試論縣級事業(yè)單位檔案的管理與創(chuàng)新

李斌

（山東省菏澤市定陶區(qū)糧食和物資儲備局，山東 菏澤 274100）

進入21 世紀以來，在社會經(jīng)濟穩(wěn)步發(fā)展的背景下，我國各大事業(yè)單位發(fā)展迅速。從事業(yè)單位發(fā)展進程來看，檔案管理工作是事業(yè)單位整體管理工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)。其檔案記錄了科技、衛(wèi)生、藝術、文化以及教育等信息資料，而如果事業(yè)單位的檔案管理工作落實不到位，則會影響事業(yè)單位的進步及發(fā)展[1]。從現(xiàn)狀來看，國內(nèi)部分縣級事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題較多，比如：檔案管理流于形式、電子檔案占比偏低、檔案專業(yè)人才缺乏等。由此可見，從提升縣級事業(yè)單位檔案管理工作的效率及質(zhì)量角度考慮，本文圍繞“縣級事業(yè)單位檔案的管理與創(chuàng)新”進行分析研究具備一定的價值意義。

一、縣級事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題分析

檔案管理，作為縣級事業(yè)單位日常管理工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)，現(xiàn)狀下尚且存在一些有待解決的問題。總結(jié)起來，主要現(xiàn)狀問題如下：

（一）檔案管理流于形式

基于縣級事業(yè)單位，在檔案管理方面的制度，在現(xiàn)狀下還不夠完善，通常照搬上級機構(gòu)的政策及內(nèi)容，導致基于實際運行期間，難以符合本單位的實際情況，使得管理制度的實施效益難以有效體現(xiàn)出來。與此同時，部分事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，檔案管理工作流于形式，缺乏實效性，進而使檔案管理工作的質(zhì)量難以得到有效提升。

（二）電子檔案占比偏低

在網(wǎng)絡的沖擊下，事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生了很大程度的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式較為滯后，難以滿足現(xiàn)代檔案發(fā)展需求及要求。因此，對于縣級事業(yè)單位來說，需順應時代發(fā)展潮流，重視電子檔案信息化建設[2]。但是，從現(xiàn)狀來看，部分縣級事業(yè)單位的電子檔案信息化建設工作滯后，難以提上日程，主要表現(xiàn)為紙質(zhì)檔案占比仍很高，而電子檔案占比則偏低，顯然紙質(zhì)檔案管理形勢下，難以提高檔案管理工作的效率，也不利于和上級單位之間形成高效信息溝通媒介，使檔案管理工作的時代性難以得到有效體現(xiàn)。

（三）檔案專業(yè)人才缺乏

在事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，檔案管理人員扮演著非常重要的角色。顯然，要想提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率及質(zhì)量，則有必要重視檔案專業(yè)管理人才的培育[3]。但是，從目前來看，大部分縣級事業(yè)單位的在檔案專業(yè)人才方面較為缺乏，部分單位甚至存在兼職檔案工作人員，即由非檔案管理專業(yè)人才兼職進行檔案管理工作，這樣便難以保證檔案管理工作的效益。此外，部分檔案管理人員的專業(yè)化水平不足，在檔案信息化方面的專業(yè)能力缺乏，顯然這將難以保障現(xiàn)代檔案對信息化專業(yè)人才的高素質(zhì)要求，進而會阻礙縣級事業(yè)單位檔案管理工作的進步及持續(xù)發(fā)展。

二、縣級事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的具體方法分析

如前所述，認識到現(xiàn)狀下縣級事業(yè)單位檔案管理工作存在較多的問題。為了解決這些問題，則需樹立全新的檔案管理原則。與此同時，需重視管理方法的創(chuàng)新及優(yōu)化?？偨Y(jié)起來，具體原則及創(chuàng)新優(yōu)化方法如下：

（一）優(yōu)化檔案管理原則

在縣級事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，首先需遵循差異化和統(tǒng)一化兼顧的基本原則，即不同事業(yè)單位之間在檔案管理內(nèi)容及任務目標上存在差異，需結(jié)合事業(yè)單位自身特點，采取合理科學的管理制度、方法[4]。同時，各事業(yè)單位需確保遵循統(tǒng)一的法律法規(guī)，樹立統(tǒng)一的價值觀念，從而促進檔案管理工作良性、可持續(xù)發(fā)展。其次，需嚴格遵循制度與執(zhí)行并重的基本原則，即在完善檔案管理相關法律制度的基礎上，不能將制度流于形式，需嚴格執(zhí)行，明確各方主體責任，使檔案管理工作的權威性及效率得到全面提升。此外，還需要嚴格遵循權責統(tǒng)一的基本原則，即在檔案管理工作中，對于相關檔案管理工作人員來說，在發(fā)揮自身權利的同時，也要執(zhí)行相應的檔案管理責任，不能只發(fā)揮自身權利作用，而不履行責任，否則將會影響事業(yè)單位檔案管理工作的整合效益，使得檔案管理工作的權威性難以得到有效體現(xiàn)，進而不利于事業(yè)單位良性發(fā)展。

（二）重視管理思路的創(chuàng)新，滲透現(xiàn)代化管理理念

對于事業(yè)單位管理來說，和企業(yè)管理之間在本質(zhì)上存在很大的差異，兩者無論是在工作內(nèi)容，還是在工作效果評價方面，均存在明顯差異。但是，事業(yè)單位和企業(yè)均需重視管理思路的創(chuàng)新及優(yōu)化。因此，對于縣級事業(yè)單位相關領導層來說，需重視檔案管理思路的創(chuàng)新，滲透現(xiàn)代化管理理念，采取“自上而下”管理模式，根據(jù)現(xiàn)有管理機制的不足，加以改進及完善，將責任落實到個人，使縣級事業(yè)單位的檔案管理工作效率及質(zhì)量得到有效提升。

（三）重視管理制度的創(chuàng)新，健全檔案管理相關法律法規(guī)

要想使縣級事業(yè)檔案管理工作效率及質(zhì)量得到有效提升，并實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，則有必要重視其管理制度的創(chuàng)新，保證執(zhí)行的檔案管理制度具備時代先進性，并且事業(yè)單位相關管理者需針對單位內(nèi)部的相關制度進行重新梳理、重構(gòu)，淘汰舊的管理制度，重構(gòu)并優(yōu)化新的制度，使檔案管理制度與縣級事業(yè)單位的各項檔案管理工作相契合，對檔案管理工作起到指導性作用，踐行于制度，并使制度在其中的作用發(fā)揮出來。與此同時，保證檔案管理制度執(zhí)行的穩(wěn)定性及科學性，避免流于形式。

值得注意的是，目前縣級事業(yè)單位的電子檔案制度不夠完善，內(nèi)部相關檔案文件信息資料在采取電子檔案的形式采集、分析處理、歸檔、儲存、利用的基礎上，相關管理制度也需跟上時代的步伐，所以需構(gòu)建完善的電子檔案管理制度，保證電子檔案從采集到利用全過程的真實性、可靠性及安全性。

此外，還需健全檔案管理相關法律法規(guī)，以我國現(xiàn)行的《檔案管理法》為依據(jù)，完善縣級事業(yè)單位的檔案管理法律法規(guī)，指導檔案管理人員加強檔案管理法律知識學習，增強法律意識，履行崗位職責，使縣級事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量得到全面提升。

（四）加強對檔案管理人員的專業(yè)能力培訓

在縣級事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案管理人員發(fā)揮著非常重要的作用，為了使其檔案管理工作更加規(guī)范、科學，則需加強對檔案管理人員的專業(yè)能力培訓。一方面，指導檔案管理人員加強自主學習，學習檔案管理相關知識，使檔案管理人員的知識體系得到不斷地更新，從而滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需求及要求。另一方面，事業(yè)單位部門需定期對檔案管理人員進行培訓，重視檔案管理人員的管理實踐能力培訓，并重視其中的信息化管理項目培訓，提升檔案管理人員的檔案信息化管理能力技巧[5]。此外，對于事業(yè)單位來說，還需重視現(xiàn)代化檔案管理人才的招聘及引進，定期招聘檔案管理專業(yè)人才，采取擇優(yōu)錄取的方式，對事業(yè)單位不斷輸注新鮮的人才“血液”，滿足縣級事業(yè)單位檔案管理朝向信息化、電子化管理建設方面的目標要求。

三、結(jié)語

綜上所述，在縣級事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，需重視管理思路的創(chuàng)新，滲透現(xiàn)代化管理理念；同時，重視管理制度的創(chuàng)新，對檔案管理相關法律法規(guī)加以健全；并且，需重視檔案管理數(shù)字化及信息化建設，以此使檔案管理工作實現(xiàn)有效創(chuàng)新及優(yōu)化，進一步為縣級事業(yè)單位檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升奠定堅實的基礎。