三明醫(yī)改背景下醫(yī)院文書檔案管理工作轉型探討

劉婧

（三明市第二醫(yī)院，福建 三明 366000）

自2012 年三明公立醫(yī)院改革以來，特別是三明市公立醫(yī)院邁入“以全民健康管理為中心”階段，三明市第二醫(yī)院（三明市永安總醫(yī)院）作為永安市的區(qū)域健康管護組織，對醫(yī)院的文書檔案管理工作進行了轉型和升級。醫(yī)院文書檔案管理作為醫(yī)院運行管理過程中的重要環(huán)節(jié)，肩負著文書分類、歸檔、傳閱及銷毀的重要職責，是醫(yī)院建設發(fā)展過程中必不可少的工作環(huán)節(jié)，能夠為醫(yī)院的戰(zhàn)略決策提供寶貴的資料。在“十三五”規(guī)劃的全面實施過程中，新的醫(yī)改形勢賦予了我院檔案管理工作更高、更新的要求。在工作中，我們要深刻把握三明醫(yī)改的主體精神，從信息時代的角度出發(fā)，結合當下醫(yī)院文書檔案管理的實際情況及和自身特征，合理調整及完善醫(yī)院文書檔案管理工作，為提升醫(yī)院整體管理水平和推進三明醫(yī)改進程加一把勁。

一、三明醫(yī)改背景下醫(yī)院文書檔案概述

（一）三明醫(yī)改背景

現(xiàn)階段永安市已組建了一個“責任同擔、利益共享、人財物高度統(tǒng)一”的緊密型醫(yī)共體——三明市第二醫(yī)院（三明市永安總醫(yī)院），而三明市第二醫(yī)院作為牽頭單位也率先將醫(yī)院文書檔案管理等工作提上了議程，以實際工作來響應三明醫(yī)改的總體號召?；仡櫲麽t(yī)改的九年歷程，經(jīng)過三個階段，即“治混亂、堵浪費”的第一階段，“建章程、立制度”的第二階段，以及現(xiàn)在所處的“治未病、大健康”的第三階段。我院從現(xiàn)實出發(fā)，積極適應改革的變化和要求，加強各項醫(yī)院管理，切實貼合改革實質和要義，努力促使醫(yī)院從“以賺錢為中心”到“以治病為中心”，最后“以健康為中心”發(fā)展模式的轉變。

（二）信息文化概念及特點

信息技術作為當今時代各個領域發(fā)展中必不可少的手段，已經(jīng)成為各行各業(yè)管理過程中必不可少的一項新等工作模式，其中囊括著精神文化、物質文化、社會文化及行為文化等諸多方面文化范疇，具備著新時代信息技術的數(shù)字化傳播特點，具備使用方便、傳輸快捷及運用多元化等諸多方面的顯著優(yōu)勢，是當下管理工作中必不可少的一種新方法。

（三）醫(yī)改背景下醫(yī)院文書檔案功能

醫(yī)院的文書檔案管理工作，囊括了醫(yī)院工作進程中的黨建文案、章程制度、人事檔案、財務賬目、行政記錄、科研備案及教學檔案等等，伴隨著數(shù)字化技術在醫(yī)院文書檔案中的應用，現(xiàn)階段在三明醫(yī)改過程中醫(yī)院文書檔案所肩負的以下幾個主要功能：

1.提升醫(yī)療服務質量

隨著科技的飛速發(fā)展，當今數(shù)據(jù)化和移動設備已經(jīng)成為醫(yī)院文書檔案管理中的核心硬件。在該技術的帶動下，醫(yī)院文書檔案管理的效率也得到了顯著的提升，很大程度上滿足了醫(yī)院管理工作的實踐需求，在三明醫(yī)改過程中為醫(yī)院管理、醫(yī)護辦公及患者看病提供了很大的便利，很好地促進了醫(yī)院文書檔案管理工作的質量提升。

2.助力醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃

醫(yī)院文書檔案管理工作為醫(yī)院的管理決策提供了完備的數(shù)據(jù)資料，其中很多檔案都關乎著醫(yī)院的發(fā)展、建設和后期規(guī)劃，是三明醫(yī)改政策連續(xù)、有效落實的重要保障?，F(xiàn)在憑借科技的手段實現(xiàn)了醫(yī)院文書檔案的數(shù)據(jù)精確分類，可以幫助醫(yī)院領導層精確的檢索所需文檔，為醫(yī)院的管理和決策提供了更快也更準確的檔案信息，并且在日常工作中也為廣大醫(yī)護人員的工作信息查詢提供了更大的便利，這種醫(yī)院文書檔案管理轉型的新模式，在很大程度上助力了醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃。

3.提升醫(yī)院管理效率

醫(yī)院的文書檔案涉及的面很廣，關系到醫(yī)院發(fā)展建設過程中方方面面，在總醫(yī)院組建整合過程中，醫(yī)院文書檔案中有很多優(yōu)良的經(jīng)驗和方法值得傳承，并且一些過去的合理制度也可以沿用。通過對醫(yī)院文書檔案的整理，可以有效地提升醫(yī)院的管理效率，為醫(yī)院的管理和員工的工作提供相應的資料，節(jié)約大量的工作時間提升工作效率，還能將先進的方法和重要的文件快速傳播運用起來，為進一步推行三明醫(yī)改建設管理工作提供了寶貴的檔案資料。

（四）三明醫(yī)改背景下醫(yī)院文書檔案現(xiàn)狀

1.發(fā)展規(guī)劃缺少

在現(xiàn)階段我院文書檔案管理工作開展的過程中，數(shù)據(jù)化的方法已經(jīng)逐漸為大家所認可?？蓮尼t(yī)院管理者和具體檔案管理人員的角度來看，我院缺少對區(qū)域醫(yī)共體文書檔案的整體性規(guī)劃，缺少宏觀的指導方案，在實踐中醫(yī)院的文書檔案資料實現(xiàn)信息化的程度還有很長的路要走。

2.制度標準缺失

現(xiàn)階段，永安市醫(yī)共體的文書檔案管理部門已完成整合，但還沒有出臺具體的文書檔案管理制度和應用標準，醫(yī)院的文書檔案雖然部分已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)化，但在實際中的應用和管理模式依然較為傳統(tǒng)。在一定程度上影響了文書檔案的管理及調用效率。

3.規(guī)范銜接不暢

如今中國對于網(wǎng)絡信息技術已經(jīng)出臺了嚴密的法律法規(guī)，而醫(yī)院文書檔案管理也有《檔案法》可依，并且《衛(wèi)生檔案管理新型規(guī)定》的出臺也為我院的文書管理工作指明了方向，但如何真正地將信息技術運用到新形式的醫(yī)共體文檔管理工作當中，還需要我院繼續(xù)研究和出臺相關的規(guī)范制度，可以讓各項檔案工作可以切實的銜接到各部門的工作當中，通過合理的制度規(guī)定來加速醫(yī)院文書檔案的融合發(fā)展。

二、三明醫(yī)改對醫(yī)院文書檔案的影響

三明醫(yī)改推動了我院各類文書檔案管理的融合，也促使我院進一步加快檔案信息化的進程。但也是在新的形勢和工作環(huán)境中，醫(yī)院文書檔案管理工還要緊跟時代脈絡，加速自身的調整和完善步伐，讓醫(yī)院的文書檔案工作更符合醫(yī)改的需求和時代的要求。

（一）信息文化延伸了醫(yī)院文書檔案屬性特征

隨著數(shù)字化時代的到來，醫(yī)院文書檔案建設和管理呈現(xiàn)出新的趨勢。我們的文書檔案管理工作更具社會性、文化性、服務性、信息性及共享性。在醫(yī)改進程的不斷深入過程中，我們要明確醫(yī)院的文書檔案不是自身的獨有數(shù)據(jù)資源，更是社會的公共信息資源組成部分。所以在信息文化時代，醫(yī)院的文書檔案管理工作一定要立足社會的高度，憑借數(shù)據(jù)科技技術作為檔案管理的推手，在醫(yī)改的背景下深度挖掘醫(yī)院文書檔案本身的實用性和社會性，以滿足我院社會化發(fā)展和進步的訴求。

（二）三明醫(yī)改的信息化需求要求醫(yī)院改變文書檔案服務方式

當代數(shù)據(jù)分析及網(wǎng)絡計算技術的飛速發(fā)展，都影響著醫(yī)院文書檔案的管理和改革。如今的文書檔案生成、錄入、分類及歸檔工作都發(fā)生了根本的變化，而這些都推動了醫(yī)院文書檔案管理效率的提升，也很符合當下三明醫(yī)改總體要求。新型的數(shù)據(jù)傳輸技術手段，讓醫(yī)院文書檔案傳播交流實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，這也為后疫情時代的醫(yī)院辦公提供了諸多的便利。各類多媒體技術的融合應用，也極大地提升了醫(yī)院文書檔案的整體質量，為日常醫(yī)院工作中文書檔案的查找、借閱和運用提供了更便捷的基礎。

（三）三明醫(yī)改拓展了醫(yī)院文書檔案建設范疇

如今的三明醫(yī)改形勢對于醫(yī)院文書檔案工作提出了更高的要求，需要醫(yī)院文書檔案突破單純的紙質檔案，和醫(yī)院管理區(qū)域的局限，讓醫(yī)院檔案信息向著多元化的融合方式發(fā)展。通過多元化的信息文化方式，大力促進醫(yī)院文書檔案和社會信息文化相接軌，要從大數(shù)據(jù)的社會視角做好醫(yī)院信息文書檔案建設工作。

三、三明醫(yī)改背景下醫(yī)院文書檔案管理轉型發(fā)展對策

區(qū)域醫(yī)共體成立以后，醫(yī)院文書檔案管理的屬性、模式和管理范圍都與以往發(fā)生了巨大的變化。因此，要確保三明醫(yī)改背景下醫(yī)院文書檔案工作順利完成轉型和升級，本次研究具體制定了如下三點方案：

（一）轉變工作理念，優(yōu)化信息資源

醫(yī)院文書檔案管理的價值不僅要為醫(yī)院服務，也要服務于社會，這也是三明醫(yī)改的內涵要求。在這樣的背景下，就要求醫(yī)院在文書檔案管理工作中不斷優(yōu)化自身的工作模式，清晰分類各項文檔及數(shù)據(jù)資源，以便第一時間為醫(yī)院的工作和廣大人民群眾的需求，提供相應的文件資料。對此，作為醫(yī)院文書檔案管理者，運用好先進的計算機數(shù)據(jù)技術員，深入挖掘醫(yī)院內部檔案數(shù)據(jù)，將各類檔案數(shù)據(jù)合理歸檔和分類，科學優(yōu)化文書檔案存儲結構在滿足醫(yī)院自身發(fā)展需求的同時，也能滿足社會和群眾客觀實際的需要。在工作中，我們要主動聯(lián)系各科室，做好文書檔案數(shù)據(jù)錄入工作，及時快速的更新自身檔案館的數(shù)據(jù)信息,將醫(yī)院的服務情況、科研成果、人員信息及患者情況等文檔通過數(shù)據(jù)形式快速整理歸檔,確保檔案的及時、真實及完備性,清晰明確的記錄醫(yī)院整體工作的各項進展情況。

此外，在文書檔案管理過程中，一定要注重運用大數(shù)據(jù)技術，加強新興科技手段對于文書檔案管理的運用程度，運用及開發(fā)合理的文書檔案辦公軟件，從醫(yī)院實際情況做好文書檔案整合工作。建立合理的檢索機制，讓大家都能便捷的查詢和分類文書檔案資源，在確保醫(yī)院文書檔案真實完備的基礎上，探索新的文書檔案資源服務項目，例如建立用戶醫(yī)院信息查詢系統(tǒng)、個性化信息搜集系統(tǒng)及特色功能分類系統(tǒng)等等。

（二）轉變服務方式，提升檔案質量

我院應以三明醫(yī)改為推手,在醫(yī)院文書檔案中大力推行運用大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代信息科學技術，加強拓展和延伸文書檔案的使用方式，為我院文書檔案工作轉型打好基礎。

第一，要實現(xiàn)對醫(yī)院內部自身文書檔案服務質量的提升。醫(yī)院內部辦公軟件及網(wǎng)絡，把醫(yī)院各部門各方面的工作檔案，納入到統(tǒng)一的文書檔案管理系統(tǒng)當中，從宏觀的角度做好醫(yī)院內部文書檔案管理的統(tǒng)籌工作，提升醫(yī)院內部文件收集及歸檔的效率，加強文書檔案管理工作的有效性。

第二，要實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理工作的跨院區(qū)服務。運用數(shù)據(jù)傳輸技術，最大程度地打破與醫(yī)療信息壁壘，實現(xiàn)醫(yī)院有效信息在醫(yī)共體內部的流轉和運用，為醫(yī)院發(fā)展提供更有力的支撐。

第三，要大力實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的多方面應用。打破文書檔案僅服務醫(yī)院內部的局限，力求拓展渠道、深入推廣、服務社會，讓人民群眾可以通過相關的檔案資料查詢，來了解醫(yī)院的醫(yī)學信息、醫(yī)療水平及專科特色等相關信息。憑借建立對外的專項文書檔案數(shù)據(jù)庫，來引導對應的用戶登錄醫(yī)院文書檔案界面。進行查詢和檢索，以此為渠道來向外界公布有效的相關文書檔案信息，以加大醫(yī)院的影響力，推進三明醫(yī)改的進程。

（三）轉變管理模式，健全規(guī)章制度

我院應加強文書檔案的制度化建設進程，做好醫(yī)院文書檔案的標準化、規(guī)范化及數(shù)據(jù)化管理工作，從滿足新形勢需求的客觀實際出發(fā)，結合當今的數(shù)據(jù)化科技手段，出臺合理的《醫(yī)院檔案分管大綱》《數(shù)據(jù)歸檔辦法細則》《醫(yī)院具體文件存檔管理辦法》《醫(yī)院文書檔案運用細則》等等規(guī)章制度，進一步加強醫(yī)院文書檔案的管理，確保我院的文書檔案管理工作科學分類、運用方便、條目清晰、真實可靠，為檔案的調用和使用提供更優(yōu)的服務。