現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與對策

楊冬玲

（山東黃金礦業(yè)（萊州）有限公司焦家金礦，山東 萊州 261441）

一、企業(yè)檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）管理意識薄弱

企業(yè)忽視了檔案信息完整、全面的管理，大部分人普遍認(rèn)為檔案信息管理只是一項基本的簡單的文秘工作，只是人力資源信息、企業(yè)發(fā)展信息的存儲工作，因此對企業(yè)檔案管理缺乏一定的重視，導(dǎo)致專業(yè)檔案管理部門和專職人員短缺，也恰恰因為人手不足，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理滯后。思想上，如果沒有準(zhǔn)備、審核、抓取等內(nèi)容有效整合形成一個統(tǒng)一的整體，從字面上理解和利用檔案信息管理是不可能的，因此，企業(yè)檔案信息管理較為表面，也沒有長期科學(xué)的規(guī)劃指南。

（二）缺乏有效利用，資源閑置

企業(yè)檔案管理部門的管理應(yīng)注重音像資料和檔案的收集和整理，有的企業(yè)只注重文件保護(hù)，忽視音像和實物檔案的收集，可能導(dǎo)致某些資源的流失，影響檔案的完整性。為后續(xù)檔案的整合和分析工作增加阻力，也因此，導(dǎo)致檔案缺失管理，部分信息資源閑置，無法為企業(yè)建設(shè)提供有效的服務(wù)。

（三）工作體系不完善

由于缺乏應(yīng)有的認(rèn)識，沒有相關(guān)規(guī)范和制約的工作管理或考核制度處理檔案管理的各個方面，無法充分收集企業(yè)的檔案信息，加上現(xiàn)時管理人員的整體水平表現(xiàn)出的不平衡的狀態(tài)，即不僅資質(zhì)水平低，而且思想覺悟低。不管是由于員工的能力或外部環(huán)境的影響，都極易致使文件信息的不完整、泄漏和丟失。

（四）檔案的安全管理缺失

檔案管理安全缺乏適當(dāng)?shù)幕A(chǔ)設(shè)施，大多數(shù)檔案管理員使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料進(jìn)行保存，計算機硬件軟件配置低級，計算機經(jīng)常出現(xiàn)可使用內(nèi)存滿載、系統(tǒng)崩潰等問題，防火墻等軟件安全薄弱，病毒感染、入侵等危險時常發(fā)生，增加企業(yè)員工個人信息泄露的風(fēng)險。

二、強化企業(yè)檔案信息管理的必要性

大數(shù)據(jù)時代，業(yè)務(wù)發(fā)展需要數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性和專業(yè)性，企業(yè)只有提供更加直觀、完整、細(xì)致的數(shù)據(jù)分析，才能有效利用數(shù)據(jù)進(jìn)一步推動業(yè)務(wù)發(fā)展。

（一）社會發(fā)展需要

當(dāng)今世界，信息技術(shù)已成為經(jīng)濟社會發(fā)展的主角，人們對高質(zhì)量檔案信息的需求越來越多樣，利用網(wǎng)絡(luò)共享檔案資源的需求也同樣越來越大。傳統(tǒng)的檔案管理已難以適應(yīng)時代發(fā)展與市場需求，因此，企業(yè)檔案信息管理必不可少。

（二）檔案保存與使用需要

眾所周知，大部分檔案是以文件為主的，需要長期保存，因此，改善保存環(huán)境是重中之重，為了避免文件受到洪災(zāi)、蟲咬、火災(zāi)等潛在災(zāi)害，要使用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，實現(xiàn)管理科學(xué)化，徹底改進(jìn)企業(yè)檔案的管理和使用。

（三）可持續(xù)發(fā)展需要

檔案管理的信息化不僅有利于相關(guān)企業(yè)發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造大量優(yōu)質(zhì)員工，以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，而且對降低員工的工作強度有利，同時對提高員工工作效率有利，可通過計算機技術(shù)來提高工作效率、快速準(zhǔn)確地處理檔案，更好地開發(fā)和利用檔案資源。

（四）有利于服務(wù)企業(yè)管理

檔案管理作為信息的收集中心，可以直接決定企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入公司檔案管理任務(wù)，使生產(chǎn)與數(shù)據(jù)的各種環(huán)節(jié)得以有效連接，所有資源和信息均由公司各部門統(tǒng)一管理和存儲，實現(xiàn)了信息完整性的保全和互換性的轉(zhuǎn)換，同時也能保證信息的完整與真實，使工作流程更加規(guī)范有序，信息管理更加完善、科學(xué)。這不僅節(jié)省了工作時間，減輕了工作量，還避免了信息量冗余帶來的混亂，加快了國際業(yè)務(wù)發(fā)展速度，這使得檔案信息的綜合管理得到實現(xiàn)，也直接提高了檔案管理的質(zhì)量，提高了工作效率，能更好地為企業(yè)服務(wù)。

綜上所述，農(nóng)業(yè)銀行要加強金融扶貧工作，首先要認(rèn)清當(dāng)前工作中存在的問題與不足，通過分析具體的路徑，堅持創(chuàng)新發(fā)展的思維，通過加強高層對接、加強扶貧模式創(chuàng)新、加強渠道建設(shè)、加強風(fēng)險管控等多方面的工作，去完善金融扶貧的策略。最后，及時總結(jié)經(jīng)驗、借鑒先進(jìn)模式，為更深入的扶貧工作提供思路啟發(fā)。

（五）有利于指導(dǎo)企業(yè)發(fā)展

信息時代的到來給傳統(tǒng)的檔案管理提出了巨大的挑戰(zhàn)，從紙質(zhì)檔案的管理到信息資源的管理，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以直接、快速、高效地再現(xiàn)完整的信息，可以直接反映經(jīng)濟活動和企業(yè)發(fā)展。不僅可以有效搜索和整合信息，使拓寬信息資源存儲渠道得以實現(xiàn)，也使得存儲更全面完善的信息資源得以實現(xiàn)，同時企業(yè)能通過在網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行廣告宣傳，保存企業(yè)交易記錄，發(fā)布企業(yè)人事招聘信息，從中可以摸索出企業(yè)發(fā)展前景和商業(yè)模式在未來的發(fā)展情況。為管理層在決策時提供參考資料，使得企業(yè)能夠輕松、正確地預(yù)測市場，這些舉措可以幫助企業(yè)完成更加正確的決策來迎合消費市場。因此，檔案管理為企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展提供了指導(dǎo)。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響

（一）對傳統(tǒng)管理理念的影響

所謂信息技術(shù)是建立在一種先進(jìn)的技術(shù)基礎(chǔ)上，充分適應(yīng)生產(chǎn)與生產(chǎn)力的關(guān)系，這一層意識就是科學(xué)技術(shù)是主要生產(chǎn)力，這也凸顯了科學(xué)技術(shù)的重要性。信息技術(shù)不斷普及、信息技術(shù)持續(xù)傳播，這些都沖擊著傳統(tǒng)的管理模式，我國傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理理念對網(wǎng)絡(luò)平臺、終端及相關(guān)的理論知識和技術(shù)已無法適應(yīng)。信息技術(shù)作為一種技術(shù)支持，也使得工作人員從繁瑣的工作中解脫出來，主動性和積極性不斷提高，從而提高工作效率，創(chuàng)造更多的價值，為企業(yè)節(jié)約成本、提高收益。這是一種觀念的創(chuàng)新、技術(shù)的突破。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)和管理要通過使用現(xiàn)代科技，來使企業(yè)檔案管理水平不斷提高，逐步?jīng)_破傳統(tǒng)落后的思想觀念，以創(chuàng)新作為精神和原則，持續(xù)更新企業(yè)檔案的管理理念和方式，實現(xiàn)創(chuàng)新與革新，只有這樣，才能在繁雜的檔案管理方法和理念的資料中，發(fā)現(xiàn)真正適合中國現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理方法和理念。

（二）對傳統(tǒng)檔案管理隊伍素質(zhì)的沖擊

信息技術(shù)包含的內(nèi)容涉及范圍很廣，也恰恰因此，管理檔案工作的員工不僅要具備豐富的管理知識，還要能實現(xiàn)原有基礎(chǔ)上的更新升級，以確保檔案管理知識跟得上更新?lián)Q代，此外，還需具備一定的信息技術(shù)知識，能夠?qū)夹g(shù)設(shè)備的操作和維護(hù)有一定的理解。這將對我國傳統(tǒng)檔案管理人員的技能和素質(zhì)產(chǎn)生一定的刺激作用，許多員工往往不適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)環(huán)境，主要是因為我國傳統(tǒng)的檔案信息管理與目前一代檔案信息管理背景的性質(zhì)和內(nèi)容將難以兼容。目前，許多企業(yè)的檔案管理人員不了解管理技能和方法，難以適應(yīng)現(xiàn)代新技術(shù)的發(fā)展，這將嚴(yán)重阻礙我國企業(yè)檔案建設(shè)和管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）完善管理技術(shù)與管理方式，迎接機遇

現(xiàn)在，對于信息技術(shù)而言，其屬性主要表現(xiàn)覆蓋數(shù)字化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化和社會化等方面，這樣的特征與傳統(tǒng)的檔案管理手段明顯不同，也正是因為現(xiàn)代信息技術(shù)具有的這些屬性，企業(yè)檔案信息才會持續(xù)不斷地發(fā)生變化。在存儲方面，可以一定程度上提高文件信息管理的效率，為企業(yè)文件信息共享帶來可能性和便利途徑。因此，目前，中國企業(yè)正在利用現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)和計算機系統(tǒng)來開發(fā)并管理檔案的管理建設(shè)，這些都大幅度地提高了企業(yè)檔案建設(shè)和管理的效率。

（四）標(biāo)準(zhǔn)化程度不高、規(guī)范不健全帶來挑戰(zhàn)

我國傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理，主要側(cè)重于對紙質(zhì)文件的適當(dāng)保護(hù)和管理，只要沒有遺失或丟失檔案，就可以視為檔案管理的合格。由于相應(yīng)的規(guī)范制度沒有規(guī)定和限制，加之管理方式存在缺陷，檔案館不能讓其真正價值和重要性發(fā)揮出來。例如，一些企業(yè)有幾十年前的一些檔案，如何封存這樣的特殊檔案，如有必要，怎樣使用合理有效，又沒有明確規(guī)定的制定，這樣迷糊的界定給檔案管理帶來非常大的不便，也無法真正反映這些檔案的價值。

四、現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的對策

（一）逐步優(yōu)化檔案管理思想

相關(guān)工作人員要理解企業(yè)檔案管理的相關(guān)原理，在現(xiàn)代信息技術(shù)條件的作用下應(yīng)用新思想，全面地掌握公司檔案管理的整體工作，規(guī)范公司檔案管理的步驟，確保公司檔案管理活動在新的核心下進(jìn)行。思想是行動的先行者，因此，在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理過程中，要牢牢把握思想的主體作用和隱性作用，要使現(xiàn)代企業(yè)檔案管理得到強化，第一步就是要認(rèn)識到信息化條件對企業(yè)檔案管理的具體影響，還要認(rèn)識到企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實意義。因此，我們需要確定企業(yè)檔案管理的整體情況，檔案記錄管理不是記錄人力資源部門的個別事務(wù)，而是發(fā)展企業(yè)業(yè)務(wù)整個過程的重要組成部分。通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，樹立現(xiàn)代觀念，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

（二）對檔案管理工作的設(shè)備進(jìn)行建設(shè)與完善

為了改變一桌、一柜、一本書檔案管理的落后現(xiàn)象，要結(jié)合現(xiàn)實中對于設(shè)備要求的需要，腳踏實地地提高現(xiàn)代技術(shù)支持工作水平。事業(yè)的開展以創(chuàng)造為先，在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，檔案管理類工作顯得尤為基礎(chǔ)與重要，不僅要存儲和復(fù)制文檔，還要有一個既符合企業(yè)實際情況，又能相對于企業(yè)實際情況而言較為完善的ERP 系統(tǒng)。所以要注意公司檔案的管理，無論從哪一個方面落腳，都需要付諸實踐。

（三）探討并建立科學(xué)規(guī)范化的管理機制

檔案信息管理是一項持續(xù)時間長、工序復(fù)雜的工程，沒有良好的管理機制，不僅不能保證正常管理，而且可能會適得其反。因此，通過實現(xiàn)建立科學(xué)規(guī)范的檔案信息管理體系，對使用電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)加以限制，實現(xiàn)精細(xì)化、可追溯，這是保證檔案信息電子化管理的根本方法。一是統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，由于過去的檔案管理基礎(chǔ)差、檔案質(zhì)量差，特別是各類檔案之間的兼容性差、軟件可轉(zhuǎn)移性差等不足導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，是需要重點解決的遺留問題；二是明確具體制度，管理落實使用過程。因為檔案信息化建設(shè)的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)性要求，所以需要制定較為完整全面的管理制度，從接收到封存各環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格把關(guān)，以方便檔案的管理和使用。

（四）全面增強檔案管理人員的能力素質(zhì)

持續(xù)性為檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)投資，不斷提高他們在信息化局勢下適應(yīng)檔案管理需求和管理技術(shù)的能力。一是堅持“集中學(xué)習(xí)與自學(xué)相結(jié)合”的模式，不斷完善培訓(xùn)教育機制，確保檔案管理人員技能水平保持上升趨勢。二是加強檔案管理服務(wù)與部門的合作，高效整合檔案管理的資源，建立共同合作機制，加強及時交流互通，加強貿(mào)易合作，轉(zhuǎn)化檔案資源，利用信息管理工具有效提高工作經(jīng)驗和提高創(chuàng)新能力。

結(jié)束語

綜上所述，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷深化發(fā)展，在新的時代，中國企業(yè)在創(chuàng)建和管理檔案方面也面臨著越來越多的挑戰(zhàn)和機遇，面對挑戰(zhàn)，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)和管理過程中，要根據(jù)現(xiàn)代技術(shù)，改進(jìn)和提高企業(yè)檔案管理水平，逐步打破傳統(tǒng)思想束縛，遵循開拓進(jìn)取、不斷創(chuàng)新的精神和原則、思路和方法。面對挑戰(zhàn)，我們應(yīng)根據(jù)現(xiàn)代技術(shù)改進(jìn)和提高企業(yè)檔案管理水平。面對機遇，信息技術(shù)的整合為檔案管理提供了有利條件，企業(yè)應(yīng)合理利用這些資源，與時俱進(jìn)，加強自身建設(shè)，培養(yǎng)正確的管理意識，不斷刺激著檔案管理水平持續(xù)提高，為企業(yè)發(fā)展提供強有力的支撐。