試探新能源電廠生產(chǎn)記錄文件歸檔管理策略

文/童小力（廣東省能源集團貴州有限公司）

新能源電廠生產(chǎn)記錄文件是指在新能源電廠運營期間產(chǎn)生的與建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動直接相關(guān)的記錄，這些記錄一般來自運行、維修、技術(shù)、安全管理及其它與電廠安全、穩(wěn)定運行有關(guān)的工作中，也包括經(jīng)營和管理活動中產(chǎn)生的計劃、報告等記錄。這些記錄記載了電廠的實際工作狀態(tài)和結(jié)果，是各項工作的真實反映。因此必須維護生產(chǎn)記錄文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和有效性，整理歸檔后便于電廠運行、維修部門的查詢和利用，為現(xiàn)場工作提供憑證和依據(jù)，對新能源電廠生產(chǎn)、運營、管理和安全有重要意義。

一、生產(chǎn)記錄文件歸檔在新能源電廠中的重要性

（一）做好生產(chǎn)記錄文件歸檔，為新能源知識的積累提供載體

新能源電廠生產(chǎn)記錄文件是保障新能源電廠機組正常運行的重要基石?，F(xiàn)場運行、維修人員等現(xiàn)場生產(chǎn)工作人員，需要按照風(fēng)電、光伏發(fā)電企業(yè)管理程序要求填寫相關(guān)文件，做到記錄的完整性、準(zhǔn)確性、時效性。電廠生產(chǎn)處室將相關(guān)文件收集齊全，按“誰產(chǎn)生誰整理”的原則，將辦理完畢且有保存價值的生產(chǎn)記錄文件，整理好后及時移交電廠檔案室，以保證維護生產(chǎn)記錄文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和有效性。確保生產(chǎn)記錄文件的收集齊全、完整準(zhǔn)確，這是新能源企業(yè)檔案的重要組成部分，是新能源生產(chǎn)知識和經(jīng)驗的重要組成部分和重要載體。

（二）做好生產(chǎn)記錄文件的歸檔，為現(xiàn)場工作提供依據(jù)

對于新能源電廠來說，生產(chǎn)記錄文件及時歸檔，一方面方便生產(chǎn)領(lǐng)域的人員查詢利用，作為現(xiàn)場工作的憑證和依據(jù)，從而保證機組安全運行。另一方面，在日常工作中，文檔系統(tǒng)里隨時能查詢到記錄文件的掃描件，也為日常工作的查考提供了便利途徑，更加充分地發(fā)揮出記錄文件的重要價值。在機組大修期間，生產(chǎn)人員可以借鑒歷史生產(chǎn)記錄文件，將前一次大修和本次大修做數(shù)據(jù)分析對比，為大修總結(jié)提供依據(jù)。在上級公司及各級監(jiān)管部門對新能源電廠進行檢查監(jiān)督時，生產(chǎn)記錄文件能夠為現(xiàn)場工作提供工作憑證作用。

（三）做好生產(chǎn)記錄文件的歸檔，為發(fā)電安全提供保證

各類電廠的發(fā)電安全問題，一般是通過行業(yè)相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和硬件設(shè)施來實現(xiàn)，如政府對電廠建設(shè)立項實行審批制度，安全裝置采用多層次安全防控系統(tǒng)等；但我們在研究中發(fā)現(xiàn)，新能源電廠事故中大部分不是因設(shè)備故障，而是人員直接或間接的失誤導(dǎo)致的。檔案是知識和文化的傳承，生產(chǎn)記錄文件為發(fā)電安全提供了生產(chǎn)相關(guān)的知識寶庫，強化生產(chǎn)記錄文件管理，可以以此來確保風(fēng)力、光伏機組的安全運行。

二、生產(chǎn)記錄文件歸檔管理中存在的不足

（一）竣工前后管理部門變動，文件移交歸檔不及時

新能源電廠建設(shè)竣工與并網(wǎng)發(fā)電前后，檔案資料類型與歸檔管理部門會發(fā)生改變?？⒐で霸囘\行產(chǎn)生的生產(chǎn)記錄文件，形成和審核完成后會移交項目部歸檔保存，竣工后正式運行產(chǎn)生的生產(chǎn)記錄文件，形成和審核完成后一般留在電廠現(xiàn)場歸檔保存，以保證隨時備發(fā)電生產(chǎn)工作查考利用。但是在部門之間交接切換過程中，試運行的記錄文件，移交主體和時間不明確，從而造成部分記錄文件移交不及時和被分散割裂。

檔案人員處于電廠各類檔案文件接收的末端，對于不符合檔案要求，存在問題與缺失的文件，要追根溯源，找到相關(guān)責(zé)任人，有較大的工作難度。如果能夠在變化交接的關(guān)鍵節(jié)點建立良好工作機制，使各類記錄文件能夠及時歸檔，就能形成檔案收集、保存、利用的良性循環(huán)。

（二）現(xiàn)場生產(chǎn)人員檔案意識薄弱

及時歸檔可以保證檔案收集齊全，但是現(xiàn)場生產(chǎn)人員對檔案的重要程度認(rèn)識不夠。首先，記錄填寫不完整。電力行業(yè)文檔管理要求：記錄中所有要求填寫的內(nèi)容必須進行填寫，若不適用，也必須填寫“N/A”，不能空白。但是在實際工作中發(fā)現(xiàn)記錄的完整性很難保證，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)工作人員簽字不完整的情況。其次，記錄填寫的時效性欠缺。工作記錄填寫原則上應(yīng)在該項活動結(jié)束時同步進行填寫，不能在活動未完成前就進行填寫或在整個工作結(jié)束后進行事后憑記憶補簽，工作記錄應(yīng)記錄在正式的記錄表單上，除非條件限制，但也應(yīng)在條件具備時及時填寫。記錄填寫的時效性得不到保障，也會造成記錄的不完整性和不及時性。

（三）生產(chǎn)人員流動性較大

新能源電廠工作環(huán)節(jié)多，工作復(fù)雜，人員的流動性大。資料員更換頻繁，新上崗的資料員培訓(xùn)不夠，對檔案規(guī)范要求認(rèn)識不夠，等等，均會導(dǎo)致移交的文件出現(xiàn)的問題比較多，比如文件不清晰，存在復(fù)印件（無法證明文件的有效性）、頁碼打印不正確等。生產(chǎn)現(xiàn)場工作人員頻繁更換，還會導(dǎo)致對檔案的規(guī)范化工作要求認(rèn)識不夠，檔案交接時手續(xù)不清楚，不完整，出現(xiàn)記錄不完整，記錄不規(guī)范等問題。

三、生產(chǎn)記錄文件歸檔管理的提升措施

（一）健全完善管理制度，牢固構(gòu)筑制度防線

要修訂、完善各項檔案管理制度，細化、落實，覆蓋到新能源電廠檔案工作的各環(huán)節(jié)和各崗位。首先，應(yīng)制定記錄文件檔案管理制度，明確任務(wù)，責(zé)任到人。其次，定期部署檢查檔案工作，做到領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制，層層把關(guān)。最后，將最新發(fā)布的管理程序及時宣貫到各環(huán)節(jié)和各崗位，有異議的地方，邀請檔案人員給予解釋和指導(dǎo)。

（二）定期開展檔案培訓(xùn)與宣傳，提高生產(chǎn)人員檔案意識

定期組織記錄檔案管理培訓(xùn)，邀請同行專家對新能源電廠生產(chǎn)處室員工進行培訓(xùn)，提高人員檔案意識，宣貫國家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)對記錄文檔的要求。定期組織生產(chǎn)處室管理文件的資料員和參建、維修等機構(gòu)人員進行檔案專題培訓(xùn)，提高對檔案及時歸檔重要性的認(rèn)識。

做好檔案宣傳，開展多種形式的日常檔案知識宣傳。應(yīng)不定期舉行線上或者線下的檔案展覽，給參觀者以深刻、難以忘懷的印象，對檔案價值及其作用是一次生動、有力的集中宣傳。國際檔案日時，準(zhǔn)備與新能源電廠現(xiàn)場工作相關(guān)的檔案知識題庫，全員參與答題，使參與人員印象深刻，提高生產(chǎn)人員檔案意識。

（三）加強歸檔文件審查

歸檔文件審查是把好檔案質(zhì)量的最后關(guān)口，現(xiàn)場記錄人員、專工、資料員、檔案人員等應(yīng)各司其職。電廠可組織檔案人員從檔案的角度審查歸檔文件的規(guī)范性，組織其他人員從業(yè)務(wù)角度審查文件內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

一是審查記錄文件格式的規(guī)范性。審查目錄與文件是否對應(yīng)，文件字跡是否清楚，圖樣是否清晰，圖表是否整潔，簽字蓋章手續(xù)是否完備、表格內(nèi)容填寫是否齊全完整，是否為原件，文件的書寫材料是否符合要求等。

二是審查記錄文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性。審查文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確和齊全，做到不遺漏，審核移交檔案部門的文件種類是否齊全。審查歸檔的文件數(shù)量是否完整；審核文件內(nèi)容是否重復(fù)歸檔。

（四）加強前端控制，形成閉環(huán)跟蹤

新能源電廠記錄文件管理必須符合標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求，為此新能源電廠檔案部門必須加強對記錄文件的前端管控，在記錄文件生成、審批乃至歸檔利用的整個過程中加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。新能源電廠檔案人員應(yīng)按照歸檔計劃與歸檔范圍，發(fā)出催交單，定期催交生產(chǎn)處室人員及時移交文件，通過前端介入和全程管控，確保應(yīng)歸檔文件收集齊全完整。

（五）聯(lián)合質(zhì)保部門開展質(zhì)保監(jiān)查

一方面檔案部門應(yīng)參加電廠生產(chǎn)運行部門組織的外部質(zhì)量監(jiān)管活動，檢查監(jiān)督各設(shè)備商、維修商等第三方機構(gòu)的檔案管理質(zhì)量能否達到國家及電廠的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、程序；檢查監(jiān)督各設(shè)備商、維修商的檔案管理體系和人員配備能否滿足業(yè)主要求；檢查監(jiān)督各設(shè)備商、維修商向業(yè)主提交的歸檔文件，是否符合國家及業(yè)主的有關(guān)規(guī)范要求，能否按規(guī)定期限移交等。另一方面，檔案部門作為公司內(nèi)部質(zhì)量監(jiān)管的對象，也應(yīng)定期接受電廠審計部門的內(nèi)部監(jiān)督檢查，以確保檔案管理體系的正常有效運轉(zhuǎn)，使電廠檔案工作的各個環(huán)節(jié)都能做到“有章可循、有人負責(zé)、有據(jù)可查”。