數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施探討

文/于鵬（濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院后勤管理處）

醫(yī)院檔案管理工作，主要保存、記錄臨床及醫(yī)政等方面的數(shù)據(jù)信息資料，且利用相關(guān)檔案信息治療能夠?yàn)榕R床疾病治療提供有效依據(jù)。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，肩負(fù)著合理搜集、開(kāi)放、利用檔案資料的工作職責(zé)。因此，有必要做好醫(yī)院檔案管理工作，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，為臨床醫(yī)療、科研工作提供有效服務(wù)，進(jìn)一步確?，F(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。當(dāng)然，受信息技術(shù)快速發(fā)展的影響，特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，為醫(yī)院檔案管理帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也對(duì)醫(yī)院檔案管理模式提出了全新的標(biāo)準(zhǔn)要求[1]。因此，除革新管理模式、豐富管理方法以外，還有必要不斷提升醫(yī)院檔案管理水平，從而為帶動(dòng)醫(yī)院整體管理工作質(zhì)量水平的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必要性分析

（一）提高檔案信息資源利用效率

創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，首先需要提升管理人員的專業(yè)技能水平，而通過(guò)合理運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)，可以為培養(yǎng)專業(yè)化人才提供充分有效的技術(shù)支持。進(jìn)一步由專業(yè)化的檔案管理人員深入挖掘檔案信息資源，可以促進(jìn)醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)管理工作效率的提升[2]。與此同時(shí)，創(chuàng)新檔案管理模式，可以有效延長(zhǎng)檔案的使用年限，提高檔案信息資源的使用價(jià)值?？傊?，通過(guò)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，可提高檔案信息資源的利用效率，醫(yī)院方面需對(duì)此充分重視。

（二）有效保護(hù)檔案元件

醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息的更新速度快，易增加管理工作的量及難度，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足醫(yī)院現(xiàn)代化檔案信息的管理需求。如何創(chuàng)新檔案管理模式，主動(dòng)迎合信息化時(shí)代的發(fā)展潮流，滿足醫(yī)院檔案管理的要求，是相關(guān)從業(yè)人員需重視的一大問(wèn)題。值得注意的是，醫(yī)院檔案中包含大量的重要信息及數(shù)據(jù)文件，比如史學(xué)醫(yī)學(xué)圖片、病理資料、高精尖醫(yī)療設(shè)備檔案等。顯然，這對(duì)醫(yī)院檔案管理及信息存儲(chǔ)整理提出了全新的要求標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)運(yùn)用數(shù)字信息化技術(shù)，可以對(duì)醫(yī)院內(nèi)各種類型檔案信息進(jìn)行高效分類、整理及存儲(chǔ)。此外，還可以利用電子存儲(chǔ)方式對(duì)重要文件信息起到保護(hù)作用，避免檔案出現(xiàn)泄漏或破損等質(zhì)量隱患問(wèn)題。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源高效整合共享

基于數(shù)字信息化背景下，醫(yī)院檔案管理模式朝向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展，這樣能夠有效減少及控制人力、物力資源的耗損，還能夠提高管理工作效率，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)高效整合共享[3]。與此同時(shí)，資源整合是醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，在提升整合效率的基礎(chǔ)上，能夠進(jìn)一步保證檔案資源信息的共享成果。通過(guò)積極開(kāi)展醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作，能向相關(guān)工作人員提供方便快捷的檔案信息化服務(wù)，便于醫(yī)務(wù)人員利用網(wǎng)絡(luò)搜索快速查找自身所需的檔案信息數(shù)據(jù)資料，從而使檔案信息資料的應(yīng)用價(jià)值提升。此外，檔案管理信息化有利于各部門(mén)之間強(qiáng)化信息溝通交流，使不同科室瀏覽閱讀、利用相關(guān)檔案信息資源的需求得到有效滿足。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題分析

如前所述，數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新非常有必要，但是從現(xiàn)狀來(lái)看，醫(yī)院檔案管理工作尚且存在一些有待解決的問(wèn)題?？偨Y(jié)起來(lái)，具體問(wèn)題如下：

（一）缺乏完善的檔案管理體系

即便當(dāng)下我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，但是在具體管理工作開(kāi)展期間仍存在較多的問(wèn)題亟待解決，以管理體系為例，存在不夠完善、不夠規(guī)范的問(wèn)題。同時(shí)，部分醫(yī)院搜集、整理、保存檔案信息期間，一些檔案管理人員僅依靠自身既往工作經(jīng)驗(yàn)，或以日常工作中不成文規(guī)定為依據(jù)，開(kāi)展相關(guān)檔案管理工作，從而易引發(fā)檔案保管資料缺失、保密性不足、內(nèi)容參差不齊等問(wèn)題。此外，醫(yī)院檔案管理工作人員與其他部門(mén)人員之間如果在相關(guān)工作任務(wù)方面缺乏協(xié)調(diào)性，或分工不明確，則易出現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容缺失、重復(fù)歸檔等問(wèn)題，進(jìn)而嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）檔案管理認(rèn)識(shí)程度不足

雖然部分醫(yī)院在檔案管理方面逐步朝向信息化建設(shè)方向發(fā)展，但是受區(qū)域性、資金投入限制等因素影響，仍存在沿用傳統(tǒng)檔案管理方式的問(wèn)題，而這些問(wèn)題產(chǎn)生的原因相對(duì)復(fù)雜，多為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)檔案管理認(rèn)知不夠全面，導(dǎo)致檔案管理資金缺乏、人力投入過(guò)少等[4]。與此同時(shí)，部分醫(yī)院在日常管理工作期間，忽略向廣大職工宣傳創(chuàng)新理念，難以實(shí)現(xiàn)變革管理方式的目標(biāo)，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。此外，紙質(zhì)檔案不同于電子檔案，管理難度相對(duì)較高，尤其是經(jīng)長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)后，易增加檔案表面破損、字跡潰爛或字跡模糊等問(wèn)題的發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，甚至個(gè)別醫(yī)院實(shí)施的檔案管理模式過(guò)于老舊，從而嚴(yán)重影響檔案管理工作的總體效率和質(zhì)量水平。

（三）檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高

現(xiàn)階段，我國(guó)醫(yī)院檔案管理患者開(kāi)展期間，普遍存在檔案管理人員綜合素質(zhì)水平偏低的問(wèn)題。尤其是部分醫(yī)院檔案管理人員多為非專業(yè)人員，由藥房崗位、護(hù)理崗位、行政崗位調(diào)用過(guò)來(lái)，甚至個(gè)別管理人員身兼多職，從而使檔案管理隊(duì)伍人員的綜合素質(zhì)水平難以得到有效保證，在檔案管理人員缺乏理論知識(shí)、管理實(shí)踐能力水平的情況下，易導(dǎo)致檔案管理工作如同虛設(shè)，流于形式，缺乏實(shí)效性。與此同時(shí)，大多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層關(guān)注醫(yī)療人才、科研人才的培養(yǎng)，主張擴(kuò)大人才培養(yǎng)力度，而對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)則缺乏足夠的重視，如果檔案管理人員崗位培訓(xùn)、專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)缺乏系統(tǒng)性及科學(xué)性，則難以取得理想的培訓(xùn)效果，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作陷入被動(dòng)的局面。

三、數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施分析

為了解決醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題，需依托于數(shù)字信息化背景，采取有效措施，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式方法?？偨Y(jié)起來(lái)，具體創(chuàng)新措施如下：

（一）構(gòu)建完善的檔案管理體系

為了保證醫(yī)院檔案管理工作順利有序開(kāi)展，醫(yī)院方面需秉持“實(shí)事求是”的工作原則，搭建完善的檔案管理體系，健全檔案管理流程，并根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，擬定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制，進(jìn)而達(dá)到規(guī)范化及統(tǒng)一化管理檔案資料存儲(chǔ)、錄入、分類及收集等環(huán)節(jié)的目標(biāo)。其中，通過(guò)搭建完善、規(guī)范、統(tǒng)一的管理機(jī)制，便于管理人員開(kāi)展后期檔案管理工作，真正意義上做到檔案管理有章可循、有據(jù)可依。與此同時(shí)，將檔案管理工作與績(jī)效考核相掛鉤，針對(duì)工作成效優(yōu)秀的職工，予以一定的物質(zhì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不達(dá)標(biāo)的職工給予一定懲罰，以此規(guī)范、約束檔案管理人員的工作行為，提高檔案管理責(zé)任意識(shí)。此外，必要時(shí)引進(jìn)崗位責(zé)任機(jī)制，明確劃分管理工作職責(zé)，規(guī)范管理人員的日常工作行為，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)及使命感，使醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量水平得到有效提升。

（二）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

在醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層需不斷提高自身對(duì)檔案管理創(chuàng)新的認(rèn)知，積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作，尤其是檔案管理人員，需從根源上認(rèn)識(shí)到數(shù)字化信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要性，全面了解、掌握檔案管理的先進(jìn)技術(shù)及方法要點(diǎn)，進(jìn)一步提升自身的檔案管理水平及知識(shí)技能。與此同時(shí)，擴(kuò)大檔案管理數(shù)字信息化的建設(shè)力度，投入充足的資金資源及人力資源，積極組織各種宣教活動(dòng)，進(jìn)而達(dá)到提高廣大職工對(duì)檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)知的目標(biāo)[5]。此外，調(diào)動(dòng)醫(yī)院各科室、部門(mén)人員的參與程度，為檔案管理信息化建設(shè)工作的提供有效支持，并平衡醫(yī)療、教學(xué)、檔案管理三者之間的矛盾，使醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作實(shí)現(xiàn)高效開(kāi)展。

（三）創(chuàng)新檔案管理方式方法

醫(yī)院屬于社會(huì)服務(wù)性機(jī)構(gòu)，即需要向社會(huì)大眾提供個(gè)性化的醫(yī)療服務(wù)。因此，在檔案管理工作開(kāi)展期間，相關(guān)醫(yī)院必須緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，創(chuàng)新現(xiàn)行的檔案管理方式方法，改變傳統(tǒng)人工管理模式，積極推行數(shù)字信息化服務(wù)模式，革新服務(wù)理念，進(jìn)而達(dá)到提高檔案管理水平的目標(biāo)。與此同時(shí)，將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，改變檔案存儲(chǔ)方式，由過(guò)去紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)向電子檔案存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)，滿足醫(yī)院檔案跨區(qū)域、跨時(shí)間及跨國(guó)際的多元化使用需求。此外，在檔案管理系統(tǒng)維護(hù)工作開(kāi)展期間，還有必要合理引進(jìn)使用防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)，在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源高效共享利用的同時(shí)，進(jìn)一步保證醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的可靠性及安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新是數(shù)字信息化時(shí)代發(fā)展的一大必然趨勢(shì)。為了保證醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展，提高檔案管理水平非常關(guān)鍵。因此，相關(guān)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層需增強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)知，充分重視檔案管理工作的開(kāi)展，改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理理念，搭建完善的管理機(jī)制，并積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，積極組織崗位培訓(xùn)及知識(shí)競(jìng)賽等活動(dòng)，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，在創(chuàng)新檔案管理模式方法的基礎(chǔ)上，使醫(yī)院檔案管理的工作質(zhì)量水平得到全面提升。