時(shí)不時(shí)闖入視頻會(huì)議，這些“尷尬”時(shí)刻非但沒有削弱彼此間的聯(lián)系，反而打破了工作場(chǎng)合的刻板印象，增進(jìn)了人與人之間的聯(lián)系。

基于彼此進(jìn)一步了解的基礎(chǔ)上，團(tuán)隊(duì)里的遠(yuǎn)程社交內(nèi)容也得到了極大的豐富和擴(kuò)展，從云聚餐到各種主題的在線聚會(huì)，比如“睡衣時(shí)裝秀”，這些共同話題成為大家共同成長(zhǎng)的潤(rùn)滑劑，增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)成員之間的黏性。

3.靈活辦公有利于團(tuán)隊(duì)反饋文化的構(gòu)建

傳統(tǒng)坐班制度下，團(tuán)隊(duì)成員通常情況下是面對(duì)面交流，對(duì)彼此工作的認(rèn)可、意見和建議可以通過多種方式來表達(dá)，如臨時(shí)的閑聊、咖啡局等等。但靈活辦公條件下，人們相隔屏幕不得不尋求新的方式去表達(dá)這些情緒感受，也因此催生了許多新的虛擬反饋認(rèn)可方式，如公司內(nèi)部流通的電子賀卡、認(rèn)可感謝電子券等。

這些新興方法在表達(dá)真誠(chéng)的同時(shí)也相對(duì)經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，在某種程度上能夠提升和激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員表達(dá)輸出的意愿，對(duì)團(tuán)隊(duì)的反饋文化起到了不可低估的作用。

（二）靈活辦公也為團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理帶來了一定程度上的挑戰(zhàn)

1.靈活辦公帶來的空間阻隔和信息的不對(duì)稱性，會(huì)弱化團(tuán)隊(duì)信任的氛圍和有效溝通

（1）團(tuán)隊(duì)管理者無法直觀地獲得和觀察到員工的身體、情緒和工作狀態(tài)，因此可能會(huì)沒有辦法及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞人性化關(guān)懷的信息或者是需要采取多種方式獲得和了解員工工作進(jìn)度，員工有可能會(huì)因此認(rèn)為主管并不信任自己并且感覺自己受到高度密切的監(jiān)督，進(jìn)而會(huì)引發(fā)其職場(chǎng)焦慮感。

（2）靈活辦公的空間阻隔和技術(shù)故障也容易出現(xiàn)信息交流和傳遞的失真和受阻現(xiàn)象，浪費(fèi)員工精力的同時(shí)也會(huì)帶來領(lǐng)導(dǎo)者的挫敗感。

2.靈活辦公會(huì)導(dǎo)致計(jì)劃外的隨機(jī)互動(dòng)和非正式溝通的減少，這不利于創(chuàng)意的產(chǎn)生和團(tuán)隊(duì)合作

實(shí)體辦公室令平時(shí)不在一起工作的人有機(jī)會(huì)偶然產(chǎn)生聯(lián)系，比如在走廊或食堂偶遇，這種時(shí)候的交流可以激發(fā)新創(chuàng)意。而作為靈活辦公核心形式的居家辦公則不會(huì)出現(xiàn)像辦公室里那樣的計(jì)劃外的互動(dòng)。與此同時(shí)，居家辦公雖然會(huì)帶來一定程度上的遠(yuǎn)程交流和互動(dòng)，但卻與這種計(jì)劃外的互動(dòng)截然不同，出于對(duì)技術(shù)監(jiān)管帶來的不安全感，溝通的內(nèi)容大多為官方的、理性的，溝通效果也會(huì)大打折扣。這些都會(huì)抑制創(chuàng)新的產(chǎn)生。

眾所周知，閑聊是組織非正式溝通中不容忽視的一種方式，它在克服組織設(shè)計(jì)局限性方面起著非常重要的作用，可以增強(qiáng)員工之間的信賴感。而在遠(yuǎn)程辦公中員工與自己關(guān)系密切的同事的交流雖然增加了，但與其他同事的溝通減少了。這種自發(fā)的溝通和信賴降低，可能會(huì)對(duì)創(chuàng)新與合作產(chǎn)生負(fù)面的影響。

3.居家辦公帶來的隨時(shí)在線文化導(dǎo)致工作和生活界限模糊，容易導(dǎo)致工作倦怠，不利于團(tuán)隊(duì)士氣的提升

居家辦公條件下，員工常會(huì)感覺到自己需要持續(xù)保持工作狀態(tài)，比如被要求立即回復(fù)信息和電話，時(shí)刻待命，在下班后也要迅速做出響應(yīng)。這種界限的缺失容易讓員工產(chǎn)生工作倦怠，團(tuán)隊(duì)績(jī)效下降。

三、靈活辦公條件下團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理可采取措施的探討

（一）重新定義信任，強(qiáng)調(diào)結(jié)果驅(qū)動(dòng)和積極主動(dòng)溝通，并以此觀念塑造和培訓(xùn)各級(jí)管理者

（1）領(lǐng)導(dǎo)是團(tuán)隊(duì)的核心，團(tuán)隊(duì)建設(shè)的好壞與領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)直接相關(guān)。因此必須加強(qiáng)對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)，以及對(duì)管理人員進(jìn)行遠(yuǎn)程工作和遠(yuǎn)程管理方面的培訓(xùn)。我們要重新定義“信任”，領(lǐng)導(dǎo)要懂得適當(dāng)放權(quán)，并強(qiáng)調(diào)“結(jié)果驅(qū)動(dòng)”模式比過時(shí)的“出勤驅(qū)動(dòng)”模式更有效。

（2）領(lǐng)導(dǎo)者大幅度增加交流方面的投入，為員工提供更清晰的說明，消除可能導(dǎo)致員工白費(fèi)功夫的歧義。

策略上講，領(lǐng)導(dǎo)者必須騰出更多時(shí)間，進(jìn)行哈佛商學(xué)院的澤達(dá)爾·尼利（Tsedal Neeley）和加利福尼亞大學(xué)圣芭芭拉分校的保羅·倫納迪（Paul Leonardi）所說的“冗贅溝通”。用WP Engine公司CEO希瑟·布倫納（Heather Brunner）的話說，“必須投入大量精力把話講清楚，成為‘首席重復(fù)官’。要一直重復(fù)到每個(gè)人都能夠完全準(zhǔn)確地理解你在做什么、為什么以及要追求怎樣的成功為止[2]。”

（二）管理人員應(yīng)當(dāng)引領(lǐng)團(tuán)隊(duì)成員轉(zhuǎn)變觀念，將辦公室視為遠(yuǎn)程工作的擴(kuò)展，并為團(tuán)隊(duì)成員提供建立弱鏈接和偶然交流的場(chǎng)所

1.組織線下定期聚會(huì)

遠(yuǎn)程辦公條件下，大部分的溝通交流依賴于攝像頭和話筒，技術(shù)的發(fā)展減少了一部分非面對(duì)面交流的隔閡感，但依然會(huì)缺乏面對(duì)面交流帶來的親近感以及其會(huì)帶來的思想碰撞、靈感迸發(fā)及信息分享。因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)確保在可能的情況下，讓人們找機(jī)會(huì)聚在一起，這是建立人與人之間連續(xù)性和聯(lián)系的一種有效方式。比如每周或隔周組織一次團(tuán)隊(duì)面對(duì)面會(huì)議或者團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)。

2.推動(dòng)和豐富線上社交活動(dòng)

設(shè)計(jì)一些線上社交活動(dòng)的程序，允許員工們有更多線上的非正式交流，讓他們始終與其他人保持聯(lián)系，并鼓勵(lì)他們從工作外的事情上找到自我價(jià)值。

（三）團(tuán)隊(duì)成員主動(dòng)進(jìn)行工作技能提升、實(shí)現(xiàn)工作重塑，進(jìn)而提升團(tuán)隊(duì)效率和團(tuán)隊(duì)效能

（1）團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)當(dāng)提升自身技能尤其是書面溝通和表達(dá)能力，減少遠(yuǎn)程溝通過程中歧義的產(chǎn)生，提升溝通質(zhì)量

（2）團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該建立知識(shí)分享的機(jī)制，以適應(yīng)溝通的異步性。

（3）團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該共同努力，進(jìn)行時(shí)間管理實(shí)驗(yàn)，致力于減少隨時(shí)在線的文化。每個(gè)人每天給自己一個(gè)有儀式感的收工信號(hào)，團(tuán)隊(duì)成員互相監(jiān)督，最終致力于提升團(tuán)隊(duì)成員每個(gè)人的幸福感。

總之，靈活辦公是適應(yīng)企業(yè)需求而產(chǎn)生的，是企業(yè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，雖然對(duì)于中國(guó)企業(yè)而言這一管理模式仍是新鮮事物也正處于探索階段，但我們應(yīng)該保持開放的心態(tài)，正視其對(duì)企業(yè)人力資源管理尤其是團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理的影響，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)管理者和團(tuán)隊(duì)成員的主觀能動(dòng)性，共同努力來完善它。