我國養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀分析與探索研究

劉靜

（無棣縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心，山東 無棣 251900）

對(duì)于現(xiàn)有的社會(huì)保障體系進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，使其更加完善，能夠改善人們的生活水平，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，確保社會(huì)處在穩(wěn)定狀態(tài)下。因此，必須要對(duì)其予以充分關(guān)注。增強(qiáng)檔案管理能力，可以使養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)制正常高效的工作，從某種角度來說，能夠使社會(huì)保障體系處在穩(wěn)定狀態(tài)下，為此，必須要對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理予以充分關(guān)注，解決其中出現(xiàn)不足。

一、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的特點(diǎn)

第一，檔案管理對(duì)象以及服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性較為明顯。一般情況下，我國養(yǎng)老保險(xiǎn)參與者包括個(gè)人企業(yè)、事業(yè)單位以及工作人員、自由工作者等，所提供的服務(wù)社會(huì)性也較為突出。第二，由于檔案的來源并不一致，檔案的類型也較為多樣，復(fù)雜程度比較高。第三，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理并不是一成不變的，會(huì)出現(xiàn)流動(dòng)。這主要是因?yàn)閰⑴c養(yǎng)老保險(xiǎn)的工作人員崗位并不固定，很可能會(huì)更換工作的場所，這在一定程度上提升了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理困難程度。

二、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的作用

第一，能夠滿足養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作的需求。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案可以較為系統(tǒng)真實(shí)的記載不同企業(yè)以及個(gè)人所繳納的保險(xiǎn)資金以及年限等，能夠在一定程度上展現(xiàn)出參保人員承擔(dān)責(zé)任享受權(quán)利的現(xiàn)狀。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是否處在完善狀態(tài)下，是否是精準(zhǔn)無誤的，能夠在一定程度上決定養(yǎng)老行業(yè)的后續(xù)發(fā)展情況[1]。第二，能夠?yàn)樯绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)提供支持，使相關(guān)工作更加高效優(yōu)質(zhì)的開展，完善健全的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案以及及時(shí)查詢渠道，能夠幫助參保人員在較短時(shí)間內(nèi)搜集到需要的信息，并和社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通、交流，為養(yǎng)老保養(yǎng)的發(fā)展提供有利條件。第三，能夠?yàn)樯绫n案的整合匯總提供可能性。養(yǎng)老保險(xiǎn)在我國發(fā)展時(shí)間比較久，影響力比較大，參與人數(shù)眾多、數(shù)據(jù)類型較為完善，能夠?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)制度的推廣打下良好的基礎(chǔ)。為此，必須要認(rèn)識(shí)到養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重要性，加大力度開展這一工作，為其他保險(xiǎn)的發(fā)展提供參考[2]。

三、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

在進(jìn)行養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作時(shí)，由于一些因素的影響，效果并不是非常理想，需要相關(guān)人員加大力度進(jìn)行分析，明確出現(xiàn)問題的原因。較為常見的問題可以總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

（一）所運(yùn)用的制度存在問題

根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況來看，我國在進(jìn)行養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理時(shí)所運(yùn)用的制度存在著一些問題，并不完善。雖然我國較為注重檔案管理的開展，并出臺(tái)了相關(guān)法律法規(guī)，但是和養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的需求進(jìn)行對(duì)比，仍然有著較多的需要改進(jìn)之處，規(guī)范程度比較低，特別是在開展檢查、驗(yàn)收工作時(shí)，適應(yīng)性比較低，并不合理，這都是養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理過程中急需解決的內(nèi)容，如果不制定適宜的措施解決，很可能會(huì)對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)行業(yè)造成不同程度的不利影響[3]。

（二）并沒有意識(shí)到這一工作的重要性

實(shí)質(zhì)上，我國養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并沒有意識(shí)到這一工作的價(jià)值，這就導(dǎo)致在開展養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作時(shí)較為隨意，缺乏服務(wù)意識(shí)，工作的主動(dòng)性比較低，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案在應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題，操作較為隨意，這并不利于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的進(jìn)一步開展。

（三）工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不一

目前我國負(fù)責(zé)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的工作人員并沒有系統(tǒng)全面的學(xué)習(xí)過檔案管理相關(guān)知識(shí)，相關(guān)機(jī)構(gòu)也并未組織其參與到學(xué)習(xí)之中，對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)較為片面，所應(yīng)用的檔案管理方式較為隨意，甚至認(rèn)為檔案管理工作是可有可無的，這就導(dǎo)致檔案沒有及時(shí)的存儲(chǔ)，無法最大化的利用檔案資源。

（四）所運(yùn)用的設(shè)施設(shè)備較為落后

從當(dāng)前的情況分析發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前開展養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作時(shí)并沒有投入充足的資金，所運(yùn)用的設(shè)施設(shè)備較為落后，并且數(shù)量比較少。比如說，一般情況下養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案都被存儲(chǔ)在鐵柜之中，不但容易被竊取、丟失，還會(huì)占用大量的空間，甚至是由于環(huán)境的影響出現(xiàn)潮濕等情況，導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的完整性受到損害[4]。在對(duì)于軟件進(jìn)行應(yīng)用的過程中，雖然部分工作人員意識(shí)到了信息技術(shù)的重要性，借助于互聯(lián)網(wǎng)開展了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案存儲(chǔ)，但是所運(yùn)用的軟件較為落后，沒有及時(shí)的進(jìn)行更新?lián)Q代，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的開展，無法展現(xiàn)出檔案管理信息化建設(shè)最大化作用。

四、提升養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理水平措施

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作有著非常關(guān)鍵的作用，能夠在一定程度上為養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的開展提供支持，因此相關(guān)人員必須要將其落到實(shí)處，展現(xiàn)出其最大化作用。但是，從實(shí)際分析發(fā)現(xiàn)，在開展養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作時(shí)還存在著較多的不足之處，導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作達(dá)不到預(yù)期效果，在這一背景下，相關(guān)人員必須要積極的制定適宜措施，提升養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理水平?？梢詮囊韵聨c(diǎn)出發(fā)開展工作：

（一）完善相關(guān)制度

社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該和企業(yè)開展合作，分別構(gòu)建養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，確保檔案管理工作人員需要進(jìn)行工作的內(nèi)容以及負(fù)責(zé)區(qū)域，確保檔案的構(gòu)建、維修養(yǎng)護(hù)、交接等工作都能夠在制度的引導(dǎo)下有序開展。在對(duì)于紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)該按照順序進(jìn)行排列，放置在規(guī)定位置，對(duì)于一些關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行備份。在對(duì)于電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，應(yīng)該確保其處在安全狀態(tài)下，可以在多個(gè)電腦中進(jìn)行存儲(chǔ)，并統(tǒng)一格式，為之后維護(hù)工作的開展提供支持[5]。在這個(gè)過程中，必須要注重交接工作的開展，如果出現(xiàn)脫節(jié)，很可能會(huì)阻礙后續(xù)工作的進(jìn)行。比如說，如果需要進(jìn)行交接卻沒有及時(shí)開展，則會(huì)出現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案丟失或者是放置較為隨意，難以及時(shí)找到需要檔案的情況。為此，必須要在第一時(shí)間進(jìn)行檔案交接，并構(gòu)建完善的獎(jiǎng)懲制度，確保管理人員能夠端正自身的工作態(tài)度，積極的參與到工作之中，這從某種角度來說，能夠提升工作效果。

（二）認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理有著不容忽視的作用，因此必須要將其落到實(shí)處，發(fā)揮最大化的作用。第一，相關(guān)部門應(yīng)該對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重要性形成充分認(rèn)識(shí)，并投入充足的資金和人力資源等，確保養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作能夠順利的進(jìn)行。第二，要加大力度對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其能夠樹立起檔案管理觀念，主動(dòng)的參與到檔案管理工作之中，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)。

（三）組織人員參與到檔案管理學(xué)習(xí)之中

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的科學(xué)性比較強(qiáng)，對(duì)于細(xì)節(jié)要求比較高。想要使檔案管理工作高效有序的開展，就必須要有專業(yè)程度較高的綜合性檔案管理團(tuán)隊(duì)作為支持。第一，要組織社保經(jīng)辦系統(tǒng)人員參與到學(xué)習(xí)之中，確保其有足夠的能力開展檔案管理工作，能夠借助于所學(xué)的知識(shí)切實(shí)解決存在的問題[6]。第二，應(yīng)該做好檔案管理人員的招聘工作，選擇一些對(duì)于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、綜合能力較強(qiáng)的工作人員參與到養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作之中，并定期的對(duì)其進(jìn)行考核，確保其各方面的能力能夠得到不同程度的提升，符合新時(shí)期養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的開展，只有如此，才能夠使養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作充分發(fā)揮作用，為參保人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（四）推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

要科學(xué)合理的對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化開展，這是推動(dòng)我國社會(huì)保障體系進(jìn)一步完善的必經(jīng)之路，也是當(dāng)前養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的主要發(fā)展趨勢。推動(dòng)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，不但能夠使檔案存儲(chǔ)更加方便、提高檔案存儲(chǔ)數(shù)量，還能夠降低進(jìn)行檢索需要花費(fèi)的時(shí)間，達(dá)成信息共享這一目標(biāo)。可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行工作：第一，要盡力健全數(shù)據(jù)庫，做好信息的搜集、存儲(chǔ)、分類等工作，并對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行改善，使其更加真實(shí)，為檔案管理工作人員搜集相關(guān)數(shù)據(jù)提供支持。這對(duì)于各個(gè)部門的要求比較高，需要其在進(jìn)行工作的過程中，確保檔案的有效性，并如實(shí)記載檔案的類別、存儲(chǔ)地點(diǎn)、時(shí)間等，并確保其是完整的，沒有任何遺漏。第二，要科學(xué)的對(duì)于網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用。這需要相關(guān)人員及時(shí)的對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)施進(jìn)行完善，更新?lián)Q代，為養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的開展提供支持。除此之外，還應(yīng)該做好網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，積極的進(jìn)行殺毒、安裝防火墻。

（五）做好數(shù)據(jù)化管理工作

將養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，能夠較為有效的完善養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，使其包含更加全面的內(nèi)容。首先，要在數(shù)據(jù)化觀念的引導(dǎo)下對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行管理，將所搜集到的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案進(jìn)行分類、匯總，保障其是完善的，精準(zhǔn)的，具有一定的價(jià)值，能夠?yàn)轲B(yǎng)老保險(xiǎn)工作的開展提供支持[7]。其次，要借助于數(shù)據(jù)化實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的監(jiān)督管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案情況，防止隨意進(jìn)行養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的開展，降低出現(xiàn)問題的概率。除此之外，還應(yīng)該做好日常的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，定期的進(jìn)行檢查，分析其是否存在遺漏，并對(duì)其進(jìn)行完善，這能夠在一定程度上推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)行業(yè)的發(fā)展。

五、總結(jié)

根據(jù)上文來進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的開展能夠在一定程度上決定所有參保人員的利益是否可以得到應(yīng)有保障，會(huì)對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)行業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生影響。因此，相關(guān)人員必須要關(guān)注養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的進(jìn)行，選擇使用恰當(dāng)措施提升養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理水平，只有如此，才能夠?yàn)轲B(yǎng)老保險(xiǎn)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供較為有利條件作為支持。