信息化環(huán)境下的事業(yè)單位檔案管理工作研究

王艷秋

（公主嶺市環(huán)境衛(wèi)生管理處，吉林 長春 130000）

信息化環(huán)境下，技術(shù)已經(jīng)成為推動傳統(tǒng)行業(yè)轉(zhuǎn)型升級的最強動力。相較而言，事業(yè)單位的管理工作信息化雖然起步時間與工商業(yè)基本持平，然而受到管理思想與實踐經(jīng)驗等各方限制，部分管理工作的信息化建設(shè)仍存在較為滯后的不良狀態(tài)。尤其以檔案管理為代表的各項工作在信息化建設(shè)方面進(jìn)度更為遲緩，發(fā)展?fàn)顟B(tài)不甚理想，已經(jīng)在一定程度上限制了檔案管理工作全面進(jìn)步。因此，新時期事業(yè)單位檔案管理格外需要基于信息技術(shù)支持加快創(chuàng)新驅(qū)動，充分利用信息化環(huán)境提供的各項有利條件提質(zhì)增效，以進(jìn)一步發(fā)揮出檔案管理信息化模式應(yīng)有的價值和作用。

一、信息化對事業(yè)單位檔案管理的積極作用

（一）提高工作效率

信息化環(huán)境下，技術(shù)對于事業(yè)單位檔案管理最顯而易見的積極作用就是提升工作效率。信息技術(shù)支持下，檔案管理工作能夠充分利用數(shù)據(jù)光速傳輸與海量存貯的強大優(yōu)勢，實現(xiàn)管理速度、效率指數(shù)級增長。

通常情況下，傳統(tǒng)人工管理往往需要以“天”為基本計量單位，無論是收集整理原始資料，還是完成歸檔或調(diào)閱信息，完全依賴管理人員手動作業(yè)始終存在難以突破的極限。尤其是在科教文衛(wèi)等社會公共事業(yè)不斷加快發(fā)展的現(xiàn)實背景下，事業(yè)單位各類檔案從數(shù)量到種類持續(xù)增長，極為有限的管理人員將很快達(dá)到手動管理的臨界值。這必將導(dǎo)致人工作業(yè)效率持續(xù)降低，也是在根本上制約檔案管理工作時效性的核心因素。

而信息環(huán)境下的情況則截然不同。基于信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案管理工作數(shù)字化、數(shù)據(jù)化將成為大勢所趨。而數(shù)字檔案不僅能夠基于信息化平臺實現(xiàn)自動收集和整理，而且能夠依據(jù)平臺預(yù)設(shè)程序?qū)崿F(xiàn)自動化分析、智能化管理。如此，檔案管理人員將從繁重機械的重復(fù)性勞動中徹底解放出來，不僅能夠?qū)⒂邢薜臅r間和精神用于更具創(chuàng)造性的管理工作中，而且平臺管理模式將在不斷迭代和升級過程持續(xù)提升效率。這便是信息化環(huán)境下技術(shù)對于事業(yè)單位檔案管理工作能夠產(chǎn)生最為顯著和突出的促進(jìn)作用之一。

（二）提升管理品質(zhì)

在大幅提高管理效率的同時，信息化環(huán)境下技術(shù)的快速發(fā)展也將助力事業(yè)單位檔案管理全面提升管理品質(zhì)。

傳統(tǒng)人工管理模式下，檔案管理工作始終面臨潛在的人為疏忽造成錯誤、遺失、損毀的風(fēng)險。這既是人工管理無法徹底規(guī)避的缺陷，也是傳統(tǒng)工作模式制約檔案管理工作品質(zhì)的最主要因素之一。

因此，基于信息技術(shù)支持的檔案管理將能從根本上解決這類嚴(yán)重問題。只要在原始檔案生成的源頭確保數(shù)據(jù)資料的完整、詳盡、客觀，則以數(shù)字化狀態(tài)存貯和傳輸?shù)臋n案無論經(jīng)歷如何頻繁的調(diào)閱或反復(fù)使用，其始終能夠保持與原始檔案同等的真實性與可靠性。這就能夠杜絕人工管理狀態(tài)下人為疏忽造成的各種風(fēng)險隱患。

不僅如此，利用信息技術(shù)可以不斷升級和創(chuàng)新的優(yōu)勢，信息化平臺中的檔案資源還能利用各種預(yù)設(shè)程序?qū)崿F(xiàn)更有針對性的提煉和分析，使數(shù)字檔案資料中潛在的信息資源實現(xiàn)無限次的挖掘。這將有助于事業(yè)單位檔案不斷實現(xiàn)可重復(fù)的價值輸出，也是從又一個側(cè)面大幅提高檔案管理品質(zhì)的重要措施。

二、信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理常見問題

（一）重視程度相對有限

雖然信息化環(huán)境為事業(yè)單位檔案管理提質(zhì)增效提供了前所未有的技術(shù)支持，然而很長時間以來，部分事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度相對有限，不僅將檔案管理視作簡單機械的資料收集和保管，而且對檔案管理信息化發(fā)展認(rèn)識不到位，資金投入和機制創(chuàng)新各方面均處于被忽略和忽視的不利局面。

出現(xiàn)這種問題的根源多種多樣。一方面，科教文衛(wèi)等領(lǐng)域中各種實際業(yè)務(wù)或公共服務(wù)工作能夠相對直接地產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益或社會效益，但檔案管理則不同，此類工作只是間接地影響著管理工作整體水平的提升，因而具有更為隱性的價值創(chuàng)造特點。同時，由檔案資料價值挖掘產(chǎn)生的效益通常需要更加漫長的時間積淀，難以在短時期中爆發(fā)式體現(xiàn)。這就造成部分事業(yè)單位管理者與決策層難以意識到檔案資料內(nèi)在價值的重要性和珍貴性，也是其思想觀念上相對忽視檔案管理的主要原因。

另一方面，針對檔案管理開展信息化轉(zhuǎn)型同樣需要一定資金與資源的投入，然而其產(chǎn)生效果和效益卻更為滯后且難以發(fā)覺。這也造成部分事業(yè)單位對于檔案管理信息化發(fā)展缺少重視，而是將檔案管理信息化建設(shè)置于更加次要的地位，且在各項投入方面缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃。

因此，多種因素綜合影響下，部分事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于專業(yè)項目管理或前端服務(wù)工作。這也是部分事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展遲緩、落后的主要原因所在。

（二）人工管理低質(zhì)低效

由于管理思想上缺乏關(guān)注，檔案管理工作愈發(fā)處于相對邊緣的不利地位。尤其在信息化建設(shè)進(jìn)程中，部分事業(yè)單位檔案管理信息化往往不被納入戰(zhàn)略規(guī)劃整體方案內(nèi)，而是需要等待其他項目基本完成信息化建設(shè)后才有名額或比例。顯然，如此被動的不利局面勢必造成檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程遲滯。而其不良后果之一就是長期人工管理低質(zhì)低效問題得不到徹底突破。

由于檔案管理信息化無法相對迅速、有效地推進(jìn)，這些事業(yè)單位只能沿襲傳統(tǒng)模式循規(guī)蹈矩。這必然存在快速增加的檔案數(shù)量與基本保持不變的管理人員之間的巨大矛盾，進(jìn)而不斷加劇人工管理低質(zhì)低效的嚴(yán)重缺陷。而這也是信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理又一類較典型的常見問題。

三、信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化方向

（一）標(biāo)準(zhǔn)化

信息化環(huán)境下，加快檔案管理信息化建設(shè)同樣存在相當(dāng)程度的技術(shù)要求。其中最首要的就是標(biāo)準(zhǔn)化。這也是新時期事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化需要強化和堅持的戰(zhàn)略方向之一。

堅持標(biāo)準(zhǔn)化方向就是要全面改進(jìn)檔案管理傳統(tǒng)工作模式隨意、粗放、模糊處理的陳舊面貌，確保檔案資料能夠嚴(yán)格遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)形成、匯集、傳輸。這不僅是為保障信息化平臺能夠充分識別和獲取電子檔案數(shù)據(jù)的前提，也是實現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、系統(tǒng)性與規(guī)范化的先決條件。

堅持標(biāo)準(zhǔn)化方向也指針對檔案管理信息化的各項規(guī)則與機制的制定更加完善、全面，使檔案管理信息化建設(shè)有章可循，使管理人員及各相關(guān)部門與成員能夠各司其職，使檔案管理信息化建設(shè)各項要求得以落實和執(zhí)行。

堅持標(biāo)準(zhǔn)化方向也是指同一單位內(nèi)部各部門、單位間各類檔案的形成具有統(tǒng)一指標(biāo)和一致規(guī)格，不再是傳統(tǒng)模式下似是而非、大而化之的隨意處理。這不僅有助于大幅提升檔案管理工作的規(guī)范化管理水平，也是避免信息壁壘、確保檔案管理信息化平臺能夠全面覆蓋的前提條件。

（二）精細(xì)化

首先，堅持精細(xì)化方向指檔案管理工作中各項規(guī)則與制度既有戰(zhàn)略原則，又有戰(zhàn)術(shù)指導(dǎo)。也就是能夠?qū)?yīng)到各類檔案資源從源頭形成到最終歸檔的每個環(huán)節(jié)、步驟，使檔案管理信息化建設(shè)自始至終具有高度完備的機制指導(dǎo)，且具有高度可靠的執(zhí)行力和執(zhí)行度。

其次，堅持精細(xì)化方向也指檔案管理工作能夠落實責(zé)任制，也就是各項管理措施都有一一對應(yīng)的責(zé)任單位與責(zé)任人。這種高度精確的對應(yīng)性既是為了保障檔案管理工作質(zhì)量，避免出現(xiàn)踢皮球或打太極的推諉與敷衍，也是為了以責(zé)任落實激發(fā)各部門與人員高度重視檔案管理工作。

四、信息化環(huán)境下的事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，強化制度供給

信息化環(huán)境下的事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化必須是管理理論與實踐行動的同步發(fā)展，是基于先進(jìn)管理思想指導(dǎo)下信息化技術(shù)的全面應(yīng)用。因此，推動檔案管理工作優(yōu)化首先需要轉(zhuǎn)變思想觀念，強化制度供給。

尤其是領(lǐng)導(dǎo)與管理層當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變陳舊落后的思想意識，認(rèn)識到信息化對于檔案管理的決定性作用，改變長期存在的不重視、不關(guān)心的不良狀態(tài)。管理層需要充分意識到檔案作為珍貴信息資源的價值挖掘意義，以及信息化管理對于檔案管理提質(zhì)增性的推動力量。

一方面，要將檔案管理信息化建設(shè)納入本單位戰(zhàn)略發(fā)展的一攬子計劃內(nèi)，給予檔案管理信息化建設(shè)與其他專項任務(wù)同等地位，確保檔案管理信息化建設(shè)得到充分、適度的投入。

另一方面，要盡快改變傳統(tǒng)模式下檔案管理規(guī)章制度僅有戰(zhàn)略方向而缺乏可操作性的缺陷，應(yīng)針對信息化建設(shè)加快補充完善管理規(guī)則，使檔案管理信息化建設(shè)有章可依。同時，這些管理制度中還應(yīng)突出落實責(zé)任制的要求，也就是要強調(diào)檔案管理及其信息化建設(shè)的職責(zé)落實制度剛性。比如在執(zhí)行檔案管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化過程中不同部門、科室及其人員各自負(fù)有的直接責(zé)任與間接責(zé)任等。

不僅如此，檔案管理信息化建設(shè)制度中還需明確各類資金與資源投入的要求。這是由于信息化建設(shè)同樣存在軟硬件設(shè)施設(shè)備的購置、更新與替換。而這些都需要一定程度的資金或資源投入才能實現(xiàn)。只有從制度供給層面給予充分保障，檔案管理信息化才名副其實，才能避免資金不足、資源匱乏的困境與局限。

（二）重視信息反饋，提升監(jiān)督力度

檔案管理信息化建設(shè)既是檔案部門的專職工作，也涉及同一單位內(nèi)部其他科室與人員的日常工作。尤其是非檔案部門的人員在實際使用過程中的體驗往往是最具實踐意義的經(jīng)驗反饋，也是從一個側(cè)面對檔案管理信息化建設(shè)的監(jiān)督與考察。因此，信息化環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化還需要重視信息反饋，提升監(jiān)督力度。

比如定期組織檔案管理信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組會議，由單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織，各相關(guān)部門或單位參與討論。這類會議主要聽取檔案部門針對信息化建設(shè)的進(jìn)程或障礙進(jìn)行總結(jié)，同時就相關(guān)部門使用信息化平臺時遭遇各種問題加以分析，以幫助檔案部門進(jìn)一步優(yōu)化與改進(jìn)。

又如利用平臺自帶的社交功能構(gòu)建信息反饋機制，形成線下結(jié)合線上的立體交流互動模式。這將有助于檔案部門隨時聽取相關(guān)機構(gòu)或單位的意見與建議，使檔案管理信息化建設(shè)不斷提升時效性與實用性。

再如，有條件和有需求的情況下，事業(yè)單位也可以考慮引入第三方機構(gòu)參與檔案管理信息化建設(shè)。這些第三方機構(gòu)既可以是專業(yè)檔案館，或地方各級檔案管理中心，也可以是互聯(lián)網(wǎng)公司或有一定檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗的網(wǎng)絡(luò)平臺等單位。

引入第三方機構(gòu)的優(yōu)勢在于能夠借助專業(yè)團(tuán)隊的技術(shù)力量加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，同時大幅提高信息化建設(shè)品質(zhì)和效率，也可在更大程度上實現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展等。

（三）強化安全控制，提升安管水平

信息化環(huán)境下，數(shù)據(jù)安全始終是各類機構(gòu)和組織關(guān)心的重點與焦點。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)同樣需要強化安全控制，提升安管水平。

包括分級授權(quán)、生物安全識別技術(shù)等前沿技術(shù)在內(nèi)，檔案管理信息化建設(shè)既要結(jié)合時代發(fā)展與技術(shù)升級加快創(chuàng)新優(yōu)化，也要立足本地、實事求是、因地制宜提高個性化與針對性。同時，保持彈性優(yōu)化與動態(tài)調(diào)整也是新形勢下檔案管理信息化建設(shè)提高安全水平的重中之重。

信息化環(huán)境下的檔案管理工作正處于前所未有的歷史新階段，擁有著無與倫比的創(chuàng)新發(fā)展機遇和條件。然而部分事業(yè)單位檔案管理卻未能充分利用技術(shù)提供的強大支持力趨勢而上，反而繼續(xù)固守傳統(tǒng)模式原地踏步。這說明檔案管理工作提質(zhì)增效并不是簡單技術(shù)層面的改良，而是需要從管理思想到實踐手段多視角、多環(huán)節(jié)綜合發(fā)力。尤其是要全面突破陳舊落后管理意識的束縛，深刻反思傳統(tǒng)管理模式內(nèi)在缺陷和不足，進(jìn)而立足全局，在戰(zhàn)略高度認(rèn)識信息化對于檔案管理工作水平整體提升的決定性作用。只有基于更加科學(xué)的信息化管理意識指導(dǎo)，檔案管理工作才能從傳統(tǒng)管理意識徹底轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代服務(wù)觀念，才能更加符合時代發(fā)展特色與社會現(xiàn)實需要，使檔案成為更有價值挖掘潛力的珍稀信息資源。這不僅是信息化環(huán)境下檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新的重中之重，也是新形勢下事業(yè)單位檔案管理及各項管理工作基于技術(shù)支持實現(xiàn)科學(xué)化、系統(tǒng)性、規(guī)范化發(fā)展的必由之路。