信息化背景下高校人事檔案管理存在的問題及對策

陳 奕

（湖南第一師范學(xué)院 人事處，湖南 長沙 410002）

信息化背景下高校人事檔案管理存在的問題及對策

陳 奕

（湖南第一師范學(xué)院 人事處，湖南 長沙 410002）

在高等教育事業(yè)快速發(fā)展的情況下，高校人事檔案的作用顯得愈發(fā)重要。在信息化背景下，以往傳統(tǒng)的高校人事檔案管理面臨著很多問題，例如鑒定標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一和規(guī)范問題，檔案管理人員素質(zhì)和檔案管理不適應(yīng)信息化要求的問題，以及如何在信息化背景下準(zhǔn)確把握適度公開原則的問題等。文章對上述問題進(jìn)行了初步探討研究，提出了完善高校人事檔案管理相應(yīng)的對策。

高校人事檔案；信息化；鑒定；真實性

在當(dāng)今社會，人事檔案對個人的前途發(fā)展有著很大的影響，利用率很高，而高校人事檔案是高校檔案信息的重要組成部分，是人事管理工作中一項不可缺少的基礎(chǔ)性工作，政策性、保密性、服務(wù)性都很強(qiáng)。[1]促進(jìn)高校人事檔案信息化管理，提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理信息化、系統(tǒng)化和規(guī)范化，對于準(zhǔn)確收集整理好、妥善保管好、充分利用好人事檔案具有重要意義。

一 信息化時代給高校人事檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

隨著高校規(guī)模的不斷發(fā)展壯大，特別是辦學(xué)水平的不斷提高，要求高校管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，對逐步完善高校人事檔案管理也提出了更高的要求。目前我國絕大部分的高校人事檔案還處于傳統(tǒng)的封閉式管理模式，存在著檔案管理方法陳舊、檔案利用水平不高、檔案內(nèi)容不規(guī)范等一系列問題，迫切需要向信息化管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。在努力適應(yīng)當(dāng)今的信息化管理的前提下，高校人事檔案面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

（一）高校人事檔案的鑒定問題

鑒定的首要任務(wù)是從源頭上保證檔案資料的真實性、準(zhǔn)確性。因為真實性，是檔案工作的生命，是人事檔案能夠有效、合理發(fā)揮作用的前提和基礎(chǔ)。在高校長時間的檔案人工封閉管理期間，由于事檔案鑒定工作的長期滯后，存在著許多沒有規(guī)范化、系統(tǒng)化甚至是沒有經(jīng)過鑒定的大量人事檔案，我國高校的人事檔案中存在著許多檔案資料信息不準(zhǔn)確甚至為了評職稱等原因有意弄虛作假現(xiàn)象，比如：出生年月、參加工作日期、入黨時間等基本的信息前后不一致，個人學(xué)歷、履歷造假、虛增以及個人工作能力、特長作假等，這導(dǎo)致高校人事檔案存在內(nèi)容失真，以及材料雷同等現(xiàn)象，無法真正意義上全面的反映一個人的基本情況，不能為人事檔案使用的最大化提供應(yīng)有的幫助。

如果在建立信息化人事檔案管理中，漫無目的的把這些人事檔案全部進(jìn)行信息化，一定會造成大量的人力、物力以及財力的浪費(fèi)，更會嚴(yán)重影響今后檔案的管理和使用。所以要牢固樹立“鑒定第一”的思想，有意識、有步驟的在檔案信息化建設(shè)初期就從實際出發(fā)，對信息化的內(nèi)容進(jìn)行鑒定篩選、分級，確保信息化檔案資料的真實性，準(zhǔn)確性。

此外，檔案保管期限表是檔案鑒定工作的基礎(chǔ)和管理工作的依據(jù)，現(xiàn)行的期限表從1988年實施以來，在十幾年的實踐中證明存在一些不足。一是條目過于抽象，如行政審計類只有4個條款，概括程度難以涵蓋復(fù)雜的檔案類型范圍；二是保管期限過寬，與美國的《通用文件保管期限表1》的規(guī)定相比差別非常之大。應(yīng)該要根據(jù)近幾年的實際利用率，同時吸收國外成功的檔案管理經(jīng)驗進(jìn)行修訂，使之適應(yīng)信息化背景下檔案管理的要求。

（二）高校人事檔案管理隊伍建設(shè)問題

人事檔案進(jìn)入“信息高速公路”，要實現(xiàn)信息化管理，提高使用效率，人才建設(shè)絕對是關(guān)鍵中的關(guān)鍵，必須從上到下的建立一支適應(yīng)信息化要求的人事檔案管理隊伍。

但目前高校人事檔案管理隊伍的現(xiàn)狀還不能完全適應(yīng)信息化建設(shè)的要求。一方面，人事檔案管理人員的思想仍然被傳統(tǒng)觀念和封閉式管理的思維束縛著，少數(shù)高校領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理，存在重保管輕利用的思想，認(rèn)為高校的檔案利用工作可能不是那么重要，只需要保管好，在需要審核的時候拿出來進(jìn)行審核即可。這種被動的工作態(tài)度嚴(yán)重影響了檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)和利用，不利于信息化進(jìn)程。另一方面，一些高校認(rèn)為人事檔案管理工作專業(yè)性不高，往往安排一些專業(yè)素質(zhì)不具備的人員從事這一工作，這也在很大程度上阻礙了高校人事檔案工作的發(fā)展。

信息現(xiàn)代化必然對人事檔案管理人員提出新的要求，給高校人事檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)：第一，基礎(chǔ)工作中需要大量的信息收集、處理、組織、研究人員，信息生產(chǎn)、軟件和硬件維護(hù)人員以及相關(guān)的信息服務(wù)人員；第二，在如今的高科技時代，人事檔案管理的新問題、新技術(shù)越來越多，相關(guān)管理人員必須要與時俱進(jìn)具備相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)；第三，信息化背景下，單一的人員結(jié)構(gòu)很大程度上也會滿足不了人事檔案管理的需要，學(xué)科之間的相互交叉、滲透，電子計算機(jī)、微縮技術(shù)、聲像技術(shù)、自動化技術(shù)、通訊技術(shù)等陸續(xù)應(yīng)用于檔案管理工作的各個方面，原來的那種傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式，專業(yè)知識與技能已不能適應(yīng)要求，全方位加強(qiáng)人事檔案管理隊伍，引進(jìn)復(fù)合型人才，適應(yīng)信息化時代的挑戰(zhàn)，這樣才能實現(xiàn)信息化背景下的高校人事檔案的持續(xù)發(fā)展。

（三）高校人事檔案管理制度、管理技術(shù)的問題

高校人事檔案管理必須以黨和國家的各項方針、政策及相關(guān)法律法規(guī)作為準(zhǔn)則，是一項政治性較強(qiáng)的工作，具有嚴(yán)格的保密性，同時保證其安全性、系統(tǒng)性和真實性。所以在傳統(tǒng)的人事檔案中，特別是干部檔案管理是有一套規(guī)范、完整、嚴(yán)密的封閉式管理制度，這在一定程度上有利于檔案的保密。

但是在信息化管理中，網(wǎng)絡(luò)是世界溝通的橋梁，一條機(jī)密信息的泄漏可能幾秒鐘之內(nèi)就已經(jīng)傳遍了全世界，等到發(fā)現(xiàn)再刪除已經(jīng)沒有任何意義了，這給小至個人、學(xué)校，大至整個國家造成的嚴(yán)重后果都是不可估量的。所以在推進(jìn)信息化前提下的高校人事檔案的管理發(fā)展中，一定要嚴(yán)格遵守《保密法》及其配套法規(guī)。同時要從技術(shù)層面上，特別注意在與時俱進(jìn)、提高效率的同時正確處理信息保密與信息開發(fā)、信息利用的各種關(guān)系，采用先進(jìn)的安全保障技術(shù)（如防火墻、殺毒軟件、數(shù)字簽名、CA認(rèn)證等）來防止人事檔案信息的破壞、失密或盜竊，因此人事檔案的信息化管理對管理技術(shù)提出了更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

（四）高校人事檔案開放管理的問題

通過總結(jié)傳統(tǒng)封閉式管理的經(jīng)驗教訓(xùn)，很多學(xué)者開始考慮如何改革人事檔案管理模式?！叭绻⑷耸聶n案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調(diào)運(yùn)行，那么許多問題都會迎刃而解?？梢姡谏鐣髁x市場經(jīng)濟(jì)條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的?！盵2]開放式人事檔案模式的建立，也必將促進(jìn)高校人事檔案的新轉(zhuǎn)折。因為現(xiàn)在的高校不同于以往，人員流動性比較大，在完全封閉的情況下容易導(dǎo)致資料不完全，承接過程出現(xiàn)遺漏或者篡改現(xiàn)象，特別是“三齡一歷”。所以，高校人事檔案管理也應(yīng)該逐步適度公開。同時，要非常注意公開的尺度，注意保守國家機(jī)密，保護(hù)個人隱私，維護(hù)公共秩序。

二 新挑戰(zhàn)下的高校人事檔案管理改革措施

面對信息化時代的新挑戰(zhàn)，高校人事檔案管理必須根據(jù)不同于傳統(tǒng)管理模式的特點，從實際情況出發(fā)，促進(jìn)人事檔案管理信息化，以提高檔案利用率為目標(biāo)制定合乎實情的改革措施。

（一）制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)，改革檔案期限表

鑒定的“標(biāo)準(zhǔn)”是否準(zhǔn)確，是現(xiàn)代人事檔案管理的基礎(chǔ)所在，直接影響其管理的效率。所以，必須制定逐步規(guī)范、有一定標(biāo)準(zhǔn)的鑒定原則。

從高校人事檔案鑒定工作的長期實踐看來，一是要分工明確，上下級直接負(fù)責(zé)，層層逐級進(jìn)行指導(dǎo)。檔案價值、內(nèi)容的鑒定重復(fù)性強(qiáng)、層次分明，要很好地完成，必須分工合作，明確指導(dǎo)。總的來說，就是高校的黨、政、工、團(tuán)及業(yè)務(wù)部門需要在學(xué)校檔案室的組織、指導(dǎo)下，完成文件在歸檔過程中的鑒定任務(wù)。二是要及時地進(jìn)行鑒定，最佳的運(yùn)用檔案資料。即在保證鑒定質(zhì)量的前提下，盡可能的先整理、歸檔那些使用頻率較高、時效性較強(qiáng)的文件，在檔案材料收集、形成、歸檔的過程中，盡可能的優(yōu)先鑒定出價值相對較高的文件。對《檔案保管期限表》進(jìn)行改革也是重要的一項措施。尤其是現(xiàn)在檔案來源、檔案內(nèi)容的多元化，不再是傳統(tǒng)意義上所指的紙質(zhì)檔案，還包括特殊載體檔案(如聲像檔案、電子檔案)，所以必須要讓其有一個合理的管理制度，奠定堅實的管理基礎(chǔ)。筆者認(rèn)為新的檔案保管期限的制定可以考慮以下兩個方面：一是加強(qiáng)法規(guī)性建設(shè)。新的期限表改革不應(yīng)該再是傳統(tǒng)意義上的給予參考意見，而應(yīng)該具有一定的法律約束性。二是改革目的更加明確。新的改革首先應(yīng)確定預(yù)期所需達(dá)到的目標(biāo)是什么，具體問題具體分析，更加詳盡的針對每一類文件制定方法。學(xué)校的檔案管理期限表應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的具體情況，而不是直接照搬一般人事檔案的管理方法。

（二）加強(qiáng)從領(lǐng)導(dǎo)到團(tuán)隊的人才建設(shè)

如今任何行業(yè)的競爭歸根結(jié)底，都是人才的競爭。檔案信息化建設(shè)中最需要的就是綜合素質(zhì)的人才，關(guān)鍵的是要提高人事檔案管理團(tuán)隊的整體素質(zhì)：

1.加強(qiáng)信息化管理重要性與團(tuán)隊合作精神的教育。充分認(rèn)識信息化管理的重要性，是順利推動高校人事檔案發(fā)展的主要問題。時代在變，人們的思維方式便要跟緊時代的步伐，建立“信息檔案、信息管理”的工作方針。要加強(qiáng)團(tuán)隊合作意識，面對信息化的改革，人事檔案的管理更應(yīng)該相互配合，信息共享，才能更加有效快速的促進(jìn)人事檔案事業(yè)的發(fā)展。高校人事檔案管理有著自己的特點，是一項專業(yè)性和學(xué)術(shù)性都比較強(qiáng)的工作，所以工作人員要根據(jù)高校的特點，根據(jù)教育改革的不斷深入，對教師、干部隊伍為主的政治材料、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)材料進(jìn)行考核。

2.培養(yǎng)較高的政治覺悟和良好的職業(yè)道德。較高的政治覺悟和良好的職業(yè)道德是高校人事檔案管理工作人員必須具備的基本素質(zhì)。首先，檔案工作本身就是一項政治性的工作，所以擁護(hù)黨的方針、堅定不移地走黨的路線是基本的保障。其次，在信息化管理中，高校人事檔案管理人員更加應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)和遵守《保密法》和相關(guān)政策，增強(qiáng)法制意識，樹立“保守機(jī)密、慎之又慎”的觀念，不能知法犯法，更不能利用信息化的漏洞去泄密以謀取私利。從宏觀上說，檔案工作者的日常工作可能不是那么的生動有趣，必須要腳踏實地認(rèn)真干好本職工作，具備崇高的敬業(yè)與奉獻(xiàn)精神就顯得更為重要了。

3.提高信息化管理的技術(shù)水平。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作人員不一定是專業(yè)人士，專業(yè)素養(yǎng)要求不是很高。但是在現(xiàn)代化的信息管理中，工作人員如果沒有一定的專業(yè)知識和完整清晰的工作是不思路行的。因為大量信息化的數(shù)據(jù)處理，使人事檔案最大化的實現(xiàn)其社會服務(wù)功能，都對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、信息化水平有較高的要求。

（三）規(guī)范人事檔案管理制度，不斷改進(jìn)管理技術(shù)

高校人事檔案管理信息化的關(guān)鍵是注重數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和規(guī)范數(shù)據(jù)管理。由于高校人事檔案所涉及的方面多、內(nèi)容廣、綜合性強(qiáng)，容易造成多頭分散的現(xiàn)象，所以建立一個統(tǒng)一的制度，使其工作規(guī)范化是非常重要的。關(guān)鍵是必須從源頭抓起，使高校人事檔案的收集階段更加嚴(yán)密，嚴(yán)格控制其“采集”與“錄入”。不僅從相關(guān)內(nèi)容的收集、整理上予以重視，更對信息化應(yīng)用的軟件進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范。充分考慮錄入信息數(shù)據(jù)的相關(guān)性、兼容性、關(guān)聯(lián)性問題，提高采集錄入信息數(shù)據(jù)工作的效率、減少差錯、杜絕隨意性、確保準(zhǔn)確性，為深化高校人事檔案管理奠定基礎(chǔ)。[3]

同時，檔案管理信息化的目標(biāo)是檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化、利用方式便捷化[4]，在技術(shù)層次上必須要充分考慮這三“化”的要求。高校人事檔案信息化是寬帶多媒體網(wǎng)絡(luò)和海量信息管理系統(tǒng)，新時代的檔案，不僅僅是傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案，更有聲音、圖像等多種形式，所以信息化的檔案管理是信息技術(shù)與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，我們可以從以下幾個方面考慮，要“硬”“軟”兼顧，不斷推陳出新。第一，對管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)使用的信息設(shè)備統(tǒng)一硬件要求，對管理人事檔案的軟件建立信息管理功能，形成設(shè)備通用性強(qiáng)、信息能夠共享的管理系統(tǒng)。第二，要抓緊人事檔案軟件的開發(fā)與建設(shè)，從實際出發(fā)，結(jié)合高校的最為實際、最為緊迫的需求來開發(fā)應(yīng)用，同時也需要長遠(yuǎn)眼光，充分考慮人事檔案未來的發(fā)展需求與實用性，處理好潛在與現(xiàn)實的兩個需求關(guān)系。第三，要時刻關(guān)注國內(nèi)外先進(jìn)的相關(guān)技術(shù)，特別是發(fā)達(dá)國家的最新科研技術(shù)，有益的借鑒吸收與創(chuàng)新，為其發(fā)展提供源源不斷的生機(jī)。

（四）實行相對開放管理，完善相關(guān)法律法規(guī)

根據(jù)《檔案法》第24條規(guī)定：“損毀……屬于國家所有的檔案的”，“擅自……銷毀屬于國家所有的檔案的”，“涂改、偽造檔案的”，“由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任”。為了保障人事檔案的真實性、可靠性，其流動范圍必須有所限制。[5]建立一種“外松內(nèi)緊”的相對開放管理制度。信息化時代的高校人事檔案可以適度的公開，實現(xiàn)最大化的社會服務(wù)功能，讓檔案管理真正的從靜態(tài)的收集向動態(tài)的服務(wù)轉(zhuǎn)變，使其成為廣大師生的息息相關(guān)的信息資源，同時要更加注意安全保密問題。解決途徑有以下兩個方式：一方面，必須要完善相關(guān)管理制度，對不同等級的訪客設(shè)定不同的權(quán)限和控制訪問的范圍，利用安全可靠的防御手段，如采用信息 182加密、防火控制、數(shù)據(jù)備份，實時監(jiān)控防止黑客入侵，確保信息化的檔案真實、安全，全面建設(shè)高校人事檔案的防護(hù)體系；另一方面，根據(jù)實際的國情需要，不斷加緊完善、健全相關(guān)法律制度，普及相關(guān)法律知識和法律義務(wù)，充分了解屬于政府信息公開條例以及屬于應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密的相關(guān)人事檔案信息的區(qū)別，接受群眾監(jiān)督、舉報、投訴，對于違反法律的相關(guān)責(zé)任人嚴(yán)格進(jìn)行追究。

21世紀(jì)是信息化的時代，特別是作為祖國棟梁搖籃的高校，更需要與時俱進(jìn)，在實際工作中，高校的三大主要功能是：人才培養(yǎng)、科技研究以及服務(wù)社會，無論是哪一項工作都離不開人事檔案的支持，所以高校人事檔案管理的信息化則成為了其發(fā)展的必由之路，我們必須去不斷地發(fā)現(xiàn)其信息化背景下的新問題，然后解決新問題。

[1]徐英.高校人事檔案管理探析[J].青海社會科學(xué),2006,(6).

[2]王英男.新時期人事檔案管理模式研究[J].黑龍江檔案, 2012,(3).

[3]蔡躍江.楊丹高校人力資源檔案管理的作用績效、動力來源與建設(shè)策略[J].檔案學(xué)研究,2012,(2).

[4]高譚.關(guān)于高校人事檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].中國教育信息化,2007,(7).

[5]陳兆祦.應(yīng)當(dāng)改革人事檔案的“終身”制[J].檔案學(xué)通訊, 2003,(5).

G273

A

1673-2219（2014）06-0206-03

2014－03－12

湖南第一師范學(xué)院2013年度校級科研項目（項目編號XYS13S10）。

陳奕（1981－），女，湖南湘潭人，講師，碩士，研究方向為檔案學(xué)。

（責(zé)任編校：周欣）