社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的策略

馬曉燕

（無棣縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心，山東 無棣 251900）

引言：社會(huì)保險(xiǎn)檔案記錄著參保人員內(nèi)的各項(xiàng)信息，信息具有一定的保密性，因此應(yīng)重視檔案的管理工作。近幾年社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國就業(yè)人員數(shù)量也在不斷的增加，加大了社會(huì)保險(xiǎn)檔案的工作的任務(wù)量。傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能有效的對大量的檔案進(jìn)行管理，因此需要對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，提升社會(huì)保險(xiǎn)管理工作水平。改善檔案管理得工作模式，需要相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)以及企業(yè)對此進(jìn)行研究，在提升管理效率的同時(shí)，還應(yīng)保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案的真實(shí)性以及完整性。文中對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的意義以及重要性進(jìn)行分析，同時(shí)對檔案管理的現(xiàn)狀也進(jìn)行了分析，最后提出了加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的措施以供參考。

一、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的意義

在我國社會(huì)背景下，企業(yè)、機(jī)關(guān)以及個(gè)人都開始參與到社會(huì)保險(xiǎn)中，參保的規(guī)模越來越大，同時(shí)社會(huì)保險(xiǎn)與國計(jì)民生也有著重大的影響，因此需要加強(qiáng)社會(huì)檔案管理工作開展。社會(huì)保險(xiǎn)的檔案能夠維護(hù)參保人員的合法權(quán)益[1]。社會(huì)檔案管理工作在開展中需要具有較強(qiáng)的專業(yè)性，在管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)也有著緊密的聯(lián)系，這種形式能夠?qū)⑵髽I(yè)、機(jī)關(guān)或者個(gè)人的信息反映出來。

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的高效開展，能夠有助于社會(huì)的發(fā)展，在管理工作中，相關(guān)部門若出現(xiàn)失誤，將會(huì)導(dǎo)致參保人員的利益受到影響，同時(shí)也影響社會(huì)的和諧發(fā)展。隨著人們保險(xiǎn)意識的不斷加強(qiáng)，目前參保的人員也是越來越多，檔案的數(shù)量也日益增加，這就需要加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的開展，對檔案管理工作進(jìn)行完善，能夠?yàn)閰⒈Ｈ藛T提供更好的服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是對群眾多辦理的醫(yī)療、養(yǎng)老或傷亡等保險(xiǎn)信息進(jìn)行管理的工作，社會(huì)保險(xiǎn)是面對全國群眾的。為了社會(huì)保險(xiǎn)工作能夠順利的開展，這就需要社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)機(jī)構(gòu)以及企業(yè)應(yīng)重視社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性[2]。在檔案管理工作中，需要保證檔案的完整性以及真實(shí)性，若檔案資料在管理中出現(xiàn)損壞或者丟失的情況，就會(huì)導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)后續(xù)的工作不能正常的運(yùn)行。因此需要的重視檔案管理工作的開展，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其人員重視檔案管理，提升管理人員的責(zé)任感，意識到社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要性。

在現(xiàn)代化的社會(huì)中，人們生活水平以及生活質(zhì)量的提升，使得人們也越來越重視保險(xiǎn)意識，保險(xiǎn)公司中的保險(xiǎn)種類也越來越多，參保人員的不斷增加，加大了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作量。目前我國也處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，高新技術(shù)可以應(yīng)用于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中，提升檔案管理的工作效率。檔案管理人員掌握著社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)中的數(shù)據(jù)信息，檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)對檔案管理工作重新進(jìn)行重視。需要對參保人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，將檔案管理工作作為重要工作進(jìn)行實(shí)施，UI 能夠制定長遠(yuǎn)的規(guī)劃，還應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行考核，保證留下的檔案管理人員的工作效率都是最高的。在檔案管理運(yùn)行中，應(yīng)加大財(cái)力、物力以及人力的投入，快速的對管理中的問題進(jìn)行解決，提升檔案管理效率。

三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）管理形式存在分歧

在當(dāng)前社會(huì)中，社會(huì)保險(xiǎn)的種類越來越多，社保檔案的管理也逐漸復(fù)雜，管理難度也在不斷的增加。我國社保的種類繁多，不同種類分屬于不同部門進(jìn)行管理，因此導(dǎo)致社保檔案管理系統(tǒng)中存在較多的分支，檔案管理無法進(jìn)行統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理的難度也較高[3]。檔案管理工作在開展中，不同部門之間的溝通交流較少，導(dǎo)致信息傳遞不夠通暢，這也在一定程度上加大的檔案管理工作中的難度，不能對檔案合理的進(jìn)行管理，將導(dǎo)致檔案在管理中出現(xiàn)混亂，資料丟失或者損壞最終都會(huì)對參保人造成一定的影響，其利益會(huì)受到損害。社保檔案管理機(jī)構(gòu)在管理工作中的管理原則也不同意，在管理工作出現(xiàn)問題時(shí)，找不到負(fù)責(zé)人以及負(fù)責(zé)部門，使得管理中的問題不能及時(shí)的進(jìn)行解決，這種情況也不利于的人力資源以及社保局的發(fā)展。

（二）缺乏統(tǒng)一的原則

我國雖然已經(jīng)開始重視社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，但是社保管理機(jī)構(gòu)對社保管理工作還沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范。我國不同地區(qū)在對社保檔案進(jìn)行管理時(shí)，都是根據(jù)地方的管理手段進(jìn)行管理，不同地區(qū)之間的有著較強(qiáng)的管理差異，其管理水平也有明顯的差距，這也影響著國家社保檔案管理工作的統(tǒng)一。不同地區(qū)參保人員在參保中所提交的資料是不同的，沒有明確的規(guī)定，這種現(xiàn)象也會(huì)影響檔案管理工作的正常開展，降低管理效率，最終導(dǎo)致檔案管理工作的水平大幅下降。

（三）管理手段比較落后

近幾年我國社會(huì)在不斷的發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)的制度也在不斷的進(jìn)行變革，使其能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展[4]。雖然社保制度得到了完善，但是社會(huì)保險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)在檔案管理中的管理手段還是較為落后，沒有緊跟社會(huì)的變化進(jìn)行完善。將計(jì)算機(jī)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案管理工作中，能夠大幅度提升檔案管理的效率。但是現(xiàn)在大部分部門并未對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，部分部門雖然引進(jìn)了計(jì)算機(jī)，但人員的計(jì)算機(jī)水平較差，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)的使用率較低，計(jì)算機(jī)的作用沒有發(fā)揮出來，最終檔案管理的手段無法提升。

（四）工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)的不重視

在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中，工作人員對檔案管理工作并不重視，對其沒有充分的了解，同時(shí)不理解檔案管理的重要性[5]。在檔案管理工作中，認(rèn)為檔案管理工作只是對檔案進(jìn)行簡單的整理歸類，對檔案管理的實(shí)際價(jià)值也沒有全面的了解。工作人員未了解到檔案管理工作的重要意義，導(dǎo)致工作態(tài)度不夠認(rèn)真，工作能力也較差。工作人員在社保檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)中都還存在著部分的缺陷，人員的專業(yè)性也較差，對檔案知識的了解的也并不完整。

四、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的措施分析

（一）提高投保人的檔案管理意識

在我國社會(huì)保障體系中，社會(huì)保險(xiǎn)檔案占據(jù)重要的地位，但是目前我國投保人對檔案的重要性并不了解，使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的效率沒有得到提升[6]。因此需要提升投保人的檔案管理意識，推動(dòng)社保檔案管理工作的開展。投保人對檔案管理工作進(jìn)行重視，能夠促進(jìn)檔案管理部門中的檔案管理的效率。在檔案管理出現(xiàn)問題時(shí)，需要及時(shí)做好核算工作，防止社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中出現(xiàn)更大的漏洞。投保人與檔案管理人員都需要加強(qiáng)檔案管理意識，但是應(yīng)先加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識。相關(guān)部門對檔案管理人員職能進(jìn)行培訓(xùn)，并提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及綜合素質(zhì)，在檔案管理工作開展中，制定合理的激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)出管理人員的工作態(tài)度，提升工作效率。部門還應(yīng)的對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，對一些老舊或者出現(xiàn)破損的設(shè)備進(jìn)行更換或者維修。還應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題并及時(shí)進(jìn)行解決，防止管理中出現(xiàn)問題阻礙社會(huì)保險(xiǎn)的正常運(yùn)行。

（二）建立完善的管理規(guī)章制度

在社保檔案管理工作中，制定完善的規(guī)章制度。完善的規(guī)章制度能夠提升管理人員的工作水平，對員工起到監(jiān)督的效果，通過借助法律的手段進(jìn)行管理，也能夠提升投保人的權(quán)益。在制定制度后，還應(yīng)對管理流程進(jìn)行規(guī)范，員工在工作中需要保證管理的規(guī)范性，進(jìn)一步提升管理人員的工作效率[7]。在檔案管理工作中，投保人的檔案資料需要集中進(jìn)行管理，防止出現(xiàn)檔案被篡改或者丟失的現(xiàn)象，應(yīng)保證檔案管理部門中的工作能夠規(guī)范合理的進(jìn)行開展。不同管理部門之間還應(yīng)加強(qiáng)溝通，使其社保檔案管理工作能夠有序的開展，提升管理的水平。

（三）充分利用科技手段進(jìn)行管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在我國社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中也需要對高科技技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，提升管理的工作效率。通過計(jì)算機(jī)對檔案資料進(jìn)行管理，不僅能夠提升檔案管理的工作水平以及工作效率，同時(shí)還應(yīng)保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，這兩點(diǎn)能夠看出計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理工作中具有重要的意義。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行管理分類，在一定程度上減輕了管理人員的工作壓力，在對檔案進(jìn)行查找時(shí)，也變得更加方便。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料查找起來較為麻煩，紙質(zhì)材料在存儲(chǔ)中還會(huì)受到環(huán)境的影響。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案，方便查找的同時(shí)，還能長久的進(jìn)行保存。

（四）加強(qiáng)對管理人員的職業(yè)培訓(xùn)

影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的主要因素是檔案管理人員。管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)能力決定著管理水平的高低[8]。因此相關(guān)部門需要重視管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，首先對管理人員的專業(yè)水平進(jìn)行提升，其專業(yè)水平是提升檔案管理工作的重點(diǎn)。其次還需要加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，對高科技技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，熟練使用計(jì)算機(jī)，促進(jìn)檔案管理工作能夠更加的程序化以及科學(xué)化。目前檔案管理人員的綜合素質(zhì)也需要進(jìn)行提升，較為低下的綜合素質(zhì)已經(jīng)不適用于當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展，在培訓(xùn)中應(yīng)讓員工了解到檔案管理的重要性，端正工作態(tài)度，提升工作效率。

結(jié)語

綜上所述，在社會(huì)的發(fā)展下，越來越多群眾參與到社會(huì)保險(xiǎn)中，導(dǎo)致社保檔案管理的工作量越來越大，相關(guān)部門需要對檔案管理的模式進(jìn)行優(yōu)化。文中對檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，針對現(xiàn)存的問題進(jìn)行解決時(shí)，首先需要對檔案管理制度進(jìn)行完善，同時(shí)將社保檔案進(jìn)行集中管理，提升檔案管理的效率以及水平，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定的發(fā)展。